Hand tippt auf Tastatur

Die beste OCR Software zur intelligenten Prozessdigitalisierung

Janina Horn

Das Dokumentenmanagement in Ihrer Software oder den Prozessen Ihres Unternehmens oder denen Ihrer Kunden nimmt zu viel Zeit und Mühe in Anspruch und Sie suchen nach der besten OCR Software, um den Workflow zu verbessern?

Das Scannen und Verarbeiten von Rechnungen, Quittungen, Bildern und anderen Dokumenten im manuellen Prozess sorgt für viele Fehler und Verzögerungen. 

Mit einer OCR Software sparen Sie Zeit und Ressourcen, während Sie gleichzeitig Ihr Dokumentenmanagement revolutionieren.

OCR Software Definition vor aufgeklapptem Laptop auf Schreibtisch

OCR Software: Definition

Der Begriff OCR steht für “Optical Character Recognition”, auf deutsch “optische Zeichenerkennung” oder “Texterkennung”

Eine OCR Software extrahiert Daten aus PDFs oder gescannten Dokumenten und wandelt den Text in bearbeitbare Formate wie Word, Excel oder eine reine Textdatei um.

Mit einer OCR Software automatisieren Sie Ihren Workflow zur Dokumentenverarbeitung und können effizienter und ressourcenschonender arbeiten.

Folgende Aktionen können Sie z. B. konkret mit einer OCR Software durchführen:

  • Wiedergewinnen von Textinformation aus Bilddateien, Weiterverarbeitung und elektronische Suchfunktion 
  • Erkennung von relevanten Merkmalen (z. B. Postleitzahl, Vertragsnummer) zur mechanischen (z. B. Poststraße) oder elektronischen (z. B. Workflow-Management-System) Einsortierung eines Dokuments
  • Erweiterte Volltextsuche in Datenbanken oder DMS zur Durchsuchung von PDFs und Bildern
  • Erkennung von Merkmalen zur Registrierung und gegebenenfalls Verfolgung von Gegenständen (z. B. Kfz-Kennzeichen)
  • Layouterkennung durch ein formatiertes Dokument, das der Vorlage bezüglich Text-, Bild- und Tabellenanordnung möglichst entspricht

Die gescannten Dokumente, PDFs oder Bildtypen können Sie dann zu JSON, XML-, Excel- oder csv-Dateien konvertieren.

OCR Software Cloud Symbol und Hochhaus Firma mit Zahnrad

Texterkennungssoftware in der Cloud oder On-Premises?

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die OCR Software in Ihrem Unternehmen zu nutzen. Beliebt sind sowohl die Cloud- als auch die On-Premises-Lösungen.

Die Cloud-Lösung ist dabei günstiger und belastet die Leistung Ihrer Technik nicht. Auch die Implementierung der Software geht schnell und unkompliziert.

Bei einer On-Premises-Lösung haben Sie dagegen die volle Kontrolle sowohl über die Daten als auch über die Sicherheitsmaßnahmen, die diese schützen. Die Implementierung dauert allerdings deutlich länger und ist kostenintensiver.

Praxisbeispiele: OCR in der Anwendung

Eine OCR Software kann in vielen Fällen angewendet werden. Dies sind nur ein paar Beispiele:

  • Indexieren von Dokumenten, Webseiten und Informationen für Suchmaschinen
  • Führerschein- und Nummernschilderkennung zur Identifizierung
  • Erkennung von Laden-Etiketten
  • Unterstützung von Sehbehinderten durch Text-to-Speech-Dienste
  • Bearbeitung von Versicherungsansprüchen, sog. Schadenmanagement
  • Auslesen von Ampeln für selbstfahrende Fahrzeuge
  • Auslesen von Verbrauchszählern zur automatischen Rechnungsstellung
  • Social-Media-Überwachung
  • Kundenonboarding oder Optimierung der Usability für Neukunden in Banken
  • Multi-Sprachübersetzungsdienste
  • Treueprogrammen zur Bindung von Kunden

Vorteile der Texterkennungssoftware

Mit der OCR Software optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement. Das bringt folgende Vorteile mit sich:

  • Schnelles Durchsuchen von PDFs
  • Einfaches Kopieren von Textpassagen 
  • Unkompliziertes Bearbeiten der Texte
  • Automatisierung vieler Arbeitsschritte 

Nutzen Sie eine Software zur Texterkennung in Ihren Dokumenten, schonen Sie Ressourcen wie Zeit und Geld und verbessern gleichzeitig den internen Workflow, was zu einer besseren Performance Ihres Unternehmens führen kann.

