Automatisierung erklärt – Definition, Beispiele und Vorteile

Überlieferungen nach gab es bereits im ersten Jahrhundert nach Christus die erste Automatisierung (engl. „Automation“). Damals erfand der Mathematiker und Ingenieur Heron von Alexandria den ersten Verkaufsautomaten für Weihwasser. Dies tröpfelte aus einem Ventil, nachdem Kunden einen Münze eingeworfen und diese einen Hebel in Bewegung gesetzt hatte. 1913 erfolgte dann der nächste Schritt: Henry Ford führte das Fließband ein.

Heute sorgen eine weitgehende Automatisierung und Digitalisierung dafür, dass Unternehmen immer mehr Prozesse nicht mehr manuell angehen müssen. Es ist daher kein Wunder, dass weltweit im Jahr 2022 Firmen mehr als 50 Prozent ihrer Arbeitsprozesse automatisiert haben.

Wir erklären verständlich, was Automatisierung bedeutet, wie Unternehmen davon profitieren und wo und wie Automatisierung Prozesse effizienter gestaltet.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Gründe für eine Automatisierung in Unternehmen können vielfältig sein, wie zum Beispiel ein Fachkräftemangel, eine effizientere Kapazitätsauslastung und regulatorische Compliance.
  • Entscheidende Vorteile einer Automatisierung sind niedrigere Kosten, mehr Effizienz und eine höhere Kundenzufriedenheit.
  • Eine Automatisierung ist unter anderem in der Fertigung, in der Verwaltung und in der Logistik weit verbreitet.
  • Herausforderungen einer Automatisierung umfassen unter anderem die Kosten für die Einführung, die Komplexität der Anwendungen und die Einhaltung von regulatorischen Vorgaben.
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Automatisierung Definition

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Automatisierung einfach erklärt: Automatisierung ist ein zentraler Begriff in der modernen Industrie und Technologie. Sie umfasst die Übertragung von Aufgaben von Menschen auf Maschinen und Systeme. Diese führen Prozesse automatisch aus, ohne dass Mitarbeiter eingreifen müssen. Sie überwachen den Prozess lediglich.

Mechanisierung vs. Automatisierung

Unternehmen, die eine echte Automatisierung nutzen, unterscheiden sich stark von Unternehmen, die auf eine Mechanisierung – auch als industrielle Automatisierung bezeichnet – setzen. Automatisierung und Mechanisierung sind zwei unterschiedliche Ansätze zur Steigerung der Produktivität, die jeweils ihre eigenen Stärken und Schwächen aufweisen.

Mechanisierung in Unternehmen

Bei einer Mechanisierung setzen Unternehmen Maschinen und Werkzeuge ein, um die menschliche Arbeitskraft zu unterstützen und zu ergänzen, ohne den menschlichen Arbeitsgang vollständig zu ersetzen. Dieser Ansatz erfordert immer noch einen erheblichen menschlichen Beitrag in Form von Überwachung, Kontrolle und Wartung. 

Ein Beispiel für eine mechanisierte Bürotätigkeit ist die Nutzung eines Taschenrechners für mathematische Berechnungen.

Der Taschenrechner erleichtert die Aufgabe und erhöht die Genauigkeit, benötigt jedoch den Mitarbeiter zur Dateneingabe und zur Interpretation der Ergebnisse. Die Maschine dient hier als Werkzeug, das den menschlichen Prozess unterstützt und verbessert, aber nicht ersetzt.

Automatisierung in Unternehmen

Unternehmen, die eine Automatisierung einsetzen, nutzen in der Regel Technologien wie Künstliche Intelligenz, Robotik und fortschrittliche Algorithmen, um manuelle Arbeitsschritte zu eliminieren oder zu minimieren. Diese Unternehmen sind in der Regel in der Lage, höhere Produktionsmengen mit weniger Fehlern und geringerem Zeitaufwand zu erreichen. Eine Automatisierung ermöglicht auch die Durchführung komplexer Aufgaben, die über die menschliche Fähigkeit hinausgehen. Ein Beispiel für solche Unternehmen sind Hersteller von Halbleiterchips, die komplexe Automatisierungsprozesse einsetzen, um die Genauigkeit und Geschwindigkeit ihrer Produktion zu erhöhen.

