Tratamiento eficaz del correo: cómo optimizarlo

El tratamiento del correo es una parte esencial de muchas empresas y organizaciones que a menudo requiere más esfuerzo del que se podría pensar a primera vista. Desde clasificar y categorizar hasta reenviar y archivar documentos de correo.

Son muchos los pasos que intervienen en la fluidez de la comunicación interna y externa. Para demostrar que estos flujos de trabajo, a menudo infravalorados, son de gran importancia para el éxito del día a día de las empresas, en esta entrada del blog analizamos los pasos individuales del procesamiento manual del correo, los recursos necesarios para ello y le presentamos algunas alternativas sobre cómo hacer que este proceso sea más eficiente y optimizado.

Recursos necesarios para el tratamiento manual del correo

El tratamiento manual del correo requiere una cantidad considerable de recursos, entre ellos:

• TiempoLos empleados invierten mucho tiempo en clasificar, reenviar y Extracción de datosque podría utilizarse de forma productiva en otro lugar.
• PersonalEl correo electrónico: Las empresas y organizaciones a menudo necesitan personal formado para gestionar el correo con eficacia.
• LocalesEl correo físico requiere instalaciones adecuadas de clasificación y almacenamiento.

Tratamiento del correo: etapas y opciones de optimización

El tratamiento del correo entrante se divide en varios pasos, la mayoría de los cuales se siguen realizando manualmente. Dependiendo de la empresa u organización, existe la posibilidad de que difieran en pequeños detalles, pero los pasos básicos suelen ejecutarse según la siguiente lista.

Gracias a los constantes avances técnicos y a las crecientes opciones de digitalización y automatización, existen formas de hacer más eficiente el procesamiento manual del correo, lo que también revela una serie de ventajas para su empresa:

Clasificación de entradas

El primer paso en el tratamiento del correo es la clasificación manual del correo entrante. Los empleados clasifican las cartas, paquetes o correos electrónicos entrantes según determinados criterios internos. Estos criterios varían según la empresa e incluyen, por ejemplo, el remitente, el destinatario, el contenido o la urgencia.

Oportunidad de optimización - Recogida automatizada de datos

Tecnologías como reconocimiento óptico de caracteres (OCR) son capaces de extraer automáticamente información de documentos predigitalizados y transferirla a sistemas electrónicos.

Ventajas

• Ahorro de tiempo y procesamiento en tiempo realLa captura automatizada de datos acelera considerablemente el proceso de clasificación de entrada. El OCR captura y extrae información de los documentos en cuestión de segundos, o más exactamente, la captura automatizada de datos se ejecuta en tiempo real. Esto significa que los documentos pueden clasificarse a partir del correo procesado tan pronto como se reciben, lo que reduce drásticamente el tiempo total de manipulación de este proceso.
• CoherenciaLa captura automatizada de datos garantiza la aplicación coherente de las normas de clasificación en el tratamiento del correo. De este modo se consigue una clasificación coherente y normalizada, independientemente de la carga de trabajo o de las interpretaciones individuales y subjetivas.
• Uso eficiente de los recursosLa automatización de la clasificación de las entradas autoriza una utilización más eficaz de los recursos humanos, pues ya no es necesaria la intervención manual.

Más información sobre el tema Digitalización de documentos o Escanear correo.

Es bueno saberlo: la extracción de la escritura es posible

La captura de notas manuscritas supone un reto para los sistemas informáticos de muchas empresas y organizaciones. Sobre todo en las administraciones públicas, los centros sanitarios y las entidades financieras, los formularios manuscritos siguen estando a la orden del día. Pero las siguientes tecnologías capturan y digitalizan la escritura a mano con una facilidad casi lúdica:

• Reconocimiento inteligente de caracteres nativo
• Reconocimiento óptico de marcas
• Extracción inteligente de valores clave

Verificación y envío de documentos

Tras la clasificación, es necesario comprobar los documentos entrantes. Esto implica decidir manualmente qué documentos deben remitirse a qué departamentos o personas. La máxima prioridad es que la información confidencial llegue al destinatario correcto. Más información sobre el funcionamiento detallado de la comprobación de documentos. aquí.

Oportunidad de optimización: automatización del flujo de trabajo

Al implantar la herramienta de automatización de flujos de trabajo adecuada, se reenvían automáticamente tareas y documentos a las personas o departamentos autorizados en función de reglas predefinidas.

Ventajas

• Priorización automática y toma de decisiones más rápidaEl uso de reglas de priorización en los flujos de trabajo automatizados garantiza que los documentos urgentes se sitúen automáticamente al principio de la "cola". Los flujos de trabajo automatizados también aceleran la toma de decisiones al dirigir inmediatamente los documentos de correo entrantes a las personas adecuadas. Esto minimiza los retrasos que pueden producirse con el encaminamiento manual.
• Procesos transparentesLos flujos de trabajo automatizados proporcionan transparencia sobre el estado de los documentos y las tareas en todo el ámbito del tratamiento optimizado del correo. Los responsables pueden seguir fácilmente el progreso y asegurarse de que no se pasa por alto ninguna tarea.
• Prevención de pérdidasEl reenvío automático de documentos evita el riesgo de que se pierdan o acaben en malas manos. Esto es especialmente importante cuando se maneja correo confidencial.

