Rechnungen digitalisieren mit OCR und KI

Große Papiermengen belasten so manches Unternehmen, indem sie die Geschäftsabläufe erheblich verlangsamen. Besonders Rechnungen und Belege jeder Art machen der Buchhaltung zu schaffen, denn in vielen Fällen beträgt die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist bis zu 10 Jahre. Hier erfahren Sie, wie Sie Rechnungen digitalisieren können, damit alle Dokumente zu jeder Zeit sicher und auffindbar sind. Professionelles Dokumentenmanagement ist dafür inzwischen unverzichtbar, denn auch die Verarbeitung und Archivierung will effizient gestaltet sein.

Die Digitalisierung von Rechnungen reduziert manuelle Dateneingaben und steigert die Präzision sowie die allgemeine Prozessgeschwindigkeit. So entstehen wesentliche Effizienzgewinne beim Datenmanagement.

Langfristig ermöglichen Ihnen digitalisierte Rechnungen eine bessere Skalierbarkeit Ihres Unternehmens, indem Sie eine größere Anzahl an Rechnungen automatisiert und in kurzer Zeit bearbeiten können. 

So können Sie Rechnungen und Geschäftsbriefe digitalisieren

Rechnungen, Belege oder andere Geschäftsbriefe zu digitalisieren kann auf verschiedene Arten und in mehreren Schritten erfolgen. 

Digitales Scannen

• Durch einen mobilen Scanner
• Durch einen Archivscanner
• Per App für ein Smartphone mit Kamera

Damit ist die Arbeit allerdings noch nicht getan, denn die entstandenen digitalen Formate liegen meist in optischer Form vor (z. B. PDF, IMG oder JPG). So sind die Belege noch nicht voll verarbeitungsfähig, daher ist auch der nächste Schritt ein wichtiger Teil der Digitalisierung.

Digitale Datenerfassung

• Mit einem Belegerfassungsprogramm
• Mit einem Tool für Optische Zeichenerkennung (OCR)
• Mit einer IDP Software

Hierbei geht es darum, die relevanten Daten zu extrahieren und/oder die Dokumente an einem geeigneten Speicherort digital zu archivieren. Je nachdem, wie Sie in Ihrem Unternehmen arbeiten, eignen sich andere Herangehensweisen. Sind Sie zum Beispiel viel unterwegs, ist die Möglichkeit des Fotografierens per App ratsam. 

Oftmals werden möglichst viele Features kombiniert. Eine IDP-Software umfasst idealerweise alle Funktionalitäten zur Digitalisierung, Archivierung und intelligenten Verwaltung der Dokumente.

Künstliche Intelligenz sorgt z. B. in Verbindung mit OCR-Technologie dafür, dass relevante Informationen der Rechnungen und Belege nach der Digitalisierung sofort erkannt werden und die Inhalte nachgelagert automatisch oder semi-automatisch geprüft und korrekt der Bestellung oder dem Lieferschein zugeordnet werden können.

Unterschiedliche Rechnungsarten 

Je nach Rechnungsart unterscheiden sich auch Umsetzung und Vorgaben.

Papierrechnung

Geht es um Belege in Papierform müssen Sie bei der Buchhaltung auf Folgendes achten:

• Erfüllen Sie die Vorgaben der GoBD
• Rechnungen in Papierform können Sie entweder separat aufbewahren oder wegwerfen
• Voraussetzung dafür ist, dass sich die Papierrechnung korrekt digitalisiert im Dokumentenmanagementsystem (DMS) befindet

Wichtig: Ab 01.01.2025 entfällt im B2B-Bereich die Vorrangigkeit der Rechnungen in Papierform und die E-Rechnung wird stufenweise verpflichtend.

Elektronische Rechnung, XRechnung oder ZUGFeRD Rechnung

Damit eine elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt, allen rechtlichen Ansprüchen genügt, gelten folgende Richtlinien:

• Ab 2025 gilt die E-Rechnung als vorrangig. Andere Formate gelten als “sonstige Rechnungen” und werden nach Übergangsregelung im B2B-Bereich abgeschafft.
• Die E-Rechnung muss in einem digitalen strukturierten Datenformat vorliegen.
• Das Format muss einer der Syntaxen nach CEN-Norm EN 16931 entsprechen. 
• Die Wahl des digitalen Formats wird zwischen Rechnungssteller und -empfänger vereinbart.
• Eine PDF-Datei erfüllt nicht die Kriterien der elektronischen Rechnung.
• Die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung muss garantiert sein, z. B. durch ein internes Kontrollverfahren.
• Die Unversehrtheit der E-Rechnung muss garantiert sein.