Exkurs – Effektivität vs. Effizienz

Automatisierung kann die Effizienz erhöhen, indem sie Prozesse schneller und mit weniger Fehlern durchführt als menschliche Arbeitnehmer. Dies führt zu einer höheren Produktivität und in vielen Fällen zu einer Kostenreduktion, da weniger Zeit und Ressourcen für die Durchführung der Aufgaben benötigt werden.

Effektivität hingegen bezieht sich auf die Fähigkeit, ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis zu erreichen. Während die Automatisierung die Effizienz eines Prozesses verbessern kann, ist sie nicht unbedingt in der Lage, dessen Effektivität zu verbessern. Dies liegt daran, dass die Effektivität stark von der Qualität der Entscheidungsfindung und der Strategie abhängt, die oft menschliches Urteilsvermögen und kreative Problemlösung erfordern – Qualitäten, die Automatisierungstechnologien häufig noch nicht replizieren können.

Zum Beispiel könnte ein Unternehmen durch die Automatisierung seiner Produktionslinie in der Lage sein, Produkte schneller und mit weniger Fehlern zu produzieren. Aber wenn diese Produkte nicht den Bedürfnissen und Wünschen der Kunden entsprechen, dann ist die Produktion trotz ihrer Effizienz nicht effektiv.

Darüber hinaus kann die Automatisierung, wenn sie nicht richtig implementiert wird, sogar die Effektivität verringern. Beispielsweise könnten durch eine schlecht gestaltete Automatisierung wichtige Informationen verloren gehen oder Fehler in den Prozess eingeführt werden, die die Qualität des Endprodukts beeinträchtigen.

Kurz gesagt, während Automatisierung die Effizienz erhöhen kann, ist ihre Wirkung auf die Effektivität weniger eindeutig und hängt stark von der Qualität der Implementierung und der Strategie des Unternehmens ab.

Beispiel Automatisierung 

Ein Beispiel für eine automatisierte Bürotätigkeit ist die Nutzung einer KI-gestützten E-Mail-Sortierungssoftware. Diese kann eingehende E-Mails nach vordefinierten Kriterien automatisch sortieren, indem sie beispielsweise Spam-Mails in einen speziellen Ordner verschiebt, wichtige Nachrichten markiert oder sogar einfache Antworten auf häufig gestellte Fragen versendet. Im Gegensatz zur mechanisierten Aufgabe wird hier der gesamte Prozess von der Software übernommen, wodurch die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe stark reduziert wird. Die Aufgabe der Person beschränkt sich hierbei auf die Überwachung des Prozesses und bei Bedarf auf die Anpassung der Einstellungen.

Automatisierung als Ziel, aber nur Teil-Realität

In der praktischen Realität nutzen nach wie vor viele digitale Unternehmen lediglich eine Mechanisierung und keine Automatisierung – obwohl sie von einem vollautomatisierten Betrieb träumen. Zwar setzen sie fortschrittliche Technologien ein, um Arbeitsabläufe zu unterstützen und zu verbessern, doch ihre Abhängigkeit von menschlicher Kreativität, Entscheidungsfindung und Kontrolle in Schlüsselbereichen wie Content-Erstellung, Design und strategischer Planung spricht Bände. Die Technologie erleichtert zwar die Arbeitsbelastung und beschleunigt einige Prozesse. Letztlich ist jedoch nach wie vor der Mensch der Dirigent dieses technologischen Orchesters. Ein völliger Verzicht auf menschliche Eingriffe in diesen Bereichen liegt daher noch in weiter Ferne.

Gründe für eine Automatisierung

Je nach Branche und konkreter Funktion haben Unternehmen unterschiedliche Gründe für eine Automatisierung:

Fachkräftemangel

In vielen Teilen der Welt und insbesondere in Deutschland fehlen in verschiedenen Arbeitsbereichen qualifizierte Menschen. Um diesem Fachkräftemangel vorzubeugen, automatisieren Unternehmen mehr und mehr Prozesse. 

