Das digitale Zeitalter bringt viele Herausforderungen und Veränderungen, aber auch enorme kurz- und langfristige Verbesserungen für Unternehmen jeder Größe. Einer der Prozesse, der sich noch verbessert, ist die digitale Archivierung von Dokumenten. Unternehmen verlassen sich mehr denn je auf die sichere Archivierung ihrer wichtigsten Dokumente. Jedes Unternehmen hat Dokumente, die archiviert werden müssen.
Inzwischen hat künstliche Intelligenz (KI) diesen Bereich erobert und verändert täglich den Workflow von immer mehr Unternehmen.
Der Einsatz vom KI kann die digitale Archivierung von Dokumenten beschleunigen und standardisieren. Sie ermöglicht, erleichtert und vereinfacht den abteilungs- und standortübergreifenden Zugriff und die Verwendung wichtiger Dokumente.
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Was ist die digitale Archivierung?
Unter Digitalisierung oder digitale Archivierung versteht sich die Umwandlung von Dokumenten von Papier in ein elektronisches Format.
Es gibt zwei Hauptgründe für die Notwendigkeit der Archivierung von Dokumenten:
- die enthaltenen Informationen könnten in Zukunft für den normalen Ablauf der Geschäftsprozesse im Unternehmen benötigt werden
- es gibt gesetzliche Vorschriften, die die Aufbewahrung von Dokumenten für einen bestimmten Zeitraum vorschreiben
Traditionell werden Dokumente auf Papier erstellt und so weit wie möglich aufbewahrt. Die Aufbewahrungszeiten reichen von wenigen Tagen bis zu Jahren, je nach Vorgabe oder täglicher Wichtigkeit der Dokumente.
Für viele Unternehmen heißt „Dokumentenarchivierung“ die Lagerung von Papier in Büros, Kellern und anderen Räumen, wo Platz vorhanden ist.
Informationen auf Papier sind jedoch schwer zu finden. Sie können nur von einer Person gleichzeitig verwendet werden und müssen von Ort zu Ort transportiert werden. All das kostet viel Zeit und Geld. Zudem nimmt Papier sehr viel Platz in Anspruch.
Herausforderungen bei der digitalen Archivierung:
Art und Umfang des Archivs
Dokumente, die häufig benutzt werden müssen, bilden das sogenannte operative Archiv. Diese Dokumente müssen leicht und schnell auffindbar sein. Andererseits kann ihre regelmäßige häufige Verwendung die Unversehrtheit der Papieroriginale beeinträchtigen, wodurch der Verlust wertvoller Informationen droht.
Dokumente, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden, werden nur selten genutzt, können aber sehr umfangreich sein (z.B. Buchhaltung). Ihre Aufbewahrung stellt eine Herausforderung dar für kleine Organisationen, die nicht über den erforderlichen physischen Raum verfügen.
Aber auch für große Organisationen ist die Archivierung ein Problem. Dort ist der Umfang der Dokumente meist beträchtlich und der vom Archiv belegte Raum kostspielig.
Auffindbarkeit von Dokumenteninhalten bei der digitalen Archivierung
Ein digitales Archiv ist nicht nur aus Platzgründen sinnvoll. Wenn Dokumente gescannt werden, werden sie als Bild oder PDF-Datei auf dem Computer gespeichert.
Um die gesuchten Informationen überhaupt wiederzufinden, müssen die Dateien indiziert werden. Das bedeutet, dass jedem Dokument manuell Metadaten hinzugefügt werden müssen. Metadaten enthalten die Informationen, mit denen das Dokument in Zukunft gesucht werden kann.
Ohne künstliche Intelligenz ist dies ein langwieriger und sehr fehleranfälliger Prozess.
Fachkräftemangel
Ohne Fachpersonal, spezielle Einrichtungen und Verwaltungssystemen kann die Archivierung von Dokumenten für jede Organisation eine Herausforderung darstellen.
Gerade größere Unternehmen stehen oft vor dem Problem, ihre Vielzahl an vielfältigen Dokumenten zu organisieren und zu digitalisieren.
