Bulletin de livraison OCR : comment automatiser le traitement

Grâce à l'utilisation d'une IA documentaire avancée et de Technologie OCRLa reconnaissance automatique et l'archivage numérique des données des bons de livraison permettent d'optimiser la réception des marchandises. Ces méthodes, y compris l'OCR spécialisée dans les bons de livraison de Konfuzio, sont indispensables et prennent de plus en plus d'importance dans la solution d'automatisation basée sur l'API. La raison en est claire : les bons de livraison sont une clé indispensable et directe dans le monde du commerce et de la logistique.

Rôle central des bons de livraison et leurs domaines d'application

Ces documents servent de témoins silencieux dans un vaste réseau de secteurs différents. Du monde dynamique de l'e-commerce à l'industrie manufacturière précise, partout les bons de livraison jouent un rôle central. Ce document permet une documentation minutieuse et un contact direct à la réception des marchandises, tant dans le commerce de détail que dans le commerce de gros. Ils sont essentiels pour l'enregistrement précis du fret dans l'industrie. Logistique et pour la transmission précise de produits importants dans l'industrie pharmaceutique et la technique médicale.

Les bons de livraison sont donc plus que de simples documents.

Ils constituent un pilier essentiel pour maintenir l'efficacité et la transparence dans la gestion globale des ressources humaines. Chaîne d'approvisionnement et marquent chaque étape du processus. Le passage de méthodes manuelles à des méthodes numériques, automatiques et pilotées par API, comme l'OCR des bons de livraison proposé par Konfuzio, est une étape décisive dans cette évolution.

Bon à savoirCet article met également en lumière l'utilisation de l'IA documentaire et de la technologie OCR dans le contexte de SAP et d'autres systèmes.

Qu'est-ce qu'un bon de livraison ?

Un bon de livraison est un document établi lors du transport de marchandises d'un lieu à un autre. Il sert de preuve que les marchandises ont effectivement été livrées et donne des informations sur la nature et le volume des marchandises livrées. Un bon de livraison peut également faire office de facture s'il mentionne le prix des marchandises livrées.

Dans quels processus d'entreprise les bons de livraison sont-ils nécessaires ?

Les documents de bon de livraison sont généralement utilisés dans un certain nombre de processus commerciaux au sein des entreprises, par exemple

• Stockage et gestion des stocksLes bons de livraison sont utilisés pour suivre le mouvement des marchandises dans et hors des entrepôts et pour mettre à jour les registres d'inventaire en conséquence.
• Achats et gestion des fournisseurs: Les bons de livraison sont utilisés pour accuser réception des commandes passées auprès des fournisseurs et pour les comparer aux commandes correspondantes.
• Expédition et logistiqueLes bons de livraison sont utilisés pour documenter le transfert des marchandises de l'expéditeur au transporteur et pour fournir une preuve de livraison au destinataire.
• Ventes et service après-venteLes bons de livraison sont utilisés pour confirmer que les commandes passées par les clients ont été honorées et pour documenter les marchandises livrées.
• Comptabilité fournisseurs et financesLes bons de livraison peuvent être utilisés pour établir des factures pour les biens et services fournis et pour rapprocher les paiements des factures correspondantes.
• Contrôle et assurance qualité: les bons de livraison peuvent être utilisés pour documenter l'inspection et le contrôle des marchandises à leur arrivée, afin de s'assurer qu'elles répondent aux normes de qualité requises.

Voici les avantages d'un scanner OCR pour bons de livraison

Les scanners de bons de livraison dotés de la technologie OCR (Optical Character Recognition) sont souvent utilisés dans les processus commerciaux tels que l'entreposage, la gestion des stocks, les achats et la gestion des fournisseurs, l'expédition et la logistique, les ventes et le service après-vente, la comptabilité fournisseurs et les finances, ainsi que le contrôle qualité. Ces scanners permettent aux entreprises de saisir rapidement et précisément les informations figurant sur les bons de livraison, ce qui réduit le risque d'erreur et rationalise divers processus commerciaux. Les scanners de bons de livraison dotés de la technologie OCR peuvent extraire le texte et les données des bons de livraison, ce qui permet d'intégrer facilement les informations dans les systèmes et les flux de travail numériques.

Cela permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité de différents processus commerciaux qui dépendent des bons de livraison.

Voici les avantages de l'utilisation de l'IA

Il existe plusieurs façons pour les entreprises Intelligence artificielle (IA) pour automatiser le traitement des bons de livraison :

• Reconnaissance optique de caractères (OCR)La technologie OCR permet d'extraire le texte et les données des documents de livraison et de les convertir en un format numérique facilement exploitable par un ordinateur.
• Automatisation de la saisie des donnéesL'IA permet d'extraire automatiquement les informations pertinentes des bons de livraison et de les insérer dans les champs correspondants d'une base de données numérique ou d'un système.
• Automatisation des processus de travailL'IA permet de transmettre automatiquement les bons de livraison aux personnes ou aux services concernés pour examen et approbation, ce qui rationalise le traitement de ces documents.
• Détection de la fraudeL'IA permet d'analyser les bons de livraison à la recherche de modèles ou d'anomalies indiquant une activité frauduleuse, ce qui permet aux entreprises d'éviter les pertes dues à la fraude.
• Optimisation de la chaîne d'approvisionnement: L'IA peut être utilisée pour analyser les données des bons de livraison et d'autres données de la chaîne d'approvisionnement afin d'optimiser le flux de marchandises et d'améliorer l'efficacité.

