De nombreuses entreprises sont à la recherche de nouveaux moyens de numériser des documents et d'optimiser leurs processus grâce à une automatisation intelligente. Les avantages du traitement et de l'archivage numériques des documents par Document Processing sont évidents : gain de temps et d'argent, meilleure vue d'ensemble des données obtenues et possibilité d'accès de partout.

Numériser des documents

La numérisation de documents est une opération complexe et longue. Dès les années 1990, les premières solutions OCR (Optical Character Recognition) ont été utilisées pour transférer des documents papier vers des systèmes numériques. Déjà à l'époque, l'objectif était le suivant : créer des dossiers numériques qui simplifient l'organisation des demandes, des contrats et autres, et augmenter l'utilité des données collectées grâce à un archivage judicieux.

Dans le traitement classique des documents, un logiciel OCR reconnaît le contenu et le texte des images d'un document physique, appelé scan. Une fois numérisées, les données saisies peuvent être utilisées pour un traitement ultérieur. Avec le temps, les solutions de traitement des documents ont évolué au-delà du simple transfert des textes - d'abord vers la reconnaissance intelligente des caractères (ICR) (peu intelligente du point de vue actuel), puis, en combinaison avec l'intelligence artificielle, vers le traitement intelligent des documents (IDP). 

Qu'est-ce que l'IDP ?

En combinant un logiciel OCR classique avec l'intelligence artificielle (IA), un algorithme est capable d'extraire des données lors du traitement intelligent des documents (IDP). Ainsi, les contenus des documents peuvent être analysés de manière intelligente, indépendamment des règles rigides ou de la mise en page. Utiliser l'IDP signifie extraire automatiquement des informations, classer les documents de manière structurée et rendre les contenus lisibles par les machines. L'IDP reconnaît le type d'information dont il s'agit et peut ainsi extraire les données importantes des documents numérisés.

Avantages du traitement intelligent de documents (IDP) pour l'extraction de données

Grâce à cette traitement intelligent des documents génère une valeur ajoutée significative pour les entreprises. Ainsi, en supprimant les tâches répétitives, les précieuses ressources des collaborateurs sont préservées, ce qui leur permet de se consacrer à d'autres tâches plus importantes. De plus, les processus peuvent être optimisés, car la lecture et le traitement manuels des documents représentent un travail fastidieux et chronophage qui transforme même les processus allégés en dévoreurs de temps.

En savoir plus sur Plateforme IDP.

La numérisation des documents offre toutefois d'autres avantages. Même si les documents ne sont pas entièrement reconnus, ils peuvent déjà être préparés pour un contrôle visuel par l'homme. Les personnes utilisent ces documents préparés automatiquement et ne doivent plus contrôler que quelques éléments. De plus, les informations des documents sont directement enregistrées en fonction du cas et du client et complétées par des métadonnées pertinentes, ce qui permet de garantir une qualité élevée des données. 

IDP dans la pratique

Les documents importés ainsi que les informations structurées obtenues sont introduits dans le système DMS, CRM ou ERP de l'entreprise pour y être traités. Des interfaces avec d'autres systèmes cibles liés à l'entreprise sont également possibles. Ce processus allégé simplifie énormément la gestion et l'organisation des documents, car le texte est extrait des images, des demandes et des documents et transformé en informations structurées ainsi qu'en formats lisibles par une machine et mis à disposition de manière directement utilisable. 

Sur la voie du bureau sans papier, le traitement intelligent des documents et des justificatifs est une étape particulièrement importante et efficace, car il permet d'optimiser les processus les plus divers et de soulager les collaborateurs. Les solutions IDP professionnelles sont donc particulièrement intéressantes pour les entreprises ayant une charge bureaucratique élevée. Les solutions IDP permettent :

• Saisie des documents papier en quelques secondes.
• Reconnaissance et classification instantanées des documents.
• Extraction automatique d'informations et de données à partir de documents.

IDP vs. OCR et ICR

L'IDP présente ainsi des avantages décisifs par rapport aux solutions basées sur des règles comme les logiciels OCR et ICR classiques. En raison de la définition des formulaires basée sur des règles, ceux-ci sont très sujets aux erreurs. Beaucoup ne correspondent pas aux règles de mise en page prédéfinies et il faut donc créer manuellement un modèle avec des règles définies individuellement presque pour chaque nouveau client. De plus, les contenus transmis doivent souvent être vérifiés et adaptés manuellement.

Les avantages du traitement intelligent des documents en un coup d'œil :

• Gain de temps et d'argent grâce à la numérisation automatisée
• Alléger la charge de travail des employés
• Meilleure qualité des données
• Optimisation intelligente des processus

Intelligent Document Processing (IDP) : de multiples possibilités d'utilisation

Étant donné que l'IDP est une solution de traitement professionnel des documents, il peut représenter un énorme soulagement pour tous les secteurs et toutes les entreprises. En particulier pour celles qui doivent faire face à une charge de travail importante en matière de traitement et d'archivage de documents. C'est surtout là que les tâches répétitives et organisationnelles empêchent un travail efficace et mobilisent des ressources là où l'IDP peut être utilisé de manière efficiente et efficace. Voici des exemples typiques qui peuvent être lus, catégorisés et attribués de manière automatisée et intelligente grâce à l'IDP :

• Factures & justificatifs
• Avis de paiement
• Polices d'assurance
• Cartes grises
• Bulletins de livraison
• Certificats énergétiques
• Fiches de paie
• Contrats de location
• Cartes d'identité

Traitement professionnel de documents avec Konfuzio pour l'extraction de données 

Konfuzio est une solution qui offre un traitement professionnel des documents et une lecture de haute qualité des informations. La solution met en œuvre une lecture, une catégorisation et un traitement rapides et fiables dans différentes langues et permet ainsi d'optimiser les processus liés aux données et aux documents.

Les données des documents lus sont facilement disponibles en quelques secondes et peuvent être traitées dans l'outil ERP, DMS, BI ou CRM de l'entreprise. Avant de transférer les données et informations structurées, il est en outre possible pour Konfuzio d'appliquer d'autres règles individuelles adaptées aux besoins de différentes entreprises.

Le logiciel d'IA de Konfuzio peut être utilisé par le biais d'un navigateur web et de API REST et traite les formats PDF, TIF, PNG, JPG, JPEG et les e-mails. Konfuzio reconnaît tous ces documents de manière fiable et transforme rapidement et précisément le texte qu'ils contiennent en informations de haute qualité. Cette puissante solution d'apprentissage automatique peut être mise en œuvre dans le nuage ou sur site et peut être entraînée à des modèles d'IA spécifiques à l'aide du SDK Python.

Comment utiliser le logiciel IDP dans votre entreprise  

Si vous êtes intéressé par une solution d'automatisation complète grâce à l'utilisation d'un logiciel IDP, les exemples suivants peuvent vous inspirer sur la manière dont vous pouvez utiliser un logiciel IDP dans votre entreprise :

• Automatisation de la comptabilité fournisseurs en catégorisant et en extrayant les données, par exemple par RPA
• Archivage numérique de documents
• Traitement des demandes d'assurance, ce qu'on appelle la gestion des sinistres
• Détection de la fraude
• Examens de cas
• Gestion des contrats
• Traitement des demandes de prêts hypothécaires
• Introduction au client (onboarding)
• Automatisation des campagnes de cashback et de fidélité