Durch unsere KI-Software Konfuzio benötigen zukünftig kein Fachpersonal, um Ihre Dokumente zu digitalisieren und strukturiert abzulegen. Unsere fortschrittliche künstliche Intelligenz übernimmt diese Schritte für Sie.
Wie werden Dokumente mit KI digitalisiert?
Die digitale Archivierung ist ein Speicher für digitales Material, das ein Unternehmen über einen längeren Zeitraum aufbewahren möchte. Es speichert Sammlungen digitaler Informationen wie Dokumente und Bilder in einem digitalen Format. Das hat die Absicht, einen langfristigen Zugriff auf die Informationen zu ermöglichen.
Ein digitales Archiv kann eine umfangreiche Sammlung mit einem mehrstufigen Speichersystem sein oder sich auf einer Festplatte befinden.
Das OCR Framework Konfuzio bietet diverse KI basierte Workflows, die in digitalen Archiven eingebunden werden können, um manuelle Arbeit bei der Steuerung über alle Phasen der Dokumentenverarbeitung zu reduzieren:
- Sortieren und Klassifizieren der Eingangsdokumente nach dem Scan oder per E-Mail
- Volltextsuche durch Texterkennung in allen relevanten Dateiformaten
- Konvertierung in ein archivfähiges PDF/A
- Automatische Zuweisung der Dokumente und Aufgabenverteilung an Ihr Team
- Reduzierung der Fehler, die bei manuellem Übertragen der Daten aus Dokumenten in das CRM oder ERP System auftreten können.
Um Dokumente mithilfe künstlicher Intelligenz zu archivieren, gehen Sie wie folgt vor:
Hierzu müssen Sie nur unsere Software Konfuzio in Ihre Software integrieren und Ihre Dokumente in das Dashboard von Konfuzio hinzufügen. Nach kurzer Zeit hat unsere Software Ihre Dokumente verarbeitet und sie in editierbare Textdokumente umgewandelt. So stehen Ihnen ab sofort alle Dokumente leicht auffindbar und für eine weitere Verarbeitung vorbereitet zur Verfügung.
Doch wie bauen Sie ein digitales Archiv für Ihre Dokumente auf?
Schritte zum Aufbau eines digitalen Archivs
Im Großen und Ganzen lassen sich die Phasen der Erstellung eines digitalen Archivs für eine Organisation wie folgt beschreiben:
- Definition des Umfangs des Archivs (Arten von Informationen und Dokumenten)
- Festlegung von Klassifizierungsattributen für Dokumente
- Bestimmung der wichtigsten Merkmale zur Beschreibung jedes Dokuments
- Vergabe von Zugriffsrechten für jedes Dokument
- Kauf und Installation einer geeigneten KI-Software zur Dokumentenarchivierung.
- Unsere KI Software Konfuzio übernimmt nach der Integration In Ihre eigene Software, vollautomatisch alle weiteren Schritte für Sie. Sie benötigen kein zusätzliches Dokumentenmanagement System.
Aufgrund der rasanten Entwicklung und Veralterung der Technologie sind die Integrität und Lesbarkeit der digitalen Archive von entscheidender Bedeutung. Dies erfordert technische und organisatorische Maßnahmen, um die Bewahrung der Informationen zu gewährleisten.
Papierarchive haben indessen einige Vorteile. Da Papier langsam zerfällt, ist die langfristige Lesbarkeit gewährleistet. Die Integrität der Dokumente kann leicht nachgewiesen werden.
Außerdem sind für das Lesen von Texten auf Papier keine speziellen Geräte oder Maschinen wie Computer oder andere Lesegeräte erforderlich.
Die Lösung zum Aufbau eines elektronischen Archivs durch Scannen und Digitalisieren erfordert Folgendes:
- Konvertierung von Dateien in ein langfristiges Speicherformat, das nicht so schnell verschwindet und über einen langen Zeitraum verwendet werden kann
- Speichern auf einem Medium, das noch lange Zeit verwendbar ist
- Indizierung (Eingabe archivierter Informationen in eine Datenbank)
- Überprüfung der Gültigkeit und Korrektheit der Informationen
- Sicherstellung der langfristigen Integrität
Der Zweck dieser Anforderungen besteht darin, den Wert und die Authentizität Ihrer Informationen zu erhalten.
