Socio para la automatización de su correo digital

Si antes los documentos en papel constituían la mayor parte de nuestras comunicaciones, ahora son los mensajes electrónicos y los documentos digitales los que rigen nuestras vidas. Sin embargo, la digitalización aún no ha avanzado lo suficiente como para desterrar por completo el correo y los documentos físicos de nuestra vida cotidiana.

Aquí es donde entra en juego el enfoque de post-escaneado, que combina el ciclo familiar de lo analógico con la rapidez y comodidad de lo digital. Junto con Inteligencia artificial (AI), este desarrollo está orientando el proceso de digitalización en nuevas direcciones, ya que: tras la digitalización postal viene el tratamiento automatizado de los envíos postales digitales.

Este artículo explica cómo hacerlo, qué conocimientos son necesarios y qué precauciones hay que tomar.

Definiciones de términos relacionados con la digitalización del correo

Existe riesgo de confusión con los siguientes términos, por lo que vamos a examinarlos más detenidamente:

¿Qué es "Scan Mail"?

El escaneado postal es el proceso de digitalización de correo o documentos físicos mediante una moderna tecnología de escaneado. Se trata de convertir documentos en papel, cartas u otros contenidos postales en archivos electrónicos. Este proceso permite almacenar, organizar, reenviar o archivar la información de los documentos físicos en formato digital.

¿Qué es "e-Post"?

El término "Correo electrónico" es, en sentido estricto, un servicio de correo electrónico de un conocido proveedor de venta por correo. Con este servicio, los usuarios envían, reciben y gestionan cartas digitales. Se trata esencialmente de un servicio de correo electrónico seguro y legalmente válido.

¿Qué es el "postescaneado"?

„Postescaneado" es un término que, al igual que "e-Post", se utiliza en relación con los servicios prestados por un conocido proveedor de servicios postales. Se trata de una solución moderna que permite convertir los envíos postales físicos en formatos digitales. Este servicio está dirigido a empresas y particulares.

¿Qué es "E-Postscan"?

El servicio "E-Postscan", por su parte, se refiere a la posibilidad de recibir correo físico en papel en formato digital, además del formato original. Este servicio implica el envío del correo físico a una estación de digitalización de los proveedores de correo. Allí se abre el correo, se escanea y se pone a disposición de los clientes en formato digitalizado.

Postdigitalización - Funciones E-Postscan

Entre las principales características del servicio de un titular figuran:

• AlimentarDecida qué versión desea utilizar para el tratamiento diario de sus envíos.
• Separación de procesos: La separación de los contenidos de cada programa se realiza de acuerdo con los documentos respectivos.
• EscanearEl correo entrante se escanea el mismo día.
• Color: Es posible transmitir documentos PDF en color.
• Texto completoBúsqueda: puede buscar el contenido de los documentos PDF en sus sistemas informáticos existentes.
• Correo digitalEl proveedor de servicios distribuye los envíos por correo electrónico a los destinatarios de su empresa, incluidos los empleados de la oficina central.
• Socio del sistema: Dentro del ámbito de las funciones ofrecidas, es posible integrar soluciones de socios que autoricen la transferencia automática de artículos digitalizados desde el E-Postscan.

Correo escaneable y no escaneable

El siguiente resumen le informa sobre los formatos de correo adecuados para escanear correo:

Configuración de precios y datos de pedidos

Los precios de las distintas tarifas varían en función del volumen del envío. A partir de un envío diario, el proveedor mencionado ofrece el paquete más pequeño por una tarifa plana mensual de 19 euros, más 0,84 euros por envío. Los paquetes se escalonan hasta 1.500 envíos al día. El paquete más grande se ofrece por una tarifa plana de 429 euros, más 0,26 euros por envío.

NotaLos precios indicados son precios básicos más IVA. Para obtener información detallada sobre precios y fechas de pedido, consulte aquí.

Flujo de procesos tras la digitalización

En Proceso de digitalización del correo entrante se divide en diferentes pasos:

1. En primer lugar, los envíos de correo entrante pasan a la estación de escaneado para su conversión a formatos digitales.
2. Durante la clasificación, se eliminan las cartas que no son aptas para el escaneado o que no deben escanearse.
3. La digitalización propiamente dicha consiste en escanear el correo utilizando parámetros técnicos.
4. En cuanto los datos están listos, la información digitalizada se transfiere al cliente o se pone a su disposición.
5. En función de las necesidades, los artículos escaneados o no escaneados se envían al cliente o se almacenan temporalmente o se eliminan de forma segura.

Aquí es donde presentamos Konfuzio. La innovadora tecnología impulsada por IA allana el camino para un método de escaneado de correo más avanzado, preciso y puntual. Los proveedores y las empresas se benefician de la preclasificación automatizada, el escaneado preciso y la extracción inteligente en los documentos. Esto no sólo abre oportunidades para la reducción de costes, sino también para un uso más eficaz de la información y un enfoque más respetuoso con el medio ambiente.

Utilizar la inteligencia artificial tras escanear el puesto

Cómo optimizar la Software Konfuzio AI el tratamiento posterior de los envíos postales digitalizados?

Preclasificación automática

La tecnología Konfuzio permite el reconocimiento automático de los envíos pertinentes tras la digitalización. Las cartas sin importancia o que no pueden escanearse se clasifican automáticamente, minimizando la intervención humana.

Escaneado preciso

La IA ajusta los parámetros de escaneado para el proceso de digitalización. El resultado son copias digitales nítidas y de alta resolución. Si desea información sobre los requisitos técnicos para escanear documentos de consignación, póngase en contacto con aquí.

Extracción inteligente de datos

La IA Konfuzio es capaz de leer y extraer de los documentos información importante como campos de direcciones, datos de facturas, palabras clave y notas manuscritas.

Archivo y acceso seguros

El almacenamiento de los datos digitales se realiza de forma fiable y segura en Plataformas en la nube o en su servidores propios. Esto permite un acceso sencillo e independiente de la ubicación a la información o la máxima soberanía de los datos, en función de sus necesidades. Konfuzio cumple la normativa de protección de datos de la UE GDPR.

Ventajas

Algunas de las ventajas de apoyar Konfuzio son:

• Ahorro de tiempo - El proceso automatizado reduce significativamente el tiempo que los empleados necesitan para clasificar y escanear manualmente.
• Mejora de la tasa de error - La tecnología basada en IA minimiza los errores humanos y garantiza resultados precisos y exactos.
• Mejorar la calidad del uso de los datos - La extracción inteligente de datos permite a los proveedores de servicios de escaneado de correo y a las empresas utilizar y analizar su información de forma más eficaz.
• Escalabilidad e integración - Konfuzio es escalable y permite a los proveedores de escaneado y a las empresas seguir el ritmo de los crecientes volúmenes de pedidos sin necesidad de recursos humanos o mecánicos adicionales. La tecnología también puede integrarse fácilmente en las estructuras informáticas existentes.

Conclusión

Los proveedores de servicios de digitalización de cartas y correo se han propuesto ofrecer la digitalización del correo para responder a los retos de un mundo cada vez más digitalizado. Este servicio permite tanto a particulares como a empresas de todos los tamaños y sectores recibir correo físico en formato digital, almacenarlo, organizarlo y compartirlo según las necesidades. Pero escanear el correo significa mucho más que digitalizarlo. El correo escaneado es un paso más hacia gestión de documentos digitales y Flujos de trabajo automatizados.