Effiziente Postbearbeitung – So klappt die Optimierung

Die Postbearbeitung ist ein essenzieller Teil vieler Unternehmen und Organisationen, der oft mehr Aufwand erfordert, als man auf den ersten Blick vermuten würde. Von der Sortierung und Kategorisierung bis hin zur Weiterleitung und Archivierung der Postdokumente.

Viele verschiedene Schritte spielen eine Rolle, um den reibungslosen Ablauf der internen und externen Kommunikation sicherzustellen. Um aufzuzeigen, dass diese oftmals unterschätzten Arbeitsabläufe von großer Bedeutung für den erfolgreichen Geschäftsalltag sind, werfen wir in diesem Blogpost einen gezielten Blick auf die einzelnen Arbeitsschritte der manuellen Postbearbeitung, die dafür benötigten Ressourcen und stellen Ihnen einige Alternativen vor, wie dieser Prozess effizienter gestaltet und optimiert werden kann.

Ressourcenbedarf der manuellen Postbearbeitung

Die manuelle Postbearbeitung erfordert eine beträchtliche Menge an Ressourcen, darunter:

• Zeit: Mitarbeitende investieren viel Zeit in die Sortierung, Weiterleitung und Datenextraktion, die anderweitig produktiv genutzt werden könnte.
• Personal: Unternehmen und Organisation benötigen oft geschultes Personal, um die Postbearbeitung effizient durchzuführen.
• Räumlichkeiten: Physische Post erfordert angemessene Räumlichkeiten zur Sortierung und Lagerung.

Postbearbeitung – Schritte und Optimierungsmöglichkeiten

Die Bearbeitung der Eingangspost gliedert sich in mehrere, meist noch manuell durchgeführte, Schritte. Je nach Unternehmen oder Organisation besteht die Möglichkeit, dass sich diese in Kleinigkeiten unterscheiden, die Basisschritte laufen aber in der Regel gemäß der folgenden Auflistung ab.

Dank der stetig fortschreitenden technischen Entwicklungen und wachsenden Digitalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten gibt es Möglichkeiten, die manuelle Postbearbeitung effizienter zu gestalten, was auch Ihrem Unternehmen eine reihe von Vorteilen offenbart:

Eingangssortierung

Der erste Schritt der Postbearbeitung ist die manuelle Eingangssortierung. Mitarbeitende sortieren eingehende Briefe, Pakete oder E-Mails nach bestimmten betriebsinternen Kriterien. Diese Kriterien variieren je nach Unternehmen und beinhalten beispielsweise den Absender, den Empfänger, den Inhalt oder die Dringlichkeit.

Optimierungsmöglichkeit – Automatisierte Datenerfassung

Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR) sind in der Lage, Informationen aus vorab digitalisierten Dokumenten automatisch zu extrahieren und in elektronische Systeme zu übertragen.

Vorteile

• Zeitersparnis und Echtzeitverarbeitung: Automatisierte Datenerfassung beschleunigt den Prozess der Eingangssortierung erheblich. OCR erfasst und extrahiert die Informationen aus Dokumenten in Sekundenschnelle, genauer gesagt läuft die automatisierte Datenerfassung in Echtzeit ab. Das bedeutet, dass Dokumente aus der bearbeiteten Post sofort nach ihrem Eingang sortiert werden können, was die gesamte Bearbeitungszeit dieses Prozesses drastisch reduziert.
• Konsistenz: Automatisierte Datenerfassung gewährleistet eine konsistente Anwendung von Sortierregeln im Rahmen der Postbearbeitung. Dies führt zu einer gleichmäßigen und standardisierten Sortierung, unabhängig von der Arbeitsbelastung oder individuellen und subjektiven Interpretationen.
• Effiziente Ressourcennutzung: Die Automatisierung der Eingangssortierung autorisiert eine effizientere Einsetzung menschlicher Ressourcen effizienter eingesetzt, da das manuelle Eingreifen nicht mehr benötigt wird.

Hier erfahren Sie mehr zum Thema Dokumentendigitalisierung oder Post scannen.

