Numériser les bulletins de paie et les scanner avec l'IA

L'ère sans papier a commencé depuis longtemps. Où que l'on regarde, tout est aujourd'hui numérisé. Les documents importants, comme les fiches de paie, doivent être soigneusement numérisés et conservés. Mais le simple fait de scanner les documents et de les classer en interne dans l'entreprise entraîne, d'une part, un travail manuel important et, d'autre part, un risque d'erreurs lors du traitement ultérieur des données. Les documents scannés sont enregistrés sous forme de fichiers image ou PDF. Il est donc impossible de lire et de traiter des données spécifiques figurant dans le document. Grâce à notre logiciel basé sur l'intelligence artificielle, les bulletins de paie sont lus numériquement et les données individuelles peuvent être traitées efficacement et sans erreur. De plus, notre logiciel devient de plus en plus intelligent et automatisé au fur et à mesure de son utilisation. 

Vous vous épargnez donc beaucoup de travail dans l'organisation des documents de votre entreprise.
Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi vous devriez numériser vos futurs bulletins de paie et comment vous pouvez le faire facilement grâce à notre logiciel.

  1. La numérisation des bulletins de paie augmente votre efficacité

  2. Conservation des documents en toute simplicité grâce à la numérisation des bulletins de paie

  3. Numériser les bulletins de paie : Comment fonctionne la numérisation des fiches de paie

  4. Vous vous inquiétez pour la protection des données ?

  5. FAQ

1. la numérisation des bulletins de paie augmente votre efficacité

La charge de travail commence déjà par la saisie manuelle des données de tous les salariés. La fiche de paie doit contenir le nom et l'adresse de l'employeur, les données de base de l'employé, ainsi que les données d'assurance et fiscales. Si vous avez besoin d'une seule donnée de la part d'un employé, vos collaborateurs doivent rechercher eux-mêmes le fichier image du bulletin de paie enregistré.

En effet, dans de nombreuses entreprises, les bulletins de salaire sont scannés et archivés numériquement sous forme de fichier image ou PDF. Mais cela ne permet pas d'extraire certaines informations du document et de les éditer individuellement. Le fichier image scanné doit être transmis au besoin sous forme de fichier PDF, JPG ou PNG et les informations nécessaires doivent être extraites manuellement du bulletin de paie. Selon la quantité de documents à traiter, cela prend beaucoup de temps précieux à vos collaborateurs. Mais le travail manuel n'est pas la seule perte de temps : selon le service, les documents sont traités avec différents programmes et envoyés par e-mail. Grâce à notre logiciel d'intelligence artificielle Konfuzio, vous pouvez traiter directement les documents et rechercher des informations dans votre propre logiciel. Vous gagnez ainsi du temps supplémentaire.

Grâce à notre logiciel Konfuzio, vos documents sont lus et les informations qu'ils contiennent sont immédiatement accessibles sous forme numérique. En effet, notre intelligence artificielle ne se contente pas d'apprendre à chaque processus, elle transforme également le fichier image en un fichier texte éditable. Cela permet non seulement d'économiser beaucoup de temps de travail, qui peut être consacré à des tâches plus importantes pour l'entreprise, mais aussi de réduire le risque d'erreurs lors de la recherche et de la saisie manuelles des données de vos documents.

Le gain de temps et l'automatisation de la reconnaissance et du traitement des textes ne sont pas les seuls arguments en faveur de la numérisation de documents tels que les bulletins de paie. Le gain de temps permet également d'économiser les coûts des collaborateurs qui pourraient effectuer des tâches plus rentables dans le même temps. De plus, la conservation des documents est nettement plus rapide et plus simple si vous numérisez vos documents avec notre logiciel.

2. conservation des documents simplement en numérisant les bulletins de paie

Pourquoi faut-il conserver les bulletins de salaire ?

