Muchas empresas buscan nuevas formas de digitalizar documentos y optimizar sus procesos mediante la automatización inteligente. Las ventajas del tratamiento y archivo digital de documentos a través del procesamiento de documentos son evidentes: ahorro de tiempo y costes, mejor visión general de los datos obtenidos y accesibilidad desde cualquier lugar.

Digitalizar documentos

La digitalización de documentos es una empresa compleja y laboriosa. Ya en los años 90 se utilizaron las primeras soluciones OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para transferir documentos en papel a sistemas digitales. Ya entonces, el objetivo era crear archivos digitales que simplificaran la organización de solicitudes, contratos y demás, y aumentaran la utilidad de los datos recopilados mediante un archivo significativo.

En el procesamiento clásico de documentos, el software de OCR reconoce el contenido y el texto a partir de imágenes de un documento físico, llamado escaneado. Una vez digitalizados, los datos capturados pueden utilizarse para su tratamiento posterior. Con el tiempo, las soluciones de tratamiento de documentos han evolucionado más allá de la mera transmisión de texto: primero hacia el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) (que no es muy inteligente desde la perspectiva actual) y luego, en combinación con la inteligencia artificial, hacia el tratamiento inteligente de documentos (IDP). 

¿Qué es la PDI?

Al combinar el software clásico de OCR con la inteligencia artificial (IA), el procesamiento inteligente de documentos (PID) es capaz de utilizar un algoritmo para extraer datos. De este modo, el contenido de los documentos puede analizarse de forma inteligente, independientemente de las normas rígidas o de la maquetación. Utilizar IDP significa extraer información automáticamente, archivar documentos de forma estructurada y hacer que el contenido sea legible por máquina. IDP reconoce de qué tipo de información se trata y puede así extraer los datos importantes de los documentos escaneados.

Ventajas del tratamiento inteligente de documentos (PID) para la extracción de datos

A través de estos procesamiento inteligente de documentos se crea un importante valor añadido para las empresas. Por ejemplo, al eliminar las tareas repetitivas, se ahorran los valiosos recursos de los empleados para que puedan dedicarse a otras tareas más importantes. Además, se pueden optimizar los procesos, ya que la lectura y el tratamiento manual de los documentos es un trabajo tedioso y lento que convierte incluso los procesos ajustados en pérdidas de tiempo.

Más información Plataforma IDP.

Sin embargo, la digitalización de documentos ofrece aún más ventajas. Aunque los documentos no estén totalmente reconocidos, ya pueden prepararse para la inspección visual humana. La gente utiliza estos documentos preparados automáticamente y sólo tiene que comprobar unos pocos elementos. Además, la información de los documentos se almacena directamente relacionada con el caso y el cliente y se complementa con los metadatos pertinentes, de modo que se pueda garantizar una alta calidad de los datos. 

El PDI en la práctica

Los documentos escaneados y la información estructurada obtenida se importan al sistema DMS, CRM o ERP de la propia empresa para su posterior procesamiento. También son posibles las interfaces con otros sistemas de destino relacionados con la empresa. Este proceso simplifica enormemente la gestión y organización de documentos, ya que el texto se extrae de imágenes, aplicaciones y documentos y se convierte en información estructurada, así como en formatos legibles por máquina, y se pone a disposición para su uso directo. 

En el camino hacia una oficina sin papeles, el procesamiento inteligente de documentos y registros es un paso especialmente importante y eficaz, ya que optimiza diversos procesos y descarga de trabajo a los empleados. Por ello, las soluciones profesionales de PDI son especialmente interesantes para las empresas con un alto nivel de burocracia. Las soluciones IDP permiten:

• Capture recibos en papel en segundos.
• Reconocimiento y clasificación instantáneos de documentos.
• Extracción automática de información y datos de documentos.

IDP frente a OCR e ICR

Así pues, IDP presenta ventajas decisivas frente a las soluciones basadas en reglas, como los programas clásicos de OCR e ICR. La definición de formularios basada en reglas hace que sean muy propensos a errores. Muchos no se ajustan a las normas de diseño predefinidas, por lo que hay que crear manualmente una plantilla con normas definidas individualmente para casi todos los clientes nuevos. Además, a menudo hay que comprobar y ajustar manualmente los contenidos transferidos.

Las ventajas del procesamiento inteligente de documentos de un vistazo:

• Ahorro de tiempo y costes gracias a la digitalización automatizada
• Aliviar la carga de los trabajadores
• Mejor calidad de los datos
• Optimización inteligente de procesos

Tratamiento inteligente de documentos (PID): una amplia gama de aplicaciones

Dado que IDP es una solución para el tratamiento profesional de documentos, puede suponer un enorme alivio para todos los sectores y empresas. Especialmente para aquellos que tienen que hacer frente a una gran cantidad de procesamiento y archivo de documentos. Especialmente allí, las tareas repetitivas y organizativas impiden un trabajo eficaz y inmovilizan recursos en los que la PDI podría emplearse con eficiencia y eficacia. Ejemplos típicos que pueden leerse, clasificarse y asignarse de forma automática e inteligente mediante IDP son:

• Facturas y recibos
• Aviso de pago
• Pólizas de seguros
• Documentación del vehículo
• Albaranes de entrega
• Certificados energéticos
• Declaraciones salariales
• Contratos de alquiler
• Tarjetas de identidad

Tratamiento profesional de documentos con Konfuzio para la extracción de datos 

Una solución que ofrece un tratamiento profesional de los documentos y una recuperación de la información de alta calidad es Konfuzio. La solución implementa una recuperación, categorización y procesamiento rápidos y fiables en distintos idiomas, lo que permite optimizar los datos y los procesos relacionados con los documentos.

Los datos de los documentos leídos están disponibles en cuestión de segundos y pueden procesarse posteriormente en su propia herramienta ERP, DMS, BI o CRM. Antes de transferir la información y los datos estructurados, Konfuzio también puede aplicar otras normas individuales que se ajusten a los requisitos de las distintas empresas.

El software AI de Konfuzio puede utilizarse a través de un navegador web y API REST y procesa formatos PDF, TIF, PNG, JPG, JPEG y correo electrónico. Konfuzio reconoce con fiabilidad todos estos documentos y convierte el texto en información de alta calidad con rapidez y precisión. La potente solución de aprendizaje automático puede implementarse en la nube y en las instalaciones, y puede entrenarse para modelos de IA específicos mediante el SDK de Python.

Cómo utilizar el software IDP en su empresa  

Si está interesado en una solución de automatización integral mediante el uso del software IDP, los siguientes ejemplos pueden servirle de inspiración para saber cómo puede utilizar el software IDP en su empresa:

• Automatización de las cuentas por pagar mediante la categorización y extracción de los datos, por ejemplo, a través de RPA.
• Archivo digital de documentos
• Tramitación de siniestros de seguros, la llamada gestión de siniestros
• Detección de fraudes
• Revisión de casos
• Gestión de contratos
• Tramitación de solicitudes de préstamos hipotecarios
• Presentación de clientes (onboarding)
• Automatización de campañas de reembolso y fidelización