Dominar el archivado a prueba de auditorías de forma digital y fiable

En lugar de esperar que un documento importante vuelva a aparecer antes de que lo haga la investigación fiscal, las empresas deberían ir sobre seguro. Esto es posible mediante un archivado a prueba de auditorías que cumpla todos los requisitos legales.

No es fácil seguir el rastro de todo en los bancos de párrafos. Pero hay una solución para este reto: con el software documental inteligente, el archivado a prueba de auditorías puede implementarse de forma sencilla y convertirse así en un asunto menor. Aquí encontrará todo lo importante al respecto.

¿Qué significa archivar a prueba de auditorías?

El archivado a prueba de auditorías describe el cumplimiento de diversas normativas y estándares de seguridad en el almacenamiento y la gestión de documentos empresariales digitales. A diferencia de los documentos analógicos, la seguridad de la revisión debe cumplir requisitos más estrictos, ya que los factores decisivos de inmutabilidad, disponibilidad directa y protección del acceso no se dan necesariamente en el ámbito digital. En el caso de los documentos analógicos, esto suele ser diferente, por ejemplo, almacenándolos en un archivo, pero sigue siendo una solución poco práctica.

Una base jurídica especialmente importante para la contabilidad electrónica es, desde 2015, el GoBD. Dependiendo del sector, la forma jurídica y el tipo de documento, se aplican otras normas y periodos de conservación individuales de hasta 10 años. Una mirada a los dos términos básicos permite una definición más precisa:

• Seguridad de revisión: Esto significa la inalterabilidad de los documentos y la correspondiente transparencia de la documentación de procedimiento. Los documentos y registros que deben conservarse deben ser totalmente recuperables en todo momento para que las auditorías contables y fiscales puedan llevarse a cabo sin complicaciones.
• Archivo: Se trata del almacenamiento seguro de documentos, para el que los archivos digitales y los sistemas de gestión de documentos (SGD) son ahora la norma común. Los soportes de almacenamiento también deben cumplir explícitamente la Directiva GoBD en sus módulos individuales. La documentación específica del software no suele ser suficiente.

Normativa y condiciones marco

El tratamiento de documentos empresariales y datos personales importantes está regulado en Alemania por una amplia legislación, a veces complicada. El archivado a prueba de auditorías tiene por objeto garantizar el cumplimiento de estas normativas y, por tanto, requiere su consideración individual, aunque a veces estén distribuidas de forma confusa en varios conjuntos de normas. En caso de infracción, pueden imponerse multas severas o incluso penas de cárcel.

• GoBD: En Gprincipios para la oLa siguiente información se facilita de conformidad con la BLa siguiente información se conservará en formato electrónico y será DLos principios de acceso a los datos definen normas básicas uniformes para todas las empresas y autónomos. Los principios más importantes son la exhaustividad, la claridad, la exactitud y la verificabilidad. Además, pueden aplicarse otras normas de forma individual.
• Código de Comercio: Aquí se enumeran en primer lugar las normas sobre contabilidad transparente. A grandes rasgos, se trata en particular de la conservación y el archivo comprensibles de cartas y libros comerciales, así como de todo lo que documente transacciones comerciales relevantes de cualquier tipo. Según el tipo de documento, se aplican periodos de conservación de seis a diez años (HGB § 238f + § 257).
• Código fiscal: Esto amplía la obligación de conservar datos a los estados financieros, balances e inventarios de forma aún más detallada y los sitúa en el contexto financiero. Además, se regula el procedimiento de una auditoría fiscal, que requiere el suministro de datos pertinentes interpretables por máquina cuando se utiliza un SGD. También debe posibilitarse el uso del sistema por parte de la autoridad fiscal en caso necesario (AO § 147)
• Derecho fiscal es a su vez mucho más complejo y detallado que los textos jurídicos mencionados. Por lo tanto, en caso de ambigüedad en su interpretación, siempre se le debe dar mayor prioridad. En muchos casos, la certeza total sólo puede obtenerse consultando a un asesor fiscal o a un abogado especializado.
• GDPR: Se aplican normas especiales al tratamiento y almacenamiento de datos personales. Éstos, por su parte, deben suprimirse una vez cumplida su finalidad, sobre la que debe ser posible obtener información en cualquier momento. En muchos casos, esto da lugar a conflictos con los periodos de conservación, por lo que no es aconsejable mezclar datos personales y datos sujetos a conservación.
• Conformidad: La aplicación interna de esta normativa es una tarea exigente que debe resolverse tanto técnica como comunicativamente. Un escollo frecuente es el manejo de los correos electrónicos empresariales, que también deben archivarse. Es indispensable una formación adecuada del personal, pero también el uso de programas informáticos apropiados para el tratamiento de datos y la ciberseguridad.