Gut zu wissen – Extraktion von Handschrift ist möglich

Die Erfassung handschriftlicher Notizen fordert die IT-Systeme vieler Unternehmen und Organisationen heraus. Besonders in Behörden, Gesundheitseinrichtungen und Finanzinstituten und sind handschriftliche Formulare immer noch an der Tagesordnung. Doch folgende Technologien erfassen und digitalisieren Handschrift mit schon fast spielerischer Leichtigkeit:

• Native Intelligent Character Recognition
• Optical Mark Recognition
• Intelligent Key Value Extraction

Dokumentenprüfung und -weiterleitung

Nach der Sortierung ist die Prüfung der eigehenden Dokumente notwendig. Dabei wird die manuelle Entscheidung getroffen, welche Dokumente an welche Abteilungen oder Personen weitergeleitet werden. Die Wahrung von vertraulichen Informationen an den richtigen Empfänger hat dabei oberste Priorität. Wie die Dokumentenprüfung im Detail funktioniert, lesen Sie hier.

Optimierungsmöglichkeit – Workflow Automatisierung

Durch die Implementierung des richtigen Workflow Automatisierungstools, leitet dieses – basierend auf vordefinierten Regeln – die Aufgaben und Dokumente automatisch an die Bevollmächtigten oder Abteilungen weiter.

Vorteile

• Automatische Priorisierung und schnellere Entscheidungsfindung: Die Verwendung von Priorisierungsregeln in automatisierten Workflows stellt sicher, dass dringende Dokumente automatisch an der Spitze der „Warteschlange“ stehen. Automatisierte Workflows beschleunigen zudem die Entscheidungsfindung, indem sie die eigegangenen Postdokumente sofort an die zuständigen Personen weiterleiten. Dies minimiert Verzögerungen, die bei manueller Weiterleitung möglicherweise auftreten.
• Transparente Prozesse: Automatisierte Workflows bieten im gesamten Bereich der optimierten Postbearbeitung Transparenz über den Status von Dokumenten und Aufgaben. Zuständige Parteien verfolgen den Fortschritt problemlos und stellen in Folge dessen sicher, dass keine Aufgaben übersehen werden.
• Vermeidung von Verlusten: Die automatische Dokumentenweiterleitung verhindert das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder in den falschen Händen landen. Dies ist besonders bei der Bearbeitung von vertraulicher Post wichtig.

Sie möchten mehr zu effizienten Workflows und den zugehörigen Technologien erfahren? Folgen Sie der Verlinkung oder suchen Sie das Gespräch mit unseren Experten. Wir beraten Sie gerne.

Datenextraktion

In vielen Fällen geben Angestellte der Abteilung für Postbearbeitung die Informationen aus den Postdokumenten manuell in elektronische Systeme ein. Dieser Schritt ist zeitaufwendig und anfällig für Fehler, insbesondere wenn es sich um große Mengen an Eingangspost handelt.

Optimierungsmöglichkeit – Künstliche Intelligenz (KI)

Fortgeschrittene KI-Modelle wie das von Konfuzio verstehen den Inhalt von Dokumenten und E-Mails, ähnlich wie wir Menschen. Neben der fortschrittlichen KI setzt Konfuzio auch Maschinelles Lernen und Deep Learning ein, mit denen Sie Regeln für vielschichtige Bereiche Ihrer Geschäftsprozesse problemlos aufstellen, individuell anpassen und umsetzen.

Vorteile

• Fehlerreduktion: Menschliche Fehler sind unvermeidlich, insbesondere bei der manuellen Dateneingabe. KI-basierte Systeme arbeiten präzise und reproduzieren die Extraktion mit höchster Genauigkeit, was das Risiko von Fehlern stark minimiert und zur Vermeidung von Ungenauigkeiten und potenziell negativen Auswirkungen beiträgt.
• Skalierbarkeit: KI-basierte Datenextraktion kann problemlos auf große Mengen von Dokumenten skaliert werden, ohne dass der Aufwand exponentiell zunimmt. Dies ermöglicht es Unternehmen, mit steigendem Datenaufkommen Schritt zu halten, ohne zusätzliche Ressourcen aufzubringen.
• Kostenreduktion: Obwohl die Einführung von KI anfangs eine Investition erfordert, erzielt die langfristige Automatisierung der Datenextraktion durch gesteigerte Effizienz, Fehlerreduktion und optimale Nutzung von Arbeitskräften eine erhebliche Kosteneinsparung.

Erfahren Sie mehr, wie genau die KI von Konfuzio funktioniert und wie die intelligente Datenextraktion aus Dokumenten abläuft. Die Einsatzbereiche von Konfuzio gehen weit über die Postbearbeitung hinaus.

