Hände tippen auf Laptop, Symbol für Dokumente davor

Dokumentenprüfung mit KI: Entlastung Ihres Unternehmens

Janina Horn

Lassen Sie sich in der Dokumentenprüfung durch eine KI unterstützen, machen Sie diese nicht nur effizient, sondern optimieren damit auch den gesamten Workflow des Dokumentenmanagements.

Die manuelle Dokumentenprüfung im Unternehmen ist einer der Faktoren, der in der Dokumentenverarbeitung enorm viel Zeit in Anspruch nimmt und dabei nicht nur Ihre wichtigste Ressource, die Mitarbeitenden erschöpft, sondern auch noch sehr fehleranfällig ist.

Beispiele für die Anwendung der Dokumentenprüfung im Alltag und Berufsleben, sind:

  • Dokumentenprüfung der Passagiere bei Lufthansa-Flügen
  • Onboarding von Kunden
  • Gewerbliche Kreditvergabe

In diesem Artikel erfahren Sie, was die Dokumentenprüfung mit KI ausmacht und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

Document AI Definition als Text vor Hardware mit Aufschrift AI

Was ist Dokumentenprüfung per Document AI?

Die “Dokumenten-KI”, auch Document AI genannt, bezeichnet eine Technologie, die die Klassifizierung, Erfassung und Validierung von Dokumenten digitalisiert und automatisiert.

Konkret bedeutet das: Alle relevanten Informationen werden automatisiert aus Dokumenten und Belegen ausgelesen und in strukturierte Daten übertragen. Dabei greift die AI auf das Toolset zurück, das Sie ihr vorher antrainiert haben.

Daraus ergeben sich folgende Vorteile für Ihr Unternehmen:

  • Erhöhte Effizienz: Durch das Wegfallen manueller Tätigkeiten in der Dokumentenprüfung können Ihre Mitarbeiter sich auf andere Aufgaben konzentrieren.
  • Bessere Genauigkeit: KI für Dokumente kann das mit der manuellen Dateneingabe verbundene Fehlerrisiko verringern, was zu genaueren Daten und besseren Entscheidungen führt.
  • Verbesserte Compliance: KI in Dokumenten kann Ihnen dabei helfen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, indem sie Daten aus Dokumenten genau extrahiert und für Audits und andere Compliance-Prüfungen leicht zugänglich macht.
  • Bessere Einblicke: KI in Dokumenten hilft Ihrem Unternehmen dabei, Erkenntnisse aus großen Datenmengen zu gewinnen, indem relevante Informationen schnell und präzise extrahiert und organisiert werden.
  • Erhöhte Sicherheit: Document AI macht es Ihnen möglich, sensible Daten zu schützen, indem Dokumente sicher gespeichert und verarbeitet werden und sichergestellt wird, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf die extrahierten Daten hat.

Mit einer Dokumenten-KI können Sie Dokumente nicht nur auslesen und digitalisieren, sondern sie auch angepasst auf die individuellen Vorgaben Ihrer Dokumentenprüfung kontrollieren lassen.

OCR PDF Auge und Gehirn vor Text Dokumentenprüfung

Wie funktioniert die Dokumentenprüfung?

Damit die Dokumentenprüfung so fehlerfrei und schnell wie möglich ablaufen kann, werden verschiedene Technologien eingesetzt, darunter z. B.:

  • OCR (= Optical Character Recognition)
  • Data Parsing (= Konvertieren der Daten in passende Formate)
  • Machine Learning (= maschinelles Lernen)
  • Computer Vision Technology (= maschinelles visuelles Sehen, genutzt für Bilder)

In Ihrem Unternehmen kann die Dokumentenprüfung einer Rechnung z. B. folgendermaßen ablaufen:

  1. Rechnung digitalisieren

  2. Archivierung

  3. Intelligentes Rechnungsauslesung mit OCR mit Konfuzio

  4. Klassifizierung & Abgleich von Stammdaten

  5. Digitale Rechnungsprüfung

  6. Digitale Rechnungsfreigabe

  7. Buchung / Schnittstellen

Anhand der Ergebnisse der KI wird der Inhalt des Dokuments überprüft.

Es ist von Vorteil, wenn Sie nicht an feste Strukturen gebunden sind. Nutzen Sie eine KI, die Sie selbst formen und der Sie beibringen können, welche Daten auf dem Dokument relevant und welche irrelevant sind. So verschlanken Sie den Workflow und optimieren die Dokumentenverwaltung individuell für Ihre Software oder Prozesse.

