Partner für Automatisierung Ihrer digitalen Post

Wo einst Papierdokumente den Großteil unserer Kommunikation ausmachten, sind es nun elektronische Mitteilungen und digitale Unterlagen, die unser Leben bestimmen. Dennoch ist die Digitalisierung noch nicht weit genug fortgeschritten, dass wir physische Postsendungen und Dokumente gänzlich aus unserem Alltag verbannen.

Hier kommt der Ansatz des Post-Scannens zum Einsatz, welcher den gewohnten Kreislauf des Analogen mit der Schnelligkeit und Bequemlichkeit des Digitalen verbindet. Gekoppelt mit Künstlicher Intelligenz (KI) lenkt diese Entwicklung den Scanprozess in neue Bahnen, denn: nach der Post-Digitalisierung folgt die automatisierte Verarbeitung der digitalen Postsendungen.

Wie das gelingt, welche Kenntnisse notwendig sind und welche Vorkehrungen dafür getroffen werden müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Begriffsdefinitionen rund um das Post scannen

Bei den folgenden Begriffen besteht Verwechslungsgefahr, weshalb wir diese näher beleuchten:

Was ist „Post scannen“?

Das Scannen der Post bezieht sich auf den Vorgang des Digitalisierens physischer Postsendungen oder Dokumente mithilfe von moderner Scantechnologie. Dabei werden Papierdokumente, Briefe oder andere postalische Inhalte in elektronische Dateien umgewandelt. Dieser Prozess ermöglicht es, die Informationen aus den physischen Dokumenten in einem digitalen Format zu speichern, zu organisieren, weiterzuleiten oder zu archivieren.

Was ist „E-Post“?

Der Begriff „E-Post“ ist streng genommen ein elektronischer Postdienst eines bekannten Versandanbieters. Mit diesem Service versenden, empfangen und verwalten Nutzer digitale Briefe. Es handelt sich im Wesentlichen um einen sicheren und rechtsgültigen E-Mail-Dienst.

Was ist „Postscan“?

„Postscan“ ist ein Begriff, der wie die „E-Post“ im Zusammenhang mit Dienstleistungen eines populären Versandanbieters verwendet wird. Dabei handelt es sich um eine moderne Lösung, die es ermöglicht, physische Postsendungen in digitale Formate zu überführen. Diese Dienstleistung richtet sich an Unternehmen und Privatpersonen.

Was ist „E-Postscan“?

Der Service „E-Postscan“ hingegen bezieht sich auf die Möglichkeit, physische Papierpost zusätzlich zum Originalformat in digitaler Form zu empfangen. Dieser Dienst beinhaltet die Weiterleitung physischer Post an eine Digitalisierungsstation von Versandanbietern. Die Post wird dort geöffnet, eingescannt und den Kunden in digitalisiert zur Verfügung gestellt.

Post Digitalisierung – Funktionen des E-Postscan

Zu den wichtigsten Funktionen der Dienstleistung eines etablierten Anbieters gehören unter anderem:

• Zuführung: Entscheiden Sie, welche Version Sie zur täglichen Bearbeitung Ihrer Postsendungen nutzen möchten.
• Vorgangstrennung: Die Trennung der Inhalte jeder Sendung erfolgt nach den jeweiligen Dokumenten.
• Scannen: Die eingehenden Poststücke werden am selben Tag gescannt.
• Farbe: Es besteht die Möglichkeit, PDF-Dokumenten in Farbe zu übermitteln.
• Volltext: Sie können die Inhalte der PDF-Dokumente in Ihren bereits bestehenden IT-Systemen durchsuchen.
• Digitale-Poststelle: Die Verteilung der Sendungen nimmt der Dienstleister per E-Mail vor – an die Empfänger in Ihrem Unternehmen, einschließlich an Mitarbeitende im Home-Office.
• Systempartner: Im Rahmen der angebotenen Funktionen ist eine Integration von Partnerlösungen möglich, die eine automatische Übernahme der digitalisierten Sendungen aus dem E-Postscan autorisieren.

Scanbare und nicht scanbare Post

Die nachfolgende Übersicht informiert Sie über Sendungsformate, die sich für das Scannen der Post eignen:

Preise und Auftragsdatenkonfiguration

Je nach Sendungsvolumen variieren die Preise der unterschiedlichen Tarife. Ab einer Sendung pro Tag bietet der bereits erwähnte Anbieter das kleinste Paket für eine Monatspauschale in Höhe von 19 € an, zuzüglich 0,84 € pro Sendung. Die Pakete staffeln sich bis zu 1.500 Sendungen pro Tag. Das größte Paket wird für eine 429 €-Pauschale offeriert, zuzüglich 0,26 € pro Sendung.

