Automatiser la vérification et la validation des factures numériques

Le contrôle numérique des factures comprend trois types de vérifications qui, dans la pratique, sont généralement regroupées en une seule étape : la vérification formelle, la vérification arithmétique et la vérification de fond. Cette distinction est essentielle pour l'automatisation, car ces trois vérifications peuvent être effectuées à des degrés divers sans intervention humaine.

Prenons un exemple tiré de la comptabilité fournisseurs : une facture arrive au format PDF, les montants sont corrects, mais le numéro de commande manque. Au service des achats, la responsable se renseigne ; au bout de deux jours, il s'avère que seule une partie de la livraison est arrivée. La reconnaissance était correcte ; c'est le lien avec la commande qui manquait.

Le contrôle formel et le contrôle arithmétique sont aujourd'hui entièrement automatisés. Le contrôle de fond nécessite des informations qui ne figurent pas sur la facture elle-même.

Ce que vérifie la vérification des factures numériques

La vérification numérique des factures consiste à saisir électroniquement les factures entrantes et à vérifier automatiquement leur exactitude avant de les valider pour paiement. Chacune des trois vérifications répond à une question différente :

• Contrôle formel – Le document répond-il aux exigences légales applicables à une facture ? § 14, alinéa 4, de la loi allemande sur la TVA (UStG) exige dix mentions obligatoires. Parmi celles-ci figurent le nom et l'adresse des deux parties, le numéro d'identification fiscale ou le numéro d'identification TVA, un numéro de facture séquentiel et le montant de la prestation ventilé selon les taux d'imposition. Si l'une de ces mentions fait défaut, la déduction de la TVA est compromise.
• Vérification des calculs – Les chiffres concordent-ils ? Postes individuels, sous-totaux, taux d'imposition, montant final. Le logiciel se charge entièrement de ces calculs. Notre guide explique comment le logiciel effectue en outre une pré-comptabilisation des postes individuels. Test pratique de l'imputation par IA.
• Vérification du contenu – La facture correspond-elle à la prestation commandée et fournie ? Pour cela, il faut procéder à un rapprochement entre la commande et la réception des marchandises, ce qu'on appelle le « rapprochement à trois voies ».

Les deux premières vérifications peuvent être effectuées directement sur le document lui-même. Pour la troisième, deux justificatifs supplémentaires sont nécessaires : le rapprochement à trois voies met en parallèle la commande, la réception des marchandises et la facture. Pour chaque poste, il vérifie si la quantité facturée correspond à celle livrée, si le prix unitaire correspond à celui convenu et si le montant du poste correspond au produit de ces deux éléments.

Les tolérances définies pour les écarts de prix et de quantité permettent d'éviter que chaque différence d'arrondi ne déclenche une demande de précisions. En cas de livraisons partielles, la vérification s’effectue par rapport au solde de la commande en cours ; dans le cas des contrats-cadres, elle s’effectue par rapport à la quantité appelée. Si l’avis d’arrivée de marchandises n’a pas été enregistré, il faut néanmoins qu’une personne sache ce qui a été livré.

Comment se déroule le processus depuis la réception de la facture jusqu'à sa validation

De sa réception à sa validation, une facture passe par six étapes :

• Entrée – Les factures sont reçues sous forme de documents papier, de pièces jointes au format PDF ou de fichiers de données structurés. Un canal de réception centralisé est indispensable à toute automatisation ; sans lui, les factures sont éparpillées avant même d'être vérifiées.
• Reconnaissance – Le logiciel extrait les champs du document. Pour les documents papier et les PDF image, cette tâche est prise en charge par la OCR pour les factures, chez ZUGFeRD ou XRechnung les données sont déjà structurées.
• Affectation – La facture est rattachée à un fournisseur, à une commande et à un centre de coûts. C’est là que surgissent des questions, par exemple parce que des numéros de commande manquent ou que les données de base des fournisseurs prêtent à confusion.
• Examen – Les trois épreuves de la section précédente, dans cet ordre.
• Validation – La personne compétente valide le paiement. En cas de rapprochement tripartite complet pour les montants inférieurs à un certain seuil, cette étape est supprimée ; dans tous les autres cas, elle s’effectue selon les règles de délégation.
• Archivage – D'après § 14b, paragraphe 1, de la loi allemande sur la TVA (UStG) les entreprises doivent conserver toutes les factures reçues huit ans conserver. Le délai court à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle la facture a été émise. Une facture émise en 2026 restera donc archivée jusqu'à fin 2034 – archivé conformément aux exigences d'audit.

Jusqu'à fin 2024, le délai était de dix ans ; de nombreuses descriptions de processus mentionnent encore cette durée. Deux restrictions s'appliquent à ce nouveau délai. Pour les établissements de crédit, les compagnies d'assurance et les établissements de valeurs mobilières, la réduction prévue à l'article 27, paragraphe 40, de la loi allemande sur la TVA (UStG) ne s'applique qu'aux factures dont l'ancien délai était encore en cours au 1er janvier 2026. L'article 147, paragraphe 3, du Code général des impôts (Abgabenordnung) n'est pas affecté ; d'autres obligations de conservation peuvent s'étendre sur une période plus longue.

Pourquoi la vérification automatique des factures échoue dans la pratique

La proportion de factures traitées dans le cadre du contrôle automatique des factures sans intervention humaine s'appelle Taux de traitement en arrière-plan. Cet indicateur mesure la quantité de travail supprimée et en dit ainsi davantage sur le processus que la précision de la détection.

