Traitement efficace du courrier - Comment l'optimiser ?

Le traitement du courrier est une partie essentielle de nombreuses entreprises et organisations, qui demande souvent plus d'efforts qu'on ne pourrait le penser à première vue. Du tri et de la catégorisation à l'acheminement et à l'archivage des documents postaux.

De nombreuses étapes différentes jouent un rôle pour assurer le bon déroulement de la communication interne et externe. Afin de montrer que ces processus de travail souvent sous-estimés sont d'une grande importance pour le succès des affaires au quotidien, nous jetons dans ce blog post un regard ciblé sur les différentes étapes du traitement manuel du courrier, les ressources nécessaires à cet effet et nous vous présentons quelques alternatives pour rendre ce processus plus efficace et l'optimiser.

Ressources nécessaires au traitement manuel du courrier

Le traitement manuel du courrier nécessite une quantité considérable de ressources, notamment

• TempsLes collaborateurs consacrent beaucoup de temps au tri, à l'acheminement et à l'analyse des données. Extraction de donnéesIl n'y a pas de temps à perdre pour les autres activités.
• PersonnelLes entreprises et les organisations ont souvent besoin de personnel formé pour traiter efficacement le courrier.
• LocauxLe courrier physique nécessite des locaux appropriés pour le tri et le stockage.

Traitement du courrier - étapes et possibilités d'optimisation

Le traitement du courrier entrant se décompose en plusieurs étapes, généralement encore manuelles. Selon l'entreprise ou l'organisation, il est possible que celles-ci diffèrent sur des points mineurs, mais les étapes de base se déroulent généralement selon la liste suivante.

Grâce aux progrès techniques et aux possibilités croissantes de numérisation et d'automatisation, il est possible de rendre le traitement manuel du courrier plus efficace, ce qui présente également de nombreux avantages pour votre entreprise :

Tri à l'entrée

La première étape du traitement du courrier est le tri manuel à l'arrivée. Les collaborateurs trient les lettres, les paquets ou les e-mails entrants selon certains critères internes à l'entreprise. Ces critères varient selon les entreprises et comprennent par exemple l'expéditeur, le destinataire, le contenu ou l'urgence.

Possibilité d'optimisation - Saisie automatisée des données

Des technologies telles que reconnaissance optique des caractères (OCR) sont capables d'extraire automatiquement des informations de documents préalablement numérisés et de les transférer dans des systèmes électroniques.

Avantages

• Gain de temps et traitement en temps réelLa saisie automatisée des données accélère considérablement le processus de tri des documents entrants. L'OCR saisit et extrait les informations des documents en quelques secondes ; plus précisément, la saisie automatisée des données se déroule en temps réel. Cela signifie que les documents du courrier traité peuvent être triés immédiatement après leur arrivée, ce qui réduit considérablement le temps de traitement total de ce processus.
• Consistance: La saisie automatisée des données garantit une application cohérente des règles de tri dans le cadre du traitement du courrier. Il en résulte un tri uniforme et standardisé, indépendamment de la charge de travail ou des interprétations individuelles et subjectives.
• Utilisation efficace des ressourcesL'automatisation du tri à l'entrée autorise une utilisation plus efficace des ressources humaines, puisque l'intervention manuelle n'est plus nécessaire.

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Bon à savoir - l'extraction de l'écriture manuscrite est possible

La saisie de notes manuscrites représente un défi pour les systèmes informatiques de nombreuses entreprises et organisations. Dans les administrations, les établissements de santé et les institutions financières notamment, les formulaires manuscrits sont toujours à l'ordre du jour. Pourtant, les technologies suivantes permettent de saisir et de numériser l'écriture manuscrite avec une facilité presque ludique :

• Reconnaissance intelligente des caractères natifs
• Reconnaissance optique des marques
• Extraction intelligente de la valeur des clés

Contrôle et transmission des documents

Après le tri, il est nécessaire de vérifier les documents entrants. Il s'agit alors de décider manuellement quels documents doivent être transmis à quels services ou personnes. La priorité absolue est de préserver les informations confidentielles en les envoyant au bon destinataire. Pour en savoir plus sur le fonctionnement du contrôle des documents, lisez la suite. ici.

Possibilité d'optimisation - Automatisation du flux de travail

En mettant en place le bon outil d'automatisation du flux de travail, celui-ci transmet automatiquement les tâches et les documents aux personnes autorisées ou aux services, sur la base de règles prédéfinies.

Avantages

• Hiérarchisation automatique et prise de décision plus rapideL'utilisation de règles de priorité dans les flux de travail automatisés garantit que les documents urgents sont automatiquement placés en tête de la "file d'attente". Les flux de travail automatisés accélèrent également la prise de décision en transmettant immédiatement les documents postaux reçus aux personnes compétentes. Cela permet de minimiser les retards qui peuvent survenir lors de l'acheminement manuel.
• Des processus transparentsLes flux de travail automatisés offrent une visibilité sur le statut des documents et des tâches dans l'ensemble du domaine du traitement optimisé du courrier. Les parties concernées suivent facilement la progression et s'assurent ainsi qu'aucune tâche n'est oubliée.
• Éviter les pertesL'acheminement automatique des documents permet d'éviter tout risque de perte ou d'oubli de documents. Ceci est particulièrement important lors du traitement de courrier confidentiel.

Vous souhaitez en savoir plus sur les flux de travail efficaces et les technologies associées ? Suivez la Lien ou cherchez à parler à nos experts. Nous vous conseillons volontiers.