Archivierung

Nach Erfassung der relevanten Informationen folgt die ordnungsgemäße Archivierung der Dokumente. Dies kann sowohl physische als auch digitale Archivierung umfassen.

Optimierungsmöglichkeit – Digitale Archivierung

Ein digitales Archiv ist eine effiziente Alternative zur physischen Dokumentenverwaltung mit beispielhafter Arbeitserleichterung.

Vorteile

• Platzersparnis und Umweltfreundlichkeit: Physische Dokumente erfordern Lagerfläche, die Mehrkosten verursacht und zusätzliche Ressourcen zur Verwaltung und Organisation benötigt. Die digitale Dokumentenverwaltung wandelt Unmengen von Papierdokumenten in elektronische Dateien um und veranlasst die Speicherung auf Servern oder in einer Cloud. Die Freisetzung von wertvollem Platz ist die Folge, der nun anderweitig zur Verfügung steht. Die digitale Archivierung trägt außerdem auf lange Sicht zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei, was positive Auswirkungen auf die Umwelt haben wird: Weniger Papierverbrauch bedeutet weniger Abfall und weniger Energieaufwand für die Produktion von Papier.
• Sicherheit und Datenschutz: Eingeschränkte Zugriffsrechte sind bei der digitalen Archivierung Standard und schützt sensible Postdokumente vor unbefugtem Zugriff. Moderne Archivierungslösungen offerieren oft separate Verschlüsselungen und andere Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit der gespeicherten Informationen zu gewährleisten.
• Remote-Zugriff und erhöhte Produktivität: Durch die digitale Archivierung greifen autorisierte Benutzer von verschiedenen Standorten aus auf Dokumente zu, egal ob sie sich im Büro, auf Reisen oder im Homeoffice befinden. Dies ist besonders nützlich in Zeiten von Remote-Arbeit oder wenn Teams über verschiedene Standorte verteilt sind. Digitale Dokumentenarchivierung bewilligt einen schnellen und einfachen Zugriff auf gespeicherte Dokumente und – mit geeigneten Metadaten und Suchfunktionen – ein sekundenschnelles Auffinden sämtlicher digitaler Dateien. Das mühevolle Suchen in physischen Archiven gehört der Vergangenheit an.

-> Nähere Informationen zu den gesetzlich vorgeschriebenen Fristen und zur revisionssicheren Archivierung.

Document Validation UI – Clevere Zusatzfunktion bei der Postbearbeitung

Mithilfe der Konfuzio Document Validation UI (= KI-gestützte Dokumentenüberprüfung) können Sie Ihre betrieblichen Abläufe in Ergänzung zu den beschriebenen Optimierungsmöglichkeiten noch einfacher automatisieren. Durch die eingebaute Feedback-Funktion steigern Sie die Effizienz der automatischen Verarbeitung Ihrer Dokumente noch weiter und bringen die Prozessoptimierung auf ein viel höheres Level. Darüber hinaus profitiert Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation von:

• Selektiver Nachprüfung: Überprüfung der Postdokumente und gegebenenfalls manuelle Korrektur, wenn beispielsweise Daten oder Informationen im Nachgang geändert wurden.
• Kontinuierliches Lernen durch Nutzung: Die KI lernt aus manuellen Korrekturen und wendet diese beim nächsten Dokument automatisch an.
• Umfassendes Portfolio von Tools für alle Nutzer: Auch ohne technisches Fachwissen können Ihre Mitarbeiter auf zusätzliche Features zugreifen, wie das automatische Trennen, Klassifizieren oder Drehen von Seiten.

Fazit

Die manuelle Postbearbeitung ist zeitaufwendig und erfordert eine Menge von Ressourcen. Doch Fortschritte in der Technologie bieten heute eine breite Palette verschiedener Automatisierungsmöglichkeiten zur Unterstützung für Unternehmen und Organisationen an. Durch den Einsatz von automatisierten Lösungen sparen Unternehmen und Organisationen nicht nur Zeit und Kosten, sondern erhöhen auch die Genauigkeit und Effizienz ihrer Postbearbeitung.

Sie überdenken die traditionellen Ansätze und planen die Optimierung Ihres Postbearbeitungsprozesses? Um zu erfahren, was Sie mit KI, Automatisierung und Digitalisierung in Ihrer Branche erreichen können, kontaktieren Sie uns jederzeit über das Kontaktformular.