Use Cases der Dokumentenprüfung

Die Dokumentenprüfung kann je nach Use Cases die Dokumente anders prüfen und somit auf die individuellen Anforderungen jedes Bereiches eingehen.

Digitale Poststelle

Die digitale Poststelle sorgt für eine schnellere Kommunikation durch Automatisierung. 

Bei der manuellen Postbearbeitung hängt alles von den Mitarbeitenden ab. Arbeiten diese nicht effizient oder sind überlastet, kann die Zustellung der Post beeinträchtigt sein.

Wird dieser zeitaufwendige manuelle Aspekt durch die Dokumentenprüfung ersetzt, profitiert das ganze Unternehmen davon.

Durch die Automatisierung entsteht in der Poststelle eine größere Produktivität, mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter durch das Wegfallen der manuellen Postbearbeitung entlastet.

Die digitale Poststelle kann branchenübergreifend in der Poststelle eingesetzt werden.

Digitalisierung von Archivgut

Die Papierform erschwert den Umgang mit Archivgut. Solche Daten sind in Papierform und mehr oder weniger übersichtlich sortiert in Aktenschränken im Archiv nicht oder nur sehr schwer durchsuchbar, weshalb die Suche nach benötigten Informationen beinahe unmöglich ist. 

Sind die Dokumente aber erstmal digitalisiert, können die in den Unterlagen befindlichen Informationen z. B. durch eine elektronische Volltextsuche automatisch erfasst, extrahiert, validiert und schließlich in Workflow-Systemen bereitgestellt oder den bevorzugten Anwendungen für die Dokumentenverwaltung zugeführt werden. 

Damit kann auf die manuelle Dateneingabe verzichtet, die Dokumentenbearbeitung beschleunigt und die Kosten für die Lagerung von Schriftgut gesenkt werden.

Bei der Archivierung gibt es verschiedene Vorgaben, die sich je nach Art des Schriftstücks unterscheiden. Sie müssen entweder sechs oder zehn Jahre lang aufbewahrt werden:

Aufbewahrungsfrist sechs Jahre:

  • Lieferscheine
  • Mahnungen und Mahnbescheide
  • Handelsbriefe
  • Kopien verschickter Geschäftsbriefe
  • eingegangene Geschäftsbriefe
  • Betriebsprüfungsberichte
  • Abtretungserklärungen

Aufbewahrungsfrist zehn Jahre:

  • Bilanzen
  • Geschäftsberichte
  • Buchungsbelege
  • Bankbelege
  • Inventare
  • Einfuhrunterlagen

Außerdem gibt es Richtlinien, auf die Sie während der Aufbewahrungsfristen achten sollten.

Folgende Anwendungsbereiche gibt es für die Digitalisierung von Archivgut:

  • Personalwesen: Automatisierte Dokumentenarchive können zur Speicherung und Organisation von Mitarbeiterunterlagen wie Lebensläufen, Bewerbungen, Leistungsbewertungen und Schulungsunterlagen verwendet werden.
  • Recht: Automatisierte Dokumentenarchive können für die Speicherung und Organisation von Rechtsdokumenten wie Verträgen, Patenten und Gerichtsakten verwendet werden.
  • Finanzen: Automatisierte Dokumentenarchive können für die Speicherung und Organisation von Finanzdokumenten wie Rechnungen, Quittungen und Steuerunterlagen verwendet werden.
  • Gesundheitswesen: Automatisierte Dokumentenarchive können zur Speicherung und Organisation von medizinischen Unterlagen wie Patientenakten, Behandlungsplänen und Versicherungsunterlagen verwendet werden.
  • Behörden: Automatisierte Dokumentenarchive können für die Speicherung und Organisation von Behördendokumenten wie Volkszählungsdaten, Wählerregistrierungsunterlagen und Gesetzesdokumenten verwendet werden.

Extraktion von Handschrift

Die Erfassung handschriftlicher Notizen ist für die meisten Unternehmen sehr aufwendig und gleichzeitig fehlerbehaftet. Besonders in Behörden, Gesundheitseinrichtungen, Finanzinstituten und bei Unternehmen kommen handschriftlich ausgefüllte Formulare häufiger vor, als man vermuten möchte.