Welche Dokumente können automatisiert verarbeitet werden?
- Rechnungen
- Verträge
- Gehaltsabrechnungen
- Zahlungsavise
- Jahresabschlüsse
- Personalakten
- Bauakten
Vorteile der KI-unterstützen Dokumentenarchivierung
Bearbeitung
Das elektronische Scannen von Dokumenten und deren Speicherung in Form von Fotos oder PDF-Dateien hat einen wesentlichen Nachteil. Einzelne Daten aus diesen Dokumenten können nicht weiterverarbeitet werden und sind nicht editierbar.
Mit KI können alle Inhalte der erfassten Dokumente ausgelesen und in durchsuchbarer Textform zur Verfügung gestellt werden. Auch die automatische Verarbeitung von Dokumenteninhalten ist möglich. Dabei werden Daten maschinell in Systeme eingegeben, automatische Antworten erzeugt oder andere Geschäftsprozesse angestoßen.
Darüber hinaus ist das digitalisierte Archiv jederzeit verfügbar und online abrufbar. In Zeiten von Globalisierung, Fernarbeit und flexiblen Arbeitszeiten ist das Gold wert.
Datenschutz
Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen können durch KI-gestützte Dokumentenarchivierung einwandfrei eingehalten werden, indem Informationen selektiv für einzelne Personengruppen zugänglich gemacht werden.
KI ermöglicht eine automatisierte Datenverarbeitung, wobei die Sichtung der Dokumente nicht zwingend durch Personal erfolgen muss.
Aufbewahrungsfristen
Die gesetzliche Verpflichtung, die die Aufbewahrungsfristen für Papierdokumente festlegt, verpflichtet Unternehmen, Papierdokumente für eine bestimmte Mindestdauer aufzubewahren. Die DSGVO-Vorschriften sehen vor, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie dies erforderlich ist.
Ein digitales Archiv mit künstlicher Intelligenz kann die automatische Archivierung, Verschlüsselung und rechtzeitige vollständige Vernichtung von Dokumenten steuern.
Fazit
Mit KI-Software automatisieren Unternehmen eine Reihe mühsamer, manueller Arbeitsabläufe. So können sie ihre chaotisch angehäuften Papierdokumente in einem sicheren und einfach zu nutzenden digitalen Archiv organisieren.
KI hilft Unternehmen jeder Größe, die Zusammenarbeit ihrer Teams zu verbessern und damit einen neuen Takt für ihr Geschäft vorzugeben.
Unsere Software Konfuzio ermöglich Ihnen dadurch eine schnelle digitale Archivierung Ihrer Dokumente, ohne zusätzliche Archivierungssoftware erwerben zu müssen. Denn unsere Software lässt sich in Ihren bereits vorhandenen Programmen installieren.
Sparen Sie sich Zeit Ressourcen und Geld, indem Sie auf die digitale Archivierung umsteigen.
FAQ
Die digitale Archivierung ist die Umwandlung von Unterlagen auf Papier in eine digitale Dokumente.
Sofern Dokumente nicht bereits digital vorliegen werden, diese mit einem handelsüblichen Scanner oder Smartphone gescannt und an Konfuzio gesendet. So können Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Zahlungsavise, Versicherungsverträge und viele weitere Dokumente automatisch verarbeitet werden oder Mitarbeitenden zur Kontrolle automatisch vorgelegt werden.
Bei der Bearbeitung von Dokumenten ist die korrekte Ablage im Archiv wichtig, um Dokumente im Nachgang einfach und schnell wiederzufinden. Die KI erkennt sowohl den Dokumententyp, als auch die enthaltenen Informationen wie Absender, Datum oder Vorgangsnummern. Auf Basis dieser automatisch erkannten Angaben kann das Dokument automatisch benannt und zugeordnet werden. Diese KI Erkennung macht es, zusammen mit der OCR, einfacher das gewünschte Dokument in sekundenschnelle zu finden oder sogar automatisch zu verarbeiten.
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