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Mit OCR KI Rechnungen digitalisieren – Vorteile in der Anwendung

Janina Horn

Stapel von Papierrechnungen und -dokumenten können Sie schnell und einfach umgehen, wenn Sie Rechnungen digitalisieren.

Professionelles Dokumentenmanagement sollte bei jedem erfolgreichen Unternehmen genutzt werden. Dazu gehört auch die Digitalisierung von Rechnungen und Belegen. 

Werden Rechnungen digitalisiert, hat dies einen enormen Einfluss auf die Effizienz und die Effektivität der finanziellen Handlungsoptionen Ihres Unternehmens. Nicht nur werden manuelle Dateneingaben reduziert und die Akkuratesse gesteigert, sondern auch die allgemeine Prozessgeschwindigkeit, das Datenmanagement und und die Kosteneffizienz verbessert.

Langfristig ermöglichen Ihnen digitalisierte Rechnungen eine bessere Skalierbarkeit Ihres Unternehmens, indem Sie eine größere Anzahl an Rechnungen mühelos und in einer kurzen Zeitspanne bearbeiten können. 

Wie Sie Ihre Rechnungen digitalisieren und Ihre Business Performance verbessern, erfahren Sie in diesem Artikel.

Laptop auf weißem Hintergrund, Rechnungen digitalisieren How to

So können Sie Rechnungen und Geschäftsbriefe digitalisieren

Wollen Sie Ihre Rechnungen und Geschäftsbriefe digitalisieren, gibt es dafür verschiedene Möglichkeiten:

  • Per Software oder Hardware, z. B. einem Archivscanner oder einer IDP Software
  • Mit einem Programm, z. B. Belegerfassungsprogramm
  • Per App für ein Smartphone mit Kamera
  • Durch ein Scan-Gerät, z. B. einem mobilen Scanner

Je nachdem, wie Sie in Ihrem Unternehmen arbeiten, eignen sich andere Herangehensweisen. Sind sie zum Beispiel viel unterwegs, ist die Möglichkeit des Fotografierens per App ratsam. 

Oftmals werden die Features aber auch kombiniert. So können Sie eine IDP Software nutzen, um Ihr Dokumentenmanagement zu optimieren und diese mit den Rechnungen füttern, die Sie fotografiert oder eingescannt haben.

Künstliche Intelligenz sorgt z. B. in Form einer durch KI lernenden OCR Software dafür, dass relevante Informationen der Rechnung nach der Digitalisierung sofort erkannt werden und die Inhalte nachgelagert automatisch oder semi-automatisch geprüft und diese korrekt der Bestellung oder dem Lieferschein zugeordnet werden können. 

Wie das konkret geht, erfahren Sie später im Artikel.

Unterschiedliche Rechnungsarten 

Je nach Rechnungsart unterscheiden sich auch Umsetzung und Vorgaben.

Papierrechnung

Bei einem Papierbeleg müssen Sie auf Folgendes achten:

  • Erfüllen Sie die Vorgaben der GoBD
  • Rechnungen in Papierform können Sie entweder separat aufbewahren oder wegwerfen
  • Voraussetzung dafür ist, dass sich die Papierrechnung korrekt digitalisiert im Dokumentenmanagementsystem (DMS) befindet

Elektronische Rechnung, XRechnung oder ZUGFeRD Rechnung

Damit eine elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt, vom Finanzamt als absolut gleichwertig zu einer Papierrechnung anerkannt werden kann, müssen Sie folgende Richtlinien einhalten:

  • Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen
  • Die E-Rechnung muss in einem elektronischen Format, z. B. als PDF, ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden. Dann kann sie auch als Mailanhang versendet werden.
  • Sie muss von einem Menschen lesbar sein
  • Die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung muss garantiert sein, z. B. durch ein internes Kontrollverfahren
  • Die Unversehrtheit der E-Rechnung muss garantiert sein

Eingangsrechnung

Bei einer Eingangsrechnung, die Sie z. B. von einem Lieferanten erhalten haben, gilt Folgendes:

  • GoBD-konform
  • Das Original sollten Sie entweder auf Papier abheften oder vernichten
  • Erhalten Sie die Rechnung bereits digital, müssen Sie diese in dem Dateiformat abspeichern, in dem Sie sie erhalten haben

Ausgangsrechnung

Stellen Sie selber Rechnungen, sind andere Punkte wichtig:

  • Sie können Ihre Rechnungen in Papier- oder digitaler Form versenden. Fordert der Kunde eine Papierrechnung, müssen Sie dem nachkommen
  • Einfacher ist es aber natürlich, die Rechnung digital zu versenden und in Ihrem DMS abzulegen
  • Je nach angewendeter Software hilft Ihnen diese, indem Sie Rechnungen bereits auf digitalem Weg versenden können, z. B. durch eine Schnittstelle zur Post

Diese Vorgänge können Sie individuell durch das Nutzen verschiedener Apps ermöglichen. Empfehlenswert ist es aber, sich nach einer passenden Dokumentenmanagement-Software umzusehen. Diese hilft Ihnen außerdem dabei, die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen voranzutreiben.