Um die Handschrift einfach zu digitalisieren, werden folgende Technologien genutzt:

  • Native intelligent character recognition (ICR)
  • Optical Mark Recognition (OMR)
  • Intelligent Key Value Extraction

Vorteile:

  • Automatisierung eines zeitaufwendigen manuellen Arbeitsprozesses
  • Geringere Fehlerquote
  • Schnellere Bearbeitungszeit

Extraktion von IDs

Identitätsnachweise können z. B. Führerscheine, Personalausweise, Reisepässe, Visa, Krankenversicherungskarten, Barcodes, internationale Dokumente, Steuerformulare, Kreditformulare sowie Personal- und Patientenakten sein. Die manuelle Eingabe aller Daten ist branchenübergreifend fehleranfällig und monoton.

Durch die Dokumentenprüfung können IDs schneller ausgelesen, zuverlässiger überprüft und bequem online oder per App genutzt werden.

Anwendungsfälle sind z. B.:

  • Aufnahme und Anamnese von Patienten im Gesundheitswesen
  • Effizientes Onboarding neuer Mitarbeiter im Bewerbungsprozess
  • Finanzdienstleister

Vorteile:

  • Automatisierung eines monotonen Vorganges, der bei manueller Bearbeitung fehleranfällig ist
  • Standardisiertes Vorgehen bei der Dokumentenprüfung von IDs und damit hohe Genauigkeit beim Nachweisen von Betrugsversuchen
  • Große Mengen an IDs lassen sich schnell prüfen

Schadenbearbeitung

Rückversicherer und Erstversicherer aber auch Makler und Pools kennen die Schadenbearbeitung als einen für den Versicherungsnehmer relevanten, jedoch für die Marge kritischen Bearbeitungsprozess von Schäden.

Statt manueller Bearbeitung und Kontrolle der Daten greift auch hier die digitale Dokumentenprüfung. Sie digitalisiert die Dokumente und prüft, ob Angaben fehlen. Die Daten sind außerdem in Systeme aller Art exportierbar. So können Anträge aller Art schnell und effizient geprüft und bearbeitet werden.

Kreditbearbeitung

Durch Dokumentenprüfung kann bei der Kreditbearbeitung eine höhere Produktivität und Servicequalität bereitgestellt werden. Dies wird durch die automatische Prüfung auf Vollständigkeit bei Dokumenten und das Erfassen der richtigen Daten erreicht. Somit sorgen Sie dafür, dass die Customer Experience nicht unter der anspruchsvollen Bearbeitung leidet.

Die Dokumentenprüfung kann z. B. bei der Bearbeitung von Kreditanträgen oder beim Onboarding neuer Mitarbeiter verwendet werden.

Onboarding von Kunden

Durch ein schnelles Onboarding sorgen Sie für eine zufriedenstellende Kundenerfahrung. Diese Art der Dokumentenprüfung eignet sich vor allem für Banken und Versicherungen, aber auch für Unternehmen aller Art mit Endkundenkontakt, die Dokumente vor der Annahme der Kunden erst sorgfältig prüfen müssen.

Deutlich effizienter werden z. B. die Kontoeröffnung, das Einreichen digitaler Dokumente oder die KI-basierte Dokumentenklassifikation.

Folgende Vorteile ergeben sich aus der Dokumentenprüfung:

  • Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Standardisierung für Kunden in aller Welt
  • Deutliche Reduzierung von Fehlern, wie sie bei der manuellen Dateneingabe vorkommen
  • Schnellere Bearbeitung und Bereitstellung neuer Kontodaten und damit größere Effizienz

Personalwesen

Das Personalwesen muss gerade beim Onboarding neuer Mitarbeiter viel Papierkram erledigen. Um sich mehr auf ein positives Mitarbeitererlebnis konzentrieren zu können, kann das Personalwesen durch die Dokumentenprüfung optimiert werden. 

Anwendungsbereiche sind z. B.:

  • Globale HR-Funktionen
  • Personalbeschaffung
  • Talentmanagement
  • Onboarding
  • Personalplanung 
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung

Procure-to-Pay

Bei Procure-to-Pay (P2P) werden die Systeme eines Unternehmens von der Beschaffung bis hin zum Rechnungswesen zu einem effizienten, durchgängigen Prozess integriert. 

Durch die Dokumentenprüfung können Sie die Auswahl der Waren und Dienstleistungen, die Prüfung und Freigabe der Bestellungen, den Wareneingang und die Auftragsbestätigung sowie die Rechnungsverarbeitung und Zahlung optimieren.

