Las grandes cantidades de papel son una carga para muchas empresas y ralentizan considerablemente los procesos comerciales. Las facturas y recibos de todo tipo son un problema particular para el departamento de contabilidad, ya que en muchos casos el periodo de conservación prescrito es de hasta 10 años. Aquí puede descubrir cómo digitalizar las facturas para que todos los documentos estén seguros y se puedan recuperar en todo momento. Para ello es indispensable una gestión documental profesional, ya que el procesamiento y el archivo también deben organizarse de forma eficiente.
La digitalización de las facturas reduce la introducción manual de datos y aumenta la precisión y la velocidad general del proceso. El resultado es un aumento significativo de la eficiencia en la gestión de datos.
A largo plazo, las facturas digitalizadas le permiten mejorar la escalabilidad de su empresa al permitirle procesar un mayor número de facturas de forma automática y en un breve espacio de tiempo.
Cómo digitalizar facturas y cartas comerciales
La digitalización de facturas, recibos u otras cartas comerciales puede hacerse de varias formas y en varios pasos.
Digitalización
- A través de un escáner móvil
- A través de un escáner de archivo
- A través de una aplicación para smartphone con cámara
Sin embargo, aquí no acaba el trabajo, ya que los formatos digitales resultantes suelen estar en formato óptico (por ejemplo, PDF, IMG o JPG). Esto significa que los documentos aún no son totalmente procesables, por lo que el siguiente paso también es una parte importante de la digitalización.
Adquisición digital de datos
- Con un programa de entrada de documentos
- Con una herramienta para Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
- Con un Software IDP
Esto implica extraer los datos relevantes y/o archivar los documentos digitalmente en un lugar de almacenamiento adecuado. En función de cómo trabajes en tu empresa, convienen distintos enfoques. Por ejemplo, si viajas mucho, es recomendable utilizar la app para hacer fotos.
A menudo se combinan tantas funciones como sea posible. Lo ideal es que el software IDP incluya todas las funcionalidades de digitalización, archivo y gestión inteligente de documentos.
La inteligencia artificial, por ejemplo, junto con Tecnología OCR garantiza que la información pertinente de las facturas y los recibos se reconozca inmediatamente después de la digitalización y que el contenido pueda comprobarse de forma automática o semiautomática a posteriori y asignarse correctamente al pedido o al albarán.
Diferentes tipos de facturas
Según el tipo de factura, la aplicación y las especificaciones también difieren.
Factura en papel
Cuando se trata de recibos en papel, hay que prestar atención a lo siguiente a la hora de llevar la contabilidad:
- ¿Cumple los requisitos del GoBD
- Puede guardar las facturas en papel por separado o tirarlas.
- El requisito previo para ello es que la factura en papel esté correctamente digitalizada en el sistema de gestión de documentos (SGD).
Importante: A partir del 01.01.2025, la prioridad de las facturas en papel dejará de aplicarse en la zona B2B y el La facturación electrónica se hace poco a poco obligatoria.
Factura electrónica, XInvoice o ZUGFeRD invoice
Las siguientes directrices se aplican para garantizar que una factura electrónica, también conocida como factura electrónica, cumple todos los requisitos legales:
- A partir de 2025, la factura electrónica tendrá prioridad. Los demás formatos se consideran "otras facturas" y se suprimirán en el ámbito B2B tras un régimen transitorio.
- La factura electrónica debe estar disponible en un formato digital de datos estructurados.
- El formato debe corresponder a una de las sintaxis según la norma CEN EN 16931.
- La elección del formato digital se acuerda entre el emisor y el receptor de la factura.
- Un archivo PDF no cumple los criterios de una factura electrónica.
- Debe garantizarse la autenticidad del origen de la factura electrónica, por ejemplo mediante un procedimiento de control interno.
- Debe garantizarse la integridad de la factura electrónica.
Factura recibida
En el caso de una factura recibida de un proveedor, por ejemplo, se aplica lo siguiente:
- Conforme a GoBD
- Debe presentar el original en papel o, una vez digitalizado, en formato digital. Archivo a prueba de auditorías.
- Si ya ha recibido la factura digitalmente, debe guardarla en el formato de archivo en el que la recibió.
Factura de salida
Si factura usted mismo, otros puntos son importantes:
- Puede enviar sus facturas en papel o en formato digital. Si el cliente solicita una factura en papel, aún tienes que cumplir con esto hasta la reforma de la factura electrónica.
- Sin embargo, es más fácil enviar facturas digitales y almacenarlas en su DMS
- Dependiendo del software utilizado, esto le ayuda permitiéndole enviar facturas digitalmente, por ejemplo, a través de una interfaz con Correos.
Utilizando un software de gestión documental, puede ahorrar mucho tiempo en todos estos procesos, evitar errores e impulsar la digitalización en su empresa.
Ventajas de la digitalización de facturas
La digitalización de facturas y otros documentos tiene muchas ventajas para su empresa:
- Poco espacio necesario para archivar - En su lugar, puede simplemente almacenar sus facturas en el servidor.
- Archivo de facturas a prueba de auditorías - Un SGD garantiza que sus facturas digitalizadas y archivadas cumplen la normativa GoBD.
- Alta capacidad de búsqueda - Puede encontrar información y las facturas que busca de forma rápida y sencilla mediante una búsqueda de texto completo.
- Costes más bajos - Sobre todo, se ahorra en papel, franqueo y costes de impresión, pero la automatización también reduce los costes de personal.
- Más tiempo - Al eliminar muchas tareas manuales, sus empleados tienen más tiempo para ocuparse de cuestiones más complejas que la transmisión y el archivo de facturas.
- Acceso independiente de la ubicación - Las aplicaciones basadas en la nube le permiten acceder a sus documentos desde cualquier lugar.
