Erfolgsfaktoren für eine digitale Dokumentenverwaltung

In jeder Organisation gibt es eine Vielzahl von betriebsrelevanten Dokumenten. Häufig werden papierbasierte Belege in Ordnern oder Aktenmappen abgelegt und entweder physisch im Unternehmen aufbewahrt oder an externe Anbieter ausgelagert. Das Auffinden und die Weiterverarbeitung solcher Originaldokumente ist ein mühsamer Prozess, vor allem wenn es sich um große Dokumentenmengen handelt. Eine digitale Dokumentenverwaltung ist die Lösung.

Doch auf dem Weg zum papierfreien Büro werden Unternehmen, Banken und öffentliche Einrichtungen mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) unterstützt bei der Problembewältigung durch eine digitale Archivierung, Indizierung, dem Auffinden und der Bearbeitung von Dokumenten.

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Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement bezeichnet ein System oder einen Prozess, bei dem insbesondere elektronische Dokumente wie PDF-Dateien, Textverarbeitungsdateien und digitale Bilder von Organisationen, Institutionen und Unternehmen erfasst, überwacht, gespeichert und verwaltet werden. Je nach Geschäftsanforderungen existiert Dokumentenmanagement in unterschiedlichem Ausmaß: Von individuellen Einzelanwendungen bis hin zu groß angelegten unternehmensweiten Konfigurationen.

Die Entwicklung des Dokumentenmanagements

Die Entwicklung der ersten Softwaresysteme für Dokumentenverwaltung in Papierform erfolgte in den 1980er Jahren. Diese Systeme befassten sich mit Papierunterlagen, zu denen neben gedruckten Dokumenten unter anderem auch Bilder zählten. Durch die fortschreitende Digitalisierung entwickelte sich im Laufe der Zeit die Notwendigkeit, auch elektronische Dokumente verwalten zu können: Die Geburtsstunde der digitalen Dokumentenverwaltung. Mithilfe neuer Softwaresysteme konnten nun alle Dokumente und Dateien verwalten werden – auch diejenigen, die auf Computern erstellt und in lokalen Dateisystemen oder auf globalen Servern gespeichert wurden.

Dokumentenmanagementsystem – Die Grundlage für digitale Dokumentenverwaltung

Ein effektives und aktuelles Vorgehen in der Dokumentenverwaltung erfordert die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software, die eine automatisierte Möglichkeit zur Speicherung, Verwaltung und Verfolgung elektronischer Dokumente bietet. Ursprünglich diente ein DMS dazu, Papierdokumente einzuscannen oder abzulesen und in digitale Abbildungen umzuwandeln. Heute verfügt ein DMS über weitaus mehr Funktionen.

Die wichtigsten Eigenschaften eines Dokumentenmanagementsystems

Die Software erkennt automatisch Dokumente und erfasst daraus die wichtigsten Daten. Diverse Dokumentarten wie Textdokumente, Tabellen, PDF-Dateien, Bilder, Videos und E-Mails können digital verwaltet und katalogisiert werden, um ihre einfache Auffindbarkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten.

Die digitale Erfassung und Speicherung von Dokumenten, Metadaten, Versionskontrolle, Sicherheit, Indizierung und Abfragefunktionen bilden somit den Kern der Anwendung.

Vorteile einer digitalen Dokumentenablage

Die digitale Dokumentenablage unterstützt Organisationen, Institutionen und Unternehmen dabei, alle dokumentierbaren Workflows auf intelligente Weise zu steuern. Durch die automatisierte Erfassung und Bereitstellung von Dokumenten aller Art werden die Arbeitsabläufe erleichtert. Das implementierte DMS macht mehrere Programme zur Prozessabwicklung überflüssig, da alle erforderlichen Funktionen unter einer einzigen Oberfläche zusammengefasst sind.

Kombiniert mit einer leistungsfähigen KI-gestützten Technologie sind Optimierungen für schlanke und effiziente Arbeitsabläufe garantiert, woraus sich viele Vorteile für das unmittelbare Tagesgeschäft ergeben und gleichermaßen zu langfristigen Verbesserungen führen:

