La mejor plataforma de PDI para una gestión eficaz de los documentos

Una plataforma IDP es importante para las empresas que necesitan procesar grandes volúmenes de documentos parcialmente desestructurados en poco tiempo.

Al automatizar el procesamiento de documentos, las empresas pueden trabajar con eficacia, reducir errores, ahorrar costes y cumplir los requisitos legales.

Descubra en este artículo qué puede esperar de una plataforma IDP y cómo puede optimizar su negocio.

Definición de la plataforma IDP

¿Qué es el tratamiento inteligente de documentos?

En tratamiento inteligente de datos (PID) es un tipo de automatización inteligente que ayuda a los usuarios a encontrar automáticamente la información relevante para el caso en la abundancia de documentos y a controlar el tratamiento posterior en contexto.

Más información sobre el tema Tratamiento de documentos y el software IDP.

Ventajas de la plataforma IDP para su empresa

Muchas empresas procesan sus documentos utilizando métodos anticuados y trabajo manual. Los procesos no son eficaces ni están exentos de errores.

Si en cambio utiliza una plataforma IDP para usted o sus clientes y usuarios, se beneficiará de estas ventajas:

  • Ahorro de costes reduciendo drásticamente los costes de procesamiento de grandes cantidades de datos.
  • Más alto a través del procesamiento de datos (DDV): Reducción de la necesidad de profesionales altamente cualificados para procesar manualmente los documentos.
  • Facilidad de uso mediante una rápida puesta en marcha y automatización de los procesos
  • Eficacia del proceso mediante la automatización integral de los procesos centrados en los documentos
  • Aumento de la precisión: Aumento inmediato y significativo de la precisión de los datos mediante el uso de la IA
  • Reforzar los objetivos estratégicos a través del tratamiento automatizado de datos conduce a la mejora de la experiencia del cliente.

Con una plataforma IDP, la gestión de documentos resulta fácil y eficaz. No solo ahorrará dinero, sino que también mejorará la satisfacción de empleados y clientes.

Ejemplos de plataformas IDP

Plataforma IDP: ejemplos de aplicación  

La PDI puede utilizarse en cualquier industria. Dependiendo del sector, los casos de uso difieren. 

Si desea aprovechar las ventajas del software IDP en su empresa, las siguientes aplicaciones posibles pueden servirle de inspiración:

  • Categorización y extracción de datos mediante RPA
  • archivo digital de documentos
  • Gestión de siniestros
  • Detección de fraudes
  • Investigación de casos
  • Gestión de contratos
  • Procesamiento de solicitudes de préstamos hipotecarios, incorporación de clientes y automatización de programas de devolución de dinero y fidelización. 

Decida usted mismo hasta qué punto el programa se adapta a sus necesidades específicas.

Preguntas sobre la Plataforma IDP

Elegir la mejor plataforma de PDI: 5 preguntas

La plataforma IDP adecuada es uno de los componentes cruciales para la automatización de los procesos empresariales. Las siguientes 5 preguntas le ayudarán a encontrar la plataforma IDP adecuada, eficaz y potente para su empresa.

Pregunta 1: ¿Es la plataforma IDP lo suficientemente potente?

La plataforma IDP debe ser capaz de utilizar tecnologías eficaces para hacer frente a los retos cotidianos y reales del tratamiento de documentos.

  • ¿Está la plataforma dotada de potentes tecnologías de IA para que aprenda automáticamente de los documentos procesados y mejore?
  • ¿Puede la plataforma capturar y procesar tanto texto mecanografiado como manuscrito?
  • ¿Puede la solución capturar y procesar documentos estructurados, semiestructurados y también completamente desestructurados, es decir, comprende el contexto de los documentos?
  • ¿Puede la solución procesar también formatos con mala calidad de imagen y mejorar la calidad al mismo tiempo?

Pregunta 2: ¿Puede integrarse en la infraestructura existente?

Ya no es necesario pasar semanas o incluso meses ajustando las soluciones convencionales.

  • ¿Puede funcionar la solución en un entorno de nube?
  • ¿Pueden integrarse fácilmente en las infraestructuras existentes?
  • ¿Es compatible con otras aplicaciones empresariales como RPA?
  • ¿Es adecuado para distintos sectores?

