La main tape sur le clavier

Le meilleur logiciel OCR pour une numérisation intelligente des processus

Janina Horn

La gestion des documents dans votre logiciel ou dans les processus de votre entreprise ou ceux de vos clients prend trop de temps et d'efforts et vous recherchez le meilleur logiciel OCR pour améliorer le flux de travail ?

La numérisation et le traitement des factures, reçus, images et autres documents dans le cadre d'un processus manuel sont sources de nombreuses erreurs et de retards. 

Un logiciel OCR vous permet d'économiser du temps et des ressources tout en révolutionnant votre gestion documentaire.

Définition du logiciel OCR devant l'ordinateur portable ouvert sur le bureau

Logiciel OCR : Définition

Le terme OCR signifie "Optical Character Recognition", en français "reconnaissance optique des caractères" ou "OCR". "Reconnaissance de texte"

Un logiciel OCR extrait les données des PDF ou des documents numérisés et convertit le texte en formats éditables tels que Word, Excel ou un fichier texte pur.

Avec un logiciel OCR, vous automatisez votre flux de travail pour le traitement des documents et vous pouvez travailler plus efficacement et en économisant les ressources.

Vous pouvez par exemple effectuer concrètement les actions suivantes avec un logiciel OCR :

  • Récupération d'informations textuelles à partir de fichiers image, traitement ultérieur et fonction de recherche électronique 
  • Reconnaissance de caractéristiques pertinentes (p. ex. code postal, numéro de contrat) pour le classement mécanique (p. ex. rue postale) ou électronique (p. ex. système de gestion des flux de travail) d'un document
  • Recherche plein texte avancée dans les bases de données ou DMS pour la recherche de PDF et d'images
  • Reconnaissance de caractéristiques pour l'enregistrement et, le cas échéant, le suivi d'objets (par exemple, plaques d'immatriculation)
  • Reconnaissance de la mise en page par un document formaté qui correspond le plus possible au modèle en ce qui concerne la disposition du texte, des images et des tableaux

Vous pouvez ensuite convertir les documents numérisés, les PDF ou les types d'images en fichiers JSON, XML, Excel ou csv.

Logiciel OCR Cloud Symbole et gratte-ciel Entreprise avec roue dentée

Logiciel de reconnaissance de texte dans le cloud ou sur site ?

Vous avez différentes possibilités d'utiliser le logiciel OCR dans votre entreprise. Les solutions dans le nuage et sur site sont toutes deux très appréciées.

La solution cloud est plus avantageuse et ne surcharge pas les performances de votre technique. L'implémentation du logiciel est également rapide et simple.

En revanche, avec une solution sur site, vous avez un contrôle total à la fois sur les données et sur les mesures de sécurité qui les protègent. La mise en œuvre prend toutefois beaucoup plus de temps et est plus coûteuse.

Études de cas pratiques : L'OCR en application

Un logiciel OCR peut être utilisé dans de nombreux cas. Ce ne sont que quelques exemples :

  • Indexation de documents, de pages web et d'informations pour les moteurs de recherche
  • Reconnaissance du permis de conduire et de la plaque d'immatriculation pour l'identification
  • Reconnaissance des étiquettes de magasin
  • Assistance aux malvoyants grâce aux services de synthèse vocale
  • Traitement des demandes d'assurance, ce qu'on appelle la gestion des sinistres
  • Lecture des feux de signalisation pour les véhicules autopilotés
  • Lecture des compteurs de consommation pour la facturation automatique
  • Surveillance des médias sociaux
  • Démarchage des clients ou optimisation de l'utilisabilité pour les nouveaux clients dans les banques
  • Services de traduction multi-langues
  • des programmes de fidélité pour fidéliser les clients

Avantages du logiciel de reconnaissance de texte

Le logiciel OCR vous permet d'optimiser votre gestion documentaire. Il en résulte les avantages suivants :

  • Recherche rapide dans les PDF
  • Copie facile de passages de texte 
  • Traitement simple des textes
  • Automatisation de nombreuses étapes de travail 

En utilisant un logiciel de reconnaissance de texte dans vos documents, vous économisez des ressources telles que le temps et l'argent, tout en améliorant le flux de travail interne, ce qui peut conduire à une meilleure performance de votre entreprise.