• Steigerung der Effizienz: Das DMS erlaubt es, Dokumente in einem zentralen Speicher zu hinterlegen und zu strukturieren, wodurch Mitarbeitende die benötigten Dokumente mühelos in digitaler Weise abrufen können. Die Notwendigkeit einer manuellen Dokumentsuche entfällt, was folglich die Fehlerquote verringert.
• Zeitersparnis: Eine automatisierte Verschlagwortung der Dokumente vereinfacht die Suche innerhalb der digitalen Dokumentenablage und bildet einen erheblichen zeitlichen Vorteil.
• Verbesserte Transparenz: Ein DMS ermöglicht es mehreren Benutzern, parallel auf Dokumente zuzugreifen und sie zu bearbeiten. Dies fördert die Zusammenarbeit und verbessert die Kommunikation.
• Datenschutz und Sicherheit: Durch die Erteilung von Zugriffsrechten für ausschließlich autorisierte Personen ist eine sichere Aufbewahrung der digitalen Dokumente garantiert.
• Kosteneinsparungen: Unternehmen müssen weniger Zeit und Ressourcen für die manuelle Verwaltung von Dokumenten aufwenden. Dies reduziert Papierkosten und den Platzbedarf für die Aufbewahrung von Papierdokumenten.
• Compliance: Viele Organisationen müssen bestimmte rechtliche oder regulatorische Vorschriften einhalten. Ein DMS trägt dazu bei, diese Vorgaben einzuhalten, indem die Dokumente entsprechend gespeichert und archiviert werden.
• Skalierbarkeit: DMS stellt eine skalierbare Lösung dar, die es ermöglicht, die digitale Dokumentenverwaltung auf die sich ändernden Anforderungen laufend anzupassen und bei Bedarf zu erweitern.

In 7 Schritten zum richtigen Dokumentenmanagementsystem

Die Wahl des DMS entscheidet über eine erfolgreiche digitale Dokumentenverwaltung oder elektronisches Durcheinander. Der folgende Leitfaden hilft Ihnen dabei, grundlegende Aspekte zu analysieren und so bei der Entscheidungsfindung einen klaren Blick zu behalten:

Bestandsaufnahme

Welche Bedürfnisse können Sie im Unternehmen erkennen, wo sind die Problembereiche? Was soll das DMS Ihrer Meinung nach leisten und verbessern? Welche technischen Anforderungen müssen vorab erfüllt werden?

Funktionalität

Auch wenn Sie zu Beginn nur einen begrenzten Funktionsumfang benötigen sollten, überlegen Sie unbedingt, welche Entwicklungen Sie in der Zukunft erwarten. Die Bedürfnisse des Unternehmens und damit die Anforderungen an das System werden mit der Zeit steigen. Es ist wichtig, einen genauen Zeitplan mit entsprechenden Zielen und Meilensteinen aufzustellen.

Integrationspunkte

Entscheiden Sie, welche Arbeitsabläufe das DMS abbilden wird, welche bestehenden Prozesse optimiert werden sollen und wie die gewünschte DMS-Struktur aussehen soll. Bereiten Sie alle betroffenen Bereiche und Abteilungen auf die vollständige Einführung vor.

Anbietervergleich von Dokumentenmanagementsystemen

Eine maßgeschneiderte Lösung spart Ihnen nicht nur Kosten bei der Anschaffung, sondern auch unnötigen Aufwand zu einem späteren Zeitpunkt. Ungenutzte Funktionen erschweren die Arbeit des Systems und können zu Verzögerungen und Abstürzen führen. Zudem ist es wichtig, dass die Software mit vorhandenen Systemen kompatibel ist.

Zeitplan definieren

Wie schnell soll das DMS in Ihrem Unternehmen eingeführt werden? Es ist wichtig zu bedenken, dass genügend Zeit für technische Upgrades, Mitarbeiterschulungen, Tests und Qualitätskontrollen eingeplant wird. Ein realistischer Zeitplan ist unabdindbar.

Workflows

Um Ordnung in der digitalen Dokumentenverwaltung zu schaffen, müssen Regeln für die Erstellung von Dokumenten aufgestellt werden. Dazu gehören das Einrichten von Vorlagen für Standardgeschäftsdokumente, das Befolgen eines internen Stilleitfadens, das Datieren oder Zeitstempeln von Dokumenten sowie Verfahren zum Teilen oder Überprüfen von Dokumenten.

Einführung

Sobald Sie die obigen Fragen beantwortet haben, können Sie das DMS implementieren. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter mit den neuen Prozessen vertraut sind und beim Erstellen, Speichern und Abrufen von digitalisierten Dokumenten die entsprechenden Schritte befolgen.

