Contrôle numérique des factures

L'audit numérique est un élément essentiel du monde des affaires moderne, qui permet aux entreprises de rationaliser et de numériser leurs processus comptables. Cet article met en lumière les avantages, les étapes et les meilleures pratiques de la vérification numérique des factures et explique comment des solutions logicielles avancées - telles que Konfuzio - soutiennent ce processus.

Qu'est-ce que le contrôle numérique des factures ?

La vérification numérique des factures est un processus par lequel les factures entrantes sont vérifiées électroniquement.

  • saisi
  • traite
  • archivé

et comprend la vérification de l'exactitude matérielle et comptable des factures ainsi que leur préparation pour la comptabilité. L'utilisation de DMS (systèmes de gestion des documents) et d'autres outils numériques permet d'automatiser le processus, ce qui rend la gestion plus efficace.

Composantes clés du contrôle numérique des factures

Saisie et classification automatiques

Les factures sont automatiquement saisies et numérisées à l'aide de solutions logicielles telles que l'OCR (Optical Character Recognition). Cette technologie permet d'extraire le texte des documents et des images numérisés et de le convertir en données modifiables et consultables.

Archivage électronique

Après la numérisation, les factures sont stockées dans des archives électroniques et cette forme d'archivage garantit que toutes les factures sont stockées de manière sûre et durable, qu'elles sont facilement accessibles et que les exigences légales telles que GoBD peuvent être respectées de manière efficace et fiable.

Avantages de la vérification numérique des factures

  • Amélioration de l'efficacité - Les processus automatisés réduisent le travail manuel lié à la vérification des factures.
  • Réduction des coûts - La numérisation réduit le besoin de stockage physique et permet de réaliser des économies sur les coûts associés.
  • Processus plus rapides - Le traitement et l'archivage rapides des factures accélèrent l'ensemble du cycle comptable.
  • Amélioration de la précision - Réduit le risque d'erreurs qui peuvent survenir lors d'un traitement manuel.
  • Conformité : l'archivage numérique assure la conformité avec les exigences réglementaires.

Cet article se concentre sur la vérification numérique des factures. La solution présentée ici permet de vérifier les factures, de valider les paiements et de les archiver électroniquement conformément à la norme GoBD.

Traitement automatique des factures entrantes

Les entreprises de toutes tailles bénéficient d'une vérification numérique des factures. Cela réduit le flux quotidien de fichiers, de papiers et de courriers et optimise le processus de vérification des factures grâce à l'intelligence artificielle (IA) et à des flux de travail établis.

Comment fonctionne le workflow de facturation ?

  1. Numériser une facture
  2. Archivage
  3. Lecture intelligente des factures grâce à la technologie OCR avec Confuzio
  4. Classification & comparaison des données de base
  5. Contrôle numérique des factures
  6. Validation numérique des factures
  7. Réservation / Interfaces

Réception numérique des factures

Contrôle numérique des factures sous forme de logiciel web sans installation.

Outre le téléchargement manuel de documents, ceux-ci peuvent également être extraits automatiquement des e-mails entrants ou récupérés numériquement sur différents portails, notamment Amazon, et importés automatiquement. Outre les factures entrantes, il est également possible de traiter les bons de livraison et les contrats.

Archivage automatique des factures

Chaque justificatif entrant est automatiquement classé dans une archive électronique conforme à la norme GoBD. C'est l'une des raisons pour lesquelles il n'est plus nécessaire de conserver les documents papier. Grâce à la recherche plein texte, ce système accélère la recherche des justificatifs souhaités et permet en outre d'économiser l'espace et les coûts des archives papier habituelles.

Reconnaissance des factures par OCR avec Konfuzio

Grâce à une reconnaissance de texte de pointe et à des procédures intelligentes, le système lit les données de facturation pertinentes pour la pré-imputation afin de réduire au minimum les tâches manuelles. En outre, les données obligatoires nécessaires à la vérification des factures sont automatiquement intégrées dans les factures. Pour plus d'informations sur la formation à l'IA, voir OCR pour les factures s'entraîner.

