Alors que les documents papier constituaient autrefois l'essentiel de notre communication, ce sont désormais les messages électroniques et les documents numériques qui rythment notre vie. Pourtant, la numérisation n'est pas encore assez avancée pour que nous bannissions totalement les courriers et documents physiques de notre quotidien.
C'est là qu'intervient l'approche du post-scannage, qui combine le cycle habituel de l'analogique avec la rapidité et la commodité du numérique. Couplé à Intelligence artificielle (IA), cette évolution oriente le processus de numérisation vers de nouvelles voies, car : après la numérisation du courrier, vient le traitement automatisé des envois postaux numériques.
Cet article vous explique comment y parvenir, quelles connaissances sont nécessaires et quelles précautions doivent être prises.
Définitions de termes relatifs à la numérisation du courrier
Il existe un risque de confusion avec les termes suivants, c'est pourquoi nous les examinons de plus près :
Qu'est-ce que la "numérisation du courrier" ?
La numérisation du courrier fait référence au processus de numérisation des envois postaux physiques ou des documents à l'aide d'une technologie de numérisation moderne. Ce processus consiste à convertir des documents papier, des lettres ou d'autres contenus postaux en fichiers électroniques. Ce processus permet de stocker, d'organiser, de transmettre ou d'archiver les informations contenues dans les documents physiques dans un format numérique.
Qu'est-ce que le "courrier électronique" ?
Le terme "Courrier électronique"est à proprement parler un service de courrier électronique d'un fournisseur de services d'expédition connu. Avec ce service, les utilisateurs envoient, reçoivent et gèrent des lettres numériques. Il s'agit essentiellement d'un service de courrier électronique sécurisé et juridiquement valable.
Qu'est-ce que le "postscan" ?
„PostscanLe terme "courrier électronique" est utilisé, comme le terme "e-post", pour désigner les services d'un prestataire de services d'expédition populaire. Il s'agit d'une solution moderne qui permet de convertir les envois postaux physiques en formats numériques. Ce service s'adresse aux entreprises et aux particuliers.
Qu'est-ce que "E-Postscan" ?
Le service "Numérisation du courrier électronique"Le service de courrier électronique, quant à lui, fait référence à la possibilité de recevoir du courrier physique sous forme numérique en plus du format original. Ce service implique l'acheminement du courrier physique vers une station de numérisation des prestataires de services d'expédition. Le courrier y est ouvert, numérisé et mis à la disposition des clients sous forme numérique.
Numérisation du courrier - Fonctions de la numérisation du courrier électronique
Parmi les principales fonctions du service d'un fournisseur établi, on trouve entre autres
- AlimentationDécidez quelle version vous souhaitez utiliser pour le traitement quotidien de votre courrier.
- Séparation des opérations: La séparation des contenus de chaque émission se fait en fonction des documents concernés.
- Numérisation: Les courriers entrants sont scannés le jour même.
- Couleur: Il est possible de transmettre des documents PDF en couleur.
- Texte intégral: vous pouvez rechercher le contenu des documents PDF dans vos systèmes informatiques existants.
- Bureau de poste numériqueLe prestataire de services distribue les envois par e-mail aux destinataires de votre entreprise, y compris aux collaborateurs travaillant à domicile.
- Partenaire systèmeDans le cadre des fonctions proposées, il est possible d'intégrer des solutions partenaires qui autorisent la prise en charge automatique des envois numérisés à partir de l'E-Postscan.
Courrier numérisable et non numérisable
L'aperçu suivant vous informe sur les formats d'envoi qui se prêtent à la numérisation du courrier :
| Type d'envoi | courrier scannable | courrier non scannable |
|---|---|---|
| Envois de lettres avec/sans prestations supplémentaires | ||
| Lettres (standard, grand format, maxi), cartes postales | X | |
| Courrier d'information | X | |
| Envois avec adresse premium | X | |
| Tout type de courrier recommandé (accusé de réception, lettre remise en main propre, etc.) | X | |
| Autres types d'envois | ||
| Jet de courrier, Jet de courrier spécial | X | |
| Infopost publicitaire (p. ex. catalogues) | X | |
| Courrier de la presse | X | |
| Journaux en bandes | X | |
| Types d'envois à contenu spécial | ||
| Envois en aveugle | X | |
| Émissions de DVD | X | |
| Courrier photo | X | |
| Colis et paquets | X | |
| Envois de marchandises | X | |
| Envois de livres | X | |
| Types d'envois particuliers | ||
| Envois express | X | |
| Ordre de distribution du courrier | X | |
| Postident | X | |
| Lettres contre remboursement | X | |
| Envois avec frais supplémentaires | X |
Prix et configuration des données de commande
Les prix des différents tarifs varient en fonction du volume des envois. À partir d'un envoi par jour, le fournisseur déjà mentionné propose le plus petit paquet pour un forfait mensuel de 19 €, auquel s'ajoute 0,84 € par envoi. Les forfaits s'échelonnent jusqu'à 1 500 envois par jour. Le plus grand paquet est proposé pour un forfait de 429 €, plus 0,26 € par envoi.