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Extracción de datos

En muchos casos, los empleados del departamento de tratamiento del correo introducen la información del Documentos postales manualmente en los sistemas electrónicos. Este paso lleva mucho tiempo y es propenso a errores, especialmente cuando se trata de grandes volúmenes de correo entrante.

Oportunidad de optimización - Inteligencia Artificial (IA)

Los modelos avanzados de IA como el de Konfuzio entienden el contenido de los documentos y correos electrónicos, de forma muy parecida a como lo hacemos los humanos. Además de IA avanzada, Konfuzio también utiliza Aprendizaje automático y Aprendizaje profundo que le permiten configurar, personalizar y aplicar fácilmente reglas para áreas de varios niveles de sus procesos empresariales.

Ventajas

• Reducción de erroresEl error humano es inevitable, sobre todo cuando se introducen datos manualmente. Los sistemas basados en IA trabajan con precisión y reproducen la extracción con la máxima exactitud, lo que minimiza enormemente el riesgo de errores y ayuda a evitar imprecisiones y efectos potencialmente negativos.
• EscalabilidadLa extracción de datos basada en IA puede ampliarse fácilmente a grandes volúmenes de documentos sin aumentar exponencialmente el esfuerzo. Esto permite a las empresas seguir el ritmo de los crecientes volúmenes de datos sin gastar recursos adicionales.
• Reducción de costesAunque la introducción de la IA requiere una inversión inicial, la automatización a largo plazo de la extracción de datos consigue importantes ahorros de costes gracias al aumento de la eficacia, la reducción de errores y el uso óptimo de la mano de obra.

Obtenga más información sobre cómo funciona exactamente el AI de Konfuzio y cómo funciona la extracción inteligente de datos de documentos. Los ámbitos de aplicación del Konfuzio van mucho más allá del tratamiento del correo.

Archivo

Tras capturar la información pertinente, se procede al archivo adecuado de los documentos. Esto puede incluir tanto el archivo físico como el digital.

Opción de optimización - Archivo digital

A archivo digital es una alternativa eficaz a la gestión de documentos físicos con una reducción ejemplar de la carga de trabajo.

Ventajas

• Ahorra espacio y respeta el medio ambienteLos documentos físicos requieren espacio de almacenamiento, lo que añade costes y exige recursos adicionales para su gestión y organización. El sitio gestión de documentos digitales Convierte ingentes cantidades de documentos en papel en archivos electrónicos y se encarga de almacenarlos en servidores o en un Nube. La consecuencia es la liberación de un valioso espacio, que ahora está disponible para otros usos. El archivo digital también ayuda a reducir el consumo de papel a largo plazo, lo que tendrá un impacto positivo en el medio ambiente: Menos consumo de papel significa menos residuos y menos energía necesaria para producir papel.
• Seguridad y protección de datosLos derechos de acceso restringido son habituales en el archivado digital y protegen los documentos postales confidenciales de accesos no autorizados. Las soluciones de archivado modernas suelen ofrecer cifrado independiente y otras medidas de seguridad para garantizar la confidencialidad de la información almacenada.
• Acceso remoto y mayor productividadArchivo digital: el archivo digital permite a los usuarios autorizados acceder a los documentos desde distintos lugares, ya estén en la oficina, de viaje o en casa. Esto es especialmente útil en tiempos de trabajo a distancia o cuando los equipos están repartidos por distintos lugares. El archivado digital de documentos permite un acceso rápido y sencillo a los documentos almacenados y, con los metadatos y funciones de búsqueda adecuados, la recuperación de todos los archivos digitales en cuestión de segundos. Las tediosas búsquedas en archivos físicos son cosa del pasado.

-> Más información sobre los plazos legalmente establecidos y sobre la Archivado conforme a las normas de auditoría.

Interfaz de usuario de validación de documentos - Función adicional inteligente para el tratamiento del correo

Con la ayuda del Konfuzio Interfaz de validación de documentos (= verificación de documentos asistida por IA), además de las opciones de optimización descritas, podrá automatizar aún más fácilmente sus procesos operativos. Con la función de retroalimentación integrada, aumentará aún más la eficacia del procesamiento automático de sus documentos y llevará la optimización de procesos a un nivel mucho más alto. Además, su empresa u organización se beneficia de:

• Verificación selectivaComprobación de los documentos postales y, en caso necesario, corrección manual si, por ejemplo, los datos o la información se han modificado posteriormente.
• Aprendizaje continuo mediante el usoLa IA aprende de las correcciones manuales y las aplica automáticamente al siguiente documento.
• Amplia gama de herramientas para todos los usuariosFunciones adicionales: incluso sin conocimientos técnicos, su personal puede acceder a funciones adicionales como la separación automática, la clasificación o la rotación de páginas.

Conclusión

El tratamiento manual del correo requiere mucho tiempo y muchos recursos. Sin embargo, los avances tecnológicos ofrecen ahora una amplia gama de opciones de automatización para ayudar a las empresas y organizaciones. Mediante el uso de soluciones automatizadas, las empresas y organizaciones no solo ahorran tiempo y dinero, sino que también aumentan la precisión y eficacia de su procesamiento del correo.

¿Se está replanteando los enfoques tradicionales y planea optimizar su proceso de gestión del correo? Para saber qué puede hacer con AI, Automatización y Digitalización en su sector, póngase en contacto con nosotros en cualquier momento a través del Formulario de contacto.