Numériser les factures avec l'OCR et l'IA

Des montagnes de papier encombrent plus d'une entreprise en ralentissant considérablement les processus commerciaux. Les factures et les justificatifs en tout genre, en particulier, donnent du fil à retordre à la comptabilité, car dans de nombreux cas, le délai de conservation peut aller jusqu'à 10 ans. Nous vous expliquons ici comment numériser les factures afin que tous les documents soient sûrs et faciles à trouver à tout moment. Une gestion professionnelle des documents est devenue indispensable à cet effet, car le traitement et l'archivage doivent également être organisés de manière efficace.

La numérisation des factures a un impact considérable sur l'efficacité et l'efficience des options financières de votre entreprise. Non seulement la saisie manuelle des données est réduite et la précision accrue, mais la vitesse générale du processus, la gestion des données et la rentabilité sont également améliorées.

À long terme, les factures numérisées permettent à votre entreprise d'évoluer plus facilement en traitant un plus grand nombre de factures sans effort et en peu de temps. 

Voici comment numériser les factures et les lettres commerciales

La numérisation de factures, de justificatifs ou d'autres lettres commerciales peut se faire de différentes manières et en plusieurs étapes. 

1. Numérisation numérique

• Grâce à un scanner mobile
• Par un scanner d'archives
• Par application pour un smartphone avec caméra

Le travail n'est toutefois pas encore terminé, car les formats numériques obtenus sont généralement sous forme optique (p. ex. PDF, IMG ou JPG). Ainsi, les documents ne sont pas encore pleinement exploitables, c'est pourquoi l'étape suivante est également une partie importante de la numérisation.

2. Saisie numérique des données

• Avec un programme de saisie de documents
• Avec un outil pour Reconnaissance optique de caractères (OCR)
• Avec une Logiciel IDP

Il s'agit ici d'extraire les données pertinentes et/ou d'archiver numériquement les documents à un endroit approprié. Selon la manière dont vous travaillez dans votre entreprise, d'autres approches sont appropriées. Si vous êtes par exemple souvent en déplacement, la possibilité de prendre des photos via une application est conseillée. 

Souvent, on combine le plus grand nombre possible de fonctionnalités. Un logiciel IDP comprend généralement toutes les fonctionnalités de numérisation, d'archivage et de gestion intelligente des documents.

Intelligence artificielle assure, par exemple, en combinaison avec Technologie OCR pour que les informations pertinentes des factures et des justificatifs soient immédiatement reconnues après la numérisation et que les contenus puissent être vérifiés automatiquement ou semi-automatiquement en aval et correctement attribués à la commande ou au bon de livraison.

Différents types de factures 

La mise en œuvre et les exigences varient également en fonction du type de facture.

Facture papier

S'il s'agit de justificatifs sur papier, vous devez faire attention aux points suivants lors de la tenue de votre comptabilité :

• Répondre aux exigences de la GoBD
• Les factures papier peuvent être conservées séparément ou jetées.
• Pour cela, il faut que la facture papier soit correctement numérisée dans le système de gestion des documents (DMS).

Important : à partir du 01.01.2025, la priorité accordée aux factures papier dans le secteur B2B disparaîtra et l'e-facture deviendra progressivement obligatoire. Pour en savoir plus ici.

Facture électronique, XFacture ou ZUGFeRD Facture

Pour qu'une facture électronique, également appelée e-facture, réponde à toutes les exigences légales, les directives suivantes s'appliquent :

• À partir de 2025, l'e-facture sera considérée comme prioritaire. Les autres formats seront considérés comme des "autres factures" et seront supprimés dans le secteur B2B après une période de transition.
• L'e-facture doit être disponible dans un format de données numériques structurées.
• Le format doit être conforme à l'une des syntaxes de la norme CEN EN 16931. 
• Le choix du format numérique est convenu entre l'émetteur et le destinataire de la facture.
• Un fichier PDF ne répond pas aux critères de la facture électronique.
• L'authenticité de l'origine de l'e-facture doit être garantie, par exemple par une procédure de contrôle interne.
• L'intégrité de l'e-facture doit être garantie.