- Automatización de flujos de trabajo - Especialmente en combinación con el procesamiento inteligente de documentos (PID), se pueden digitalizar y automatizar muchos pasos del flujo de trabajo de las facturas.
Ejemplo de flujo de trabajo digital
El procesamiento de facturas puede tener este aspecto, por ejemplo, pero, por supuesto, los detalles difieren en función del software:
- Recepción de facturas por correo o digitalmente - Los recibos en papel se digitalizan como documentos PDF utilizando el escáner local o de red. Si la factura ya se recibe en formato digital, se transfiere directamente al software.
- Reconocimiento de facturas basado en IA y extracción de datos mediante OCR - La información pertinente, como los datos de cabecera, pie de página y artículo, se lee automáticamente de la factura.
- Procesamiento e inspección visual - Tras el reconocimiento, se comprueban los datos leídos y se procesan si es necesario. Cuenta con el apoyo de la IA, que aprende continuamente de las entradas y correcciones.
- Comprobación, reserva, liberación - Puede definir usted mismo el flujo de trabajo de aprobación digital y las condiciones de la comprobación de documentos y garantizar así la corrección de todos los documentos.
- Archivo a prueba de auditorías - Las facturas se almacenan en el archivo digital a prueba de auditorías. Puede recuperarlas allí en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Casos prácticos - Digitalizar facturas mediante AI-OCR con Konfuzio
Konfuzio es un software IDP con OCR basado en IA que le permite Facturas digitalizar con facilidad y eficacia. A continuación encontrará varios ejemplos concretos de aplicación de Konfuzio en la práctica.
Cómo automatizar las facturas mediante OCR
Si las facturas, recibos u otros documentos se analizan mediante OCR, todos los datos relevantes de las facturas escaneadas o en formato PDF se convierten a un formato legible por máquina, en el que se pueden realizar búsquedas y editar. Las empresas pueden integrar los datos resultantes en todos los demás procesos empresariales a través de una interfaz de programación.
Otras posibles aplicaciones de Konfuzio son:
Contabilidad - Digitalice las facturas recibidas con IA
El OCR puede reconocer más de 100 campos de las facturas y extraer así datos para el procesamiento digital de facturas. La información se reconoce de forma sencilla y estructurada y el software la transfiere automáticamente.
Apoyan su contabilidad mediante la lectura de los siguientes datos, por ejemplo:
Datos de cabecera de la factura
- Fecha de la factura
- Número de factura
- Plazos de pago
- Descuento por pronto pago
- Importe bruto total
- Tipos de IVA
- Total neto
Vendedor
- Empresa
- Calle
- Número de casa
- CÓDIGO POSTAL
- Ubicación
Deudor
- Empresa
- Calle
- Número de casa
- CÓDIGO POSTAL
- Ubicación
Póngase en contacto con
- Nombre
- Número de teléfono
- Correo electrónico
Referencia del pedido
- Número de pedido
- Número de albarán
Datos de la cuenta
- IBAN
- Swift / BIC
Partida
- Cantidad
- Número de artículo
- Precio unitario
- Precio total
Ejemplo de aplicación para la verificación digital de facturas
La IA en la gestión de siniestros
El uso de esta tecnología no se limita en absoluto a las facturas contables. Los requisitos especializados, como los de las aseguradoras primarias y las reaseguradoras, también pueden satisfacerse mediante el reconocimiento inteligente de caracteres. Esto se aplica, entre otros, a los siguientes documentos:
- Facturas del taller
- Justificante de compra de e-bikes, bicicletas & co.
- Notas de gastos
- Declaraciones de gastos judiciales
- Facturas médicas
- Facturación de los fisioterapeutas
La IA se centra aquí en las partidas que requieren especial atención humana.
Área AI Seguridad y DSGVO
Las industrias que conceden un valor especialmente alto a la seguridad y al cumplimiento del GDPR se benefician especialmente de Konfuzio, ya que la arquitectura de la plataforma tiene capacidad multicliente.
Esto significa que puede utilizar Konfuzio para facturas en salas de datos separadas y en grupos de usuarios definidos. Los conceptos de supresión se ajustan a la DSGVO y son adecuados para los datos de los titulares del secreto profesional sujetos al deber legal de confidencialidad.
Precauciones de seguridad y DSGVO de Konfuzio
La capacidad de aprendizaje es la mayor ventaja de la IA
La capacidad de aprendizaje de la IA es su gran ventaja. Aprende a través del contenido de sus documentos y, tras unas pocas facturas, reconoce exactamente qué campos son relevantes. Al mismo tiempo, siempre se mantiene adaptable.
Otras ventajas de la IA Konfuzio son:
- Exportación de la información de la factura como formatos digitales como CSV, JSON o a través de Python SDK.
- Compatibilidad a través de Integración con software de inventario
- API DE OCRReconocimiento inteligente de texto en más de 70 idiomas, incluidas las notas manuscritas.
Conclusión: digitalice las facturas rápidamente y sin errores
Si desea optimizar la gestión de sus facturas y minimizar los errores, el software OCR adecuado es una buena elección. Esto garantizará que todo lo relacionado con la gestión de pagos esté protegido frente a errores por descuido y que siempre estés en el lado seguro con respecto a los requisitos legales, como el GDPR.
Si opta por un proveedor cuyo OCR esté optimizado mediante IA, podrá entrenarlo para sus casos de uso específicos y digitalizar así grandes partes de su contabilidad y optimizar sus procesos empresariales.
¿Tiene previsto digitalizar recibos, facturas u otros documentos? No dude en enviarnos un mensaje para obtener asesoramiento personalizado de nuestros expertos.
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