Rechnungen digitalisieren Hand schreibt auf Laptop

Welche Vorteile bieten sich hier?

AnalogDigitalSchnittstelle
EingangsrechnungAutomatisierungspotenzial durch automatisches ScanningBPA Potenzial durch automatisierten WorkflowKomplette Dunkelverarbeitung, dafür hohe Anfangsinvestition
AusgangsrechnungKosteneinsparung durch weniger BriefpostVerwendung von XRechnung und ZUGFeRD hilft Kunden beim Order-To-Pay-Prozess und macht das Unternehmen besonders spannend als Zulieferer, zudem ist XRechung zwingend für öffentliche AufträgeKann für Kunden besonders spannend sein, eine solche Schnittstelle bereits anzubieten

Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen

Die Digitalisierung von Rechnungen hat für Ihr Unternehmen viele Vorteile:

  • Geringer Platzbedarf bei der Archivierung: Stattdessen können Sie Ihre Rechnungen einfach auf dem Server aufbewahren.
  • Einfaches Archivieren von Rechnungen: Ein DMS sorgt dafür, dass Ihre digitalisierten und archivierten Rechnungen der GoBD entsprechen.
  • Hohe Durchsuchbarkeit: Informationen und gesuchte Rechnungen finden Sie schnell und bequem per Volltextsuche.
  • Niedrigere Kosten: Sie sparen sich vor allem Papier-, Porto- und Druckerkosten, aber auch die Personalkosten sinken durch die Automatisierung.
  • Mehr Zeit: Durch das Wegfallen vieler manueller Aufgaben haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, sich mit komplexeren Themen als die Rechnungsübertragung und -archivierung zu beschäftigen.
  • Ortsunabhängiger Zugriff: Durch cloudbasierte Tools und Softwares können Sie von überall aus auf Ihre Dateien zugreifen.
  • Automatisierung von Workflows: Vor allem in Kombination mit einer BPA Software können viele Schritte im Rechnungs-Workflow digitalisiert und automatisiert werden
Symbole Rechnung Papier und Rechnung digital

Rechnungen digitalisieren – So kann es aussehen

Sie wollen wissen, ob das Digitalisieren von Rechnungen zu Ihrem Workflow passt? 

Der Vorgang kann z. B. folgendermaßen aussehen – unterscheidet sich in den Details aber natürlich von Software zu Software:

  1. Rechnungseingang per Post oder digital: Über den lokalen oder Netzwerkscanner werden Papierbelege als PDF-Dokument digitalisiert. Geht die Rechnung bereits in digitaler Form ein, wird diese direkt in die Software überführt.
  2. KI-basierte Rechnungserkennung und Extraktion der Daten per OCR: Die relevanten Daten, wie z. B. Kopf-, Fuß- und Positionsdaten werden automatisch von der Rechnung abgelesen.
  3. Bearbeitung und Sichtkontrolle: Nach der Erkennung werden die ausgelesenen Daten kontrolliert und bei Bedarf bearbeitet. Unterstützt werden Sie dabei durch die KI, die dauernd selbständig aus den Einheiten und Korrekturen lernt.
  4. Prüfung, Buchung, Freigabe: Sie können den digitalen Freigabe-Workflow und die Bedingungen der Dokumentenprüfung selbst festlegen und so die Korrektheit aller Dokumente gewährleisten.
  5. Revisionssichere Archivierung: Die Rechnungen werden revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. Dort können Sie sie jederzeit und von jedem Ort aus abrufen.

Die digitale Rechnungsprüfung in der Praxis finden Sie in einem Use Case unseres Kunden iflow.

Konfuzio Use Cases Rechnungen digitalisieren

Use Cases – Rechnungen per KI-OCR digitalisieren lassen mit Konfuzio

Bei Konfuzio handelt es sich um eine IDP Software mit KI-basierter OCR, mit der Sie Rechnungen einfach und effizient digitalisieren können. Im Folgenden finden Sie verschiedene konkrete Anwendungsbeispiele für Konfuzio in der Praxis.

So automatisieren Sie Rechnungen durch OCR 

Werden Rechnungen durch OCR analysiert, werden alle relevanten Daten aus gescannten oder sich im PDF-Format befindenden Rechnungen extrahiert und in ein Format umgewandelt, das…

  • …maschinenlesbar,
  • … durchsuchbar und
  • … bearbeitbar ist.