Comment trouver le prestataire adéquat

Lors de votre recherche d'un logiciel OCR approprié, vous devriez procéder comme suit :

  1. Déterminer l'état actuel :

    Dans quel domaine avez-vous besoin d'un soutien particulier ?

  2. Reconnaître l'état souhaité :

    Quelles caractéristiques l'outil doit-il avoir pour vous aider ?

  3. Faire une sélection :

    Quels sont les fournisseurs présélectionnés ?

  4. Prendre une décision :

    Quel est le logiciel qui vous convient le mieux ?

Outil standard ou logiciel personnalisé ?

Lors de la prise de décision, il apparaîtra rapidement si un outil standard ou un logiciel spécialisé est envisageable pour vous.

Un outil standard vous convient surtout si vous ne souhaitez optimiser que certaines parties de votre traitement de documents actuel.

Votre motivation est d'optimiser et d'automatiser complètement le traitement de vos documents ? 

Dans ce cas, vous devriez envisager de faire appel à un fournisseur spécialisé dans votre secteur et qui vous donne en outre la possibilité de personnaliser le logiciel en fonction de vos besoins personnels.

Cas d'utilisation OCR Konfuzio Logo

Cas d'utilisation : logiciel OCR avec IA de Konfuzio

C'est exactement ce que vous permet le logiciel d'OCR basé sur l'intelligence artificielle de Konfuzio :

  • Gestion optimisée des documents grâce à des interfaces étendues
  • Logiciel d'IA facile à configurer et à intégrer
  • Possibilités de personnalisation et d'entraînement de l'IA
  • De nombreuses intégrations pour un travail sans faille
  • Un écosystème de partenaires pour soutenir la mise en œuvre de solutions d'IA numériques

Faits

Konfuzio fonctionne avec un logiciel d'IA basé sur le cloud et sur site qui va au-delà de la simple reconnaissance de texte.

Le point central est l'IA optique-sémantique (Hybrid AI), que vous pouvez facilement personnaliser via l'interface utilisateur Konfuzio. Elle combine l'OCR (reconnaissance optique des caractères), le NLP (traitement du langage naturel) et le CV (deep learning pour la vision par ordinateur).

Les types de documents qui sont souvent automatisés avec Konfuzio sont par exemple Factures, Polices d'assurance, Cartes grises ou d'autres Formulaires

Groupe cible sont surtout des intégrateurs de systèmes, des consultants et de grandes entreprises de différents secteurs. Les nombreuses intégrations et les fonctions intuitives garantissent un démarrage sans problème.

Fonctions

Les différentes fonctions s'intègrent parfaitement dans votre flux de travail et optimisent bien plus que la simple gestion des documents :

  • Traitement intelligent des documents pour le traitement automatisé des documents
  • Gestion des entrées : Traitement de votre courrier et de vos e-mails entrants avec extraction automatique des données des documents PDF, image, Word, PowerPoint et Excel, tels que les factures, les lettres de voiture, les contrats et les rapports système.
  • Classement automatique par catégories grâce à la classification des documents
  • E-mails avec pièces jointes : Extraction de données par e-mail telles que les commandes, les notifications de prospects, les alertes système et les confirmations de voyage
  • Développement d'API et de SDK : Accès étendu pour les développeurs à l'interface web et à l'IA documentaire. Les modules IA et UI permettent de mettre en œuvre des flux de travail documentaires personnalisés.
  • Préparation pour DMS/ECM et Archives de documents: Préparation et correction automatiques grâce à la catégorisation, au classement et à l'archivage des documents. Saisie sécurisée et qualitative des valeurs d'index et des filtres de recherche.
  • Fonctions d'indexation et de recherche sophistiquées pour stocker, traiter et récupérer facilement et automatiquement des documents
  • Documentation logicielle particulièrement accessible

Intégrations

Lors du choix du fournisseur approprié, l'éventail des possibilités d'intégration est également important. Vous vous assurez ainsi que l'outil s'intègre de manière productive dans votre environnement logiciel actuel.