So finden Sie den passenden Anbieter

Auf Ihrer Suche nach der passenden OCR Software sollten Sie wie folgt vorgehen:

  1. Ist-Zustand bestimmen:

    In welchem Bereich brauchen Sie besondere Unterstützung?

  2. Soll-Zustand erkennen:

    Welche Features muss das Tool haben, um Ihnen weiterzuhelfen?

  3. Auswahl treffen:

    Welche Anbieter kommen in die engere Auswahl?

  4. Entscheidung treffen:

    Welche Software passt am besten zu Ihnen?

Standard Tool oder individuelle Software?

Bei der Entscheidungsfindung wird sich schnell herausstellen, ob für Sie ein Standard Tool oder eine spezialisierte Software in Frage kommt.

Ein Standard Tool eignet sich vor allem dann für Sie, wenn Sie nur Teile Ihrer aktuellen Dokumentenbearbeitung optimieren wollen.

Ist Ihr Antrieb eine komplette Optimierung und Automatisierung Ihrer Dokumentenverarbeitung? 

Dann sollten Sie einen Anbieter in Betracht ziehen, der auf Ihre Branche spezialisiert ist und Ihnen außerdem die Möglichkeit gibt, die Software an Ihre persönlichen Anforderungen individuell anzupassen.

OCR Use Case Konfuzio Logo

Use Case: OCR Software mit KI von Konfuzio

Die KI-basierte OCR Software von Konfuzio ermöglicht Ihnen genau das:

  • Optimiertes Dokumentenmanagement durch umfangreiche Schnittstellen
  • Einfach konfigurierbare und integrierbare KI-Software
  • Individuelle Anpassungs- und Trainingsmöglichkeiten der KI
  • Viele Integrationen für nahtloses Arbeiten
  • Partner-Ökosystem zur Unterstützung bei der Umsetzung digitaler KI-Lösungen

Facts

Konfuzio arbeitet mit einer cloud- und on Premises-basierten KI-Software, die über die reine Texterkennung hinausgeht.

Mittelpunkt ist die optisch-semantische KI (Hybrid AI), die Sie über das Konfuzio Nutzerinterface einfach individuell anpassen können. Sie kombiniert OCR (optische Zeichenerkennung), NLP (natürliche Sprachverarbeitung)  und CV (Deep Learning für Computer Vision).

Dokumententypen, die häufig mit Konfuzio automatisiert werden, sind z. B. Rechnungen, Versicherungspolicen, Fahrzeugscheine oder weitere Formulare

Zielgruppe sind vor allem Systemhäuser, Beratungen und große Unternehmen verschiedener Branchen. Für einen reibungslosen Start sorgen die vielen Integrationen und die intuitiv anwendbaren Funktionen.

Funktionen

Die verschiedenen Funktionen fügen sich nahtlos in Ihren Workflow ein und optimieren mehr als nur das Dokumentenmanagement:

  • Intelligent Document Processing zur automatisierten Dokumentenverarbeitung
  • Input Management: Verarbeitung Ihrer Post und des E-Mail Eingangs mit der automatischen Extraktion von Daten aus PDF, Bild, Word, PowerPoint und Excel Dokumenten wie Rechnungen, Frachtbriefen, Verträgen und Systemberichten
  • Automatisch kategorisierte Ablage dank Dokumentenklassifikation
  • E-Mails mit Anhängen: Extraktion von E-Mail-Daten wie Bestellungen, Lead-Benachrichtigungen, Systemwarnungen und Reisebestätigungen
  • API & SDK-Entwicklung: Umfangreicher Zugang für Entwickler zum Webinterface und der Dokumenten-KI. Mit dem KI und UI Modul lassen sich eigene Dokumenten-Workflows besonders individuell umsetzen.
  • Vorbereitung für DMS/ECM und Dokumenten-Archiv: Automatische Aufbereitung und Korrektur durch die Kategorisierung, Zuordnung und Ablage im Dokumentenarchiv. Gesicherte und qualitative Erfassung von Indexwerten und Suchfiltern.
  • Ausgefeilte Indexierungs- und Suchfunktionen zum einfachen automatischen Speichern, Verarbeiten und Abrufen von Dokumenten
  • Besonders gut zugängliche Software Dokumentation

Integrationen

Bei der Auswahl des passenden Anbieters ist auch die Bandbreite an Integrationsmöglichkeiten wichtig. So stellen Sie sicher, dass sich das Tool in Ihre bisherige Softwarelandschaft produktiv einfügt.

