Dans chaque entreprise, il existe une multitude de documents relatifs à l'exploitation - contrats, annexes, procès-verbaux, Factures, des extraits de compte, des rapports, des demandes, des candidatures, des actes et bien d'autres choses encore. Souvent, les documents papier sont classés dans des dossiers et des classeurs et sont soit conservés physiquement dans l'entreprise, soit externalisés auprès de fournisseurs externes. La recherche et l'utilisation de ces documents originaux au format papier est un processus difficile et fastidieux, surtout lorsqu'il s'agit de grandes quantités de documents. Les logiciels de gestion documentaire permettent de résoudre ces problèmes liés à l'archivage, à l'indexation, à la recherche et au traitement des documents.
La gestion documentaire peut être définie comme la manière dont les entreprises gèrent et suivent leurs documents (en particulier sous forme électronique). Aujourd'hui, la gestion documentaire existe à des degrés divers, en fonction des besoins de l'entreprise, qu'il s'agisse d'applications individuelles isolées ou de configurations à grande échelle à l'échelle de l'entreprise.
Comment la gestion documentaire a-t-elle évolué ?
Les premiers systèmes logiciels de gestion des documents papier ont été développés dans les années 1980. Ils portaient sur les documents papier, qui comprenaient non seulement les documents imprimés, mais aussi les images, les impressions, etc.
Plus tard, la nécessité de pouvoir gérer également les documents électroniques s'est fait sentir et de nouveaux systèmes logiciels ont dû être créés. Ils devaient gérer tous les documents ou fichiers créés sur des ordinateurs et stockés dans des systèmes de fichiers locaux ou sur des serveurs globaux.
Caractéristiques d'un logiciel de gestion documentaire
Un système de gestion de documents est un logiciel qui offre un moyen automatisé de stocker, de gérer et de suivre les documents électroniques.
À l'origine, un DMS servait à numériser ou à lire des documents papier et à les convertir en images numériques. Mais aujourd'hui, un DMS dispose de bien plus de fonctions.
Le logiciel reconnaît automatiquement les documents et saisit les données les plus importantes. Les fichiers PDF, les factures, les polices d'assurance sont ainsi plus faciles à gérer.
Konfuzio ajoute de l'intelligence artificielle au logiciel de gestion de documents. En tant que module d'un DMS, Konfuzio apprend à chaque traitement et peut ainsi saisir de plus en plus rapidement et automatiquement les données importantes de vos documents.
Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion documentaire ?
Les logiciels de gestion documentaire aident les entreprises à gérer intelligemment tous les flux de travail pouvant être documentés. Grâce à la saisie et à la mise à disposition automatisées de documents de toutes sortes, les processus de travail sont facilités. Les contenus et les informations sont plus faciles à trouver et les décisions plus faciles à prendre.
De nombreuses entreprises sont passées du classement traditionnel sur papier à un logiciel de gestion documentaire, car un système automatisé permet de gagner du temps, de l'argent et de l'espace. Un DMS rend également superflue l'utilisation de plusieurs programmes pour gérer vos flux de travail, car toutes les fonctions nécessaires sont regroupées dans une seule interface.
Un logiciel de gestion documentaire performant basé sur l'IA s'appuie sur des méthodes d'optimisation des processus afin de garantir des flux de travail allégés et efficaces. Il s'agit par exemple de l'automatisation des processus, de la préparation des données et du traitement des erreurs. Il en résulte de nombreux avantages pour les activités quotidiennes.
La mise en œuvre d'un logiciel de gestion documentaire dans votre entreprise peut entraîner les améliorations immédiates et à long terme suivantes :
- Moins de papier, moins de coûts et moins d'efforts
- Plus de conformité et de sécurité
- Intégration rapide et facile
- Amélioration de la productivité et de l'automatisation
Comment choisir un logiciel de gestion documentaire ?
- État des lieux
Quels sont les besoins que vous pouvez identifier dans l'entreprise, quels sont les domaines qui posent problème ? Selon vous, que doit apporter et améliorer le système de gestion documentaire ? Quelles exigences techniques doivent être remplies au préalable ?
- Fonctionnalité
Même si, au début, vous ne devriez avoir besoin que d'un nombre limité de fonctions, réfléchissez absolument aux évolutions que vous attendez à l'avenir. Les besoins de l'entreprise, et donc les exigences envers le système, augmenteront au fil du temps. Il est important d'établir un calendrier précis avec des objectifs et des jalons correspondants.
- Points d'intégration
Décidez quels flux de travail le système de gestion documentaire va reproduire, quels processus existants doivent être optimisés et à quoi doit ressembler la structure GED souhaitée. Préparez tous les secteurs et départements concernés à l'introduction complète.
- Comparaison des fournisseurs de logiciels de gestion documentaire
Une solution sur mesure vous permet non seulement d'économiser des coûts à l'achat, mais aussi des efforts inutiles par la suite. Les fonctions inutilisées compliquent le travail du système et peuvent entraîner des retards et des plantages. De plus, il est important que le logiciel soit compatible avec les systèmes existants.
- Définir un calendrier
Dans quel délai le DMS doit-il être introduit dans votre entreprise ? Il est important de garder à l'esprit qu'il faut suffisamment de temps pour les mises à niveau techniques, la formation du personnel, les tests et les contrôles de qualité. Un calendrier réaliste est extrêmement important.
- Flux de travail
Pour mettre de l'ordre, il faut établir des règles pour la création de documents. Il s'agit notamment de mettre en place des modèles de documents commerciaux standard, de suivre un guide de silence interne, de dater ou d'horodater les documents et de mettre en place des procédures de partage ou de révision des documents.
- Introduction
Une fois que vous avez répondu aux questions ci-dessus, vous pouvez mettre en œuvre le logiciel de gestion documentaire. Assurez-vous que tous les collaborateurs connaissent bien le SGD et suivent les procédures appropriées lors de la création, du stockage et de la récupération des documents.
Où les logiciels de gestion documentaire peuvent-ils être utilisés ?
Lorsqu'il s'agit de savoir quels documents peuvent être stockés et gérés avec un système de gestion documentaire, les possibilités sont illimitées. Tous les secteurs d'activité qui travaillent avec des documents ou de la correspondance (sur papier ou électronique) peuvent être inclus dans le système de gestion des documents.
Il s'agit entre autres
- Finance et comptabilité (factures, plans budgétaires, relevés de compte, fiches de paie)
- Gestion des contrats (offres, contrats, documents de contrôle de gestion)
- Boîte de réception numérique (conversion automatique du courrier papier en format électronique)
- Archivage des e-mails
Conclusion
Un logiciel de gestion documentaire peut avoir un impact considérable sur le bon fonctionnement d'une entreprise. Il rend la saisie, la numérisation et l'étiquetage des documents rapides et faciles. Cela permet de consacrer plus de temps à des domaines plus importants de l'entreprise.
Le logiciel de gestion documentaire augmente ainsi considérablement l'efficacité de l'entreprise et peut offrir des avantages supplémentaires précieux, tels qu'une sécurité accrue, une collaboration fluide et une conformité réglementaire automatisée.
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