Geschäftsprozessoptimierung

Viele Unternehmen streben die Automatisierung an, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu straffen. Dies kann die Effizienz steigern, die Produktivität verbessern und letztlich die Rentabilität erhöhen.

Kapazitätsauslastung

Unternehmen wollen ihre Kapazitäten möglichst umfassend nutzen. Dafür müssen sie ihre Ressourcen effektiv einsetzen. Automatisierungen helfen ihnen dabei. 

Skalierungsbedarf

Unternehmen, die eine schnelle Expansion oder ein schnelles Wachstum planen, sehen die Automatisierung als Mittel zur Skalierung ihrer Betriebsabläufe. Sie können so ihre Prozesse effizienter und mit weniger zusätzlichen Ressourcen hochfahren.

Wettbewerbsdruck

In vielen Branchen ist der Druck, mit der Konkurrenz Schritt zu halten oder sie zu überholen, groß. Unternehmen setzen daher Automatisierungen ein, um die Servicequalität zu verbessern, die Lieferzeiten zu verkürzen oder innovative neue Dienstleistungen und Produkte anzubieten.

Kundenanforderungen

Manchmal kann der Antrieb zur Automatisierung von Kunden kommen. Wenn diese schnellere Servicezeiten, höhere Qualität oder rund um die Uhr verfügbare Dienstleistungen verlangen, kann die Automatisierung dabei helfen, diesen Anforderungen gerecht zu werden.

Regulatorische Compliance

In einigen Branchen können regulatorische Anforderungen Unternehmen dazu zwingen, bestimmte Prozesse zu automatisieren. Dies kann insbesondere in stark regulierten Branchen wie der Finanzdienstleistungs- oder Gesundheitsbranche der Fall sein.

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4 entscheidende Vorteile der Automatisierung

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bringt Unternehmen diese Vorteile:

1. Mehr Effizienz

Automatisierung ermöglicht es, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Für die Praxis heißt das: Müssen sich Mitarbeiter nicht mehr Routineaufgaben widmen, können sie sich auf komplexe Aufgaben konzentrieren, die klassische Automatisierungen (noch) nicht übernehmen können. Die Zeitersparnis, die Firmen dabei erzielen, machen wichtige Bereiche wie Entwicklung, Produktion und Marketing effizienter.

2. Niedrigere Kosten

Unternehmen sparen sowohl Kosten für Mitarbeiter als auch für die Herstellung von Artikeln ein. Denn: Die Automatisierung von Prozessen ermöglicht es, weniger Mitarbeiter einzusetzen und Produkte effizienter und damit in kürzerer Zeit herzustellen.

3. Höhere Kundenzufriedenheit

Eine höhere Fertigungspräzision und eine ausgefeilte Qualitätskontrolle sind zwei wichtige Vorteile der Automatisierung. Durch weniger Fehlerquellen erreichen Unternehmen eine gleichbleibend hohe Qualität in ihren Produkten. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit.

4. Mehr Flexibilität

Automatisierung macht Unternehmen flexibler bei der Entwicklung neuer Artikel und Geschäftsmodelle. Denn: Automatisierungstechnologien sind anpassungsfähig und skalierbar. Firmen können neue Ideen daher effizient testen und entwickeln. Und: Sie können dabei auf Veränderungen der Nachfrage reagieren.

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9 praktische Beispiele von Automatisierung

Die praktischen Einsatzgebiete der Automatisierung sind vielfältig und umfassen nahezu alle Branchen und Geschäftsbereiche. Automatisierte Abläufe sind dabei unter anderem in den folgenden 7 Bereichen verbreitet:

1. Automatisierung in der Fertigung

Eine Automatisierung in der Fertigung kann dazu beitragen, Produktionsprozesse zu beschleunigen und gleichzeitig die Qualität der hergestellten Artikel zu verbessern. Dabei spielen in der Industrie vor allem Roboter, Förderbänder und spezialisierte Maschinen – sogenannte Automatisierungstechnik – eine entscheidende Rolle. Mit diesen können Unternehmen ihre Produktion flexibel halten, effizient skalieren und auf neue Marktanforderungen reagieren.

