Las facturas electrónicas (e-facturas) serán obligatorias en el sector B2B a partir de 2025. La normativa afecta a todas las empresas de Alemania y se introducirá por etapas. Pero, ¿qué significa la introducción de la facturación electrónica y cómo prepararse para este cambio legal? Respondemos a todas las preguntas abiertas.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura que se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado. Dicha factura electrónica presenta la información y el contenido de una factura como un registro de datos legible por máquina que puede leerse digitalmente. La factura electrónica sustituye así a los formatos de factura anteriores: Papel, imagen o formato PDF.
A diferencia de sus predecesoras, la factura electrónica está diseñada como un formato de datos puramente semántico. Esto permite la integración sin fisuras de los datos y la información de la factura en los programas de facturación de las empresas. El formato de la factura debe cumplir la norma europea de facturación electrónica, lo que debe garantizar la seguridad de los datos y la transmisión sin problemas de la información. Ya se ha confirmado lo siguiente Conformidad de los formatos XRechnung y ZUGFeRD. Por cierto: utilizando programas de visualización, la factura electrónica digital también puede mostrarse de forma legible para el ser humano.
XRechnung y ZUGFeRD
Dos formatos habituales para las facturas electrónicas son XRechnung y ZUGFeRD. Ambos formatos cumplen todos los requisitos de la UE y ofrecen a las empresas una aplicación fiable y conforme a la ley de la obligación de factura electrónica.
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¿Por qué llega la factura electrónica?
La introducción obligatoria de la facturación electrónica forma parte de la Ley de Oportunidades de Crecimiento. Con ella se pretende dar un nuevo impulso al crecimiento, la inversión y la innovación en la economía alemana. Con la introducción de la innovadora factura electrónica, por ejemplo, se pretende ahorrar enormes costes y ayudar a Alemania a recuperar el retraso internacional: la facturación electrónica ya se ha introducido en muchos otros países de la UE y en algunos terceros países.
El ahorro de costes que supone la facturación electrónica es realmente notable. Los cálculos muestran que el ahorro al pasar de facturas en papel a facturas electrónicas puede oscilar entre 4,50 euros (para el emisor de la factura) y unos 11,20 euros (para el receptor de la factura). Además, la optimización y digitalización de procesos que antes se realizaban en papel -más lentos y propensos a errores- aporta muchas ventajas.
Esto significa que la factura electrónica tiene ventajas clave sobre la factura tradicional en papel:
- Aceleración del proceso de facturación
- Transmisión automática de información digital
- Integración perfecta de la factura en el software de la empresa
- Menos errores
- Costes más bajos
¿Cuándo llegará la factura electrónica?
La obligación básica de emitir y tramitar facturas electrónicas se aplicará a partir del 1 de enero de 2025. Para dar a las empresas el tiempo necesario para pasar a los nuevos formatos, el Gobierno alemán ha decidido una normativa transitoria que permitirá la introducción gradual de la facturación electrónica de aquí a 2028. Otro proyecto también se implantará antes de 2028: El sistema de información electrónica de la UE, que se alimentará de los datos de la factura electrónica. A continuación figura el calendario de introducción y las disposiciones transitorias:
Hasta finales de 2026:
- Las facturas en papel de las ventas B2B de 2025 y 2026 podrán enviarse y recibirse
- Las facturas electrónicas que no se ajusten al nuevo formato seguirán estando permitidas (con el consentimiento del destinatario de la factura).
Hasta finales de 2027:
- Las facturas en papel de las ventas B2B a partir de 2027 podrán enviarse y recibirse
- Las facturas electrónicas que no se ajusten al nuevo formato siguen estando permitidas (con el consentimiento del destinatario de la factura); requisito adicional: volumen de negocios del año anterior del emisor de la factura: 800.000 como máximo.
A partir de 2028:
- Toda la normativa vigente y que debe cumplirse
- No se podrán seguir enviando ni recibiendo facturas en papel o en un formato no autorizado.
- Introducción: Sistema electrónico de notificación
¿A quién afecta el cambio?
La obligación de expedir factura electrónica se aplica a las entregas o prestaciones imponibles entre empresarios (B2B), independientemente de que la empresa sea principal o secundaria. Las normas transitorias se aplican a las pequeñas empresas hasta 2028, pero también estarán obligadas a emitir facturas electrónicas a más tardar entonces. Además, el proveedor y el destinatario deben estar domiciliados en Alemania.
¿Qué deben tener en cuenta las empresas?
Aunque se ha concedido a las empresas una prórroga para implantar un sistema de facturación digital debido al Reglamento transitorio, deben abordar la cuestión de la facturación electrónica lo antes posible. Debido a la continua difusión de las facturas electrónicas, los procesos entre empresas están cada vez más digitalizados y se espera que la nueva norma se establezca mucho antes de 2028.
Las razones son evidentes: la facturación electrónica garantiza la optimización de los procesos internos y externos, un flujo eficaz de la información que contiene y un enorme ahorro de costes en la contabilidad. Muchas empresas desearían beneficiarse de estas ventajas cuanto antes. Para implantar la facturación electrónica de la forma más rentable posible, es aconsejable trabajar con un socio experimentado.
En el camino hacia la facturación digital hay que tomar una serie de decisiones que determinarán la eficacia de los nuevos procesos. Por ejemplo, los formatos autorizados para las facturas electrónicas, XRechnung y ZUGFeRD, difieren ligeramente entre sí en cuanto a sus funciones. Es importante sopesar de forma competente cuál es el adecuado para las necesidades individuales de su propia empresa.
Conclusión: las empresas se benefician de la factura electrónica
Como parte de la Ley de Oportunidades de Crecimiento, la introducción de la facturación electrónica pretende facilitar más innovación y crecimiento en Alemania. Y de hecho, según los conocimientos actuales, la facturación electrónica moderniza los procesos en las empresas y garantiza un enorme ahorro de costes. La introducción obligatoria de la factura electrónica es, por tanto, ante todo una oportunidad para que las empresas aumenten su competitividad y optimicen de forma sostenible los procesos mediante una digitalización integral. El equipo de expertos de Konfuzio está a su lado durante esta transformación y para la implantación fiable de la facturación electrónica con numerosas tecnologías avanzadas, independientemente de si su empresa recibe principalmente facturas electrónicas o necesita soluciones de facturación competentes.
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