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El mejor software OCR para la digitalización inteligente de procesos

Janina Horn

¿La gestión de documentos en su software o en los procesos de su empresa o los de sus clientes le lleva demasiado tiempo y esfuerzo y está buscando el mejor software de OCR para mejorar el flujo de trabajo?

Escanear y procesar facturas, recibos, imágenes y otros documentos en un proceso manual provoca muchos errores y retrasos. 

El software de OCR le ahorra tiempo y recursos a la vez que revoluciona la gestión de sus documentos.

Definición de software OCR delante de un portátil abierto sobre un escritorio

Software OCR: definición

El término OCR significa "Optical Character Recognition" o "reconocimiento óptico de caracteres". "Reconocimiento de texto"

El software de OCR extrae datos de PDF o documentos escaneados y convierte el texto en formatos editables como Word, Excel o un archivo de texto sin formato.

Con el software de OCR, automatizará el flujo de trabajo de procesamiento de documentos y podrá trabajar de forma más eficaz y con menos recursos.

Las siguientes acciones, por ejemplo, pueden realizarse con software de OCR:

  • Recuperación de información de texto de archivos de imagen, procesamiento posterior y función de búsqueda electrónica 
  • Reconocimiento de características relevantes (por ejemplo, código postal, número de contrato) para la clasificación mecánica (por ejemplo, calle postal) o electrónica (por ejemplo, sistema de gestión de flujos de trabajo) de un documento.
  • Búsqueda avanzada de texto completo en bases de datos o DMS para buscar en PDF e imágenes
  • Reconocimiento de características para el registro y, en caso necesario, el seguimiento de objetos (por ejemplo, matrícula del vehículo)
  • Reconocimiento de la maquetación mediante un documento formateado que se corresponda lo más posible con la plantilla en cuanto a texto, imagen y disposición de las tablas.

A continuación, puede convertir los documentos escaneados, PDF o tipos de imagen en archivos JSON, XML, Excel o csv.

Software OCR Nube Símbolo y Rascacielos Empresa con Cogwheel

¿Software de reconocimiento de texto en la nube o local?

Tiene varias opciones para utilizar el software OCR en su empresa. Son populares tanto las soluciones en la nube como las locales.

La solución en la nube es más barata y no merma el rendimiento de su tecnología. La implantación del programa también es rápida y sin complicaciones.

En cambio, con una solución in situ, usted tiene pleno control tanto de los datos como de las medidas de seguridad que los protegen. Sin embargo, su aplicación lleva mucho más tiempo y es más costosa.

Ejemplos prácticos: OCR en la aplicación

El software de OCR puede aplicarse en muchos casos. Estos son sólo algunos ejemplos:

  • Indexación de documentos, páginas web e información para motores de búsqueda
  • Reconocimiento del permiso de conducción y de la matrícula con fines de identificación
  • Reconocimiento de etiquetas de tiendas
  • Apoyo a los discapacitados visuales mediante servicios de texto a voz
  • Tramitación de siniestros de seguros, la llamada gestión de siniestros
  • Lectura de semáforos para vehículos autoconducidos
  • Lectura de contadores de consumo para facturación automática
  • Seguimiento de las redes sociales
  • Onboarding de clientes u optimización de la usabilidad para nuevos clientes en bancos
  • Servicios de traducción multilingüe
  • Programas de fidelización para retener a los clientes

Ventajas del software de reconocimiento de texto

Con el software OCR optimizará la gestión de sus documentos. Esto aporta las siguientes ventajas:

  • Buscar rápidamente en PDF
  • Copia fácil de pasajes de texto 
  • Edición de textos sin complicaciones
  • Automatización de muchos pasos de trabajo 

Utilice software de reconocimiento de texto en sus documentos y ahorrará recursos como tiempo y dinero, al tiempo que mejorará el flujo de trabajo interno, lo que puede redundar en un mayor rendimiento de su empresa.

Cómo encontrar el proveedor adecuado

En su búsqueda del software OCR adecuado, debe proceder de la siguiente manera:

  1. Determinar el estado actual:

    ¿En qué área necesita ayuda especial?

  2. Identificar el estado objetivo:

    ¿Qué características debe tener la herramienta para ayudarte?

  3. Haz una selección:

    ¿Qué proveedores están preseleccionados?

  4. Toma una decisión:

    ¿Qué software le conviene más?

¿Una herramienta estándar o un programa a medida?

En el proceso de toma de decisiones, rápidamente quedará claro si le conviene una herramienta estándar o un software especializado.

Una herramienta estándar es especialmente adecuada para usted si sólo desea optimizar partes de su actual procesamiento de documentos.

¿Quiere optimizar y automatizar por completo el tratamiento de sus documentos? 

En ese caso, debería buscar un proveedor especializado en su sector que le ofrezca la posibilidad de adaptar el software a sus necesidades personales.

Caso práctico de OCR Konfuzio Logotipo

Caso práctico: Software OCR con IA de Konfuzio

El software de OCR basado en IA de Konfuzio le permite hacer precisamente eso:

  • Gestión optimizada de documentos mediante amplias interfaces
  • Software de IA fácilmente configurable e integrable
  • Adaptación individual y posibilidades de entrenamiento de la IA
  • Numerosas integraciones para trabajar sin problemas
  • Ecosistema de socios para apoyar la implantación de soluciones digitales de IA

Hechos

Konfuzio trabaja con software de IA basado en la nube y en las propias instalaciones que va más allá del mero reconocimiento de texto.

La pieza central es la IA óptico-semántica (IA híbrida), que se puede personalizar fácilmente a través de la interfaz de usuario Konfuzio. Combina OCR (reconocimiento óptico de caracteres), NLP (procesamiento del lenguaje natural) y CV (aprendizaje profundo para visión por ordenador).