Dans les projets que nous accompagnons, on retrouve sans cesse les trois mêmes causes :

• Références de commande manquantes – Sans numéro de commande, pas de comparaison à trois voies.
• Données de base fournisseurs non harmonisées – Un même fournisseur dont le nom peut s'écrire de plusieurs façons empêche l'association, même lorsque tous les champs ont été correctement identifiés.
• Contrats-cadres et livraisons partielles – Une facture portant sur une partie d'une commande globale ne peut être vérifiée par rapport à cette dernière que si quelqu'un a défini la règle correspondante.

La précision de la reconnaissance est considérée comme un goulot d'étranglement ; elle fait l'objet de questions dans les appels d'offres et est mise en avant lors des démonstrations. Dans les projets que nous observons, l'automatisation échoue toutefois plus rarement à cause d'un montant mal lu qu'à cause d'un processus qui ne fournit pas les données de référence.

Il en résulte l'ordre des étapes à suivre pour un projet d'automatisation : commencer par clarifier les données de base et les obligations en matière de commande, puis choisir le logiciel.

Dans ce processus, Konfuzio se charge de la reconnaissance, de l'affectation et de la comparaison avec les données de commande, puis transmet les champs vérifiés, accompagnés d'une valeur de confiance et d'une référence, au système principal.

Cet article explique quel outil convient le mieux à cet effet – logiciel de facturation, système de gestion documentaire, plateforme IDP ou module ERP – et comment reconnaître des interfaces flexibles, dans la rubrique Outils pour la validation des factures numériques.

Ce que change l'obligation de facturation électronique

Définition et champ d'application

L'article 14, paragraphe 1, troisième phrase, de la loi allemande sur la TVA (UStG) définit la facture électronique comme une facture „ émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré et permettant un traitement électronique “. Le format doit soit être conformes à la norme européenne prévue par la directive 2014/55/UE ou doit être convenue entre l'émetteur et le destinataire. Cette deuxième variante ne s'applique que si les informations obligatoires peuvent en être extraites dans un format conforme aux normes ou interopérable. Elle laisse la porte ouverte aux procédures EDI établies.

Conformément au paragraphe 2, deuxième phrase, point 1, cette obligation s'applique aux prestations entre entrepreneurs. La condition préalable est que les deux soient établis sur le territoire national ou dans l'un des territoires visés à l'article 1, paragraphe 3, de la loi allemande sur la TVA (UStG).

Délais de transition pour la délivrance

Les entreprises doivent déjà recevoir ce type de factures. Quant à leur émission, elle est échelonnée § 27, paragraphe 38, de la loi allemande sur la TVA (UStG) les délais de transition :

• Jusqu'au 31 décembre 2026 – Le papier et, avec l'accord du destinataire, les formats électroniques non conformes aux normes restent autorisés pour les opérations effectuées après le 31 décembre 2024, pour toutes les entreprises et sans limite de chiffre d'affaires.
• Jusqu'au 31 décembre 2027, pour un chiffre d'affaires de l'année précédente ne dépassant pas 800 000 euros – Cette dérogation est prolongée pour les exposants dont le chiffre d'affaires total au cours de l'année civile précédente n'a pas dépassé ce seuil.
• Jusqu'au 31 décembre 2027 chez EDI – Cette exception s'applique également à la transmission par échange de données informatisé (EDI), et ce, quel que soit le chiffre d'affaires.

Conséquences pour l'examen

Cela ne change pas grand-chose pour la vérification. XRechnung est un format purement XML. ZUGFeRD est un format hybride : un fichier PDF contenant du XML intégré, lisible aussi bien par les humains que par les machines. Le XML comporte un nombre de champs variable selon le profil ; selon les Explications du ministère fédéral des Finances À partir de la version 2.0.1, XRechnung et ZUGFeRD sont conformes à la norme EN 16931, à l'exception des profils ZUGFeRD MINIMUM et BASIC-WL.

Les champs sont déjà structurés, la reconnaissance n'est donc pas nécessaire. La validation reste toutefois nécessaire : le logiciel vérifie ici aussi si le fichier XML est conforme au schéma et aux règles métier de la norme, notamment en ce qui concerne les totaux. Les formats prévoient également un champ dédié au numéro de commande – la cause la plus fréquente des factures en attente. La mention indiquant si la prestation a bien été fournie n'y figure pas non plus ; la vérification factuelle reste nécessaire.

Par ailleurs, le courrier entrant reste hétérogène. Sont concernées les opérations entre entrepreneurs nationaux ; les factures étrangères et les opérations exonérées d'impôt en vertu de l'article 4, points 8 à 29, de la loi allemande sur la TVA (UStG) continuent d'être transmises au format PDF ou sur papier. Ceux qui Numérisation des factures papier en cessant de le faire, car désormais tout est transmis de manière structurée, cette obligation est interprétée de manière trop large.

Conclusion

Les contrôles formels et arithmétiques sont effectués automatiquement. C'est le contrôle de fond qui détermine le degré d'automatisation – et celui-ci dépend des données de commande et des données de base, et non de la qualité de la reconnaissance. Dernière étape de ce processus, la validation numérique de la facture ne peut être plus rapide que le contrôle qui la précède.

Un projet d'automatisation commence donc par la mesure du taux de traitement en arrière-plan et par l'analyse des raisons pour lesquelles les autres factures restent en attente. Ces causes sont récurrentes et peuvent être identifiées avant même le choix d'un logiciel.

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