Vous pouvez rapidement et facilement éviter les piles de factures et de documents papier si vous Numériser les factures.

Une gestion professionnelle des documents devrait être utilisée par toute entreprise qui réussit. La numérisation des factures et des justificatifs en fait partie. 

La numérisation des factures a un impact considérable sur l'efficacité et l'efficience des options financières de votre entreprise. Non seulement la saisie manuelle des données est réduite et la précision accrue, mais la vitesse générale du processus, la gestion des données et la rentabilité sont également améliorées.

À long terme, les factures numérisées permettent à votre entreprise d'être plus évolutive en traitant un plus grand nombre de factures sans effort et dans un délai plus court. 

Découvrez dans cet article comment numériser vos factures et améliorer vos performances commerciales.

Voici comment numériser les factures et les lettres commerciales

Si vous souhaitez numériser vos factures et vos lettres commerciales, il existe différentes possibilités :

• Par logiciel ou matériel, par exemple un scanner d'archives ou une Logiciel IDP
• Avec un programme, par exemple un programme de saisie de documents
• Par application pour un smartphone avec caméra
• Par un appareil de numérisation, par exemple un scanner mobile

Selon la manière dont vous travaillez dans votre entreprise, d'autres approches sont appropriées. Par exemple, si vous êtes souvent en déplacement, la possibilité de prendre des photos via une application est conseillée. 

Mais souvent, les fonctionnalités sont combinées. Ainsi, vous pouvez utiliser un logiciel IDP pour optimiser votre gestion documentaire et l'alimenter avec les factures que vous avez photographiées ou scannées.

Intelligence artificielle par exemple sous la forme d'un système d'apprentissage par IA. Logiciel OCR pour que les informations pertinentes de la facture soient reconnues immédiatement après la numérisation et que les contenus soient vérifiés automatiquement ou semi-automatiquement en aval et puissent être correctement attribués à la commande ou au bon de livraison. 

Vous découvrirez plus tard dans l'article comment procéder concrètement.

Différents types de factures 

La mise en œuvre et les exigences varient également en fonction du type de facture.

Facture papier

Dans le cas d'un document papier, vous devez faire attention aux points suivants :

• Répondre aux exigences de la GoBD
• Les factures papier peuvent être conservées séparément ou jetées.
• Pour cela, il faut que la facture papier soit correctement numérisée dans le système de gestion des documents (DMS).

Facture électronique, XFacture ou ZUGFeRD Facture

Pour qu'une facture électroniqueSi vous souhaitez que votre facture électronique, également appelée e-facture, soit reconnue par l'administration fiscale comme absolument équivalente à une facture papier, vous devez respecter les directives suivantes :

• Le destinataire de la facture doit accepter la facture électronique
• L'e-facture doit être établie, envoyée, reçue et traitée dans un format électronique, par exemple en PDF. Ensuite, elle peut également être envoyée en tant que pièce jointe à un mail.
• Elle doit être lisible par un être humain
• L'authenticité de l'origine de l'e-facture doit être garantie, par exemple par une procédure de contrôle interne.
• L'intégrité de l'e-facture doit être garantie

Facture fournisseur

Dans le cas d'une facture fournisseur que vous avez reçue d'un fournisseur, par exemple, les règles suivantes s'appliquent :

• Conforme à la norme GoBD
• Vous devez soit classer l'original sur papier, soit le détruire.
• Si vous recevez déjà la facture sous forme numérique, vous devez la sauvegarder dans le format de fichier dans lequel vous l'avez reçue.

Facture client

Si vous établissez vous-même des factures, d'autres points sont importants :

• Vous pouvez envoyer vos factures sous forme papier ou numérique. Si le client demande une facture papier, vous devez le faire.
• Mais il est bien sûr plus simple d'envoyer la facture sous forme numérique et de la stocker dans votre DMS.
• Selon le logiciel utilisé, celui-ci peut vous aider en vous permettant d'envoyer des factures par voie numérique, par exemple grâce à une interface avec la poste.