2. Automatisierung im Rechnungswesen

Eine Automatisierung im Rechnungswesen digitalisiert die Verarbeitung von eingehenden und ausgehenden Rechnungen und Belegen. Firmen können so ihr Dokumentenmanagement professionalisieren. Dabei sorgt beispielsweise der Einsatz Künstlicher Intelligenz in Form einer selbstständig lernenden OCR Software dafür, dass relevante Informationen einer Rechnung nach der Digitalisierung sofort erkannt werden und die Inhalte nachgelagert automatisch oder semi-automatisch geprüft und diese korrekt der Bestellung oder dem Lieferschein zugeordnet werden können.

3. Automatisierung in der Logistik

Für eine intelligente Automatisierung in der Logistik können Unternehmen Sortier- und Verteilsysteme sowie autonome Fahrzeuge einführen, mit denen sie Waren schneller und effizienter transportieren können. Das senkt die Betriebskosten und erhöht die Kundenzufriedenheit.

4. Automatisierung in der Verwaltung

Mit einer Automatisierung in der Verwaltung können Firmen beispielsweise die Gehaltsabrechnung oder die Verwaltung von Mitarbeiterdaten sowie die Archivierung von Dokumenten effizienter gestalten. Sie sparen mit dieser Form der Digitalisierung Zeit und Ressourcen und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, wie beispielsweise die Entwicklung von neuen Geschäftsstrategien und die Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit.

5. Automatisierung im Marketing und Vertrieb

Mit einer Automatisierung im Marketing und Vertrieb können Unternehmen unter anderem über Datenanalyse-Tools gezielte Marketingstrategien entwickeln und umsetzen, die automatisch Social-Media-Plattformen und andere digitale Kanäle einbinden. Auf diese Weise können sie beispielsweise personalisierte Werbung schalten. Das erhöht die Reichweite ihrer Produkte und Dienstleistungen und fördert die Kundenbindung.

6. Automatisierung im Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen tragen automatisierte Prozesse wie medizinische Diagnoseverfahren und die Aufzeichnung von Patientendaten dazu bei, die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Patientenversorgung zu verbessern.

7. Automatisierung in der Bildung

Maßgeschneiderte Lösungen in der Bildung verbessern den Lernprozess. So können Einrichtungen im Rahmen einer Digitalisierung zum Beispiel automatisierte Bewertungsmechanismen und digitale Tools und Plattformen nutzen, um den Unterricht effizienter und besser auf die Schüler ausgerichtet zu gestalten.

8. Automatisierung in der IT

Durch die derzeit rasant fortschreitende Entwicklung von KI können Unternehmen immer mehr Automatisierungen in der IT nutzen. Ein Beispiel dafür ist die Verwendung von Machine Learning und KI, um Prozesse zu automatisieren. Unternehmen können Machine Learning-Algorithmen verwenden, um Daten zu analysieren und Muster zu erkennen, die menschliche Analysten möglicherweise übersehen würden. KI kann auch verwendet werden, um Chatbots und virtuelle Assistenten zu erstellen, die Kundenanfragen automatisch beantworten können.

Ein weiteres Beispiel ist Software zur Automatisierung. Unternehmen können beispielsweise Low-Code-Tools nutzen, um Anwendungen schnell und einfach zu erstellen. Diese Tools ermöglichen es Entwicklern, Anwendungen zu erstellen, ohne viel Code schreiben zu müssen. Dies spart Zeit und Kosten und ermöglicht es Unternehmen, schnell auf sich ändernde Geschäftsanforderungen zu reagieren.

9. Automatisierung durch Roboter 

Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht es Unternehmen, manuelle Prozesse zu automatisieren, indem sie Software-Roboter einsetzen, die Aufgaben automatisch ausführen können. RPA kann verwendet werden, um repetitive Aufgaben wie Dateneingabe und Rechnungserstellung zu automatisieren.