Facture fournisseur

Dans le cas d'une facture fournisseur que vous avez reçue d'un fournisseur, par exemple, les règles suivantes s'appliquent :

• Conforme à la norme GoBD
• Vous devez classer l'original sur papier ou, après numérisation, sous forme de documents numériques archiver en toute sécurité.
• Si vous recevez déjà la facture sous forme numérique, vous devez la sauvegarder dans le format de fichier dans lequel vous l'avez reçue.

Facture client

Si vous établissez vous-même des factures, d'autres points sont importants :

• Vous pouvez envoyer vos factures sous forme papier ou numérique. Si le client demande une facture papier, vous devez encore y donner suite jusqu'à la réforme de l'e-facture. 
• Mais il est bien sûr plus simple d'envoyer des factures numériques et de les stocker dans votre DMS.
• Selon le logiciel utilisé, celui-ci peut vous aider en vous permettant d'envoyer des factures par voie numérique, par exemple grâce à une interface avec la poste.

Grâce à l'utilisation de Logiciel de gestion de documents vous permet de gagner beaucoup de temps dans toutes ces opérations, d'éviter les erreurs et d'accélérer la numérisation dans l'entreprise.

Avantages de la numérisation des factures

La numérisation des factures et autres documents présente de nombreux avantages pour votre entreprise :

• Faible encombrement lors de l'archivage - Au lieu de cela, vous pouvez simplement conserver vos factures sur le serveur.
• Archivage légal des factures - Un DMS veille à ce que vos factures numérisées et archivées soient conformes au GoBD.
• Grande capacité de recherche - Vous trouverez rapidement et facilement des informations et les factures recherchées grâce à la recherche plein texte.
• Coûts réduits - Ils économisent surtout des frais de papier, de port et d'imprimante, mais les frais de personnel diminuent également grâce à l'automatisation.
• Plus de temps - En éliminant de nombreuses tâches manuelles, vos collaborateurs ont plus de temps pour s'occuper de sujets plus complexes que la transmission et l'archivage des factures.
• Accès indépendant du lieu - Grâce aux applications basées sur le cloud, vous pouvez accéder à vos documents où que vous soyez.
• Automatisation des flux de travail - Surtout en combinaison avec traitement intelligent des documents (IDP) de nombreuses étapes du flux de facturation peuvent être numérisées et automatisées

Numériser les factures - Voici à quoi cela peut ressembler

Vous voulez savoir si la numérisation des factures est adaptée à votre flux de travail ? 

La procédure peut par exemple se présenter comme suit - mais les détails diffèrent bien sûr selon le logiciel :

1. Réception de la facture par voie postale ou numérique : Les documents papier sont numérisés sous forme de documents PDF via le scanner local ou de réseau. Si la facture est déjà reçue sous forme numérique, elle est directement transférée dans le logiciel.
2. Reconnaissance des factures basée sur l'IA et extraction des données par OCR : Les informations pertinentes, telles que les données d'en-tête, de pied de page et de position, sont automatiquement lues sur la facture.
3. Usinage et contrôle visuel : Après la reconnaissance, les données lues sont contrôlées et, si nécessaire, traitées. Vous êtes assisté par l'IA qui apprend en permanence à partir des saisies et des corrections.
4. Vérification, comptabilisation, validation : Vous pouvez définir vous-même le flux de travail de validation numérique et les conditions de contrôle des documents et garantir ainsi l'exactitude de tous les documents.
5. Archivage avec protection contre les révisions : Les factures sont classées dans les archives numériques de manière à ce qu'elles puissent être révisées. Vous pouvez les y consulter à tout moment et de n'importe où.

Vous trouverez le contrôle numérique des factures dans la pratique dans un Cas d'utilisation de notre client iflow.

Use Cases - Faire numériser des factures par IA-OCR avec Konfuzio

Konfuzio est un logiciel IDP avec OCR basé sur l'IA qui vous permet de Factures numériser de manière simple et efficace. Vous trouverez ci-dessous différents exemples concrets d'utilisation du Konfuzio dans la pratique.

Comment automatiser les factures grâce à l'OCR 

Lorsque des factures, des reçus ou d'autres documents sont analysés par OCR, toutes les données pertinentes des factures scannées ou au format PDF sont converties dans un format...

• lisible par une machine,
• ... consultable et
• ... peut être traité.