Pregunta 3: ¿Es fácil de usar la plataforma IDP?

Es necesario que la plataforma IDP ofrezca una solución de software fácil de usar para que merezca la pena.

  • ¿Es la plataforma fácil de usar para empleados sin conocimientos técnicos previos?
  • ¿Se diseñó siguiendo el principio de no codificar?
  • ¿Es accesible la interfaz de usuario?
  • ¿Pueden crearse nuevos casos de uso sin ayuda si es necesario?

Pregunta 4: ¿Cuál es la visión del proveedor de soluciones IDP?

A la hora de decidirse por una tecnología actual como la IDP, es crucial encontrar un proveedor fiable con el que se pueda entablar una cooperación a largo plazo.

  • ¿Cuál es la visión de futuro del proveedor? 
  • ¿Existe una hoja de ruta detallada del producto? 
  • ¿Cómo se mejorará la plataforma? 
  • ¿Qué tipo de ecosistema admite la solución? ¿Cuál es el servicio de atención al cliente del proveedor de la solución?

Pregunta 5: ¿Aporta la plataforma valor añadido económico?

Al final, lo decisivo es si es posible alcanzar los objetivos empresariales utilizando la plataforma IDP.

  • ¿Puede crecer la empresa gracias a la solución? 
  • ¿Es fácilmente ampliable? 
  • ¿Permite un procesamiento directo más eficiente? 
  • ¿Puede aumentar la productividad? 
  • ¿Se pueden realizar automatizaciones de extremo a extremo con la plataforma?

Resumen: Las características de una buena plataforma de PDI

Las características que conforman una potente plataforma de PDI son las siguientes: 

  1. Capacidad flexible para capturar, clasificar y extraer datos estructurados y no estructurados de cualquier documento.
  2. Una solución basada en la nube y rápidamente ampliable
  3. Fácil integración y compatibilidad con el software existente
  4. Independiente del sector y de uso intuitivo
  5. Un equipo experimentado y con visión de futuro detrás de la solución IDP

Ahora ya sabe lo que es importante a la hora de elegir una plataforma de PDI. En el próximo capítulo aprenderá cómo puede ser en la práctica.

Konfuzio

Plataforma IDP en la práctica: Konfuzio

Konfuzio ofrece software IDP con OCR basado en IA para todo tipo de documentos. 

Se centra en la lectura, categorización y procesamiento rápidos y fiables en distintos idiomas para permitir la optimización de los datos y los procesos relacionados con los documentos.

El proveedor se dirige a empresas de todos los tamaños, pero especialmente a empresas de sistemas, consultorías y grandes empresas.

Los documentos típicos para los casos de uso son, por ejemplo:

Mediante la IA híbrida, que consiste en el uso híbrido de diferentes tecnologías de IA, Konfuzio es capaz de abrir inmediatamente el contexto completo de un documento desde un punto de vista técnico. De este modo, las inversiones en IA pueden reducirse al mínimo y los proyectos de IA pueden normalizarse considerablemente.

El procesamiento inteligente de documentos (PID) puede integrarse en los procesos existentes mediante diversas integraciones. Esto tiene las siguientes ventajas:

  • Instalación rápida y sencilla
  • Reducción de los costes de transformación
  • Adecuado para usuarios empresariales
  • Automatización en todas las áreas de la empresa
  • Adaptaciones de los promotores
  • Tramitación de cualquier documento  

Funciones inteligentes de tratamiento de documentos

La plataforma IDP de Konfuzio ayuda a las organizaciones a gestionar documentos, agilizar los procesos empresariales y mejorar los flujos de trabajo.

