Optimisation des processus - définition, exemples pratiques et outils

Votre entreprise est peut-être confrontée à ces défis :

  • Le traitement des documents leur coûte du temps et de l'énergie.
  • La charge mentale de leurs collaborateurs augmente en raison du manque de clarté des droits et des responsabilités.
  • Les décisions sont souvent retardées et la qualité des résultats fluctue.

L'efficacité et la productivité sont essentielles pour rester dans la course. L'optimisation des processus est donc un thème central pour les entreprises. Mais comment les entreprises peuvent-elles optimiser leurs processus tout en économisant du temps et des ressources ?

Des outils logiciels comme Trello ou Zapier sont des outils efficaces pour faciliter la planification et accélérer les processus. Une autre possibilité est la extraction automatisée des données. L'extraction manuelle des données est un processus qui prend du temps et qui est sujet aux erreurs, ce qui peut augmenter la charge de travail des entreprises et le risque d'erreurs. L'extraction automatisée de données à partir de factures, de contrats et d'autres documents peut vous aider à y parvenir. Cet article aborde la définition et les procédures d'optimisation des processus dans votre entreprise.

Qu'est-ce que l'optimisation des processus ?

L'optimisation des processus se réfère au processus d'amélioration des procédures commerciales afin d'obtenir un fonctionnement plus efficace, plus productif et plus rentable. Pour ce faire, les processus existants sont analysés afin d'identifier et d'éliminer les procédures inefficaces et les goulets d'étranglement.

Parmi les méthodes courantes d'optimisation des processus, on trouve la Méthode Six Sigma, Gestion au plus juste et Kaizen. Ces méthodes se concentrent sur l'amélioration de la qualité des processus par le biais d'une surveillance, d'une analyse et d'une adaptation continues des processus commerciaux.

Quels sont les avantages de l'optimisation des processus ?

  1. Augmentation de l'efficacité : cela permet d'accélérer les processus et donc d'augmenter la productivité.
  2. Réduction des coûts : en éliminant les points faibles et les étapes inutiles, les entreprises réduisent les coûts d'exécution des processus.
  3. Augmentation de la satisfaction des clients : un traitement plus rapide et plus efficace des demandes et des commandes entraîne une plus grande satisfaction des clients. La qualité des produits et des services est également améliorée par une meilleure optimisation des processus, ce qui a un effet positif sur l'image de l'entreprise.
  4. Avantage concurrentiel : des processus plus efficaces et plus rentables contribuent à ce que les entreprises puissent réagir plus rapidement et avec plus de flexibilité aux changements sur le marché.

Comment fonctionne l'optimisation des processus ?

L'une des méthodes les plus répandues et les plus simples pour optimiser les processus est le cycle PDCA. Il se compose de seulement quatre étapes claires, qui sont répétées en permanence afin d'améliorer les processus en permanence.

Le cycle PDCA est une méthode d'optimisation des processus qui a fait ses preuves et qui permet de planifier, de tester et enfin de mettre en œuvre des mesures d'amélioration. Cette méthode a été développée dans les années 1950 par un consultant en gestion d'entreprise afin de déterminer pourquoi certains produits ou processus ne fonctionnent pas comme espéré. 

En substance, le cycle PDCA est une boucle continue de planification, d'exécution, de vérification et d'action (Planning, Doing, Checking, et Acting). Il offre une approche simple et efficace pour résoudre les problèmes et gérer les changements. 

Comment les entreprises optimisent les processus

  1. Identifier

    Si un processus est trop coûteux ou entraîne l'insatisfaction des clients, il est essentiel de déterminer la cause de ces problèmes.

  2. Planifier (Plan)

    Définir les objectifs d'un processus et les changements nécessaires pour les atteindre.

  3. Mettre en œuvre (Do)

    Dès que la mise en œuvre d'un processus nouveau ou modifié est terminée, vous pouvez analyser les résultats et procéder à des ajustements si nécessaire. 

  4. Contrôler (Check)

    Cela fait référence au suivi du processus après son intégration réussie, afin que le flux de travail puisse continuer à être automatisé correctement.

  5. Améliorer (Act)

    Cela fait référence à l'amélioration et à l'automatisation du processus tout au long du flux de travail afin de le contrôler pour obtenir les résultats souhaités.

5 outils logiciels pour optimiser les processus

L'optimisation des processus est un élément important de toute stratégie commerciale efficace, afin de rationaliser les processus, de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité. Voici cinq outils logiciels qui peuvent aider à optimiser les processus :