Grâce à une interface, les entreprises peuvent intégrer les données obtenues dans tous les autres processus commerciaux.

D'autres applications possibles de Konfuzio sont par exemple

• Polices d'assurance
• Cartes grises
• Boîte aux lettres électronique organisent

Comptabilité - Numériser les factures entrantes avec l'IA

L'OCR peut reconnaître plus de 100 champs dans les factures et extraire ainsi des données pour le traitement numérique des factures. Les informations sont alors reconnues de manière simple et structurée et transmises automatiquement par le logiciel.

Ils soutiennent votre comptabilité en lisant par exemple les données suivantes :

• Données d'en-tête de la facture
  • Date de la facture
  • Numéro de facture
  • Délais de paiement
  • Escompte
  • Montant total brut
  • Taux de TVA
  • Montant total net
• Fournisseur
  • Société
  • Rue 
  • Numéro de maison
  • CODE POSTAL
  • Lieu
• Débiteur
  • Société
  • Rue 
  • Numéro de maison
  • CODE POSTAL
  • Lieu
• Personne de contact
  • Nom
  • Numéro de téléphone
  • Courrier électronique
• Référence de la commande
  • Numéro de commande
  • Numéro de bon de livraison
• Coordonnées bancaires
  • IBAN
  • Swift / BIC
• Postes individuels
  • Quantité
  • Numéro d'article
  • Prix unitaire
  • Prix total

Un Exemple d'application pour le contrôle numérique des factures vous trouverez ici.

L'IA dans le domaine de la gestion des sinistres

L'OCR permet de lire et de traiter efficacement les factures, et pas seulement dans les entreprises. L'utilisation de cette technologie ne se limite pas du tout aux factures de la comptabilité. La reconnaissance intelligente des caractères permet également de répondre à des exigences plus spécialisées, comme celles des assureurs directs et des réassureurs. Cela concerne entre autres les documents suivants :

• Factures d'atelier
• Preuves d'achat de vélos électriques, bicyclettes & Co.
• Notes de frais
• Décomptes des frais de justice
• Factures médicales
• Facturation des physiothérapeutes

L'IA se concentre ici sur les postes individuels qui nécessitent une attention humaine particulière. 

Domaine de la sécurité de l'IA et du RGPD

Les secteurs qui doivent accorder une importance particulière à la sécurité et au respect du RGPD profitent particulièrement de Konfuzio, car l'architecture de la plateforme est multi-tenant.

Vous pouvez ainsi utiliser Konfuzio pour les factures dans des salles de données séparées et dans des cercles d'utilisateurs définis. Les concepts d'effacement sont conformes au RGPD et conviennent aux données des personnes soumises au secret professionnel, qui sont soumises au secret professionnel légal.

Précautions de sécurité et RGPD de Konfuzio

La capacité d'apprentissage, principal avantage de l'IA Konfuzio

La capacité d'apprentissage de l'IA est son grand avantage. Elle apprend à travers le contenu de vos documents et reconnaît déjà exactement quels champs sont pertinents après quelques factures. Ce faisant, elle reste toujours capable de s'adapter.

Les autres avantages de l'IA Konfuzio sont les suivants :

• Exportation des informations de facturation sous forme de formats numériques tels que CSV, JSON ou via le SDK Python.
• Compatibilité avec beaucoup Intégrations
• API OCRReconnaissance de texte intelligente pour plus de 70 langues, y compris les notes manuscrites.

Conclusion - Numériser les factures sans erreur et rapidement

Si vous souhaitez optimiser votre gestion des factures tout en minimisant les erreurs, un logiciel OCR adapté est un bon choix.

Vous êtes ainsi assuré que tout ce qui concerne la gestion des paiements est protégé contre les erreurs d'inattention, tout en étant toujours du côté de la sécurité en ce qui concerne les exigences légales, comme par exemple le RGPD.

Si vous optez pour un fournisseur dont l'OCR est optimisé par l'IA, vous pouvez l'entraîner pour vos cas d'application spécifiques et ainsi numériser de larges pans de la comptabilité et optimiser les processus de votre entreprise.

Vous envisagez de numériser des justificatifs, des factures ou d'autres documents ? N'hésitez pas à nous envoyer un message pour obtenir des conseils personnalisés de la part d'experts.