E-Post - Automatisation de la solution de réception du courrier avec l'IA

Le courrier électronique est une solution de courrier entrant standardisée et configurable à laquelle de plus en plus d'entreprises ont recours. Ce sont surtout les PME qui se réjouissent de l'envoi de courrier hybride, ce qui n'est pas étonnant : personne ne doit plus s'occuper de l'impression, de la mise sous pli et de l'affranchissement. C'est le fournisseur de services d'envoi de courrier électronique qui s'occupe de ce processus.

Mais l'externalisation des centres de traitement du courrier interne à l'entreprise augmente la charge de travail des prestataires de services. La charge de travail dans les centres de numérisation pour la numérisation des documents postaux augmente, la catégorisation des documents prend beaucoup de temps. La solution : automatiser les processus liés aux lettres électroniques.

Konfuzio propose différentes options de service qui nous permettent de vous aider dans le traitement du courrier électronique. Contactez-nous à tout moment via le Formulaire de contactpour obtenir plus d'informations.

Courrier électronique - Définition générale

Le courrier électronique, également connu sous l'orthographe "EPost" ou "E-Brief", permet d'envoyer des lettres, des documents et des messages sous forme numérique. Contrairement aux courriers électroniques traditionnels, le service de courrier électronique offre une plateforme de communication sécurisée et confidentielle permettant aux utilisateurs d'envoyer et de recevoir leurs documents dans un format électronique protégé. Des technologies de cryptage avancées sont utilisées pour garantir la confidentialité des informations transmises. Le service de courrier électronique comprend une conservation sécurisée des envois physiques jusqu'à ce que le prestataire les distribue à un rythme mensuel.

Distinction entre le courrier électronique et la numérisation du courrier électronique

Remarque : Par souci de simplicité, nous continuerons à parler de courrier électronique comme terme générique.

Définitions du courrier électronique

Qu'est-ce que le "courrier électronique" ?

Au sens strict, le terme "courrier électronique" désigne le service de courrier électronique d'un fournisseur de services d'expédition bien connu. Grâce à ce service, les utilisateurs envoient, reçoivent et gèrent des lettres numériques. Il s'agit essentiellement d'un service de courrier électronique sécurisé et juridiquement valable.

Qu'est-ce que "E-Postscan" ?

Le service "E-Postscan", quant à lui, fait référence à la possibilité de recevoir du courrier papier physique sous forme numérique. Ce service implique l'acheminement du courrier physique vers une station de numérisation des prestataires de services d'expédition. Le courrier y est ouvert, scanné et mis à la disposition des clients sous forme numérique.

Comment fonctionne le courrier électronique ?

  1. Étape : Demander un scan du courrier électronique
  2. Étape : Numérisation quotidienne du courrier journalier au centre de numérisation
  3. Étape : lire le courrier numérisé en ligne
  4. Étape : Recevoir les envois originaux chaque mois

Services standard de courrier électronique

Les fournisseurs de services d'envoi de courrier électronique ont pour mission de fournir une plateforme transparente et sécurisée pour l'échange de documents électroniques. Ces fournisseurs permettent aux utilisateurs d'envoyer rapidement et en toute sécurité des documents numériques, des contrats, des factures et d'autres formes de communication.

Les prestations standard des fournisseurs dans le domaine du courrier électronique comprennent entre autres

Alimentation des envois vers la station de numérisationLe prestataire de services apporte les envois physiques sous différentes formes et variantes au centre de numérisation afin de lancer le processus de conversion en formats numériques.

Tri et retour des envois non scannablesLes envois qui, pour diverses raisons telles que l'illisibilité, le caractère personnel ou la confidentialité, ne se prêtent pas au processus de numérisation, sont triés par le prestataire de services de courrier électronique et renvoyés à l'expéditeur sans avoir été ouverts.

Tri selon les critères standard de la liste noire pour des domaines spécifiquesDe même, dans le cadre de sa prestation, le fournisseur de courrier électronique trie tous les envois sur la base de critères de liste noire prédéfinis, qui s'appliquent à des domaines spécifiques. Il s'assure ainsi qu'aucun contenu ou document indésirable ne soit numérisé.

Séparation des opérations: les documents d'un même envoi sont séparés les uns des autres afin de permettre une numérisation précise et exacte de chaque unité.

NumérisationLe prestataire de services de courrier électronique numérise les envois à l'aide d'une technologie de pointe afin de garantir une qualité et une précision élevées des documents numérisés.

