E-Post – Automatisierung der Posteingangslösung mit KI

Die E-Post ist eine standardisierte und konfigurierbare Posteingangslösung, auf die immer mehr Unternehmen zurückgreifen. Vor allem der Mittelstand erfreut sich am hybriden Briefversand, was nicht verwunderlich ist: Um das Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren muss sich niemand mehr kümmern. Diese Prozessabwicklung erledigt der E-Post Versandanbieter.

Doch durch das Outsourcing der unternehmensinternen Postbearbeitungsstellen steigt die Arbeitsbelastung bei den Dienstleistern. Die Auslastung in Scan-Zentren für die Digitalisierung der Postdokumente nimmt zu, die Dokumentenkategorisierung kostet viel Zeit. Die Lösung: Vorgänge rund um die E-Post Briefe automatisieren.

Konfuzio bietet verschiedene Service-Optionen an, mit denen wir Sie bei der E-Post Abwicklung unterstützen können. Kontaktieren Sie uns jederzeit über das Kontaktformular, um weitere Informationen zu erhalten.

E-Post – Allgemeine Definition

Die elektronische Post, auch bekannt unter der Schreibweise „EPost“ oder „E-Brief“, ermöglicht den Versand von Briefen, Dokumenten und Mitteilungen in digitaler Form. Anders als herkömmliche E-Mails bietet der E-Post Dienst eine sichere und vertrauliche Kommunikationsplattform, auf der die Nutzer ihre Dokumente in einem geschützten elektronischen Format senden und empfangen können. Es kommen fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien zum Einsatz, um die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen zu gewährleisten. Der E-Post Dienst umfasst eine sichere Verwahrung der physischen Sendungen, bis der Anbieter diese in einem monatlichen Rhythmus zustellt.

Unterscheidung zwischen E-Post und E-Postscan

Hinweis: Der Einfachheit halber wird im Folgenden weiterhin von E-Post als Überbegriff gesprochen.

E-Post Begriffsdefinitionen

Was ist „E-Post“?

Der Begriff „E-Post“ ist streng genommen ein elektronischer Postdienst eines bekannten Versandanbieters. Mit diesem Service versenden, empfangen und verwalten Nutzer digitale Briefe. Es handelt sich im Wesentlichen um einen sicheren und rechtsgültigen E-Mail-Dienst.

Was ist „E-Postscan“?

Der Service „E-Postscan“ hingegen bezieht sich auf die Möglichkeit, physische Papierpost zusätzlich in digitaler Form zu empfangen. Dieser Dienst beinhaltet die Weiterleitung physischer Post an eine Digitalisierungsstation von Versandanbietern. Die Post wird dort geöffnet, eingescannt und den Kunden in digitaler Form zur Verfügung gestellt.

Wie funktioniert die E-Post?

  1. Schritt: E-Post Scan beauftragen
  2. Schritt: Tägliches Scannen der Tagespost im Scan-Zentrum
  3. Schritt: Digitalisierte Post online lesen
  4. Schritt: Originalsendungen monatlich erhalten

E-Post Standardleistungen

E-Post Versandanbieter haben es sich zur Aufgabe gemacht, eine nahtlose und sichere Plattform für den elektronischen Dokumentenaustausch bereitzustellen. Diese Anbieter ermöglichen es den Nutzern, digitale Dokumente, Verträge, Rechnungen und andere Formen der Kommunikation schnell und sicher zu versenden.

Zu den Standardleistungen von Anbietern im Bereich der E-Post gehören unter anderem:

Zuführung der Sendungen zur Digitalisierungsstation: Der Dienstleister bringt die physischen Sendungen in unterschiedlichen Formen und Varianten zum Scan-Zentrum, um den Prozess der Umwandlung in digitale Formate zu starten.