Extraction de données

Dans de nombreux cas, les employés du département de traitement du courrier fournissent les informations des Documents postaux manuellement dans les systèmes électroniques. Cette étape prend du temps et est sujette à des erreurs, en particulier lorsqu'il s'agit de grandes quantités de courrier entrant.

Possibilité d'optimisation - Intelligence artificielle (IA)

Les modèles d'IA avancés comme celui de Konfuzio comprennent le contenu des documents et des e-mails, comme nous le faisons nous-mêmes. Outre l'IA avancée, Konfuzio utilise également des Apprentissage automatique et Apprentissage profond qui vous permettent d'établir, de personnaliser et de mettre en œuvre facilement des règles pour de nombreux domaines de vos processus d'entreprise.

Avantages

• Réduction des erreursLes erreurs humaines sont inévitables, en particulier lors de la saisie manuelle des données. Les systèmes basés sur l'IA fonctionnent avec précision et reproduisent l'extraction avec une exactitude maximale, ce qui minimise fortement le risque d'erreur et contribue à éviter les imprécisions et les effets potentiellement négatifs.
• ÉvolutivitéL'extraction de données basée sur l'IA peut facilement s'adapter à de grandes quantités de documents sans que l'effort n'augmente de manière exponentielle. Cela permet aux entreprises de suivre le rythme de l'augmentation du volume de données sans avoir à mobiliser des ressources supplémentaires.
• Réduction des coûtsBien que l'introduction de l'IA nécessite un investissement initial, l'automatisation à long terme de l'extraction des données permet de réaliser des économies considérables grâce à une efficacité accrue, une réduction des erreurs et une utilisation optimale de la main-d'œuvre.

Apprenez-en plus sur la manière exacte dont les IA de Konfuzio fonctionne et comment les extraction intelligente de données à partir de documents. Les domaines d'application de Konfuzio vont bien au-delà du traitement du courrier.

Archivage

Après la collecte des informations pertinentes, les documents sont correctement archivés. Il peut s'agir d'un archivage physique ou numérique.

Possibilité d'optimisation - Archivage numérique

Un archives numériques est une alternative efficace à la gestion physique des documents, avec un allègement exemplaire du travail.

Avantages

• Gain de place et respect de l'environnement: Les documents physiques nécessitent un espace de stockage, ce qui entraîne des coûts supplémentaires et requiert des ressources supplémentaires pour la gestion et l'organisation. Le site gestion numérique des documents convertit d'énormes quantités de documents papier en fichiers électroniques et les fait stocker sur des serveurs ou dans un Cloud. Il en résulte la libération d'un espace précieux qui peut désormais être utilisé à d'autres fins. L'archivage numérique contribue également à réduire la consommation de papier à long terme, ce qui aura un impact positif sur l'environnement : Moins de papier utilisé signifie moins de déchets et moins d'énergie nécessaire à la production de papier.
• Sécurité et protection des donnéesLes droits d'accès limités sont la norme en matière d'archivage numérique et protègent les documents postaux sensibles contre tout accès non autorisé. Les solutions d'archivage modernes proposent souvent un cryptage séparé et d'autres mesures de sécurité afin de garantir la confidentialité des informations stockées.
• Accès à distance et productivité accrueL'archivage numérique permet aux utilisateurs autorisés d'accéder aux documents à partir de différents endroits, qu'ils soient au bureau, en déplacement ou à domicile. Ceci est particulièrement utile en période de travail à distance ou lorsque les équipes sont réparties sur différents sites. L'archivage numérique des documents permet d'accéder rapidement et facilement aux documents enregistrés et, avec des métadonnées et des fonctions de recherche appropriées, de retrouver tous les fichiers numériques en quelques secondes. Les recherches fastidieuses dans les archives physiques appartiennent au passé.

-> Plus d'informations sur les délais légaux et sur le l'archivage sécurisé.

Document Validation UI - Une fonction supplémentaire astucieuse pour le traitement du courrier

À l'aide de la Konfuzio Validation de documents UI (= vérification des documents assistée par IA), vous pouvez automatiser encore plus facilement vos processus d'entreprise en complément des possibilités d'optimisation décrites. Grâce à la fonction de feed-back intégrée, vous augmentez encore l'efficacité du traitement automatique de vos documents et portez l'optimisation des processus à un niveau beaucoup plus élevé. En outre, votre entreprise ou votre organisation bénéficie de :

• Vérification sélective: vérification des documents postaux et, le cas échéant, correction manuelle si, par exemple, des données ou des informations ont été modifiées par la suite.
• Apprentissage continu par l'utilisation: L'IA apprend des corrections manuelles et les applique automatiquement au document suivant.
• Un portefeuille complet d'outils pour tous les utilisateursMême sans connaissances techniques, vos collaborateurs peuvent accéder à des fonctionnalités supplémentaires, telles que la séparation, le classement ou la rotation automatique des pages.

Conclusion

Le traitement manuel du courrier prend du temps et nécessite beaucoup de ressources. Mais les progrès de la technologie offrent aujourd'hui un large éventail de possibilités d'automatisation différentes pour aider les entreprises et les organisations. En utilisant des solutions automatisées, les entreprises et les organisations économisent non seulement du temps et de l'argent, mais augmentent également la précision et l'efficacité de leur traitement du courrier.

Vous reconsidérez les approches traditionnelles et envisagez d'optimiser votre processus de traitement du courrier ? Pour savoir ce que vous pouvez faire avec IA, Automatisation et Numérisation dans votre secteur d'activité, contactez-nous à tout moment via le Formulaire de contact.