Préparation du transfert des formats de donnéesLe fournisseur de courrier électronique saisit les données, convertit les documents numérisés dans des formats de données appropriés et les prépare ensuite pour l'échange.

Mise à disposition des données par e-mail ou SFTPLes données et documents traités par courrier électronique sont mis à disposition par le prestataire de services d'envoi, soit par courrier électronique, soit par le protocole SFTP (Secure File Transfer Protocol), afin de garantir un accès sûr et efficace au contenu numérique.

Rapports réguliersLe client reçoit un rapport à la fin de la journée, pour autant qu'il y ait eu une entrée d'envoi. Il en va de même pour le rapport mensuel, qui contient des informations supplémentaires sur les quantités et les positions de prix des envois numérisés du mois de facturation.

Avantages et inconvénients du courrier électronique

Le courrier électronique offre un certain nombre d'avantages qui en font une alternative attrayante au courrier physique traditionnel. Cependant, le passage au courrier électronique s'accompagne de défis :

Avantages du courrier électroniqueNLes huit avantages du courrier électronique
Respect de l'environnement : réduction de la consommation de papier.Préoccupations en matière de sécurité : les données électroniques sont plus vulnérables aux cyber-attaques.
Livraison rapide : Expédition immédiate.Dépendance à la technologie : des interférences peuvent gêner l'accès.
Économie de coûts : frais de port réduits.Accessibilité limitée : tout le monde n'a pas accès à la technologie nécessaire. Celle-ci doit d'abord être demandée et installée.
Gain de place : pas de stockage physique nécessaire.Reconnaissance juridique : il se peut que les documents électroniques ne soient pas juridiquement contraignants.
Fonction de recherche : retrouver facilement ses e-mails.Changement d'habitude : certaines personnes préfèrent les documents physiques issus d'anciennes coutumes.
Flexibilité : accès possible de n'importe oùFiabilité limitée : les e-mails peuvent finir dans le filtre anti-spam.
Échange rapide de documents avec autorisation d'accès : sécurité grâce aux workflows de validation.Les obstacles techniques : Tout le monde n'est pas à l'aise avec le traitement des e-mails.

Prix du courrier électronique

Clients privés

Le service de courrier électronique offre aux particuliers, en fonction du volume d'envois, une alternative avantageuse à l'envoi physique de courrier. Un fournisseur connu propose ce service (Postscan) sous forme d'abonnement. Le premier mois d'utilisation, vous bénéficiez des avantages du courrier électronique pour 14,99 € (frais d'installation inclus). À partir du deuxième mois d'utilisation, l'abonnement est également disponible pour 14,99 € par mois (état 07/2023).

Cet abonnement comprend la mise à disposition continue de vos envois de lettres numérisés, le stockage conforme à la protection des données et l'envoi des originaux à une succursale.

Pour plus d'informations sur le nouveau Postscan pour les particuliers, veuillez contacter ici.

Grands comptes

Les prix pour les entreprises varient fortement en fonction du domaine d'application, du volume d'envoi et du tarif. Chez le même fournisseur (voir clients privés), le tarif standard commence à 71 centimes par lettre standard en noir et blanc, sans forfait mensuel de licence et de service. Par rapport au tarif 250+, les prix restent les mêmes, plus un forfait mensuel de 14,95 € (07/2023).

Des mises à niveau et des compléments sont possibles et comprennent par exemple l'envoi international, une augmentation du nombre d'envois, etc. Vous trouverez des tarifs détaillés avec les descriptions de prestations correspondantes pour les gros clients sur ici.

Combiner les services de courrier électronique avec Konfuzio et automatiser les processus

Les exemples d'application suivants illustrent exactement à quoi peut ressembler une optimisation de processus avec Konfuzio :

E-Post Automatisation de la solution de réception du courrier avec des cas d'utilisation de l'IA

Fractionnement automatisé des documents

Le fractionnement de documents est une question souvent négligée, mais tout à fait exigeante en ce qui concerne l'automatisation des documents. Le splitting divise automatiquement une pile de documents en documents individuels utiles et les affecte aux catégories de documents correspondantes. Dans les processus de numérisation traditionnels des fournisseurs de courrier électronique, cette étape est encore souvent effectuée manuellement.

L'objectif de cette optimisation des processus est donc de scanner l'ensemble des envois sans intervention manuelle et de les répartir automatiquement à l'aide d'un algorithme intelligent. C'est là qu'intervient la Intelligence artificielle (IA) de Konfuzio entre en jeu.

Comment fonctionne la structuration automatisée des documents du courrier électronique ?