Eingangsrechnung

Bei einer Eingangsrechnung, die Sie z. B. von einem Lieferanten erhalten haben, gilt Folgendes:

• GoBD-konform
• Das Original müssen Sie auf Papier abheften oder nach Digitalisierung als digitale Belege revisionssicher archivieren.
• Erhalten Sie die Rechnung bereits digital, müssen Sie diese in dem Dateiformat abspeichern, in dem Sie sie erhalten haben.

Ausgangsrechnung

Stellen Sie selber Rechnungen, sind andere Punkte wichtig:

• Sie können Ihre Rechnungen in Papier- oder digitaler Form versenden. Fordert der Kunde eine Papierrechnung, müssen Sie dem bis zur E-Rechnung-Reform noch nachkommen. 
• Einfacher ist es aber, digitale Rechnungen zu versenden und in Ihrem DMS abzulegen
• Je nach angewendeter Software hilft Ihnen diese, indem Sie Rechnungen bereits auf digitalem Weg versenden können, z. B. durch eine Schnittstelle zur Post

Durch den Einsatz von Dokumentenmanagement-Software können Sie bei all diesen Vorgängen viel Zeit sparen, Fehler vermeiden und die Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben.

Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen

Die Digitalisierung von Rechnungen und anderen Belegen hat für Ihr Unternehmen viele Vorteile:

• Geringer Platzbedarf bei der Archivierung – Stattdessen können Sie Ihre Rechnungen einfach auf dem Server aufbewahren.
• Revisionssicheres Archivieren von Rechnungen – Ein DMS sorgt dafür, dass Ihre digitalisierten und archivierten Rechnungen der GoBD entsprechen.
• Hohe Durchsuchbarkeit – Informationen und gesuchte Rechnungen finden Sie schnell und bequem per Volltextsuche.
• Niedrigere Kosten – Sie sparen sich vor allem Papier-, Porto- und Druckerkosten, aber auch die Personalkosten sinken durch die Automatisierung.
• Mehr Zeit – Durch das Wegfallen vieler manueller Aufgaben haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, sich mit komplexeren Themen als der Rechnungsübertragung und -archivierung zu beschäftigen.
• Ortsunabhängiger Zugriff – Durch cloudbasierte Anwendungen können Sie von überall aus auf Ihre Dokumente zugreifen.
• Automatisierung von Workflows – Vor allem in Kombination mit intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP) können viele Schritte im Rechnungs-Workflow digitalisiert und automatisiert werden.

Beispiel eines digitalen Workflows

Die Rechnungsverarbeitung kann z. B. folgendermaßen aussehen – unterscheidet sich in den Details aber natürlich je nach Software:

1. Rechnungseingang per Post oder digital – Über den lokalen oder Netzwerkscanner werden Papierbelege als PDF-Dokument digitalisiert. Geht die Rechnung bereits in digitaler Form ein, wird diese direkt in die Software überführt.
2. KI-basierte Rechnungserkennung und Datenextraktion per OCR – Die relevanten Informationen, wie z. B. Kopf-, Fuß- und Positionsdaten werden automatisch von der Rechnung abgelesen.
3. Bearbeitung und Sichtkontrolle – Nach der Erkennung werden die ausgelesenen Daten kontrolliert und bei Bedarf bearbeitet. Unterstützt werden Sie dabei durch KI, die fortlaufend aus den Eingaben und Korrekturen lernt.
4. Prüfung, Buchung, Freigabe – Sie können den digitalen Freigabe-Workflow und die Bedingungen der Dokumentenprüfung selbst festlegen und so die Korrektheit aller Dokumente gewährleisten.
5. Revisionssichere Archivierung – Die Rechnungen werden revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. Dort können Sie sie jederzeit und von jedem Ort aus abrufen.

Use Cases – Rechnungen per KI-OCR digitalisieren lassen mit Konfuzio

Bei Konfuzio handelt es sich um eine IDP-Software mit KI-basierter OCR, mit der Sie Rechnungen einfach und effizient digitalisieren können. Im Folgenden finden Sie verschiedene konkrete Anwendungsbeispiele für Konfuzio in der Praxis.

