Facteurs de réussite pour une gestion numérique des documents

Dans chaque organisation, il existe une multitude de documents pertinents pour l'entreprise. Souvent, les documents papier sont classés dans des dossiers ou des classeurs et sont soit conservés physiquement dans l'entreprise, soit externalisés auprès de fournisseurs externes. La recherche et le traitement ultérieur de ces documents originaux est un processus fastidieux, surtout lorsqu'il s'agit de grandes quantités de documents. Une solution numérique Gestion des documents est la solution.

Mais sur la voie du bureau sans papier, les entreprises, les banques et les institutions publiques sont confrontées à des défis considérables. L'introduction d'un Système de gestion des documents (DMS) aide à résoudre les problèmes grâce à l'archivage numérique, l'indexation, la recherche et le traitement des documents.

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Qu'est-ce que la gestion documentaire ?

La gestion des documents désigne un système ou un processus dans lequel les documents électroniques tels que les fichiers PDF, Fichiers de traitement de texte et les images numériques des organisations, institutions et entreprises sont capturées, contrôlées, stockées et gérées. Selon les besoins de l'entreprise, la gestion documentaire existe à des degrés divers : des applications individuelles isolées aux configurations à grande échelle à l'échelle de l'entreprise.

L'évolution de la gestion des documents

Les premiers systèmes logiciels de gestion des documents papier ont été développés dans les années 1980. Ces systèmes s'occupaient des documents papier, qui comprenaient entre autres les images, en plus des documents imprimés. En raison de la progression de la Numérisation la nécessité de pouvoir également gérer des documents électroniques s'est développée au fil du temps : C'est ainsi qu'est née la gestion numérique des documents. Les nouveaux systèmes logiciels ont permis de gérer tous les documents et fichiers, y compris ceux créés sur des ordinateurs et stockés dans des systèmes de fichiers locaux ou sur des serveurs mondiaux.

Système de gestion de documents - La base de la gestion numérique de documents

Une approche efficace et actualisée de la gestion des documents nécessite la mise en œuvre d'un système de gestion des documents (SGD). Un système de gestion de documents est un logiciel qui offre un moyen automatisé de stocker, de gérer et de suivre les documents électroniques. À l'origine, un DMS servait à numériser ou à lire des documents papier et à les convertir en images numériques. Aujourd'hui, un DMS dispose de bien plus de fonctions.

Les principales caractéristiques d'un système de gestion documentaire

Le logiciel reconnaît automatiquement des documents et en saisit les données les plus importantes. Divers types de documents tels que des documents texte, des tableaux, des fichiers PDF, des images, des vidéos et des e-mails peuvent être gérés numériquement et catalogués afin de garantir leur facilité de recherche et d'accès.

La capture et le stockage numériques de documents, les métadonnées, le contrôle de version, la sécurité, l'indexation et les fonctions de requête constituent donc le cœur de l'application.

Avantages de l'archivage numérique des documents

L'archivage numérique de documents aide les organisations, les institutions et les entreprises à gérer tous les documents qui peuvent être documentés. Flux de travail de manière intelligente. Les processus de travail sont facilités par la saisie et la mise à disposition automatisées de tous types de documents. La GED mise en œuvre rend superflue l'utilisation de plusieurs programmes pour le traitement des processus, car toutes les fonctions nécessaires sont regroupées dans une seule interface.

