Document Capture: Innovatives, digitales Dokumentenmanagement

Die digitale Revolution hat die Art und Weise wie Unternehmen arbeiten grundlegend verändert. Eines der wichtigsten Tools, um Arbeitsabläufe und Prozesse zu optimieren, ist Document Capture.

Vollautomatisierte Belegverarbeitung mit Document Capture

Die Grundlage für die Optimierung und Digitalisierung von Prozessen ist die Transformation analoger Belege in digital, wiederverwertbare Daten. Alle relevanten Informationen aus papierhaften Dokumenten müssen zuverlässig erfasst und in digitale Systeme übertragen werden. Dort können sie strukturiert weiterverarbeitet werden und für die Automatisierung von Abläufen sowie Entscheidungen sorgen. Diese vollautomatisierte Belegerfassung wird als Document Capture bezeichnet und stellt eine wichtige Lösung auf dem Weg zu einem modernen Business und einer zukunftsfähigen Organisation dar.

Dabei ist es unabhängig, ob Dokumente, Rechnungen, Lieferscheine oder sonstige Unterlagen und Belege verarbeitet werden sollen – durch die intelligente Erfassung der Daten werden relevante Informationen automatisiert erkannt und zugeordnet. Document Capture Software greift dabei auf Optical Character Recognition (OCR) und Künstliche Intelligenz (KI) zurück, um die Informationen der papierhaften Dokumente zuzuordnen und effektiv weiter zu verarbeiten.

Wie funktioniert Document Capture?

1. Dokument wird als Scan oder Foto digitalisiert
2. Relevante Textstellen werden automatisiert erkannt und eingelesen
3. Aus gescanntem Text werden relevante Informationen extrahiert
4. Informationen werden in Daten übertragen

Ressourcen sparen und Prozesse optimieren

Die Vorteile von Document Capture sind enorm. Die Möglichkeit, Papierdokumente in digitale Daten zu konvertieren und so die Speicherung und Verarbeitung dieser zu vereinfachen, eröffnet die Möglichkeit, Prozesse durch digitale Lösungen zu optimieren. Dadurch können Arbeitsabläufe beschleunigt, Fehlerquellen minimiert und Ressourcen nachhaltig gespart werden.

Besonders Mitarbeiter werden durch die modernen Lösungen entlastet – repetitive, zeitintensive Arbeiten werden durch Document Capture übernommen. Zur Kontrolle und der Bearbeitung komplexer Fälle, können Mitarbeiter schneller auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten, anstatt dies zeitintensiv manuell zu tun. Zudem werden die eingelesenen Dokumente automatisch organisiert und kategorisiert. Dadurch entsteht eine sinnvolle Ablage und Organisation der Dokumente und alle Unterlagen werden direkt Kunden und Aufträgen zugeordnet.

Document Capture kann auch dazu beitragen, die Sicherheit von Dokumenten zu erhöhen. Indem Dokumente digital gespeichert werden, werden sie besser gegen Verlust, Diebstahl oder Beschädigung geschützt. Zudem kann der Zugang zu vertraulichen Dokumenten digital einfach kontrolliert und verhindert werden. Durch die Vergabe von Zugriffsrechten kann sichergestellt werden, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können.

Vorteile von Document Capture

• Analoge Belege werden automatisiert erfasst und digital kategorisiert
• Erfasste Daten werden per Schnittstelle direkt in unternehmenseigene Systeme übertragen
• Prozesse können digitalisiert und automatisiert werden
• Ressourcen werden geschont und Mitarbeiter entlasten
• Technologie ermöglicht innovative Lösungen

Insgesamt ist Document Capture ein wichtiger Schritt in Richtung eines papierlosen Büros und kann Unternehmen dabei helfen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu erhöhen. Document Capture kann für alle Branchen eine enorme Erleichterung bedeuten. Besonders solche, die einen großen Aufwand mit der Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten betreiben, können von der digitalen Automatisierung profitieren.

Besonders in diesen Branchen binden repetitive und organisatorische Aufgaben wichtige Ressourcen und verhindern effektives Arbeiten. Daher ist es zentral, dass viele verschiedene Dokumententypen zuverlässig ausgelesen werden können. Typische Dokumente die durch Document Capture Lösungen automatisiert erfasst und verarbeitet werden sind:

• Rechnungen & Belege
• Zahlungsavise
• Versicherungspolicen
• Gehaltsnachweise
• Lieferscheine
• Fahrzeugscheine
• Energieausweise
• Mietverträge
• Ausweise

Moderne Prozessoptimierung

Mit diesen Funktionen ist Document Capture ein wichtiges Tool, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität in Unternehmen zu erhöhen. Durch die Konvertierung von papierhaften Belegen in digitale Daten können diese ihre Dokumentenverwaltung vereinfachen, die Sicherheit der Daten erhöhen sowie die Suche und das Archivieren ihrer Dokumente automatisieren.

Mit der Document Capture Software von Konfuzio werden beeindruckende Ergebnisse bei der Verarbeitung dieser Dokumente erzielt. Bild- und textbasierten Dokumente wie Scans können in 70+ verschiedenen Sprachen erfasst und verarbeitet werden. Die exrahierten Informationen werden per Schnittstelle direkt in die unternehmenseigne Business Software übertragen. Die Document Capture Software von Konfuzio kann On Premise oder aus der Cloud als Software as a Service-Lösung implementiert werden.

Schnittstelle zu Microsoft Dynamic 365 Business Central

Microsoft Dynamic 365 Business Central ist ein in vielen Unternehmen genutztes Organisationstool. Es ist in viele Abläufe involviert und somit ein zentraler Knotenpunkt in der Optimierung von internen und externen Prozessen. Die Software von Konfuzio ermöglicht per API einen sicheren Austausch sämtliche Belegdaten mit Microsoft Dynamics 365 Business Central. Bei Bedarf können auch Belegbilder und einzelne Prüfverläufe exportiert werden.

Document Capture Software von Konfuzio

Es gibt viele verschiedene Document Capture-Lösungen auf dem Markt, die Unternehmen bei der Umsetzung dieser Technologie unterstützen können. Dabei gilt sorgfältig die verschiedenen Optionen zu prüfen, um die Lösung zu finden, die am besten zu ihren Anforderungen passt. Konfuzio ist in der Lage eine individuell passgenaue Lösung zu erarbeiten. Zudem können über Schnittstellen vielfältige Symbiosen ermöglicht werden – wie die Kompatibilität mit Microsoft Dynamics 365 Business Central zeigt.