In einer Zeit, in der Informationsfluten eher die Regel als die Ausnahme sind, wird es immer wichtiger, die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter möglichst sinnstiftend zu nutzen. Dazu gehört, sich von der Zettelwirtschaft zu verabschieden und stattdessen auf die Digitalisierung von Dokumenten zu setzen. Unter Digitalisierung werden verschiedenste Aspekte abgedeckt, um Daten oder Prozesse in digitaler Form umzusetzen. In diesem Artikel fokussieren wir uns auf physische Dokumente, die in digitale Dateien umgewandelt und elektronisch gespeichert werden, um sie effektiver nutzen zu können. Sie erfahren, wie Sie Ihre Dokumente digitalisieren und welche Vorteile dies mit sich bringt.
Dieser Artikel wurde auf Deutsch verfasst und redaktionell überprüft. Weitere Sprachen stehen als automatische Übersetzung zur Verfügung. Wir freuen uns über Feedback am Ende des Artikels.
Was bringt das Digitalisieren von Dokumenten?
Das digitale Büro hat vielerorts in den Unternehmen bereits Einzug gehalten. Viele Dokumente und Unterlagen, die wir vor einigen Jahren noch ausgedruckt, per Hand bearbeitet, in Briefform versendet oder physische archiviert haben, finden sich nun als digitale Präsentationen, Word Dokumente, Excel Tabellen oder E-Mails wieder.
Ganz ohne Papier funktionieren die Unternehmen deshalb aber noch nicht. Denn noch immer erreichen die Schreibtische unzählige Dokumente auf dem Postweg: Rechnungen, Angebote, signierte Verträge oder Lebensläufe von Bewerbern. Auch für diese Dokumente gibt viele gute Gründe, warum Sie sie digitalisieren sollten. Zum einen sparen Sie Platz, da Sie keine physischen Kopien archivieren müssen. Sie können schnell und einfach nach bestimmten Informationen suchen, ohne sich durch Unterlagen und Akten wühlen zu müssen, was Ihnen Zeit und Aufwand spart. Außerdem können Sie digitale Dokumente schnell und einfach teilen und bearbeiten, ohne dass Sie sie erst in Papierform kopieren oder versenden müssen. Vielfältige Dokumentenmanagement Læsungen gibt es dazu auf dem Markt.
Und letztendlich sind digitale Dokumente sicherer, da sie mit Passwörtern und Verschlüsselung geschützt werden können, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.
Grundvoraussetzungen für die Digitalisierung
Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Ihre Dokumente zu digitalisieren. Hier sind zum einen die verwendete Hardware relevant, aber auch die genutzten Dateiformate und die Softwarelösungen zur Weiterverarbeitung.
Die richtige Hardware
Hier sind einige der gängigsten Werkzeuge:
- Smartphone-Kamera: Die einfachste Möglichkeit, sollten Sie keine Scanner haben, ist es, Ihre Dokumente mit der Kamera Ihres Smartphones zu fotografieren und sie dann in ein PDF-Format umzuwandeln. Der manuelle Aufwand ist hier recht hoch und die Bildqualität schwankend. Daher sind in der digitalen Form oft Nacharbeiten notwendig.
- Digitalkamera: Eine Digitalkamera kann auch verwendet werden, um Dokumente zu digitalisieren. Diese liefert meist bessere Bildqualität als ein Smartphone. Sie müssen jedoch auch hier sicherstellen, dass das Bild klar und gut lesbar ist.
- Scanner: Ein Scanner ist das effektivste Werkzeug zur Digitalisierung von Dokumenten. Für Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen ist der Scanner zwingend zu empfehlen. Hier gibt es Modelle, die automatisch ganze Stapel von Unterlagen scannen können.
- Scanservice: Ein Scanservice ist ein Unternehmen, das für andere Unternehmen die Aufgaben der digitalen Dokumentenerfassung übernimmt. Sie haben Hardware und Software, die diese Aufgaben im großen Rahmen erfüllen können. Der Scanservice erhält die physischen Unterlagen, Briefe etc. direkt zugesendet und leitet die fertigen Dateien über vorbestimmte Schnittstellen an das eigentliche Unternehmen weiter.