Aussortierung und Rückführung nicht scanbarer Sendungen: Sendungen, die aus verschiedenen Gründen wie Unlesbarkeit, persönlichem Charakter oder Vertraulichkeit nicht für den Scanprozess geeignet sind, sortiert der E-Post Dienstleister aus und veranlasst die ungeöffnete Rücksendung an den Absender.

Aussortierung nach Blacklist-Standardkriterien für bestimmte Bereiche: Ebenso sortiert der E-Post Anbieter im Rahmen seiner Dienstleistung alle Sendungen anhand vordefinierter Blacklist-Kriterien, die für spezielle Bereiche gelten, aus. So stellt er sicher, dass keine unerwünschten Inhalte oder Dokumente digitalisiert werden.

Vorgangstrennung: Die Dokumente innerhalb einer Sendung werden voneinander getrennt, um eine präzise und genaue Digitalisierung jeder einzelnen Einheit zu ermöglichen.

Scannen: Mithilfe hochmoderner Technologie scannt der E-Post Dienstleister die Sendungen, um eine hohe Qualität und Genauigkeit der digitalisierten Dokumente zu garantieren.

Übergabevorbereitung der Datenformate: Der E-Post Anbieter erfasst die Daten, konvertiert die digitalisierten Dokumente in geeignete Datenformate und bereitet diese anschließend für den Austausch vor.

Datenbereitstellung über E-Mail oder SFTP: Die verarbeiteten E-Post Daten und Dokumente stellt der Versandanbieter entweder über E-Mail oder Secure File Transfer Protocol (SFTP) bereit, um einen sicheren und effizienten Zugriff auf die digitalen Inhalte sicher zu stellen.

Regelmäßige Reportings: Zum Tagesabschluss erhält der Kunde einen Report, sofern ein Sendungseingang vorliegt. Dasselbe gilt für den Monatsreport, welcher zusätzliche Angaben über die Mengen und Preispositionen der digitalisierten Sendungen des Abrechnungsmonats enthält.

Vorteile und Nachteile der E-Post

Die E-Post bietet eine Reihe von Vorteilen, die sie zu einer attraktiven Alternative zur herkömmlichen physischen Post machen. Jedoch ist die Umstellung auf den elektronischen Posteingang auch mit Herausforderungen verbunden:

Vorteile der E-PostNachteile der E-Post
Umweltfreundlich: Reduzierter Papierverbrauch.Sicherheitsbedenken: Elektronische Daten sind anfälliger für Cyberangriffe.
Schnelle Zustellung: Sofortiger Versand.Abhängigkeit von Technologie: Störungen beeinträchtigen möglicherweise den Zugriff.
Kostenersparnis: Geringere Portokosten.Eingeschränkte Zugänglichkeit: Nicht jeder hat Zugang zur nötigen Technologie. Diese muss erst beantragt und eingerichtet werden.
Platzersparnis: Kein physischer Speicher nötig.Rechtliche Anerkennung: Möglicherweise fehlt die rechtliche Bindung elektronischer Dokumente.
Suchfunktion: Einfaches Wiederfinden von E-Mails.Gewohnheitsänderung: Es gibt Personen, die physische Dokumente aus alten Gepflogenheiten bevorzugen.
Flexibilität: Zugriff von überall aus möglich.Begrenzte Verlässlichkeit: E-Mails könnten im Spam-Filter landen.
Schneller Austausch von Dokumenten mit Zugriffsberechtigung: Sicherheit durch Freigabeworkflows.Technische Hürden: Nicht jeder ist mit dem Umgang von E-Mails vertraut.

E-Post Preise

Privatkunden

Der E-Post Dienst bietet Einzelpersonen, je nach Sendungsvolumen, eine günstige Alternative zum physischen Postversand. Ein bekannter Anbieter offeriert die Dienstleistung (Postscan) als Abonnement. Im ersten Nutzungsmonat genießen Sie die Vorteile der E-Post für 14,99 € (inkl. Einrichtungspreis). Ab dem zweiten Nutzungsmonat steht Ihnen das Abo ebenfalls für 14,99 € pro Monat zur Verfügung (Stand 07/2023).