De este modo, las propias empresas o sus clientes y usuarios pueden recibir un apoyo integral:

  • Tratamiento inteligente de documentos para el tratamiento automatizado de documentos
  • Gestión de entradas: Procesamiento de su correo y mensajes entrantes, incluida la extracción automática de datos de documentos PDF, de imagen, Word, PowerPoint y Excel, como facturas, hojas de ruta, contratos e informes del sistema.
  • Archivo automático por categorías gracias a la clasificación de documentos
  • Correos electrónicos con archivos adjuntos: Extracción de datos de correo electrónico, como pedidos, notificaciones de clientes potenciales, alertas del sistema y confirmaciones de viaje.
  • Desarrollo de API y SDK: Amplio acceso de los desarrolladores a la interfaz web y al documento AI. Con el módulo AI y UI puede implementar sus propios flujos de trabajo documentales de forma especialmente individualizada.
  • Preparación para DMS/ECM y Archivo de documentos: Preparación y corrección automáticas mediante categorización, asignación y archivado en el archivo de documentos. Registro seguro y cualitativo de valores de índice y filtros de búsqueda.
  • Sofisticadas funciones de indexación y búsqueda para facilitar el almacenamiento, tratamiento y recuperación automáticos de documentos

Puede utilizar el software de IA de Konfuzio a través del navegador web y la API REST y procesar PDF, TIF, PNG, JPG, JPEG y formatos de correo electrónico.

Esta potente solución puede implantarse tanto en la nube como in situ.

Destaca especialmente el SDK de Python, con el que se puede utilizar la IA gracias a la función SDK DE OCR para determinados tipos de documentos e individualizar aún más su uso. 

Integraciones

Si desea automatizar su empresa en su conjunto, también debe prestar atención a con qué otros programas es compatible el software IDP. 

En el área "Integraciones", Konfuzio ofrece, por ejemplo, las siguientes opciones:

  • API REST
  • Google Docs
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Excel Power Query
  • Mesa de aire
  • Otros numerosos sistemas RPA, ERP o CRM

Konfuzio ofrece software IDP que puede integrar fácilmente y desplegar con rapidez. Las posibilidades son infinitas, ya que puedes entrenar y desarrollar la IA. Así es como el software IDP se utiliza para aumentar la eficiencia del procesamiento de documentos y, por tanto, de toda la empresa.

Konfuzio en jaque: ¿es adecuada la plataforma IDP?

Los siguientes puntos -ya enumerados anteriormente- son características de una buena plataforma de PDI:

  1. Flexibilidad 
  2. Basado en la nube y de rápida escalabilidad
  3. Fácil integración en los sistemas existentes
  4. Independiente del sector
  5. Manejo intuitivo
  6. Apoyo experimentado y orientado al futuro

Si ahora quiere saber si Konfuzio cumple los requisitos, las preguntas pueden responderse del siguiente modo:

  • Flexibilidad: Sí, mediante IA adaptativa y SDK de Python adecuado tanto para documentos estructurados como no estructurados.
  • Basado en la nube y escalable: Sí y sí
  • Fácil integración: Dada, amplia selección, por ejemplo, REST API, Google Docs, aplicaciones de Microsoft y otros sistemas RPA, ERP y CRM
  • Independiente del sector:
  • Manejo intuitivo: Sí, a través de numerosas opciones de personalización de la aplicación
  • Apoyo: Experimentado (desde 2016) y orientado al futuro reivindicando el desarrollo continuo de Konfuzio

Conclusión: ¡Automatice su negocio con IDP!

Una plataforma IDP optimiza el procesamiento de documentos más allá del mero software de OCR.

¿Cuáles son las ventajas de una plataforma IDP?

Al utilizar una plataforma IDP, ahorrará dinero, aumentará el procesamiento de datos y su precisión, y ofrecerá una mejor experiencia al cliente.

¿Qué sectores se benefician de una plataforma de PDI?

Empresas de todos los sectores pueden utilizar la plataforma IDP, por ejemplo, sanidad, administración pública, seguros, banca y muchos más.

¿Dónde puede utilizar concretamente la plataforma IDP?

Ejemplos concretos del uso de una plataforma IDP son la gestión de flotas mediante el escaneado de documentos de matriculación de vehículos, el reembolso de gastos mediante el escaneado de recibos y comprobantes o la tramitación de reclamaciones de seguros.

En mi opinión, una plataforma IDP es obligatoria para todas las empresas que manejan una gran cantidad de procesamiento de datos y quieren trabajar con éxito y eficacia. 

¿Qué opina de la plataforma IDP? ¿Ya la utilizas? No dudes en escribirme tu opinión sobre este tema en los comentarios.

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