Hinweis: Bei den genannten Preisen handelt es sich um Basispreise zuzüglich Mehrwertsteuer. Genaue Informationen zu den Preisen und Auftragsdaten finden Sie hier.

Prozessablauf Post Digitalisierung

Der Digitalisierungprozess von eingehender Post unterteilt sich in verschiedene Schritte:

1. Zuerst gelangen die eintreffenden Poststücke zur Scan-Station für die Umwandlung in digitale Formate.
2. Während der Sortierung werden Briefe, die für das Scannen ungeeignet sind oder nicht gescannt werden sollen, aussortiert.
3. Die eigentliche Digitalisierung umfasst das Scannen der Post mittels technischer Parameter.
4. Sobald die Daten bereitstehen, werden die digitalisierten Informationen entweder an den Kunden übertragen oder für diesen zugänglich gemacht.
5. Je nach Anforderung werden die gescannten oder nicht gescannten Sendungen entweder an den Kunden versandt oder vorübergehend zwischengelagert beziehungsweise sicher entsorgt.

An dieser Stelle präsentieren wir Ihnen Konfuzio. Die innovative KI-gestützte Technologie ebnet den Weg für eine fortschrittlichere, akkuratere und zeitgemäßere Methode des Post scannens. Anbieter und Unternehmen profitieren von automatisierter Vorsortierung, präzisem Scannen und intelligenter Extraktion in Dokumenten. Dadurch eröffnen sich nicht nur Möglichkeiten zur Kostenreduktion, sondern auch zur effektiveren Nutzung von Informationen und einem umweltbewussteren Ansatz.

Künstliche Intelligenz einsetzen nach dem Post scannen

Wie optimiert die Konfuzio KI-Software die Weiterverarbeitung digitalisierter Postsendungen?

Automatisierte Vorsortierung

Konfuzio-Technologie ermöglicht die automatische Erkennung von relevanten Postsendungen nach der Digitalisierung. Unwichtige oder nicht zu scannende Briefe werden automatisch aussortiert, was menschliche Eingriffe minimiert.

Präzises Scannen

Die KI passt die Scanparameter für den Scanvorgang an. Dies führt zu klaren, hochauflösenden digitalen Kopien. Informationen zu technischen Anforderungen für das Einscannen von Sendungsdokumenten erhalten Sie hier.

Intelligente Datenextraktion

Die Konfuzio KI ist in der Lage, wichtige Informationen wie Adressfelder, Rechnungsdaten, Schlüsselwörter und handschriftliche Notizen aus den Dokumenten auszulesen und zu extrahieren.

Sichere Archivierung und Zugriff

Die Speicherung der digitalen Daten erfolgt zuverlässig und sicher in Cloud-Plattformen oder auf Ihren eigenen Servern. Dies ermöglicht einen einfachen und standortunabhängigen Zugriff auf die Informationen oder maximale Datenhoheit, je nach Ihren Anforderungen. Konfuzio datenschutzkonform gemäß EU-DSGVO.

Vorteile

Einige der Vorzüge durch die Unterstützung von Konfuzio sind beispielsweise:

• Zeitersparnis – Der automatisierte Prozess reduziert die Zeit erheblich, die Mitarbeitende für manuelle Sortierung und Scannen benötigen.
• Verbesserung der Fehlerquote – Die KI-basierte Technologie minimiert menschliche Fehler und sorgt für präzise und genaue Ergebnisse.
• Qualitätssteigerung der Datennutzung – Durch die intelligente Datenextraktion nutzen und analysieren Anbieter für Postscandienste und Unternehmen ihre Informationen effektiver.
• Skalierbarkeit und Integration – Konfuzio ist skalierbar und ermöglicht es Scananbietern und Unternehmen, mit einem steigenden Auftragsvolumen mitzuhalten, ohne zusätzliche personelle oder maschinelle Ressourcen aufzubringen. Die Technologie lässt sich zudem problemlos in bestehende IT-Strukturen integrieren.

Fazit

Anbieter von Digitalisierungsdiensten für Briefe und Sendungen haben es sich zur Aufgabe gemacht, das Scannen der Post als Antwort auf die Herausforderungen einer zunehmend digitalisierten Welt anzubieten. Dieser Dienst ermöglicht es sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen jeglicher Größe und Branche, physische Postsendungen in einem digitalen Format zu empfangen, dieses zu speichern, zu organisieren und je nach Bedarf zu teilen. Doch Post scannen bedeutet weit mehr als Digitalisierung. Gescannte Post ist ein weiterer Schritt in Richtung digitaler Dokumentenverwaltung und automatisierter Workflows.