Vous pouvez effectuer ces opérations individuellement en utilisant différentes applications. Il est toutefois recommandé de chercher une application appropriée. Logiciel de gestion de documents de se renseigner sur le sujet. Celle-ci vous aidera également à transformation numérique dans votre entreprise.

Quels sont les avantages ?

Avantages de la numérisation des factures

La numérisation des factures présente de nombreux avantages pour votre entreprise :

• Faible encombrement lors de l'archivage : Au lieu de cela, vous pouvez simplement conserver vos factures sur le serveur.
• Archivage facile des factures : Un DMS veille à ce que vos factures numérisées et archivées soient conformes au GoBD.
• Grande capacité de recherche : Vous trouverez rapidement et facilement des informations et les factures recherchées grâce à la recherche plein texte.
• Des coûts réduits : Ils économisent surtout des frais de papier, de port et d'imprimante, mais les frais de personnel diminuent également grâce à l'automatisation.
• Plus de temps : En éliminant de nombreuses tâches manuelles, vos collaborateurs ont plus de temps pour s'occuper de sujets plus complexes que la transmission et l'archivage des factures.
• Accès indépendant du lieu : Grâce aux outils et aux logiciels basés sur le cloud, vous pouvez accéder à vos fichiers où que vous soyez.
• Automatisation des flux de travail : En combinaison avec un logiciel BPA, de nombreuses étapes du flux de facturation peuvent être numérisées et automatisées.

Numériser les factures : Voici à quoi cela peut ressembler

Vous voulez savoir si la numérisation des factures est adaptée à votre flux de travail ? 

Le processus peut par exemple se présenter comme suit - mais les détails diffèrent bien sûr d'un logiciel à l'autre :

1. Réception de la facture par voie postale ou numérique : Les documents papier sont numérisés sous forme de documents PDF via le scanner local ou de réseau. Si la facture est déjà reçue sous forme numérique, elle est directement transférée dans le logiciel.
2. Reconnaissance des factures basée sur l'IA et Extraction des données par OCR : Les données pertinentes, telles que l'en-tête, le pied de page et les données de position, sont automatiquement lues sur la facture.
3. Usinage et contrôle visuel : Après la reconnaissance, les données lues sont contrôlées et, si nécessaire, traitées. L'IA vous assiste dans cette tâche en apprenant en permanence et de manière autonome à partir des unités et des corrections.
4. Vérification, comptabilisation, validation : Vous pouvez définir vous-même le flux de travail de validation numérique et les conditions de contrôle des documents et garantir ainsi l'exactitude de tous les documents.
5. Archivage avec protection contre les révisions : Les factures sont classées dans les archives numériques de manière à ce qu'elles puissent être révisées. Vous pouvez les y consulter à tout moment et de n'importe où.

Vous trouverez le contrôle numérique des factures dans la pratique dans un Cas d'utilisation de notre client iflow.

Use Cases : faire numériser des factures par IA-OCR avec Konfuzio

Konfuzio est un logiciel IDP avec OCR basé sur l'IA qui vous permet de Factures numériser de manière simple et efficace. Vous trouverez ci-dessous différents exemples concrets d'utilisation du Konfuzio dans la pratique.

Comment automatiser les factures grâce à l'OCR 

Lorsque les factures sont analysées par OCR, toutes les données pertinentes sont extraites des factures numérisées ou au format PDF et converties dans un format...

• lisible par une machine,
• ... consultable et
• ... peut être traité.

Grâce à une interface, les entreprises peuvent intégrer les données obtenues dans tous les autres processus commerciaux.

D'autres applications possibles de Konfuzio sont par exemple

• Polices d'assurance
• Cartes grises
• Boîte aux lettres électronique organisent

Comptabilité : numériser les factures entrantes avec l'IA

L'OCR peut reconnaître plus de 100 champs dans les factures et extraire ainsi des données pour le traitement des factures. Les informations sont alors reconnues de manière simple et structurée et transmises automatiquement par le logiciel.