Folgende Funktionen können Sie dabei verwenden:

  • Klassifizierung von Dokumenten: Durch die KI können Dokumente automatisch auf der Grundlage ihres Inhalts klassifiziert und kategorisiert werden, was ihre Organisation und Verwaltung erleichtert.
  • Datenextraktion: Mithilfe von KI lassen sich Daten aus Dokumenten extrahieren, z. B. Lieferanteninformationen, Bestelldetails und Rechnungen, und die entsprechenden Felder in einem Beschaffungs- oder Finanzsystem ausfüllen.
  • Rechnungsverarbeitung: Die KI kann zur automatischen Verarbeitung von Rechnungen eingesetzt werden, einschließlich des Abgleichs mit Bestellungen, der Überprüfung der Richtigkeit und der Weiterleitung zur Genehmigung.
  • Risikobewertung: Durch die KI können Dokumente analysiert und potenzielle Risiken identifiziert werden, z. B. die Nichteinhaltung von Beschaffungsvorschriften oder Vertragsbedingungen.
  • Automatisierung von Arbeitsabläufen: Die KI hilft dabei, die Weiterleitung von Dokumenten durch ein Beschaffungs- oder Finanzsystem zu automatisieren, wobei Aktionen und Benachrichtigungen auf der Grundlage des Inhalts der Dokumente und des Prozessstatus ausgelöst werden.

Ein Beispiel dafür ist die Software iflow der Ritter Technologie GmbH. Das Unternehmen hat mit Konfuzio eine Anwendung für die digitale Rechnungsprüfung umgesetzt. Wie das funktioniert und wie die Dokumentenprüfung in der Praxis performt, erfahren Sie hier: Digitale Rechnungsprüfung von iflow.

Rechnungsbearbeitung

Bei der Rechnungsverarbeitung gibt es viele manuelle Handgriffe und dadurch verzögerte Zahlungen. Durch die Dokumentenprüfung wird dieser Prozess optimiert und ermöglicht es Ihnen, Rechnungsdaten nicht nur schnell auszulesen, sondern auch zu überprüfen.

Compliance

Um die sich ständig ändernden Vorschriften für Datenschutz und Datensicherheit einhalten zu können, müssen Unternehmen die Einhaltung von Richtlinien und Verfahren gewährleisten können.

Die Herausforderung ist hierbei, die Dokumente auf die fachliche, juristische und formale Korrektheit zu überprüfen. Das kann zum Beispiel so aussehen:

  • Sehen die Dokumente nach dem Update noch genauso aus wie vorher? 
  • Erfüllen sie auch in der neuen Softwareversion alle Kriterien hinsichtlich der Compliance-Prüfung?

Um dieser Komplexität Herr zu werden, können Sie die Dokumentenprüfung nutzen. Dabei werden Dokumente gegen definierte Regelwerke validiert, direkt miteinander verglichen und ermittelt, inwiefern sich die Änderungen auf die Qualität des fertigen Dokuments auswirken. Auch kleinste Änderungen werden von der Software erkannt.

Außerdem können Daten durch die Dokumentenprüfung sicher extrahiert und in anderen Anwendungen und Ablagesysteme transportiert werden. Dort sind sie jederzeit durchsuchbar, was gleichzeitig das Risiko minimiert, dass sensible Informationen gegenüber Externen offengelegt werden.

Vorteile der Dokumentenprüfung mit KI

Mit der Document Validation UI (=Dokumentenprüfung per KI) automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse noch einfacher. Durch eine integrierte Feedback-Funktion erhöhen Sie das Straight-Through-Processing Ihrer Dokumente und entlasten gleichzeitig Ihre Mitarbeiter.

Außerdem profitieren Sie von folgenden Vorteilen, wenn Sie Ihre Dokumentenprüfung und -verwaltung durch eine KI unterstützen lassen:

  • Selektive Nachkontrolle: Möglichkeit, Dokumente einzusehen und bei Bedarf manuell nachzukorrigieren, wenn sich z. B. Daten oder Angaben geändert haben.
  • Kontinuierliches Lernen durch die Nutzung: Die KI lernt von manuellen Korrekturen und setzt diese beim nächsten Dokument direkt um.
  • Umfassendes Toolset für alle Nutzer: Ihre Mitarbeiter können auch ohne technisches Know How Zugang zu weiteren Tools erhalten, z. B. Seiten trennen, sortieren oder drehen.
Dokumentenprüfung Konfuzio 3 verschiedene Symbole

Dokumentenprüfung durch IDP Software mit Konfuzio 

Konfuzio ist eine IDP Software, die über die reine Texterkennung hinausgeht und auch Dokumentenprüfung anbietet. Das Intelligent Document Processing (=IDP) besteht vor allem aus der KI basierten OCR Anwendung.