Konfuzio stell z. B. folgende Schnittstellen bereit:

  • Google Docs
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Excel Power Query
  • Airtable
  • Zahlreiche weitere RPA, ERP oder CRM Systeme

Leistungsstarke OCR Software mit Raum für Individualität

Konfuzio vereint effizientes Dokumentenmanagement mit Individualität und Flexibilität. Konkret zeigt sich das in der Praxis bei der Anwendung durch Folgendes:

  • Keine hartcodierten Regeln
  • Anpassbare KI
  • Keine starren Layouts
  • Skalierbar
  • Scans von Dokumenten & Bilder möglich

Die Preise der Software variieren je nach Nutzungsumfang und Installationsumgebung. Die Preise finden Sie in der aktuellen Preisliste.

Example Text, 3 Pfeile, Scanner Handy, Rechnung, PDF

3 weitere Anwendungsfälle der OCR Software

Sie können sich auch je nach Anwendungsfall für einen Anbieter mit einer Standardsoftware entscheiden.

Reine Scan Software

Mit einer Scan Software werden Dokumente gescannt, digitalisiert und archiviert. Dabei sind folgende Dokumentenarten zum Beispiel möglich:

  • Ordner
  • Dokumente
  • Akten
  • Pläne
  • Zeichnungen
  • Rechnungen
  • Belege
  • Fotos
  • Bilder

Ein Anbieter für eine solche Scan Software ist Scan Profi. Bei diesem können Sie zwischen einer digitalen oder elektronischen Archivierung sowie einem lokalen Archiv oder der Aktenvernichtung wählen.

Durch die OCR-Texterkennung werden digitalisierte Daten aufgewertet und Sie können in Sekunden komplette Archive durchsuchen. 

Rechnungsprogramm mit OCR

Liegt der Fokus Ihres Dokumentenmanagements vor allem auf Rechnungen, eignet sich hier ein Anbieter wie iFlow für digitale Rechnungsprüfung, der die Rechnungsverarbeitung durch OCR optimiert hat.

Das sind die Vorteile:

  • Kein Abtippen von Rechnungsdaten mehr
  • Einfache Rechnungsprüfung statt komplexer Workflows
  • Rechnungsfreigabe in Sekunden

PDF-Softwarelösung

Möchten Sie mit einer OCR Software vor allem PDF-Dokumente bearbeiten, eignet sich ein Anbieter einer PDF-Softwarelösung, wie z. B. Soda, für Sie.

Folgende Funktionen gehen mit dem Anbieter einher:

  • PDFs erstellen und konvertieren
  • PDF-Text und Bilder bearbeiten
  • PDFs kommentieren und überprüfen
  • PDFs schützen und unterschreiben

Durch die OCR Software vermeiden Sie unnötiges Abtippen und können gescannte Dokumente und Bilder mühelos in durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln. 

Fazit: Umfangreiche OCR Software für effektives Dokumentenmanagement

Wie Sie sehen können, gibt es viele Möglichkeiten, die OCR Software in der Praxis einzusetzen. Ob Sie sich für eine Standardlösung oder eine umfassende Software entscheiden, hängt von Ihren Anforderungen an das Tool ab.

Welche Vorteile hat eine OCR Software?

Mit einer OCR Software sparen Sie Geld, optimieren die Datenverarbeitung und deren Genauigkeit und sorgen für ein allgemein effizientes Arbeiten.

Unternehmen welcher Branchen profitieren von einer OCR Software?

Unternehmen aller Branchen können die OCR Software nutzen, z. B. Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung, Versicherungen, Banken uvm. 

Wo können Sie die OCR Software konkret einsetzen?

Konkrete Beispiele für den Einsatz einer OCR Software sind das Dokumentenmanagement großer Unternehmen, Eingangsrechnungen oder die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen.

Eine OCR Software unterstützt Sie in täglichen, zeitintensiven Aufgaben. Wollen Sie mehr als nur die reine Digitalisierung und Archivierung der Dokumente, sollten Sie sich nach einem Anbieter einer KI-basierten OCR Software, wie z. B. Konfuzio, umsehen. 

So wird es möglich, dass auch über die Dokumentenverwaltung hinaus weitere Arbeitsbereiche von der OCR Software profitieren.

Was halten Sie von einer OCR Software? Nutzen Sie sie bereits und wenn ja, wobei unterstützt Sie das Tool? Schreiben Sie mir Ihre Meinung zu diesem Thema gerne in die Kommentare!

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