  • Konfuzio : Konfuzio est un logiciel d'optimisation des processus basé sur l'IA qui automatise les processus commerciaux en analysant les données non structurées telles que les e-mails, les PDF et autres documents. Le logiciel peut aider à identifier les goulots d'étranglement, à réduire les taux d'erreur, à accélérer les flux de travail et à rationaliser les processus.
  • Trello : Trello est un outil visuel d'organisation et de collaboration qui peut aider à optimiser les processus. Il permet d'organiser les projets et les tâches dans des cartes et de créer des listes de tâches. Trello offre une interface utilisateur facile à utiliser et est idéal pour les équipes qui travaillent de manière agile.
  • Asana : Asana est un autre outil de gestion de projet qui peut être utile pour l'optimisation des processus. Il offre une multitude de fonctions telles que la gestion des tâches et des projets, les plannings, les aperçus d'équipe, le suivi des progrès et bien plus encore. Asana est idéal pour les équipes qui doivent représenter et gérer des processus complexes.
  • LeanKit : LeanKit est un outil de gestion visuelle qui peut aider à optimiser les processus d'entreprise. Il offre une structure d'espace de travail flexible qui facilite la collaboration entre les équipes et permet de s'adapter rapidement et facilement à l'évolution des besoins de l'entreprise.
  • Zapier : Zapier est une plateforme d'automatisation qui permet aux entreprises d'automatiser des processus en intégrant différentes applications. Elle peut exécuter automatiquement des tâches telles que l'envoi d'e-mails, la création de notifications ou la mise à jour de données, et aider à réduire les erreurs humaines et à accélérer les flux de travail.

Lorsqu'il s'agit de choisir le bon outil, la décision dépend des besoins spécifiques de l'entreprise. S'il s'agit d'automatiser des processus, Konfuzio peut être un bon choix. Pour les équipes qui doivent représenter et gérer des processus complexes, Asana ou LeanKit peuvent convenir. Trello peut être utile aux équipes qui travaillent de manière agile. Zapier peut convenir aux entreprises qui doivent intégrer différentes applications pour automatiser des processus.

Comment l'extraction automatisée de données favorise l'optimisation des processus

L'un des aspects les plus importants de l'optimisation des processus est le traitement des informations et des documents. Les entreprises collectent et stockent de grandes quantités de données dans différents formats et systèmes. Cependant, le traitement automatique et le routage intelligent, par exemple par le biais de flux de travail, des données est un processus qui prend du temps et qui est sujet aux erreurs, ce qui augmente la charge de travail des entreprises et le risque d'erreurs. Grâce à la technologie d'intelligence artificielle, Konfuzio peut extraire des données de différentes sources, comme les e-mails, les contrats, les factures et autres documents. Les données extraites sont ensuite mises sous une forme structurée et transférées dans le système cible souhaité.

La saisie de vos documents, tels que les factures, les notes manuscrites, les justificatifs, les cartes grises ou les tickets de caisse, et leur conversion automatique en fichiers texte modifiables permettent de les saisir beaucoup plus rapidement et avec moins d'erreurs. Le traitement ultérieur des différentes données dans les différents services de votre entreprise est beaucoup plus efficace, car vos collaborateurs peuvent rechercher rapidement des termes spécifiques. Ils trouvent ainsi le document correspondant au lieu de devoir lire les différents documents.

L'automatisation des processus de travail permet aux entreprises de travailler plus efficacement et d'augmenter leur productivité. En outre, l'extraction automatisée de données de Konfuzio peut aider les entreprises à devenir plus compétitives en leur donnant un aperçu précieux de leurs données.

Exemples d'application

L'extraction automatisée de données offre de nombreux cas d'utilisation dans lesquels les entreprises peuvent tirer profit de l'optimisation de leurs processus commerciaux. En voici quelques exemples :

  • Traitement des facturesAutomatiser et traiter automatiquement les factures. Cela réduit considérablement le travail manuel et le taux d'erreur dans le traitement des factures.
  • Gestion des contrats: Konfuzio lit automatiquement les contrats et les présente à l'homme de manière structurée. 5 documents suffisent pour entraîner l'IA et automatiser l'extraction des données.
  • Gestion des documents: extraction, classification et vérification automatiques des documents pour détecter les erreurs et les incohérences.
  • Low-Code Email Automation : Extrayez et classifiez automatiquement les données des e-mails. Ainsi, vous n'aurez plus jamais à rechercher manuellement des e-mails.

FAQ

Pourquoi optimiser les processus ?

Un certain nombre d'événements indiquent qu'il est temps d'optimiser les processus commerciaux : Les décisions sont souvent retardées,
la qualité des résultats des processus varie, la charge mentale des collaborateurs a augmenté en raison de droits, d'obligations et de responsabilités non réglementés ou les processus de travail élémentaires, tels que le traitement des documents, exigent trop de temps et d'énergie, de coordination et de consultation.

Quels sont les objectifs de l'optimisation des processus ?

L'objectif principal de l'optimisation des processus est de réduire ou d'éliminer les gaspillages de temps et de ressources, les coûts inutiles, les goulots d'étranglement et les erreurs, tout en atteignant l'objectif du processus. Lors de l'optimisation d'un processus, l'objectif est de maximiser une ou plusieurs des spécifications du processus, tout en maintenant toutes les autres dans leurs limites.

Pourquoi optimiser les processus ?

Un certain nombre d'événements indiquent qu'il est temps d'optimiser les processus d'entreprise : Les décisions sont souvent retardées, la qualité des résultats des processus est fluctuante, la charge mentale des collaborateurs a augmenté en raison de droits, d'obligations et de responsabilités non réglementés ou les processus de travail élémentaires, tels que le traitement des documents, nécessitent trop de temps et d'énergie, de coordination et de consultation.

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