Dieses Abonnement beinhaltet die fortlaufende Bereitstellung Ihrer eingescannten Briefsendungen, die datenschutzkonforme Lagerung und die Zustellung der Originale an eine Filiale.

Weitere Auskünfte zum neuen Postscan für Privatpersonen erhalten Sie hier.

Großkunden

Je nach Anwendungsgebiet, Sendungsvolumen und Tarif variieren die Preise für betriebliche Zwecke stark. Der Standardtarif beginnt bei selbigem Anbieter (siehe Privatkunden) ab 71 cent pro Standard-Brief in Schwarz-Weiß ohne monatliche Linzenz- und Servicepauschale. Verglichen mit dem Tarif 250+ bleiben die Preise gleich zuzüglich einer monatlichen Pauschale über 14,95 € (Stand 07/2023).

Upgrades und Ergänzungen sind möglich und beinhalten beispielsweise den internationalen Versand, eine Erhöhung der Sendungsanzahl, uvm. Detaillierte Preisstaffellungen mit zugehörigen Leistungsbeschreibungen für Großkunden finden Sie hier.

E-Post Dienste mit Konfuzio kombinieren und Prozesse automatisieren

Wie genau eine Prozessoptimierung mit Konfuzio aussehen kann, veranschaulichen Ihnen die folgenden Anwendungsbeispiele:

E-Post Automatisierung der Posteingangslösung mit KI Use Cases

Automatisiertes Dokumentensplitting

Eines häufig übersehenes, aber durchaus anspruchsvolles Anliegen in Bezug auf die Automatisierung von Dokumenten, ist das Dokumentensplitting. Das Splitting teilt einen Dokumentenstapel automatisch in einzelne sinnvolle Unterlagen auf und ordnet diese den jeweiligen Dokumentenkategorien zu. Bei den herkömmlichen Scan-Prozessen der E-Post Anbieter wird dieser Schritt oft noch manuell durchgeführt.

Das Ziel dieser Prozessoptimierung ist es daher, die gesamten Sendungen ohne manuelles Eingreifen zu scannen und automatisiert mithilfe eines intelligenten Algorithmus aufzuteilen. An dieser Stelle kommt die Künstliche Intelligenz (KI) von Konfuzio ins Spiel.

Wie funktioniert die automatisierte Strukturierung der E-Post Dokumente?

Im Wesentlichen orientiert sich die fortschrittliche Technologie an der Vorgehensweise eines Menschen: Jede Seite der E-Post wird durchgegangen, um die Klassifizierung festzustellen und ob sie mit der vorherigen Seite in Verbindung steht – oder ob eine neue Kategorie zutreffend ist. Gegebenenfalls erfolgt eine Überprüfung der Seitenzahlen, sofern eine Angabe vorliegt. In KI-gestützten Klassifizierungsverfahren ist dieser Prozess durch eine Abfolge von Algorithmen integriert, was dazu führt, dass der Vorgang der Aufteilung der Dokumente vollständig automatisiert abläuft.

Vorteile des automatisierten Dokumentensplittings

Zeitersparnis: Dank der Automatisierung entfällt das manuelle Splitten bei Scan-Vorgängen. Mitarbeitende können ihre Aufmerksamkeit auf andere bedeutende Aufgaben richten, während sich die KI-Software automatisch um die Erfassung und Klassifizierung der E-Post kümmert.

Skalierbarkeit: Automatisiertes Dokumentensplitting ermöglicht es dem E-Post Anbieter, mit einem wachsenden Auftragsvolumen mitzuhalten, ohne zusätzliche personelle oder maschinelle Ressourcen aufzubringen.