Herausforderungen der Automatisierung

Automatisierte Abläufe bringen Unternehmen zweifellos zahlreiche Vorteile, um bessere Produkte in kürzerer Zeit für zufriedenere Kunden zu schaffen. Bei der Einführung und Umsetzung dieser stehen sie vor diesen Herausforderungen:

Hohe Kosten

Die Einführung von Automatisierungslösungen für die digitale Transformation kann teuer und zeitaufwendig sein. Unternehmen müssen oft beträchtliche Investitionen tätigen, um ihre Produktionsprozesse umzustellen und zu modernisieren. Einmal eingeführt, kann es dann schwierig sein, die neuen Lösungen effektiv und rentabel einzusetzen. Insbesondere zu Beginn benötigen Firmen oftmals Zeit, um die neuen Technologien so zu platzieren und auszurichten, dass sie die gewünschten Ziele erfüllen.

Komplexität der Anwendungen

Viele neue Technologien sind nicht ohne eine ausführliche Einarbeitung zu verstehen und einzusetzen. Oftmals haben Unternehmen nicht die notwendigen Ressourcen oder Fachkenntnisse, um komplexe Automatisierungslösungen effektiv zu implementieren, zu verwalten und zu warten.

Auswirkungen auf Mitarbeiter

Unternehmen haben ethische Bedenken bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen. Mit der rasant steigenden Verbreitung von abgestimmten Technologien stellt sich die Frage, wie die Gesellschaft langfristig mit dem Verlust von Arbeitsplätzen umgehen kann.

Auswirkungen auf die Unternehmenskultur

Einige Unternehmen und Organisationen sind möglicherweise nicht bereit, bestehende, manuelle Prozesse auf automatisierte Lösungen umzustellen. Ein Wandel in der Unternehmenskultur und die Überwindung von Vorurteilen und Ängsten können daher eine Herausforderung darstellen.

Gefährdung der Sicherheit

Automatisierung und Digitalisierung können die Sicherheit und Privatsphäre gefährden, wenn die Lösungen nicht angemessen umgesetzt oder gewartet werden. Cyberangriffe auf vernetzte Automatisierungssysteme können sowohl finanzielle als auch physische Schäden verursachen und sensible Informationen preisgeben.

Einhaltung von Vorgaben

Es kann für Firmen eine Herausforderung sein, Vorgaben und Regulierungen für automatische Systeme einzuhalten. Je nach Branche finden sich unterschiedliche Vorschriften und gesetzliche Pflichten, die nicht immer einfach zu verstehen und umzusetzen sind. 

Software zur Automatisierung für Prozesse in Unternehmen

Automatisierungen vereinfachen viele Arbeitsabläufe in nahezu allen Branchen: von Montage und Fertigung über Maschinenbau und Logistik bis hin zu Marketing und Verwaltung. In der Verwaltung bestimmt vor allem KI die derzeitige Entwicklung. Maßgeschneiderte Lösungen für die Sach- und Materialverwaltung, das Rechnungswesen und die Unternehmensorganisation senken den Aufwand für zahlreiche Aufgaben. Unternehmen können auf diese Weise vor allem sich wiederholende Prozesse automatisiert erledigen und so ihre Mitarbeiter für komplexere Aufgaben einsetzen.

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    FAQ

    Was bedeutet Automatisierung?

    Automatisierung bedeutet, dass Maschinen und Systeme manuelle Aufgaben und Prozesse in Unternehmen so übernehmen, dass diese ohne Eingreifen von Mitarbeitern funktionieren. Der Begriff Automatisierung ist heute vor allem mit der modernen Industrie und Technologie verbunden.

    Warum entscheiden sich Unternehmen für die Automatisierung von Prozessen?

    Unternehmen entscheiden sich für die Automatisierung von Prozessen, um Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und verbesserte Produktivität zu erzielen. Durch die Automatisierung können repetitive Aufgaben automatisch ausgeführt werden, was Zeit und Ressourcen freisetzt und menschliche Fehler reduziert. Dies führt zu einer erhöhten Wettbewerbsfähigkeit und besseren Geschäftsergebnissen.

    Was ist Automatisierungstechnik?

    Automatisierungstechnik bezieht sich auf den Einsatz von Technologien und Systemen, um den Produktionsprozess zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Sie umfasst die Integration von Maschinen, Software und Steuerungssystemen zur Rationalisierung und Verbesserung industrieller Abläufe.

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    Avatar von Jan Schäfer

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