Welche Dateiformate sollten Sie zum Speichern verwenden
Wenn Sie Dokumente digitalisieren, gibt es verschiedene Dateiformate, die Sie verwenden können. Hier sind einige der gängigsten Formate aufgelistet:
- PDF: Das PDF-Format ist ideal für Dokumente, die in ihrem ursprünglichen Format beibehalten werden sollen, da es die Formatierung und das Layout der Originaldokumente beibehält.
- JPG: JPG-Dateien sind ideal für Bilder, da sie komprimiert werden können, um Speicherplatz zu sparen.
- PNG: Das PNG-Format ist ideal für Dokumente, die Bilder und Texte kombinieren, da das PNG-Format Transparenz unterstützt und die Qualität der Bilder beibehält.
- TIFF: TIFF-Dateien eignen sich am besten für hochwertige Bilder, da sie verlustfrei komprimiert werden können.
Dokumente digitalisieren: Schritt für Schritt
Der Prozess der Digitalisierung von Dokumenten lässt sich in einige einfache Schritte zusammenfassen.
- Vorbereitung
Bevor Sie ein Dokument digitalisieren, versichern Sie sich der Vollständigkeit. Entfernen Sie beschädigte Blätter und stellen Sie sicher, dass alle Seiten in der richtigen Reihenfolge sind.
- Einstellungen
Die Einstellungen für Ihren Scanner sollten seine gute Lesbarkeit der Buchstaben ermöglichen. Achten Sie auch auf die Auflösung, die Sie verwenden, um sicherzustellen, dass die Dateien nicht zu groß oder zu klein sind, ohne die Qualität der Ergebnisdatei zu gefährden.
- Speichern
Nach dem Scanvorgang speichern Sie Ihre digitalen Dateien an einem sicheren Ort, gut strukturiert und für die relevanten Mitarbeiter erreichbar ist. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Dateien richtig benennen und sie in Ordnern organisieren, um sie leicht finden zu können.
- Verarbeiten
Damit die digitalisierten Informationen Ihrem Unternehmen Nutzen bringen, müssen sie weiterverarbeitet werden. Spezialisierte Software, die für die Digitalisierung von Dokumenten entwickelt wurde, hilft mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition), Texte in digitalen Dokumenten zu erkennen und zu verarbeiten. Durch intelligente Lösungen wie Konfuzio, die Methoden der Künstlichen Intelligenz verwenden, sind auch komplexe und vielfältige Dokumente gut zu bearbeiten.
- Backup
Machen Sie regelmäßig Backups und archivieren Sie Ihre digitalen Dateien, um sicherzustellen, dass Sie sie nicht verlieren, wenn etwas mit Ihrem Computer oder Speichergerät passiert.
In der Praxis wird die Hardware im Unternehmen so eingestellt, dass Mitarbeiter ohne Fachkenntnisse Digitalisierungen mit gutem Ergebnis durchführen können.
Auch die Themen des Speicherns und des Backups sollte nicht den einzelnen Mitarbeitern überlassen sein. Vielmehr sind unternehmensweite Lösungen und Prozesse wichtig. Nur so können die Regeln des Datenschutzes eingehalten werden.
Wie geht es weiter
Um wirklich effizient und sicher mit den digitalen Dokumenten zu arbeiten, ist eine verlässliche Speicherung wichtig. Cloud Lösungen bieten physische Sicherheit durch Verteilung von Kopien auf mehrere Standorte. Auch technisch ist die Sicherheit durch Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen immer auf dem neusten Stand. So kann man digitale Akten und Unterlagen langfristig sicher archivieren.
Genauso wichtig ist aber, was man mit den digitalisierten Daten erreichen kann. Denn die Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Die Verarbeitung mittels OCR und KI-Technologien ermöglicht die Verwendung in allen Bereichen des Unternehmens, sei es Personal, Finanzen, Produktion oder Kundendienst. Hier hat konfuzio neue Maßstäbe gesetzt, da es assisitiertes KI-Training mit selbstlernenden Algorithmen kombiniert, um die passgenaue Verarbeitung der digitalisierten Unterlagen stetig zu verbessern und zu beschleunigen. Durch die damit ermöglichte Automatisierung der Digitalisierungsprozesse kann die Verarbeitung und Nutzung der Daten weiter beschleunigt werden, damit die Daten fast in Echtzeit den Mitarbeitern oder IT-Systemen zur Verfügung stehen.