Ils soutiennent votre comptabilité en lisant par exemple les données suivantes :

• Données d'en-tête de la facture
  • Date de la facture
  • Numéro de facture
  • Délais de paiement
  • Escompte
  • Montant total brut
  • Taux de TVA
  • Montant total net
• Fournisseur
  • Société
  • Rue 
  • Numéro de maison
  • CODE POSTAL
  • Lieu
• Débiteur
  • Société
  • Rue 
  • Numéro de maison
  • CODE POSTAL
  • Lieu
• Personne de contact
  • Nom
  • Numéro de téléphone
  • Courrier électronique
• Référence de la commande
  • Numéro de commande
  • Numéro de bon de livraison
• Coordonnées bancaires
  • IBAN
  • Swift / BIC
• Postes individuels
  • Quantité
  • Numéro d'article
  • Prix unitaire
  • Prix total

Un Exemple d'application pour le contrôle numérique des factures vous trouverez ici.

L'IA dans le domaine de la gestion des sinistres

L'OCR ne permet pas seulement de numériser efficacement les factures au sein de l'entreprise. Les pools, les assureurs directs et les réassureurs peuvent également utiliser la reconnaissance de texte intelligente. Les types de documents suivants sont par exemple possibles :

• Factures d'atelier
• Preuves d'achat de vélos électriques, de bicyclettes
• Notes de frais
• Décomptes des frais de justice
• Factures médicales
• Facturation des physiothérapeutes

L'IA se concentre ici sur les postes individuels qui nécessitent une attention humaine particulière. 

Domaine de la sécurité de l'IA et du RGPD

Les secteurs qui doivent accorder une importance particulière à la sécurité et au respect du RGPD bénéficient de Konfuzio, car l'architecture de la plateforme est multi-tenant.

Vous pouvez ainsi utiliser Konfuzio pour les factures dans des salles de données séparées et dans des cercles d'utilisateurs définis. Les concepts d'effacement sont conformes au RGPD et conviennent aux données des personnes soumises au secret professionnel, qui sont soumises au secret professionnel légal.

En savoir plus sur les Précautions de sécurité et RGPD de Konfuzio se trouvent sur le site web lié.

La capacité d'apprentissage, principal avantage de l'IA Konfuzio

La capacité d'apprentissage de l'IA est son grand avantage. Elle apprend à travers le contenu de vos documents et reconnaît déjà exactement quels champs sont pertinents après quelques factures. Ce faisant, elle reste toujours capable de s'adapter.

Les autres avantages de l'IA Konfuzio sont les suivants :

• Feedback professionnel simplement l'introduire par des formations qui entraînent également l'IA à la classification et à l'extraction d'autres types de factures.
• Exportation des informations de facturation en tant que CSV, JSON ou via le SDK Python.
• Compatibilité avec beaucoup Intégrations
• API OCRReconnaissance de texte intelligente pour plus de 70 langues, y compris les notes manuscrites.

Conclusion : numériser et utiliser les factures rapidement et sans erreur

Si vous souhaitez optimiser votre gestion des factures tout en minimisant les erreurs, un logiciel OCR adapté est un bon choix.

Vous êtes ainsi assuré que tout ce qui concerne la gestion des paiements est protégé contre les erreurs d'inattention, tout en étant toujours du côté de la sécurité en ce qui concerne les exigences légales, comme par exemple le RGPD.

Si vous optez pour un fournisseur dont l'OCR fonctionne avec l'IA, vous pouvez l'entraîner pour vos cas d'application spécifiques et ainsi numériser l'ensemble de votre comptabilité et optimiser les processus de votre entreprise.

Que pensez-vous de la possibilité de numériser les factures ? N'hésitez pas à me donner votre avis sur ce sujet dans les commentaires.