Organizar y automatizar el buzón de correo electrónico compartido

Cada día llegan innumerables correos electrónicos a los distintos buzones y casi ninguna empresa es capaz de clasificar eficaz y rápidamente la creciente avalancha de correos electrónicos, responderlos y asignarlos al proceso empresarial correspondiente. El resultado: un procesamiento lento y poco claro del correo electrónico dificulta los tiempos de respuesta, la capacidad de sus empleados para proporcionar información y defrauda las expectativas de sus clientes.

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de los clientes prefieren el contacto personal

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de los clientes esperan que se les atienda personalmente

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Mayor tasa de apertura del correo electrónico gracias a la personalización 

Fuentes: Cámara de Industria y Comercio de Erfurt & SuperOficina

¿Cómo funciona la organización del buzón de correo electrónico compartido?

Una combinación de automatización robótica de procesos (RPA) e IA organiza la bandeja de entrada compartida de su equipo mediante análisis semántico, reconoce y extrae datos de textos o documentos adjuntos y crea respuestas automáticas. Sus correos electrónicos se procesan automáticamente en cuestión de segundos y usted libera a sus empleados de tareas rutinarias que consumen mucho tiempo. Esto admite una amplia gama de casos de uso, como la recepción digital de facturas, los pedidos por correo electrónico o las solicitudes de asistencia al cliente, como los cambios de dirección.

1. los humanos apoyan a la IA para una automatización óptima

Los nuevos flujos de trabajo se entrenan con la ayuda de humanos. El ser humano decide qué pasos son necesarios para cada tipo de correo electrónico y apoya así a la IA en el camino hacia una mejora continua y automática de la precisión.

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2. vincular la IA con la RPA

conecte konfuzio con power automate

Nuestro experto conecta nuestra IA con una solución RPA como Power Automate para usted. Ofrecemos gratuitamente la aplicación Konfuzio AI como conector personalizado. A partir de este momento, la IA aprende con cada correo electrónico entrante.

3. organizar flujos de trabajo para buzones compartidos

Los flujos de trabajo adicionales (por ejemplo, la clasificación de correos electrónicos) se asumen automáticamente en cuanto la IA está segura, tras el entrenamiento, de qué secuencia de pasos es necesaria. Los casos especiales o los correos electrónicos que no pueden asignarse automáticamente permanecen en el buzón compartido para su tratamiento manual.

Flujo Power Automate

4. Konfuzio API lee correos electrónicos y archivos adjuntos

Reconocimiento de escritura en documentos

El Konfuzio AI procesa y comprende tanto el texto del propio correo electrónico como el de los archivos adjuntos a través del módulo OCR. Esto hace que incluso los documentos escaneados sean legibles por máquina. Incluso con la escritura a mano, se puede lograr un mayor nivel de automatización gracias a la tecnología de aprendizaje profundo.

5. Respuesta automática por correo electrónico para comprobar los datos leídos.

Al extraer los datos, se hace posible la individualización. Los datos extraídos se transfieren a un formulario para su verificación y se envían directamente al remitente en un correo electrónico de respuesta. El remitente puede ahora confirmar la corrección o añadir cambios con un solo clic.

correo electrónico personalizado

Las aplicaciones de la IA pueden encontrarse en diversos procesos

Organizar los recibos de facturas digitales en la bandeja de entrada del correo electrónico

Desafío

A Factura pasa por muchos puntos de procesamiento, desde la recepción en la bandeja de entrada del correo electrónico hasta el pago, especialmente en las grandes empresas. La asignación de facturas al departamento adecuado y a la persona responsable, los procesos de aprobación y la transferencia a sistemas ERP son sólo algunos de los pasos que implica el procesamiento de facturas. Cuanto más largo sea este proceso, más tiempo ocupará.

Solución

Gracias a la organización inteligente del buzón, las facturas enviadas por correo electrónico o los archivos adjuntos con una factura se reconocen automáticamente. Mediante la lectura de contenidos como el número de factura, el emisor de la factura y el destinatario del servicio, se determina cómo proceder con la factura. El responsable se asigna automáticamente al tratamiento y se facilitan los datos para su transferencia a los sistemas ERP. El tiempo de procesamiento se reduce considerablemente gracias a la eliminación de actividades manuales.

Gestione los pedidos de forma inteligente en la bandeja de entrada del correo electrónico

Desafío

En la mayoría de los casos, los pedidos se tramitan directamente en los sistemas internos de la empresa si dispone de tienda en línea. Sin embargo, si se plantean consultas sobre el envío y la entrega o sobre el propio pedido, esto requiere un tratamiento manual a través de la bandeja de entrada del correo electrónico. Leer los correos electrónicos, asignarlos al pedido correcto en el sistema CRM y responder a la consulta son obstáculos para la tramitación más rápida posible de los pedidos.

Solución

Para responder lo más rápidamente posible al estado del pedido y del envío o a las consultas individuales sobre el pedido, las empresas utilizan el cotejo automático de datos del correo electrónico y del sistema CRM. Se produce una asignación automática del pedido, se crea una respuesta directa y se reduce así el tiempo de tramitación de las consultas. De este modo, las devoluciones, los cambios o las consultas de estado pueden procesarse lo más rápidamente posible y aumentar la satisfacción del cliente.

Responder individualmente a las consultas de los clientes en la bandeja de entrada del correo electrónico

Desafío

Debido al buen desarrollo del negocio y a los cambios en los procesos, muchas empresas tienen una acumulación de miles de correos electrónicos en los buzones centrales, incluso en las filiales europeas. Debido a la falta de tiempo y recursos humanos, este volumen de consultas de los clientes no puede procesarse manualmente con la suficiente rapidez, sobre todo porque sigue creciendo cada día.

Solución

Gracias a la solución de análisis, clasificación y distribución automatizados de correos electrónicos, se puede lograr un tiempo de respuesta rápido y una mayor calidad de servicio al cliente. Sobre todo, la consulta individualizada con los clientes cumple las expectativas de una buena asistencia. Los datos extraídos del correo electrónico y los archivos adjuntos se utilizan para generar correos electrónicos de respuesta automática y reaccionar directa y personalmente a las consultas de los clientes.

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