Per Schnittstelle können die Unternehmen die daraus erhaltenen Daten in alle weiteren Geschäftsprozesse integrieren.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten von Konfuzio sind z. B.:

Buchhaltung – Eingangsrechnungen mit KI digitalisieren

Die OCR kann über 100 Felder in den Rechnungen erkennen und so Daten für die Rechnungsverarbeitung extrahieren. Die Informationen werden dabei einfach und strukturiert erkannt und von der Software automatisch übertragen.

Sie unterstützen Ihre Buchhaltung, indem z. B. folgende Daten ausgelesen werden:

  • Kopfdaten der Rechnung
    • Rechnungsdatum
    • Rechnungsnummer
    • Zahlungsfristen
    • Skonto
    • Bruttogesamtbetrag
    • MwSt Sätze
    • Nettogesamtbetrag
  • Kreditor
    • Firma
    • Straße 
    • Hausnummer
    • PLZ
    • Ort
  • Debitor
    • Firma
    • Straße 
    • Hausnummer
    • PLZ
    • Ort
  • Ansprechpartner
    • Name
    • Telefonnummer
    • E-Mail
  • Bestellbezug
    • Bestellnummer
    • Lieferscheinnummer
  • Kontoverbindungen
    • IBAN
    • Swift / BIC
  • Einzelposten
    • Menge
    • Artikelnummer
    • Einzelpreis
    • Gesamtpreis

Ein Anwendungsbeispiel für die digitale Rechnungsprüfung finden Sie hier.

KI im Bereich Schadenmanagement

Nicht nur im Unternehmen können Sie mit OCR Rechnungen effizient digitalisieren. Auch Pools, Erstversicherer und Rückversicherer können die intelligente Texterkennung nutzen. Folgende Dokumententypen sind z. B. möglich:

  • Werkstattrechnungen
  • Kaufbelege von E-Bikes, Fahrrädern
  • Kostennoten
  • Gerichtskostenabrechnungen
  • Arztrechnungen
  • Abrechnungen von Physiotherapeuten

Der Fokus der KI liegt hier auf den Einzelposten, die einer besonderen menschlichen Aufmerksamkeit bedürfen. 

Bereich KI-Sicherheit und DSGVO

Branchen, die besonders hohen Wert auf Sicherheit und die Einhaltung der DSGVO legen müssen, profitieren von Konfuzio, denn die Architektur der Plattform ist mandantenfähig.

Somit können Sie Konfuzio für Rechnungen in abgetrennten Datenräumen und in definierten Anwenderkreisen nutzen. Die Löschkonzepte sind DSGVO-konform und eignen sich für Daten von Berufsgeheimnisträgern, die der gesetzlichen Schweigepflicht unterliegen.

Mehr zu den Sicherheits- und DSGVO-Vorkehrungen von Konfuzio finden Sie auf der verlinkten Webseite.

Lernfähigkeit als größter Vorteil der Konfuzio KI

Die Lernfähigkeit der KI ist ihr großer Vorteil. Sie lernt durch die Inhalte Ihrer Dokumente und erkennt nach wenigen Rechnungen bereits genau, welche Felder relevant sind. Dabei bleibt sie immer anpassungsfähig.

Weitere Vorteile der Konfuzio KI sind:

  • Fachliches Feedback einfach einbringen durch Schulungen, die die KI auch für die Klassifikation und Extraktion anderer Rechnungstypen trainieren.
  • Export der Rechnungsinformationen als CSV, JSON oder per Python SDK.
  • Kompatibilität mit vielen Integrationen
  • OCR API: Intelligente Texterkennung für über 70 Sprachen inkl. handschriftlicher Notizen.

Fazit – Rechnungen fehlerfrei und zügig digitalisieren und nutzen

Wollen Sie Ihr Rechnungsmanagement optimieren und dabei die Fehler minimieren, ist eine passende OCR Software eine gute Wahl.

So stellen Sie sicher, dass alles, was das Zahlungsmanagement angeht, vor Flüchtigkeitsfehlern geschützt ist und sind gleichzeitig auch bezüglich der gesetzlichen Vorgaben, wie z. B. DSGVO, immer auf der sicheren Seite.

Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, dessen OCR mit KI funktioniert, können Sie diese für Ihre speziellen Anwendungsfälle trainieren und somit Ihr gesamtes Rechnungswesen digitalisieren und Ihre Unternehmensprozesse optimieren.

Was halten Sie von der Möglichkeit, Rechnungen zu digitalisieren? Schreiben Sie mir Ihre Meinung zu diesem Thema gerne in die Kommentare.

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