Numérisation des factures

Compléter les documents par les données existantes de la comptabilité

S'agit-il d'une facture ou d'une note de crédit ? Existe-t-il déjà un numéro de fournisseur dans DATEV ou dans un autre système tiers ? Le logiciel se charge de cette comparaison pour vous.

Correction numérique des factures

Si nécessaire, les données des documents peuvent être complétées ou corrigées afin de garantir un traitement ultérieur et un contrôle des factures automatisés et sans problème.

Contrôle numérique des factures, même pour des scénarios de contrôle complexes

Des scénarios de contrôle complexes sont également représentés de manière simple grâce à des répartitions à régler intelligemment. Remplacements pour congés, contrôles parallèles, consultation de "contrôleurs externes ad hoc", validation séparée des paiements en option et e-mails de rappel inclus. Chaque contrôle et validation peut être effectué à tout moment et en tout lieu. Et bien sûr aussi sur des terminaux mobiles.

Importer des factures dans Dynamics 365 Business Central et Datev

Toutes les données des documents sont exportées facilement et via des interfaces vers DATEV ou Dynamics 365 Business Central. En fonction de l'interface, les images des documents et l'historique des contrôles peuvent être inclus.

Numériser facilement le traitement des factures

Vous serez assisté lors de l'installation de base et de la mise en service du logiciel de numérisation du traitement des factures. L'équipe hautement qualifiée, qui dispose d'une longue expérience en matière de projets, est à vos côtés et vous conseille volontiers sur les scénarios de bonnes pratiques, afin que votre introduction de la numérisation du traitement des factures dans l'entreprise soit un succès.

Quels sont les éléments à prendre en compte lors de la numérisation des factures ?

Où les factures sont-elles enregistrées ?

Vos factures et autres données sont stockées dans notre propre centre informatique certifié ISO et localisé en Allemagne (Oberhausen), conformément au GoBD. Outre le centre informatique, les processus sont également certifiés et répondent aux exigences de sécurité les plus élevées en matière de protection et de sécurité des données. Une mise en miroir plusieurs fois par jour des factures, données et autres documents sur des serveurs redondants et la sauvegarde quotidienne de toutes les données protègent contre la perte de données et de documents et complètent l'intégration de systèmes tiers ainsi qu'un archivage conforme à la révision, à votre avantage.

Qu'est-ce qu'une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur est une facture envoyée par des fournisseurs (créanciers), qui doit être vérifiée dans l'entreprise, affectée à un compte dans la comptabilité et payée. Le traitement des factures est un processus complexe qui doit être effectué conformément à la législation afin de ne pas porter préjudice aux entreprises. Le logiciel simplifie ce processus complexe de traitement des factures.

La facture doit-elle être disponible sous forme numérique ?

Peu importe que les factures soient reçues sur papier, sous forme de document PDF, par e-mail ou dans un format numérique tel que ZUGFeRD ou XFacture, car le système apporte une aide optimale lors de la saisie et du traitement ultérieur des documents pour la comptabilité et assure une tenue efficace et sans erreur des comptes.

Le logiciel peut-il également être utilisé pour numériser les bons de livraison ?

Oui, en plus des notes de crédit et des factures, les contrats et les bons de livraison peuvent être déposés numériquement pour la comptabilité.

Y a-t-il une assistance en français ?

Oui.

Quelles sont les tendances futures en matière d'audit numérique ??

Avec l'évolution progressive de la technologie, la vérification numérique des factures continuera à connaître des innovations continues et l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique seront intégrés de plus en plus et de manière toujours plus intensive dans le processus afin non seulement d'augmenter significativement la précision de la vérification mais aussi d'accroître progressivement le degré d'automatisation. En outre, le traitement des factures papier sera entièrement et exclusivement remplacé par XFacturation à partir du 1er janvier 2025.

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