Los tipos de documentos que suelen automatizarse con Konfuzio son, por ejemplo Facturas, Pólizas de seguros, Documentación del vehículo o más Formularios

Grupo destinatario son principalmente empresas de sistemas, consultorías y grandes empresas de diversos sectores. Las numerosas integraciones y las funciones intuitivas garantizan un arranque sin problemas.

Funciones

Las distintas funciones se integran perfectamente en su flujo de trabajo y optimizan algo más que la gestión de documentos:

  • Tratamiento inteligente de documentos para el tratamiento automatizado de documentos
  • Gestión de entradas: Procesamiento de su correo y correo electrónico entrante con extracción automática de datos de documentos PDF, de imagen, Word, PowerPoint y Excel, como facturas, hojas de ruta, contratos e informes del sistema.
  • Archivo automático por categorías gracias a la clasificación de documentos
  • Correos electrónicos con archivos adjuntos: Extracción de datos de correo electrónico, como pedidos, notificaciones de clientes potenciales, alertas del sistema y confirmaciones de viaje.
  • Desarrollo de API y SDK: Amplio acceso de los desarrolladores a la interfaz web y al documento AI. Con el módulo AI y UI se pueden implementar flujos de trabajo documentales propios de forma especialmente individualizada.
  • Preparación para DMS/ECM y Archivo de documentos: Preparación y corrección automáticas mediante categorización, asignación y archivado en el archivo de documentos. Registro seguro y cualitativo de valores de índice y filtros de búsqueda.
  • Sofisticadas funciones de indexación y búsqueda para facilitar el almacenamiento, tratamiento y recuperación automáticos de documentos
  • Documentación de software especialmente accesible

Integraciones

A la hora de elegir el proveedor adecuado, también es importante la gama de opciones de integración. Esto garantiza que la herramienta encaje de forma productiva en su entorno de software existente.

Konfuzio ofrece, por ejemplo, las siguientes interfaces:

  • Google Docs
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Excel Power Query
  • Mesa de aire
  • Otros numerosos sistemas RPA, ERP o CRM

Potente software OCR con espacio para la individualidad

Konfuzio combina la gestión eficaz de documentos con la individualidad y la flexibilidad. En la práctica, esto queda demostrado por lo siguiente:

  • Sin normas rígidas
  • IA personalizable
  • Sin diseños rígidos
  • Escalable
  • Posibilidad de escanear documentos e imágenes

Los precios del software varían en función del ámbito de uso y el entorno de instalación. Encontrará los precios en el Lista de precios.

Texto de ejemplo, 3 flechas, Scanner Mobile, Factura, PDF

3 casos adicionales de uso del software OCR

También puede elegir un proveedor con software estándar en función de la aplicación.

Software de escaneado puro

El software de escaneado se utiliza para escanear, digitalizar y archivar documentos. Son posibles, por ejemplo, los siguientes tipos de documentos:

  • Carpeta
  • Documentos
  • Archivos
  • Planes
  • Dibujos
  • Facturas
  • Recibos
  • Fotos
  • Imágenes

Un proveedor de este tipo de software de escaneado es Scan Profi. Con ello puede elegir entre el archivo digital o electrónico, así como el archivo local o la destrucción de documentos.

El reconocimiento de texto OCR mejora los datos digitalizados y permite buscar en archivos enteros en cuestión de segundos. 

Programa de facturas con OCR

Si su gestión documental se centra principalmente en las facturas, un proveedor como iFlow para la verificación digital de facturasque ha optimizado el procesamiento de facturas mediante OCR.

Estas son las ventajas:

  • Se acabó teclear los datos de las facturas
  • Verificación sencilla de facturas en lugar de complejos flujos de trabajo
  • Aprobación de facturas en segundos

Solución de software para PDF

Si desea procesar principalmente documentos PDF con un software de OCR, un proveedor de una solución de software para PDF, como Soda, es adecuado para usted.

Las siguientes funciones van de la mano del proveedor:

  • Crear y convertir PDF
  • Editar texto e imágenes PDF
  • Anotar y revisar PDF
  • Proteger y firmar PDF

Con el software de OCR, puede evitar teclear innecesariamente y convertir fácilmente documentos e imágenes escaneados en archivos PDF con capacidad de búsqueda. 

Conclusión: software OCR completo para una gestión eficaz de los documentos

Como puede ver, hay muchas formas de utilizar el software de OCR en la práctica. La elección de una solución estándar o de un programa informático completo depende de las necesidades de la herramienta.

¿Cuáles son las ventajas del software OCR?

Con el software de OCR ahorrará dinero, optimizará el procesamiento de datos y su precisión y garantizará un trabajo eficiente en general.

¿Qué sectores se benefician del software de reconocimiento óptico de caracteres?

Empresas de todos los sectores pueden utilizar el software OCR, por ejemplo, sanidad, administración pública, aseguradoras, bancos y muchos más. 

¿Dónde se puede utilizar específicamente el software de OCR?

Ejemplos concretos del uso de software OCR son la gestión de documentos de grandes empresas, la recepción de facturas o la tramitación de reclamaciones de seguros.

El software de OCR le ayuda en las tareas cotidianas que requieren mucho tiempo. Si quiere algo más que la mera digitalización y archivo de documentos, debe buscar un proveedor de software OCR basado en IA, como Konfuzio. 

Esto hace posible que otras áreas de trabajo, además de la gestión de documentos, se beneficien del software de OCR.

¿Qué opina del software de reconocimiento óptico de caracteres? ¿La utiliza ya y, en caso afirmativo, en qué le ayuda la herramienta? No dude en escribirme su opinión sobre este tema en los comentarios.

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