Workflows und Prozesse mit Künstlicher Intelligenz automatisieren

Die Einführung des DMS ist ein äußerst wichtiger Bestandteil bei der effektiven Verwaltung und Organisation von Dokumenten. Allerdings gibt es auch Herausforderungen im Kontext mit der digitalen Dokumentenablage, die ein DMS allein nicht lösen kann. Hier kommt Konfuzio ins Spiel – eine Software, die durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) das DMS ergänzt und verbessert:

• Einfache Ablage und Suche von Dokumenten: Konfuzio klassifiziert und taggt Dokumente automatisch. Das bedeutet, dass die Benutzer Dokumente schnell und einfach finden können, indem sie nach bestimmten Tags oder Kategorien suchen.
• Dokumentenarchivierung: Konfuzio kategorisiert und archiviert Dokumente automatisch und GoBD-konform. Dies bedeutet, dass Benutzer Workflows erstellen können, die es ermöglichen, Dokumente auf der Grundlage von Regeln und Verfahren automatisch zu verarbeiten.
• Gemeinsame Dokumentenbearbeitung: Mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) kann Konfuzio automatisch relevante Daten identifizieren und extrahieren. So können Unternehmen Dokumente automatisch korrigieren, um Fehler zu eliminieren und die Qualität der Dokumente zu verbessern.
• Abbildung digitaler Geschäftsprozesse mit Workflows: Konfuzio kann automatisch Workflows erstellen, um Dokumente auf der Grundlage von Regeln und Verfahren automatisch zu verarbeiten.
• Prozessoptimierung mit DMS: Durch die Verwendung von maschinellem Lernen und KI verbessert Konfuzio die Qualität der Dokumente und reduziert die Bearbeitungszeit. Dies ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Dokumenten, was wiederum zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt.
• Low-Code E-Mail Automation: Extrahieren und klassifizieren Sie automatisch Daten aus E-Mails. So müssen Sie nie wieder manuell nach E-Mails suchen.
• Datenschutz: Identifizieren und klassifizieren Sie sensible Daten automatisch, sodass diese geschützt und gespeichert werden.

Konfuzio ist intelligent genug, um Dateien ähnlicher Art inhaltlich zu verstehen und vergleichbar zu dem menschlichen Intellekt beim Lesen von Dokumenten zu verarbeiten. Darüber hinaus ermöglicht die Lösung eine nahtlose Interaktion mit anderen Programmen wie Salesforce, Google Docs und zahlreichen weiteren RPA-, ERP- oder CRM-Systemen. Durch solche Integration steigt die Benutzerfreundlichkeit des Dokumentenmanagementsystems erheblich.

Datenextraktion mit KI-Unterstützung

Konfuzio agiert als KI-basierte Plattform zur Extraktion von unstrukturierten Daten aus diversen Dokumenten und Quellen.

Lesen Sie hier mehr über die Datenextraktion mit Konfuzio.

Anwendungsbereiche eines digitalen Dokumentenmanagements

Bei der Frage, welche Dokumente mit einem DMS gespeichert und verwaltet werden können, sind den Möglichkeiten keine Grenzen gesetzt. Alle Geschäftsbereiche, die mit Dokumenten oder Korrespondenz (auf Papier oder elektronisch) arbeiten, können in das Dokumentenmanagementsystem einbezogen werden. Dazu gehören unter anderem:

• Rechnungsbearbeitung: Das DMS ermöglicht eine zügige und sichere Bearbeitung von digitalen Rechnungen. Die Software identifiziert ankommende Rechnungsdokumente und leitet sie automatisch weiter.
• Vertragsmanagement: Die Bewältigung zahlreicher Verträge mit verschiedenen Dauern, Zahlungsbedingungen und Kündigungsfristen stellt eine der größten Herausforderungen für die interne Finanzsteuerung einer Organisation dar. Mithilfe eines digitalen Vertragsmanagements kann eine umfassende Kontrolle über die Fristen gewährleistet werden.
• Urlaubsverwaltung: Vor der Urlaubszeit sammeln sich regelmäßig Urlaubsanträge auf den Schreibtischen von Team- und Abteilungsleitern sowie im HR-Bereich. Es folgt ein zeitaufwändiger Prozess zur Prüfung und Genehmigung. Das DMS ermöglicht einen schnellen Überblick über verbleibenden Urlaubsanspruch und informiert über beantragte, bewilligte und abgelehnte Urlaubswünsche.

Fazit

Eine digitale Dokumentenverwaltung beeinflusst die Möglichkeit zu reibungslosen Geschäftsabläufen und trägt zur Optimierung von Prozessen bei. Das DMS und der Einsatz von KI machen das Erfassen, Digitalisieren und Beschriften von Dokumenten schnell und unkompliziert. Dadurch bleibt mehr Zeit für eine Fokussierung auf die unternehmerischen Kernbereiche. Das Zusammenspiel mehrerer Technologien schafft eine ideale Grundlage, um diverse Arbeitsabläufe automatisch abzuwickeln.

Planen Sie die Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung und möchten weitere Informationen über Konfuzio erhalten? Nehmen Sie jederzeit Kontakt auf. Unsere Experten beraten Sie gerne.