Konfuzio fournit par exemple les interfaces suivantes :

  • Google Docs
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Excel Power Query
  • Airtable
  • Nombreux autres systèmes RPA, ERP ou CRM

Un logiciel OCR performant qui laisse place à l'individualité

Konfuzio combine une gestion efficace des documents avec l'individualité et la flexibilité. Concrètement, cela se traduit dans la pratique par les applications suivantes :

  • Pas de règles codées en dur
  • IA personnalisable
  • Pas de mise en page rigide
  • Évolutif
  • Possibilité de numériser des documents & des images

Les prix des logiciels varient en fonction de l'utilisation et de l'environnement d'installation. Vous trouverez les prix dans la dernière Liste de prix.

Example Text, 3 flèches, Scanner Handy, Facture, PDF

3 autres cas d'utilisation du logiciel OCR

Vous pouvez également opter pour un fournisseur proposant un logiciel standard en fonction de votre cas d'utilisation.

Logiciel de numérisation pur

Un logiciel de numérisation permet de scanner, de numériser et d'archiver des documents. Les types de documents suivants sont par exemple possibles :

  • Dossier
  • Documents
  • Dossiers
  • Plans
  • Dessins
  • Factures
  • Pièces justificatives
  • Photos
  • Images

Un fournisseur d'un tel logiciel de numérisation est Scan Profi. Chez ce dernier, vous pouvez choisir entre un archivage numérique ou électronique ainsi qu'un archivage local ou la destruction de documents.

Grâce à la reconnaissance de texte OCR, les données numérisées sont valorisées et vous pouvez effectuer des recherches dans des archives complètes en quelques secondes. 

Programme de facturation avec OCR

Si votre gestion de documents se concentre principalement sur les factures, un fournisseur tel que iFlow pour la vérification numérique des facturesLe projet a été mené à bien grâce à l'aide d'un expert qui a optimisé le traitement des factures grâce à l'OCR.

Voici les avantages :

  • Plus besoin de taper les données de facturation
  • Contrôle simple des factures au lieu de workflows complexes
  • Validation de la facture en quelques secondes

Solution logicielle PDF

Si vous souhaitez utiliser un logiciel OCR pour traiter principalement des documents PDF, un fournisseur de solutions logicielles PDF, comme Soda, peut vous convenir.

Les fonctions suivantes vont de pair avec le fournisseur :

  • Créer et convertir des PDF
  • Modifier le texte et les images PDF
  • Commenter et vérifier les PDF
  • Protéger et signer les PDF

Grâce au logiciel OCR, vous évitez la saisie inutile et pouvez facilement convertir les documents et les images numérisés en fichiers PDF avec possibilité de recherche. 

Conclusion : un logiciel OCR complet pour une gestion efficace des documents

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses possibilités d'utiliser le logiciel OCR dans la pratique. Que vous optiez pour une solution standard ou un logiciel complet, tout dépend de vos besoins en matière d'outil.

Quels sont les avantages d'un logiciel OCR ?

Un logiciel OCR vous permet d'économiser de l'argent, d'optimiser le traitement des données et leur précision et d'assurer un travail généralement efficace.

Quelles sont les entreprises qui bénéficient d'un logiciel OCR ?

Les entreprises de tous les secteurs peuvent utiliser le logiciel OCR, par exemple le secteur de la santé, l'administration publique, les assurances, les banques et bien d'autres. 

Où pouvez-vous concrètement utiliser le logiciel OCR ?

La gestion des documents des grandes entreprises, les factures entrantes ou le traitement des demandes d'assurance sont des exemples concrets de l'utilisation d'un logiciel OCR.

Un logiciel OCR vous aide dans les tâches quotidiennes qui prennent beaucoup de temps. Si vous souhaitez aller au-delà de la simple numérisation et de l'archivage des documents, vous devriez vous tourner vers un fournisseur de logiciel OCR basé sur l'intelligence artificielle, comme Konfuzio par exemple. 

Ainsi, il est possible de profiter du logiciel OCR dans d'autres domaines de travail que la gestion des documents.

Que pensez-vous d'un logiciel OCR ? L'utilisez-vous déjà et, si oui, en quoi cet outil vous aide-t-il ? N'hésitez pas à me donner votre avis sur ce sujet dans les commentaires !

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