So automatisieren Sie Rechnungen durch OCR 

Werden Rechnungen, Belege oder sonstige Dokumente durch OCR analysiert, gelangen alle relevanten Daten aus gescannten oder sich im PDF-Format befindenden Rechnungen in ein Format, das maschinenlesbar, durchsuchbar und bearbeitbar ist. Über eine Programmierschnittstelle können Unternehmen die daraus erhaltenen Daten in alle weiteren Geschäftsprozesse integrieren.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten von Konfuzio sind z. B.:

• Versicherungspolicen
• Fahrzeugscheine
• E-Mail Postfach organisieren

Buchhaltung – Eingangsrechnungen mit KI digitalisieren

Die OCR kann über 100 Felder in den Rechnungen erkennen und so Daten für die digitale Rechnungsverarbeitung extrahieren. Die Informationen werden dabei einfach und strukturiert erkannt und von der Software automatisch übertragen.

Sie unterstützen Ihre Buchhaltung, indem z. B. folgende Daten ausgelesen werden:

Kopfdaten der Rechnung

• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Zahlungsfristen
• Skonto
• Bruttogesamtbetrag
• MwSt Sätze
• Nettogesamtbetrag

Kreditor

• Firma
• Straße 
• Hausnummer
• PLZ
• Ort

Debitor

• Firma
• Straße 
• Hausnummer
• PLZ
• Ort

Ansprechpartner

• Name
• Telefonnummer
• E-Mail

Bestellbezug

• Bestellnummer
• Lieferscheinnummer

Kontoverbindungen

• IBAN
• Swift / BIC

Einzelposten

• Menge
• Artikelnummer
• Einzelpreis
• Gesamtpreis

Anwendungsbeispiel für die digitale Rechnungsprüfung

KI im Bereich Schadenmanagement

Der Einsatz der Technologie ist keineswegs auf Rechnungen in der Buchhaltung beschränkt. Auch spezialisierte Anforderungen wie z. B. die von Erstversicherern und Rückversicherern lassen sich durch intelligente Zeichenerkennung erfüllen. Das betrifft unter anderem folgende Dokumente:

• Werkstattrechnungen
• Kaufbelege von E-Bikes, Fahrrädern & Co.
• Kostennoten
• Gerichtskostenabrechnungen
• Arztrechnungen
• Abrechnungen von Physiotherapeuten

Der Fokus der KI liegt hier auf den Einzelposten, die einer besonderen menschlichen Aufmerksamkeit bedürfen. 

Bereich KI-Sicherheit und DSGVO

Branchen, die besonders hohen Wert auf Sicherheit und die Einhaltung der DSGVO legen müssen, profitieren besonders von Konfuzio, denn die Architektur der Plattform ist mandantenfähig.

Somit können Sie Konfuzio für Rechnungen in abgetrennten Datenräumen und in definierten Anwenderkreisen nutzen. Die Löschkonzepte sind DSGVO-konform und eignen sich für Daten von Berufsgeheimnisträgern, die der gesetzlichen Schweigepflicht unterliegen.

Sicherheits- und DSGVO-Vorkehrungen von Konfuzio

Lernfähigkeit als größter Vorteil der KI

Die Lernfähigkeit der KI ist ihr großer Vorteil. Sie lernt durch die Inhalte Ihrer Dokumente und erkennt nach wenigen Rechnungen bereits genau, welche Felder relevant sind. Dabei bleibt sie immer anpassungsfähig.

Weitere Vorteile der Konfuzio KI sind:

• Export der Rechnungsinformationen als digitale Formate wie CSV, JSON oder per Python SDK.
• Kompatibilität durch Integration mit Bestandssoftware
• OCR API: Intelligente Texterkennung für über 70 Sprachen inkl. handschriftlicher Notizen.

Fazit – Rechnungen fehlerfrei und zügig digitalisieren

Wollen Sie Ihr Rechnungsmanagement optimieren und dabei die Fehler minimieren, ist eine passende OCR Software eine gute Wahl. So stellen Sie sicher, dass alles, was das Zahlungsmanagement angeht, vor Flüchtigkeitsfehlern geschützt ist und sind gleichzeitig auch bezüglich der gesetzlichen Vorgaben, wie z. B. DSGVO, immer auf der sicheren Seite.

Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, dessen OCR durch KI optimiert wird, können Sie diese für Ihre speziellen Anwendungsfälle trainieren und somit weite Teile der Buchhaltung digitalisieren und Ihre Unternehmensprozesse optimieren.

Planen Sie die Digitalisierung von Belegen, Rechnungen oder anderen Dokumenten? Schreiben Sie uns gern eine Nachricht, um sich von Experten individuell beraten zu lassen.