Numériser les bons de livraison

Qu'entend-on par Numérisation des bons de livraison ? Par numérisation des bons de livraison, on entend la conversion de bons de livraison papier en bons de livraison numériques. En principe, tous les documents peuvent être numérisés : justificatifs d'achat, contrats, factures, bilans annuels, dossiers personnels, etc.

Quelle est la différence entre les bons de livraison numérisés et les bons de livraison structurés ?

Il existe une différence importante dans la manière dont les documents sont stockés et disponibles dans l'entreprise. Soit ils sont uniquement disponibles sous forme numérique, soit ils sont structurés. On peut également déterminer le degré de numérisation d'une entreprise en fonction de la proportion de données structurées. En principe, plus les données sont stockées sous forme structurée, mieux c'est !

Données non structurées

Les données non structurées sont par exemple des images, des documents ou des objets à partir desquels les données ne peuvent pas être facilement extraites. Les programmes ne peuvent pas accéder à ces données pour permettre une application basée sur celles-ci. L'exemple classique est celui des documents numérisés qui sont enregistrés mais ne peuvent pas être lus par d'autres systèmes ou machines. Raison : la structure est toujours différente.

Données structurées

En revanche, les données structurées se présentent sous une forme standardisée. Elles sont stockées dans des bases de données, ce qui permet d'effectuer des requêtes dans les bases de données ou d'utiliser des applications basées sur celles-ci.

Les données structurées offrent les avantages suivants

• Par exemple, l'adresse de livraison ne doit plus être tapée manuellement, mais le contenu est automatiquement généré par l'application. Logiciel IDP est reconnue et enregistrée dans une base de données. Ainsi, d'autres workflows peuvent accéder automatiquement à cette adresse.
• Les collaborateurs gagnent du temps lors du traitement des bulletins de livraison. L'utilisateur n'a pas besoin de saisir l'adresse.
• Le contrôle et la comparaison avec la commande peuvent être automatisés grâce aux informations structurées reconnues automatiquement.
• La structuration des données permet également de mieux garantir que les bons de livraison sont à jour et ne font pas double emploi.

Quelle est la différence entre les systèmes ERP et DMS ?

Les systèmes DMS enregistrent certes les documents dans une base de données, mais les données enregistrées dans le document peuvent tout au plus être consultées à l'aide de la fonction de recherche. Les systèmes DMS n'offrent donc souvent que des données non structurées. En revanche, les systèmes ERP peuvent être considérés comme une base de données pour des informations structurées.

Logiciel IDP utilise les technologies les plus récentes pour trouver automatiquement, par exemple dans les bordereaux de livraison, les informations pertinentes pour le cas, les enregistrer de manière structurée et permettre ainsi leur traitement ultérieur dans le contexte commercial. Le logiciel IDP est un lien entre le système DMS et le système ERP et utilise à cet effet les éléments les plus modernes du Natural Language Understanding, du Machine Learning, du Text Mining et de l'IA. Cela permet de réduire les coûts, d'augmenter la qualité et la vitesse et de préparer une meilleure base de décision.

Automatiser efficacement les bons de livraison avec des modèles d'intelligence artificielle et l'OCR

Améliorez l'efficacité de votre organisation grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR) et à l'extraction de données pour les bons de livraison. Traitez les bons de livraison de manière sûre et automatique.

Ces champs sont reconnus par l'OCR des bons de livraison

Les informations que doit contenir un bon de livraison dépendent de l'entreprise concernée et du type de marchandises livrées. Voici toutefois quelques champs d'information courants pouvant figurer sur un bon de livraison

• Informations sur l'expéditeur: Cela peut inclure le nom, l'adresse et les coordonnées de l'expéditeur.
• Informations sur le destinataire: Cela peut inclure le nom, l'adresse et les coordonnées du destinataire.
• Date de livraisonLa date à laquelle les marchandises ont été livrées.
• Description des marchandisesUne description détaillée des marchandises livrées, y compris la quantité, la taille, le poids et d'autres détails pertinents.
• Type de livraisonLa méthode de livraison des marchandises (par exemple, par camion, par avion, par bateau, etc.).
• Numéro de suivi de l'envoi: un identifiant unique qui permet de suivre le mouvement des marchandises.
• SignatureUne signature du destinataire ou d'un représentant du destinataire confirmant la réception des marchandises.
• Notes supplémentaires: Toute note ou commentaire supplémentaire concernant la livraison, comme des instructions particulières ou des problèmes rencontrés au cours du processus de livraison.

Documents L'IA peut en principe extraire tous les champs de données d'un bon de livraison. Pour vous donner une idée, nous énumérons quelques exemples :

• Date
• Numéro de bon de livraison
• Nom et adresse de l'acheteur
• le nom, l'adresse et l'adresse de contact du vendeur
• Numéro de commande de l'acheteur (PO#)
• Date de commande
• Date de livraison
• Description et code des marchandises
• Quantité commandée et livrée
• Détails de la ligne d'écriture
• Marchandises commandées ultérieurement
• Commentaires ou particularités
• Et beaucoup d'autres champs

Les champs de données extraits peuvent être adaptés individuellement pour chaque client. Des champs supplémentaires peuvent être extraits sur demande. Vous trouverez une présentation détaillée sur le site de la Logiciel easybill. De plus, les doublons peuvent être automatiquement détectés et Bon de livraison pivoté automatiquement être.

Ce dont il faut tenir compte lors du traitement automatique des bulletins de livraison

Les informations des bons de livraison peuvent être pertinentes dans divers processus et flux de travail, afin de permettre une automatisation élevée, les utilisateurs se posent souvent les questions suivantes :