Documentos sujetos a plazos de archivo y conservación

Es especialmente importante que las empresas conozcan los documentos específicos que deben archivarse y los periodos de conservación asociados. En este sentido, el legislador dedica la mayor atención a los documentos con relevancia fiscal (Código Tributario § 147).

10 años Obligación de retención

• Estados financieros anuales, balances, cuentas de pérdidas y ganancias
• Inventario
• Libros y registros
• Cuadernos de bitácora
• Facturas recibidas y emitidas
• Contabilización de documentos
• Informes de situación

6 años de conservación

• cartas comerciales y de negocios recibidas
• cartas comerciales y de negocios enviadas por correo
• Contratos
• Ofertas y confirmaciones de pedido

Pueden añadirse otras obligaciones de archivo de forma individual. También es importante tener en cuenta que la correspondencia comercial y las cartas suelen presentarse en forma de correos electrónicos. Estos deben almacenarse de la misma manera que la correspondencia analógica. La digitalización de documentos en papel está permitida. Lo decisivo no es la existencia del original, sino su inalterabilidad.

Los principios más importantes - "Código de buenas prácticas

Para facilitar la visión de conjunto de esta compleja normativa y la implantación digital del archivado a prueba de auditorías, la Asociación de Organización y Sistemas de Información (VOI) resume desde 1996 los principios más importantes en una obra estándar. Este "Código de buenas prácticas" se actualiza a lo largo de los años y ayuda a cumplir las normativas más importantes. Los siguientes puntos son especialmente relevantes:

• Seguridad e inmutabilidad: Los documentos deben archivarse lo antes posible y protegerse contra pérdidas. Esto también se refiere a evitar posibles cambios, por ejemplo, durante la digitalización de contenidos.
• Integridad: No El documento puede perderse de camino al archivo o incluso en el archivo.
• Transparencia y trazabilidad: Las adaptaciones inevitables deben documentarse debidamente para permitir el restablecimiento del estado original.
• Localizabilidad: Todos los documentos deben estar disponibles en un plazo razonable en caso de auditoría fiscal.
• Permisos: Sólo las personas autorizadas pueden tener acceso, especialmente teniendo en cuenta el GDPR.
• Migración de datos: El software utilizado debe permitir una migración segura sin pérdida de datos.
• Periodo de conservación: Todos los principios deben respetarse durante todo el periodo de retención.

Requisitos del software de archivo

No existe ninguna obligación de utilizar un archivo digital, pero el cumplimiento de todas las normativas y la gestión de grandes cantidades de documentos suponen un gasto de tiempo cada vez mayor. Con un DMS, todos los documentos se almacenan y están disponibles en una ubicación central, lo que facilita enormemente el archivado a prueba de auditorías. Los requisitos de este tipo de software se refieren, naturalmente, a la aplicación técnica de los principios legales, pero también a la usabilidad más segura posible.