En tant qu'employeur, vous devriez conserver soigneusement tous les documents relatifs à votre entreprise afin de pouvoir présenter à tout moment, si nécessaire, une preuve des données relatives aux salaires ou aux assurances des collaborateurs, par exemple. Si vous n'êtes pas en mesure de fournir ces documents, vous risquez d'avoir des problèmes juridiques avec les autorités telles que l'administration fiscale.

En outre, l'assurance pension allemande contrôle à intervalles réguliers, entre autres, les documents fiscaux et les listes de salaires, ce qui doit permettre de vérifier les droits à la pension ou de clarifier certains paiements de cotisations. 

Pour vous éviter, en tant qu'entreprise, beaucoup d'ennuis et d'efforts supplémentaires, vous devriez donc numériser, à l'aide de notre logiciel d'intelligence artificielle, tous les documents qui pourraient être demandés ultérieurement lors d'un contrôle administratif. Vous obtiendrez ainsi non seulement une vue d'ensemble de tous les documents, mais il sera également possible de consulter rapidement et facilement certains paramètres grâce à notre intelligence artificielle. 

3. numériser les bulletins de paie : Voici comment fonctionne la numérisation de documents avec Konfuzio

Vous vous demandez comment la numérisation des bulletins de paie fonctionne ? Avec notre logiciel, c'est très simple.

Grâce à notre technique OCR, qui reconnaît automatiquement le texte et l'écriture, il est possible de numériser l'ensemble de vos documents. L'intégration via une interface API de Konfuzio dans votre logiciel existant vous évite en outre une formation coûteuse de vos collaborateurs.
La photo ou le scan du document est créé, téléchargé au moyen de l'interface API et ensuite traité par notre logiciel d'intelligence artificielle.
Vous obtenez ensuite la sortie au format JSON. Vous pouvez convertir tous vos documents en PDF interrogeables et en PDF/As. D'autres formats de sortie sont disponibles sur demande.

4. avez-vous des inquiétudes concernant la protection des données ?

Pourtant, de nombreuses entreprises hésitent encore à confier la numérisation des bulletins de paie, par exemple, à l'intelligence artificielle, bien que cela soit fortement recommandé. Notre logiciel est continuellement amélioré et s'appuie sur le DIN SPEC 92001 KI-Dreieck®. Nous pouvons ainsi garantir une sécurité et une robustesse maximales de notre logiciel. 

En effet, Konfuzio est déjà utilisé par certaines banques qui traitent des données très sensibles. Vous pouvez être sûr que les données de vos documents sont parfaitement sécurisées.

Alors, qu'attendez-vous encore ? Prenez rendez-vous dès maintenant pour un entretien de conseil et nous vous montrerons le potentiel de notre logiciel Konfuzio.

FAQ

Faut-il numériser les fiches de paie ?

La numérisation de vos documents présente l'avantage de les classer de manière ordonnée pour le traitement ultérieur de données individuelles et pour d'éventuels contrôles administratifs. Grâce à notre logiciel, vous pouvez ainsi accéder à des données individuelles éditables de vos documents.

Pourquoi conserver les fiches de paie ?

Pour d'éventuels contrôles administratifs, il est important de conserver des documents tels que les fiches de paie. Il est facile d'accéder aux fiches de paie lorsque des contrôles doivent être effectués, souvent des années plus tard. Il est donc facile pour vous de récupérer les données des anciens documents. De plus, dans le cadre du travail quotidien, il est toujours possible de récupérer les données des documents et de les traiter.

Comment numériser des documents tels que les fiches de paie ?

Les documents peuvent être scannés et ainsi enregistrés numériquement sur votre PC. Vous pouvez également télécharger vos documents directement dans notre logiciel Konfuzio. Il est possible de sélectionner plusieurs fichiers et de les télécharger en parallèle. Notre IA traite ensuite toutes les données à la vitesse de l'éclair et crée un document fini et éditable individuellement. Le format de sortie est au format JSON. Après accord, vous pouvez choisir parmi d'autres formats de sortie.


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