RemarqueLes prix indiqués sont des prix de base auxquels s'ajoute la TVA. Pour plus d'informations sur les prix et les dates de commande, voir ici.
Déroulement du processus de numérisation du courrier
Le site Processus de numérisation du courrier entrant se divise en plusieurs étapes :
- Tout d'abord, les envois postaux arrivent à la station de numérisation pour être convertis au format numérique.
- Pendant le tri, les lettres qui ne sont pas adaptées à la numérisation ou qui ne doivent pas être numérisées sont éliminées.
- La numérisation proprement dite comprend la numérisation du courrier au moyen de paramètres techniques.
- Dès que les données sont prêtes, les informations numérisées sont soit transmises au client, soit rendues accessibles à ce dernier.
- Selon les exigences, les envois scannés ou non sont soit envoyés au client, soit stockés temporairement ou éliminés en toute sécurité.
C'est ici que nous vous présentons Konfuzio. Cette technologie innovante basée sur l'IA ouvre la voie à une méthode de numérisation du courrier plus avancée, plus précise et plus moderne. Les fournisseurs et les entreprises bénéficient d'un pré-tri automatisé, d'une numérisation précise et d'une extraction intelligente dans les documents. Cela ouvre non seulement des possibilités de réduction des coûts, mais aussi d'utilisation plus efficace des informations et d'une approche plus écologique.
Utiliser l'intelligence artificielle après avoir scanné le courrier
Comment optimiser la Konfuzio Logiciel d'intelligence artificielle le traitement ultérieur des envois postaux numérisés ?
Pré-tri automatisé
La technologie Konfuzio permet de reconnaître automatiquement les courriers pertinents après leur numérisation. Les lettres non importantes ou qui ne doivent pas être numérisées sont automatiquement triées, ce qui minimise l'intervention humaine.
Numérisation précise
L'IA adapte les paramètres de numérisation pour le processus de numérisation. Il en résulte des copies numériques claires et de haute résolution. Pour obtenir des informations sur les exigences techniques relatives à la numérisation des documents d'envoi, veuillez contacter ici.
Extraction intelligente de données
L'IA Konfuzio est capable de lire et d'extraire des documents des informations importantes telles que les champs d'adresse, les données de facturation, les mots clés et les notes manuscrites.
Archivage et accès sécurisés
Le stockage des données numériques est fiable et sécurisé dans des Plates-formes en nuage ou sur votre propres serveurs. Cela permet un accès simple et indépendant de l'emplacement aux informations ou une souveraineté maximale des données, en fonction de vos besoins. Konfuzio conforme à la protection des données conformément au RGPD de l'UE.
Avantages
Voici quelques-uns des avantages liés à la prise en charge de Konfuzio :
- Gain de temps - Le processus automatisé réduit considérablement le temps que les collaborateurs consacrent au tri et à la numérisation manuels.
- Amélioration du taux d'erreur - La technologie basée sur l'IA minimise les erreurs humaines et garantit des résultats précis et exacts.
- Amélioration de la qualité de l'utilisation des données - Grâce à l'extraction intelligente des données, les fournisseurs de services de numérisation du courrier et les entreprises utilisent et analysent leurs informations plus efficacement.
- Évolutivité et intégration - Konfuzio est évolutif et permet aux fournisseurs de services de numérisation et aux entreprises de faire face à l'augmentation du volume des commandes sans avoir à mobiliser des ressources supplémentaires en termes de personnel ou de machines. De plus, la technologie s'intègre facilement dans les structures informatiques existantes.
Conclusion
Les fournisseurs de services de numérisation du courrier se sont donné pour mission de proposer la numérisation du courrier en réponse aux défis d'un monde de plus en plus numérisé. Ce service permet aux particuliers comme aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs de recevoir du courrier physique dans un format numérique, de le stocker, de l'organiser et de le partager selon les besoins. Mais numériser le courrier signifie bien plus que le numériser. Le courrier numérisé est une étape supplémentaire vers gestion numérique des documents et des flux de travail automatisés.
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