Combinée à une puissante technologie basée sur l'IA, l'optimisation des processus de travail rationalisés et efficaces est garantie, ce qui se traduit par de nombreux avantages pour les activités quotidiennes immédiates et par des améliorations à long terme :

  • Augmentation de l'efficacitéLe DMS permet de stocker et de structurer les documents dans une mémoire centrale, ce qui permet aux collaborateurs d'accéder facilement aux documents dont ils ont besoin sous forme numérique. Il n'est plus nécessaire de rechercher manuellement les documents, ce qui réduit par conséquent le taux d'erreur.
  • Gain de tempsUne indexation automatisée des documents simplifie la recherche au sein du dépôt numérique et constitue un avantage considérable en termes de temps.
  • Amélioration de la transparenceUn DMS permet à plusieurs utilisateurs d'accéder à des documents et de les modifier en parallèle. Cela favorise la collaboration et améliore la communication.
  • Protection des données et sécuritéL'attribution de droits d'accès aux seules personnes autorisées garantit une conservation sécurisée des documents numériques.
  • Réduction des coûtsLes entreprises doivent consacrer moins de temps et de ressources à la gestion manuelle des documents. Cela réduit les coûts de papier et l'espace nécessaire pour conserver les documents papier.
  • ConformitéDe nombreuses organisations doivent se conformer à certaines dispositions légales ou réglementaires. Un DMS contribue à respecter ces directives en stockant et en archivant les documents de manière appropriée.
  • Évolutivité: DMS représente une solution évolutive qui permet d'adapter en permanence la gestion des documents numériques à l'évolution des besoins et de l'étendre si nécessaire.

Trouver le bon système de gestion documentaire en 7 étapes

Le choix d'un système de gestion documentaire (DMS) est déterminant pour la réussite de la gestion numérique des documents ou le désordre électronique. Le guide suivant vous aidera à analyser les aspects fondamentaux et à garder ainsi une vision claire lors de la prise de décision :

État des lieux

Quels sont les besoins que vous pouvez identifier dans l'entreprise, quels sont les domaines problématiques ? Selon vous, que doit apporter le DMS et que doit-il améliorer ? Quelles exigences techniques doivent être remplies au préalable ?

Fonctionnalité

Même si, au début, vous ne devriez avoir besoin que d'un nombre limité de fonctions, réfléchissez absolument aux évolutions que vous attendez à l'avenir. Les besoins de l'entreprise, et donc les exigences envers le système, augmenteront avec le temps. Il est important d'établir un calendrier précis avec des objectifs et des jalons correspondants.

Points d'intégration

Décidez quels flux de travail seront représentés par le DMS, quels processus existants doivent être optimisés et à quoi doit ressembler la structure du DMS souhaitée. Préparez tous les secteurs et départements concernés à l'introduction complète.

Comparaison des fournisseurs de systèmes de gestion de documents

Une solution sur mesure vous permet non seulement d'économiser des coûts à l'achat, mais aussi des efforts inutiles à une date ultérieure. Les fonctions inutilisées compliquent le travail du système et peuvent entraîner des retards et des plantages. De plus, il est important que le logiciel soit compatible avec les systèmes existants.

Définir un calendrier

Dans quel délai le DMS doit-il être introduit dans votre entreprise ? Il est important de garder à l'esprit qu'il faut prévoir suffisamment de temps pour les mises à niveau techniques, la formation du personnel, les tests et les contrôles de qualité. Il est indispensable d'établir un calendrier réaliste.

Flux de travail

Pour mettre de l'ordre dans la gestion des documents numériques, il faut établir des règles pour la création de documents. Il s'agit notamment de mettre en place des modèles de documents commerciaux standard, de suivre un guide de silence interne, de dater ou d'horodater les documents et de mettre en place des procédures de partage ou de révision des documents.

Introduction

Une fois que vous avez répondu aux questions ci-dessus, vous pouvez mettre en œuvre le DMS. Assurez-vous que tous les collaborateurs sont familiarisés avec les nouveaux processus et suivent les étapes appropriées lors de la création, du stockage et de la récupération des documents numérisés.

