Viele Unternehmen sind auf der Suche nach neuen Wegen, Dokumente zu digitalisieren und ihre Prozesse durch intelligente Automatisierung zu optimieren. Die Vorteile digitaler Dokumentenverarbeitung und -archivierung durch Document Processing sind offensichtlich: Zeit- und Kostenersparnis, bessere Übersicht über die gewonnenen Daten sowie Zugriffsmöglichkeit von überall.

Dokumente digitalisieren

Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein komplexes und zeitaufwändiges Unterfangen. Bereits in den 1990er Jahren wurden erste OCR-Lösungen (Optical Character Recognition) genutzt, um papierhafte Dokumente in digitale Systeme zu übertragen. Schon damals war das Ziel: Digitale Akten schaffen, die die Organisation von Anträgen, Verträgen und Co. vereinfachen und den Nutzen der gesammelten Daten durch eine sinnvolle Archivierung erhöhen.

Beim klassischen Document Processing erkennt eine OCR Software Inhalte und Texte von Bildern eines physischen Dokuments, dem sogenannten Scan. Einmal digitalisiert können die erfassten Daten zur weiteren Verarbeitung verwendet werden. Mit der Zeit haben sich die Lösungen zur Dokumentenverarbeitung über das reine Übertragen der Texte weiterentwickelt – zunächst zur (aus heutiger Sicht wenig intelligenten) Intelligent Character Recognition (ICR), dann in Verbindung mit Künstlicher Intelligenz zum Intelligent Document Processing (IDP). 

Was ist IDP?

Durch die Kombination klassischer OCR Software mit Künstlicher Intelligenz (KI) ist beim Intelligent Document Processing (IDP) ein Algorithmus zur Datenextraktion in der Lage. So können Inhalte in Dokumenten unabhängig von starren Regeln oder dem Layout intelligent analysiert werden. IDP nutzen bedeutet, Informationen automatisch zu extrahieren, Dokumente strukturiert abzulegen und Inhalte machinenlesbar zu machen. IDP erkennt, um welche Art von Information es sich handelt und kann so die wichtigen Daten aus den gescannten Dokumenten extrahieren.

Vorteile von Intelligent Document Processing (IDP) zur Datenextraktion

Durch diese intelligente Dokumentenverarbeitung entstehen signifikante Mehrwerte für Unternehmen. So werden, durch den Wegfall repetitiver Aufgaben, die wertvollen Ressourcen der Mitarbeiter geschont, sodass diese sich anderen, wichtigeren Aufgaben widmen können. Zudem können Prozesse optimiert werden, da die manuelle Einlese und Verarbeitung der Dokumente mühsame und zeitintensive Arbeit bedeutet, die selbst schlanke Prozesse in Zeitfresser verwandelt.

Lesen Sie mehr über IDP Plattform.

Die Digitalisierung von Dokumenten bietet jedoch noch weitere Vorteile. Selbst wenn Dokumente nicht vollständig erkannt werden, können diese bereits zur optischen Kontrolle durch den Menschen vorbereitet werden. Menschen nutzen diese automatisch vorbereiteten Dokumente  und müssen nur noch wenige Elemente kontrollieren.  Zudem werden Informationen der Dokumente direkt fall- und kundenbezogen gespeichert und um relevante Metadaten ergänzt, sodass eine hohe Datenqualität gewährleistet werden kann. 

IDP in der Praxis

Die eingelesenen Dokumente sowie die gewonnenen, strukturierten Informationen werden zur weiteren Verarbeitung in das unternehmenseigene DMS-, CRM- oder ERP-System eingespielt. Auch Schnittstellen zu anderen unternehmensbezogenen Zielsystemen sind möglich. Dieser schlanke Prozess vereinfacht die Verwaltung und Organisation von Dokumenten enorm, da Text aus Bildern, Anträgen und Dokumenten extrahiert und in strukturierte Informationen sowie maschinenlesbare Formate umgewandelt und direkt nutzbar zur Verfügung gestellt wird. 

Auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die intelligente Verarbeitung von Dokumenten und Belegen ein besonders wichtiger und effektiver Schritt, da so verschiedenste Prozesse optimiert und Mitarbeiter entlastet werden. Professionellen IDP Lösungen sind so in besonderem Maße für Unternehmen mit einem hohen, bürokratischen Aufwand interessant. IDP Lösungen ermöglichen:

• Sekundenschnelle Erfassung von Papierbelegen.
• Sofortige Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten.
• Automatische Informations- und Datenextraktion aus Dokumenten.

IDP vs. OCR und ICR

Damit hat IDP entscheidende Vorteile gegenüber regelbasierten Lösungen wie klassischer OCR- und ICR Software. Durch die regelbasierte Definition der Formulare sind diese sehr fehleranfällig. Viele passen nicht zu den vordefinierten Layout-Regeln und so muss nahezu für jeden neuen Kunden ein manuell angelegtes Muster mit individuell definierten Regeln erstellt werden. Die übertragenen Inhalte müssen zudem oft manuell überprüft und angepasst werden.

Die Vorteile intelligenter Dokumentenverarbeitung auf einen Blick:

• Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Digitalisierung
• Entlastung der Mitarbeiter
• Bessere Datenqualität
• Intelligente Prozessoptimierung

Intelligent Document Processing (IDP): Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Da IDP eine Lösung zur professionellen Dokumentenverarbeitung darstellt, kann es für alle Branchen und Unternehmen eine enorme Erleichterung bedeuten. Vor allem für diese, die einen hohen Aufwand mit der Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten zu bewältigen haben. Besonders dort verhindern repetitive und organisatorische Aufgaben effektives Arbeiten und binden Ressourcen dort, wo die IDP effizient und effektiv eingesetzt werden kann. Typische Beispiele, die durch IDP automatisiert und intelligent ausgelesen, kategorisiert sowie zugewiesen werden können, sind:

• Rechnungen & Belege
• Zahlungsavise
• Versicherungspolicen
• Fahrzeugscheine
• Lieferscheine
• Energieausweise
• Gehaltsnachweise
• Mietverträge
• Ausweise

Professionelles Document Processing mit Konfuzio zur Datenextraktion 

Eine Lösung, die professionelle Dokumentenverarbeitung und eine hochwertige Auslese von Informationen zur Verfügung stellt, ist Konfuzio. Die Lösung setzt eine schnelle und verlässliche Auslese, Kategorisierung und Verarbeitung in verschiedenen Sprachen um und ermöglicht so eine Optimierung daten- und dokumentenbezogener Prozesse.

Die Daten der ausgelesenen Dokumente stehen innerhalb von Sekunden unkompliziert zur Verfügung und können im eigenen ERP, DMS, BI oder CRM Tool weiterverarbeitet werden. Vor der Übertragung der strukturierten Daten und Informationen besteht zudem die Möglichkeit, dass Konfuzio weitere, individuelle Regeln anwendet, die zu den Anforderungen verschiedener Unternehmen passen.

Die KI Software von Konfuzio kann per Webbrowser und REST API genutzt werden und verarbeitet die Formate PDF, TIF, PNG, JPG, JPEG und E-Mails. All diese Dokumente erkennt Konfuzio verlässlich und wandelt den dort befindlichen Text schnell und präzise in hochwertige Informationen um. Die leistungsstarke Lösung für maschinelles Lernen ist in der Cloud sowie On-Premise umsetzbar und kann mithilfe von Python SDK für besondere KI-Modelle trainiert werden.

Wie Sie IDP Software in Ihrem Unternehmen einsetzen  

Interessieren Sie sich für eine umfassende Automatisierungslösung durch den Einsatz einer IDP Software, können Ihnen folgende Beispiele als Inspiration dienen, wie Sie eine IDP Software in Ihrem Unternehmen einsetzen können:

• Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung durch Kategorisieren und Extrahieren der Daten, z. B. durch RPA
• Digitale Dokumentenarchivierung
• Bearbeitung von Versicherungsansprüchen, sog. Schadenmanagement
• Aufdeckung von Betrug
• Fallüberprüfungen
• Vertragsverwaltung
• Bearbeitung von Hypothekendarlehensanträgen
• Kundeneinführung (Onboarding)
• Automatisierung von Cashback- und Treuekampagnen