• Uso de la nube: Esto permite la disponibilidad centralizada de documentos uniformes y el acceso a través de Internet. Además, pueden establecerse fácilmente distintas autorizaciones de acceso.
• Control de versiones: Si es necesario realizar ajustes, debe ser posible rastrear el historial del documento y restaurar el original en cualquier momento.
• Soporte de diversas fuentes de datosLos documentos que deben conservarse pueden entrar en la empresa de varias formas: por ejemplo, por correo electrónico o por fax. Postescaneado. Deben estar perfectamente conectados para evitar pérdidas o falsificaciones.
• Etiquetado flexible: El sistema más versátil de indexación y Palabras clave mejora la localización de los documentos en el archivo. Los metadatos, las etiquetas y la numeración automatizada también facilitan el trabajo en equipo sin comprometer el archivado a prueba de auditorías.
• Interfaz de usuario intuitiva: No es raro que se produzcan errores graves por falta de facilidad de uso. Dado que normalmente sólo unas pocas personas de la empresa tienen acceso, el archivado de documentos debe ser lo menos complicado posible. La importación mediante arrastrar y soltar y los filtros de búsqueda individuales, por ejemplo, ayudan en este sentido.

Para garantizar que todos los criterios se cumplen a la perfección y sin errores, el uso de un software inteligente "todo en uno" es una opción obvia.

Ventajas gracias al archivado inteligente y a prueba de auditorías con Konfuzio

Konfuzio es la solución completa para la gestión automatizada de documentos que cumple todos estos requisitos y, además, permite funcionalidades únicas gracias a la inteligencia artificial. El cumplimiento de GoBD, DSGVO y compañía -en otras palabras: todos los criterios para un archivado a prueba de auditorías- sólo constituyen la base para una optimización versátil de los procesos. De este modo, las empresas amplían los sistemas DMS clásicos con numerosas ventajas.

Automatizar la seguridad de las revisiones

Mediante el uso flexible de diversas técnicas de IA, Konfuzio puede comprender documentos de forma automatizada, clasificar y procesarlos. El software reconoce si los documentos están sujetos a retención y puede aplicar las normas adecuadas para archivarlos a prueba de auditorías. En el caso de documentos específicos, la IA puede entrenarse para lograr la máxima precisión y evitar errores humanos.

Flujos de trabajo individuales

Además, pueden definirse procedimientos y flujos de trabajo personalizados, por ejemplo, para aplicar directrices de cumplimiento individuales, ahorrar tiempo y aumentar la eficacia general del archivado. Además, pueden implementarse instancias de control individuales para garantizar que un documento llega a la ubicación de almacenamiento correcta.

Archivo de correo

Mediante la integración con varios proveedores externos de escaneado, Konfuzio permite obtener imágenes digitales de alta resolución del correo entrante que no sólo resisten cualquier auditoría fiscal, sino que también pueden leerse automáticamente y archivarse a prueba de auditorías.

Automatización de bajo código para correos electrónicos

También la extracción de datos y la clasificación de Correos electrónicos y archivos adjuntos es muy sencillo. Esto significa que se pueden encontrar y buscar en cualquier momento, independientemente de las ubicaciones de almacenamiento, como programas de correo o sistemas de archivos.

Máxima seguridad de los datos

Tanto si opera en la nube como en su propio centro de datos, los criterios de la GoBD y la DSGVO se cumplen en todo momento en términos de archivado a prueba de auditorías. Los datos sensibles pueden clasificarse automáticamente y están sujetos al máximo nivel de protección de datos. El intercambio de datos con clientes externos se realiza exclusivamente mediante HTTPS y cifrado TLS.

Conclusión

El archivo a prueba de auditorías es una cuestión necesaria pero complicada para las empresas que está sujeta a una amplia gama de requisitos. Estos se establecen en diversos textos legales, como el GoBD, el Código de Comercio alemán o el Código Fiscal alemán. En principio, se prescribe un almacenamiento transparente, permanente y sin cambios de los documentos empresariales importantes. Los principios más importantes, como la seguridad, la integridad y la trazabilidad, se establecen en el "Código de buenas prácticas" del VOI.

Las soluciones de gestión digital de documentos son necesarias para garantizar el cumplimiento eficaz de todos los requisitos en todo momento. En la implementación técnica con un SGD, son decisivas las amplias funcionalidades para el archivado centralizado y trazable. Además, la inteligencia artificial permite el máximo grado de automatización y evitar errores manuales. Estas ventajas se desarrollan plenamente en el software documental a prueba de auditorías Konfuzio.

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