Automatiser les flux de travail et les processus avec l'intelligence artificielle

L'introduction du DMS est un élément extrêmement important pour la gestion et l'organisation efficaces des documents. Toutefois, il existe des défis dans le contexte du stockage numérique de documents qu'un SGD seul ne peut pas résoudre. C'est là qu'intervient Konfuzio - un logiciel qui, grâce à l'utilisation de Intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) complète et améliore le DMS :

  • Classement et recherche faciles des documentsKonfuzio classifie et étiquette automatiquement les documents. Cela signifie que les utilisateurs peuvent trouver des documents rapidement et facilement en recherchant des tags ou des catégories spécifiques.
  • Archivage de documentsKonfuzio catégorise et archive les documents automatiquement et conformément à la loi GoBD. Cela signifie que les utilisateurs peuvent créer des workflows qui permettent de traiter automatiquement les documents sur la base de règles et de procédures.
  • Traitement commun des documentsGrâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR), Konfuzio peut identifier et extraire automatiquement les données pertinentes. Les entreprises peuvent ainsi corriger automatiquement les documents afin d'éliminer les erreurs et d'améliorer la qualité des documents.
  • Représentation des processus commerciaux numériques avec des workflows: Konfuzio peut créer automatiquement des workflows pour traiter automatiquement les documents sur la base de règles et de procédures.
  • Optimisation des processus avec DMSKonfuzio améliore la qualité des documents et réduit le temps de traitement grâce à l'utilisation de l'apprentissage automatique et de l'IA. Cela permet d'automatiser le traitement des documents, ce qui se traduit par une efficacité et une productivité accrues.
  • Automatisation des e-mails à bas codeExtraire et classer automatiquement les données des e-mails. Ainsi, vous n'aurez plus jamais à rechercher manuellement des e-mails.
  • Protection des données: identifier et classer automatiquement les données sensibles afin qu'elles soient protégées et stockées.

Konfuzio est suffisamment intelligent pour comprendre le contenu de fichiers de même nature et les traiter de manière comparable à l'intellect humain lors de la lecture de documents. En outre, la solution permet une interaction transparente avec d'autres programmes tels que Salesforce, Google Docs et de nombreux autres logiciels de RPA, Systèmes ERP ou CRM. Une telle intégration améliore considérablement la convivialité du système de gestion documentaire.

Extraction de données avec le soutien de l'IA

Konfuzio agit comme une plateforme basée sur l'IA pour l'extraction de données non structurées à partir de divers documents et sources.

Pour en savoir plus sur l'extraction de données avec Konfuzio, cliquez ici.

Domaines d'application d'une gestion numérique des documents

Lorsqu'il s'agit de savoir quels documents peuvent être stockés et gérés avec un DMS, les possibilités sont illimitées. Tous les secteurs d'activité qui travaillent avec des documents ou de la correspondance (sur papier ou électronique) peuvent être intégrés dans le système de gestion des documents. Il s'agit entre autres

  • Traitement des facturesLe DMS permet un traitement rapide et sûr des factures numériques. Le logiciel identifie les documents de facturation entrants et les achemine automatiquement.
  • Gestion des contratsLa gestion de nombreux contrats avec des durées, des conditions de paiement et des délais de résiliation différents constitue l'un des principaux défis pour la gestion financière interne d'une organisation. La gestion numérique des contrats permet d'assurer un contrôle total des délais.
  • Gestion des congésAvant la période de vacances, les demandes de congé s'accumulent régulièrement sur les bureaux des chefs d'équipe et de service ainsi que dans le service RH. Il s'ensuit un processus de contrôle et d'approbation qui prend beaucoup de temps. Le DMS permet d'avoir un aperçu rapide du droit aux congés restant et informe sur les demandes de congés demandées, accordées et refusées.

Conclusion

La gestion numérique des documents influence la possibilité d'un déroulement fluide des affaires et contribue à l'optimisation des processus. La GED et l'utilisation de l'IA rendent la saisie, la numérisation et l'étiquetage des documents rapides et faciles. Il reste ainsi plus de temps pour se concentrer sur les domaines clés de l'entreprise. L'interaction de plusieurs technologies crée une base idéale pour le traitement automatique de divers processus de travail.

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