Pour l'essentiel, la technologie avancée s'inspire de la démarche d'un être humain : Chaque page du courrier électronique est passée en revue afin de Classification et si elle est liée à la page précédente - ou si une nouvelle catégorie s'applique. Le cas échéant, les numéros de page sont vérifiés si une indication est disponible. Dans les processus de classification basés sur l'IA, ce processus est intégré par une séquence d'algorithmes, ce qui a pour effet d'automatiser entièrement le processus de division des documents.

Avantages du fractionnement automatisé des documents

Gain de temps : Grâce à l'automatisation, le fractionnement manuel des opérations de numérisation n'est plus nécessaire. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur d'autres tâches importantes pendant que le logiciel d'IA s'occupe automatiquement de la saisie et de la classification du courrier électronique.

l'évolutivité : Le fractionnement automatisé des documents permet au fournisseur de courrier électronique de suivre le rythme d'un volume croissant de commandes sans avoir à mobiliser des ressources supplémentaires en termes de personnel ou de machines.

De la saisie de la commande au rappel grâce à des workflows automatisés

Grâce à l'utilisation de Konfuzio, il est possible d'automatiser et de rendre efficaces toutes les procédures de contrôle du courrier électronique entrant et de traitement des documents à l'aide de solutions basées sur l'IA. Konfuzio fournit une plateforme qui permet d'analyser et d'extraire automatiquement les données contenues dans les envois numérisés.

Comment peut-on améliorer l'efficacité de ces Flux de travail augmenter ?

Saisie et importation : les documents d'envoi numérisés sont téléchargés dans le système à partir du compte e-post, soit manuellement, soit via une intégration avec d'autres systèmes ou interfaces.

Classification automatiqueLes algorithmes d'intelligence artificielle de Konfuzio analysent les documents entrants et les classent automatiquement en différentes catégories, comme les factures, les contrats, les rappels ou les confirmations de commande. La procédure est similaire à celle du fractionnement automatique des documents et comprend Apprentissage automatique (ML).

Extraction de donnéesLes modèles d'IA de Konfuzio reconnaissent les informations pertinentes dans les documents, par exemple les numéros de facture, les montants ou les clauses contractuelles, sans intervention manuelle. Ces données sont automatiquement extraites, structurées et finalement stockées de manière validée.

Traitement ultérieur automatiséLes données extraites et validées sont automatiquement intégrées dans d'autres systèmes ou flux de travail, par exemple pour être transmises à d'autres services, sans qu'il soit nécessaire d'acheter un logiciel d'archivage supplémentaire. Le logiciel de Konfuzio s'intègre facilement dans les programmes déjà existants. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l'IA de Konfuzio, cliquez ici. ici.

Suivi et rapports: Konfuzio permet de surveiller le flux de travail afin d'identifier les goulots d'étranglement, les dépassements de délais ou les écarts. Après la saisie et l'attribution de la commande au service concerné, le logiciel d'IA soutient le reste du processus, par exemple par des notifications automatisées ou des mises à jour du statut de la commande. En plus du rapport sur le courrier électronique, la technologie basée sur l'IA offre une fonction de rapport plus complète qui fournit des informations sur les processus de travail automatisés.

Avantages des flux de travail automatisés

Réduction des erreursLe logiciel d'intelligence artificielle fonctionne de manière précise et évite les éventuelles erreurs humaines qui peuvent survenir lors des étapes de travail manuelles. Cela contribue de manière significative à réduire le taux d'erreurs et donc à améliorer la qualité des flux de travail.

Acquisition de connaissancesLes informations collectées et les rapports générés automatiquement aident à établir des analyses, ce qui vous permet d'obtenir des informations fiables sur l'état actuel de l'entreprise.

Konfuzio permet également à votre entreprise d'optimiser rapidement et efficacement le flux de travail autour des processus de courrier électronique grâce à saisie automatisée des commandes.

Contacter nous à tout moment pour discuter avec nos experts.

Conclusion

La communication privée et professionnelle s'est transformée avec l'avancée de la numérisation. Les e-mails et la messagerie instantanée marquent l'échange d'informations et ont également un impact sur les services traditionnels comme l'envoi de courrier. Le courrier électronique s'est imposé comme une alternative efficace et écologique au courrier physique traditionnel. Les services proposés par les prestataires de services d'expédition dans le domaine du courrier électronique offrent non seulement une efficacité, mais contribuent également à réduire l'impact environnemental.

Économisez du temps, des ressources et de l'argent en passant au courrier électronique et à l'e-mail. processus automatisés changer de train.

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