Herzstück ist die optisch-semantische KI (Hybrid AI), die Sie über das Konfuzio Nutzerinterface einfach individuell anpassen können. Sie kombiniert OCR (optische Zeichenerkennung), NLP (natürliche Sprachverarbeitung)  und CV (Deep Learning für Computer Vision).

Die Dokumentenprüfung kann z. B. bei folgenden Dokumententypen angewendet werden:

Konfuzio richtet sich vor allem an Systemhäuser, Beratungen und Unternehmen verschiedener Branchen. Die vielen Integrationen und intuitiv anwendbaren Funktionen sorgen für einen reibungslosen Start in Ihrem Unternehmen. Sie können außerdem zwischen einer cloudbasierten oder On-Premises-Lösung wählen.

Konfuzio Functions Text Blaue Quadrate im Hintergrund Dokumentenprüfung

Funktionen

In der Dokumentenprüfung bietet Konfuzio z. B. folgende Funktionen an:

  • Vollständig anpassbares Datenmodell durch die Konfiguration der Felder ohne Programmierung
  • Data Extraction Validation und KI-Feedback für kontinuierliches Lernen der KI
  • Automatische Kategorisierung der Dokumente: Definieren Sie eigene Kategorien und Dokumententypen, z. B. durch das Verschlagworten und Kategorisieren von Dokumenten
  • Dokumenten-Splitting durch automatisches Trennen, Teilen und Rotieren von Dokumentenstapeln, z. B. geeignet für digitale Akten und umfangreiche Scans
  • Stetige Verbesserung der KI durch menschliches Feedback

Diese fügen sich zusammen mit den weiteren Funktionen für das Dokumentenmanagement nahtlos in Ihren Workflow ein: 

  • Intelligent Document Processing
  • Input Management für die Verarbeitung Ihrer Post und des E-Mail Eingangs
  • Dank Dokumentenklassifikation eine automatisch kategorisierte Ablage 
  • Extrahieren von E-Mails mit Anhängen, z.B. Bestellungen oder Reisebestätigungen
  • Vorbereitung für DMS/ECM und Dokumenten-Archiv 
  • Ausgefeilte Indexierungs- und Suchfunktionen zum einfachen automatischen Speichern, Verarbeiten und Abrufen von Dokumenten
  • Besonders gut zugängliche Softwaredokumentation
Dokumentenprüfung

Integrationen

Integrationen sind wichtig, damit die Dokumentenprüfung nahtlos und effektiv Ihr Unternehmen unterstützt.

Folgende Integrationen von Konfuzio unterstützen die Anwendung der Dokumentenprüfung in Ihrem Unternehmen:

  • REST API für online OCR mit KI
  • RPA für intelligente Automatisierung von Dokumenten
  • Web UI für das No-Code Training
  • Dokumentenextraktion mit dem Python SDK

Konfuzio stellt daneben auch folgende Schnittstellen bereit:

  • Google Docs
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Excel Power Query
  • Airtable
  • Zahlreiche weitere RPA, ERP oder CRM Systeme

Dokumentenprüfung und IDP Software für ein umfangreiches Dokumentenmanagement

Konfuzio vereint effizientes Dokumentenmanagement mit einer individuellen Dokumentenprüfung. Konkret zeigt sich das in der Praxis bei der Anwendung durch Folgendes:

  • Keine hartcodierten Regeln
  • Anpassbare KI
  • Keine starren Layouts
  • Skalierbar
  • Scans von Dokumenten & Bildern möglich

Die Preise der Software variieren je nach Nutzungsumfang und Installationsumgebung. Die Preise finden Sie in der aktuellen Preisliste.

Fazit: Die Dokumentenprüfung mit KI ist einfach und effizient!

Die Dokumentenprüfung benötigt ohne Unterstützung viele Kapazitäten in Ihrem Unternehmen. Und selbst dann ist weder Effizienz noch Fehlerfreiheit gewährleistet.

Aus diesem Grund sollten Sie sich eine passende Software zur Seite holen. Mit Konfuzio haben Sie eine umfassende Anwendung zur Dokumentenverwaltung, die sich nicht nur um die Kategorisierung Ihrer Daten kümmert, sondern auch dank der KI die Dokumentenprüfung einfach macht.

Eine schnell lernende KI, die Sie für Ihre individuellen Anwendungsfälle trainieren können, ist der Gamechanger, um Ihre Dokumentenprüfung zu optimieren.

Wie ist Ihre Dokumentenprüfung bisher gestaltet? Ist es vielleicht an der Zeit, sich Hilfe zu holen? Schreiben Sie Ihre Fragen und Ihre Meinung gerne in die Kommentare!

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