Document Capture : gestion numérique innovante des documents

La révolution numérique a fondamentalement changé la manière dont les entreprises travaillent. L'un des principaux outils permettant d'optimiser les flux de travail et les processus est la capture de documents.

Traitement entièrement automatisé des documents avec Document Capture

La base de l'optimisation et de la numérisation des processus est la transformation des documents analogiques en données numériques réutilisables. Toutes les informations pertinentes des documents papier doivent être saisies de manière fiable et transférées dans des systèmes numériques. Elles peuvent y être traitées de manière structurée et assurer l'automatisation des processus et des décisions. Cette saisie entièrement automatisée des documents est appelée Document Capture et représente une solution importante sur la voie d'une entreprise moderne et d'une organisation durable.

Qu'il s'agisse de traiter des documents, des factures, des bons de livraison ou d'autres documents et justificatifs, la saisie intelligente des données permet de reconnaître et d'attribuer automatiquement les informations pertinentes. Document Capture Software s'appuie pour cela sur la reconnaissance optique des caractères (OCR) et l'intelligence artificielle (IA) afin d'associer les informations des documents papier et de les traiter efficacement.

Comment fonctionne Document Capture ?

  1. Le document est numérisé sous forme de scan ou de photo
  2. Les passages pertinents sont reconnus et lus automatiquement.
  3. Les informations pertinentes sont extraites du texte scanné
  4. Les informations sont transmises sous forme de données
Document Capture reconnaît toutes les informations importantes dans un document

Économiser les ressources et optimiser les processus

Les avantages de la capture de documents sont énormes. La possibilité de convertir des documents papier en données numériques et de simplifier ainsi leur stockage et leur traitement ouvre la voie à l'optimisation des processus grâce à des solutions numériques. Cela permet d'accélérer les processus de travail, de minimiser les sources d'erreurs et d'économiser durablement les ressources.

Les solutions modernes permettent en particulier de soulager les collaborateurs - les tâches répétitives et chronophages sont prises en charge par la capture de documents. Pour le contrôle et le traitement de cas complexes, les collaborateurs peuvent accéder plus rapidement aux documents et les traiter au lieu de le faire manuellement, ce qui prend beaucoup de temps. De plus, les documents importés sont automatiquement organisés et classés par catégories. Il en résulte un classement et une organisation judicieux des documents et tous les documents sont directement attribués aux clients et aux commandes.

La capture de documents peut également contribuer à améliorer la sécurité des documents. En stockant les documents sous forme numérique, ils sont mieux protégés contre la perte, le vol ou les dommages. De plus, l'accès aux documents confidentiels peut être facilement contrôlé et empêché par voie numérique. En attribuant des droits d'accès, on peut s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certains documents.

Une jeune équipe discute des résultats numériques grâce à la capture de documents

Avantages de Document Capture

  • Les documents analogiques sont saisis automatiquement et catégorisés numériquement
  • Les données saisies sont directement transférées dans les systèmes de l'entreprise via une interface.
  • Les processus peuvent être numérisés et automatisés
  • Les ressources sont préservées et les collaborateurs sont soulagés
  • La technologie permet des solutions innovantes

Dans l'ensemble, la capture de documents est une étape importante vers un bureau sans papier et peut aider les entreprises à optimiser leurs processus de travail et à augmenter leur productivité. La capture de documents peut représenter un énorme soulagement pour tous les secteurs. Celles qui consacrent beaucoup de temps au traitement et à l'archivage des documents peuvent notamment profiter de l'automatisation numérique.

En particulier dans ces Branches les tâches répétitives et organisationnelles mobilisent des ressources importantes et empêchent un travail efficace. Il est donc essentiel que de nombreux types de documents puissent être lus de manière fiable. Les documents typiques qui peuvent être saisis et traités automatiquement par des solutions de capture de documents sont les suivants

Optimisation moderne des processus

Grâce à ces fonctions, Document Capture est un outil important pour optimiser les processus de travail et d'augmenter la productivité des entreprises. En convertissant les documents papier en données numériques, celles-ci peuvent simplifier leur gestion documentaire, améliorer la sécurité des données et automatiser la recherche et l'archivage de leurs documents.

Le logiciel Document Capture de Konfuzio permet d'obtenir des résultats impressionnants lors du traitement de ces documents. Les documents basés sur des images et du texte, tels que les scans, peuvent être saisis et traités dans 70+ langues différentes. Les informations extraites sont transférées directement dans le logiciel de gestion de l'entreprise via une interface. Le logiciel de capture de documents de Konfuzio peut être mis en œuvre sur site ou dans le nuage en tant que solution Software as a Service.

Interface avec Microsoft Dynamic 365 Business Central

Microsoft Dynamic 365 Business Central est un outil d'organisation utilisé dans de nombreuses entreprises. Il est impliqué dans de nombreux processus et constitue donc un point central dans l'optimisation des processus internes et externes. Le logiciel de Konfuzio permet un échange sécurisé de toutes les données de documents avec Microsoft Dynamics 365 Business Central via l'API. Si nécessaire, il est également possible d'exporter des images de documents et des historiques de contrôle individuels.

Logiciel de capture de documents de Konfuzio

Il existe de nombreuses solutions de capture de documents sur le marché qui peuvent aider les entreprises à mettre en œuvre cette technologie. Il convient d'examiner attentivement les différentes options afin de trouver la solution la mieux adaptée à ses besoins. Konfuzio est en mesure d'élaborer une solution individuellement adaptée. De plus, des interfaces permettent de réaliser de multiples symbioses - comme le montre la compatibilité avec Microsoft Dynamics 365 Business Central.

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