Captura de documentos: gestión digital e innovadora de documentos

La revolución digital ha cambiado radicalmente la forma de trabajar de las empresas. Una de las herramientas más importantes para optimizar los flujos de trabajo y los procesos es la captura de documentos.

Procesamiento de documentos totalmente automatizado con Document Capture

La base para optimizar y digitalizar los procesos es la transformación de documentos analógicos en datos digitales reutilizables. Toda la información relevante de los documentos en papel debe capturarse de forma fiable y transferirse a sistemas digitales. Allí pueden seguir procesándose de forma estructurada y garantizar la automatización de procesos y decisiones. Esta captura de documentos totalmente automatizada se denomina captura de documentos y es una solución importante en el camino hacia una empresa moderna y una organización sostenible.

No importa si hay que procesar documentos, facturas, albaranes u otros registros y recibos: mediante la captura inteligente de datos, la información relevante se reconoce y asigna automáticamente. El software de captura de documentos utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la inteligencia artificial (AI) para asignar la información de los documentos en papel y procesarlos eficazmente.

¿Cómo funciona la captura de documentos?

1. El documento se digitaliza como un escáner o una foto
2. Los pasajes de texto relevantes se reconocen automáticamente y se leen en
3. La información relevante se extrae del texto escaneado
4. La información se transfiere en datos

Ahorrar recursos y optimizar procesos

Las ventajas de la captura de documentos son enormes. La posibilidad de convertir documentos en papel en datos digitales y simplificar así su almacenamiento y procesamiento abre la posibilidad de optimizar los procesos mediante soluciones digitales. Como resultado, se pueden acelerar los flujos de trabajo, minimizar las fuentes de error y ahorrar recursos de forma sostenible.

Especialmente los empleados se ven aliviados por las soluciones modernas: el trabajo repetitivo y que requiere mucho tiempo es asumido por la captura de documentos. Para el control y la tramitación de expedientes complejos, los empleados pueden acceder a los documentos y procesarlos con mayor rapidez, en lugar de hacerlo manualmente, lo que lleva mucho tiempo. Además, los documentos escaneados se organizan y categorizan automáticamente. De este modo, los documentos se archivan y organizan de forma razonable y todos los documentos se asignan directamente a clientes y pedidos.

La captura de documentos también puede contribuir a aumentar su seguridad. Al almacenar los documentos digitalmente, están mejor protegidos contra pérdidas, robos o daños. Además, el acceso a documentos confidenciales puede controlarse y evitarse fácilmente de forma digital. Mediante la asignación de derechos de acceso, se puede garantizar que sólo las personas autorizadas puedan acceder a determinados documentos.

Ventajas de la captura de documentos

• Los recibos analógicos se registran automáticamente y se clasifican digitalmente
• Los datos capturados se transfieren directamente a los sistemas propios de la empresa a través de una interfaz
• Los procesos pueden digitalizarse y automatizarse
• Se conservan los recursos y se alivia a los empleados
• La tecnología permite soluciones innovadoras

En general, la captura de documentos es un paso importante hacia una oficina sin papeles y puede ayudar a las empresas a agilizar sus flujos de trabajo y aumentar la productividad. La captura de documentos puede suponer un enorme alivio para todos los sectores. Especialmente las que tienen una gran cantidad de trabajo de procesamiento y archivo de documentos pueden beneficiarse de la automatización digital.

Especialmente en estos Industrias Las tareas repetitivas y organizativas inmovilizan recursos importantes e impiden un trabajo eficaz. Por lo tanto, es esencial que se puedan leer de forma fiable muchos tipos de documentos diferentes. Los documentos típicos que capturan y procesan automáticamente las soluciones de captura de documentos son:

• Facturas y recibos
• Aviso de pago
• Pólizas de seguros
• Declaraciones salariales
• Albaranes de entrega
• Documentación del vehículo
• Certificados energéticos
• Contratos de alquiler
• Tarjetas de identidad

Optimización moderna de procesos

Con estas funciones, la captura de documentos es una herramienta importante para Optimizar los procesos de trabajo y aumentar la productividad de las empresas. Al convertir los documentos en papel en datos digitales, pueden simplificar su gestión documental, aumentar la seguridad de los datos y automatizar la búsqueda y el archivo de sus documentos.

El software Document Capture de Konfuzio consigue resultados impresionantes al procesar estos documentos. Los documentos basados en imágenes y texto, como los escaneados, pueden capturarse y procesarse en más de 70 idiomas diferentes. La información extraída se transfiere directamente al software empresarial propio de la empresa a través de una interfaz. El software de captura de documentos de Konfuzio puede implementarse in situ o desde la nube como una solución de Software como Servicio.

Interfaz con Microsoft Dynamic 365 Business Central

Microsoft Dynamic 365 Business Central es una herramienta organizativa utilizada en muchas empresas. Interviene en muchos procesos y, por lo tanto, es un eje central en la optimización de los procesos internos y externos. El software de Konfuzio permite un intercambio seguro de todos los datos de los documentos con Microsoft Dynamics 365 Business Central a través de API. Si es necesario, también se pueden exportar imágenes de documentos y registros de auditoría individuales.

Software de captura de documentos de Konfuzio

Existen muchas soluciones de captura de documentos en el mercado que pueden ayudar a las empresas a implantar esta tecnología. Es importante estudiar detenidamente las distintas opciones para encontrar la solución que mejor se adapte a sus necesidades. Konfuzio puede desarrollar una solución a medida. Además, se pueden realizar diversas simbiosis a través de interfaces - como demuestra la compatibilidad con Microsoft Dynamics 365 Business Central.