Von der Auftragserfassung bis zur Mahnung durch automatisierte Workflows

Durch den Einsatz von Konfuzio ist es möglich, sämtliche Abläufe für die Kontrolle der E-Post Eingänge und die Verarbeitung von Dokumenten mithilfe von KI-gestützten Lösungen automatisiert und effizient zu gestalten. Konfuzio stellt eine Plattform bereit, die es erlaubt, die Daten in den digitalisierten Sendungen automatisch zu analysieren und zu extrahieren.

Wie lässt sich die Effizienz dieser Workflows steigern?

Erfassung und Import: Digitalisierte Sendungsdokumente werden aus dem E-Post Account in das System hochgeladen, entweder manuell oder über eine Integration mit anderen Systemen oder Schnittstellen.

Automatische Klassifizierung: Die KI-Algorithmen von Konfuzio analysieren die eingehenden Dokumente und klassifizieren sie automatisch in verschiedene Kategorien, wie Rechnungen, Verträge, Mahnungen oder Auftragsbestätigungen. Die Vorgehensweise ist ähnlich wie beim automatisierten Dokumentensplitting und beinhaltet Maschinelles Lernen (ML).

Datenextraktion: Die KI-Modelle von Konfuzio erkennen ohne manuelles Eingreifen relevante Informationen in den Dokumenten, beispielsweise Rechnungsnummern, Beträge oder Vertragsklauseln. Diese Daten werden automatisch extrahiert, strukturiert und abschließend validiert gespeichert.

Automatisierte Weiterverarbeitung: Die extrahierten und validierten Daten werden automatisch in andere Systeme oder Workflows integriert, z. B. zur Weitervermittlung an andere Abteilungen, ohne eine zusätzliche Archivierungssoftware erwerben zu müssen. Die Software von Konfuzio lässt sich problemlos in bereits vorhandenen Programme integrieren. Wie genau die KI von Konfuzio funktioniert, erfahren Sie hier.

Überwachung und Reporting: Konfuzio ermöglicht die Überwachung des Workflows, um Engpässe, Fristüberschreitungen oder Abweichungen zu identifizieren. Nach der Erfassung und Zuordnung des Auftrags an die entsprechende Abteilung, unterstützt die KI-Software den weiteren Prozess, beispielsweise durch automatisierte Benachrichtigungen oder Aktualisierungen des Auftragsstatus. Ergänzend zum E-Post Reporting bietet die KI-gestützte Technologie eine umfangreichere Berichtsfunktion an, die Einblicke in die automatisierten Arbeitsabläufe bereitstellt.

Vorteile der automatisierten Workflows

Fehlerreduzierung: Die KI-Software operiert akkurat und umgeht mögliche menschliche Fehler, die während manueller Arbeitsschritte auftreten können. Das trägt maßgeblich dazu bei, die Fehlerquote zu senken und somit die Qualität der Workflows zu erhöhen.

Erkenntnisgewinnung: Die erfassten Informationen und automatisch generierten Berichte helfen beim Erstellen von Analysen, wodurch Sie zuverlässige Erkenntnisse über den IST-Zustand des Unternehmens gewinnen.

Konfuzio ermöglicht auch Ihrem Unternehmen eine schnelle und effiziente Workflowoptimierung rund um die E-Post Prozesse durch automatisierte Auftragserfassung.

Kontaktieren Sie uns jederzeit, um mit unseren Experten ins Gespräch zu kommen.

Fazit

Die private und geschäftliche Kommunikation hat sich im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung verändert. E-Mails und Instant Messaging prägen den Informationsaustausch und wirken sich auch auf traditionelle Dienstleistungen wie den Postversand aus. Die E-Post hat sich als eine effiziente und umweltfreundliche Alternative zur herkömmlichen physischen Post etabliert. Die Dienstleistungen von Versandanbietern im Bereich der elektronischen Post bieten nicht nur Effizienz, sondern tragen auch zu einer Reduzierung der Umweltbelastung bei.

Sparen Sie Zeit, Ressourcen und finanzielle Mittel, indem Sie auf E-Post und automatisierte Prozesse umsteigen.

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Avatar von Charlotte Götz

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