archivage numérique

L'archivage numérique grâce à l'intelligence artificielle

Konfuzio

L'ère numérique apporte de nombreux défis et changements, mais aussi d'énormes améliorations à court et à long terme pour les entreprises de toutes tailles. L'un des processus qui s'améliore encore est l'archivage numérique des documents. Les entreprises comptent plus que jamais sur l'archivage sécurisé de leurs documents les plus importants. Chaque entreprise a des documents qui doivent être archivés.

Entre-temps, l'intelligence artificielle (IA) a conquis ce domaine et modifie chaque jour le flux de travail d'un nombre croissant d'entreprises. 

L'utilisation de l'IA peut accélérer et normaliser l'archivage numérique des documents. Elle permet, facilite et simplifie l'accès et l'utilisation de documents importants entre les différents services et sites.

Qu'est-ce que l'archivage numérique ?

Par numérisation ou archivage numérique, on entend la conversion de documents du papier au format électronique. 

Il y a deux raisons principales pour lesquelles l'archivage des documents est nécessaire : 

  • les informations contenues pourraient être nécessaires à l'avenir pour le déroulement normal des processus commerciaux de l'entreprise
  • il existe des dispositions légales qui imposent la conservation des documents pendant une période donnée

Traditionnellement, les documents sont créés sur papier et conservés autant que possible. Les durées de conservation vont de quelques jours à des années, selon les consignes ou l'importance quotidienne des documents.

Pour de nombreuses entreprises, "l'archivage de documents" signifie le stockage de papier dans les bureaux, les caves et autres pièces où il y a de la place.

Les informations sur papier sont toutefois difficiles à trouver. Elles ne peuvent être utilisées que par une seule personne à la fois et doivent être transportées d'un endroit à l'autre. Tout cela coûte beaucoup de temps et d'argent. De plus, le papier prend beaucoup de place.

Les défis de l'archivage numérique :

Nature et étendue des archives

Les documents qui doivent être utilisés fréquemment constituent ce que l'on appelle les archives opérationnelles. Ces documents doivent être faciles et rapides à trouver. D'autre part, leur utilisation régulière et fréquente peut nuire à l'intégrité des originaux papier, ce qui risque d'entraîner la perte d'informations précieuses. 

Les documents conservés en vertu de dispositions légales sont rarement utilisés, mais peuvent être très volumineux (par exemple, la comptabilité). Leur conservation représente un défi pour les petites organisations qui ne disposent pas de l'espace physique nécessaire. 

Mais l'archivage est également un problème pour les grandes organisations. Le volume des documents y est généralement considérable et l'espace occupé par les archives est coûteux.

Retrouver le contenu des documents lors de l'archivage numérique

Une archive numérique n'est pas seulement utile pour des raisons de place. Lorsque les documents sont numérisés, ils sont enregistrés sur l'ordinateur sous forme d'image ou de fichier PDF. 

Pour pouvoir retrouver les informations recherchées, les fichiers doivent être indexés. Cela signifie que des métadonnées doivent être ajoutées manuellement à chaque document. Les métadonnées contiennent les informations qui permettront de rechercher le document à l'avenir. 

Sans l'intelligence artificielle, il s'agit d'un processus long et très sujet aux erreurs.

Pénurie de personnel qualifié

En l'absence de personnel spécialisé, d'installations spécifiques et de systèmes de gestion, l'archivage de documents peut représenter un défi pour toute organisation. 

Les grandes entreprises en particulier sont souvent confrontées au problème de l'organisation et de la numérisation de leurs nombreux et divers documents. 

Grâce à notre logiciel d'intelligence artificielle Konfuzio, vous n'aurez plus besoin de personnel spécialisé pour numériser vos documents et les classer de manière structurée. Notre intelligence artificielle avancée se charge de ces étapes à votre place.

Comment les documents sont-ils numérisés avec l'IA ?

L'archivage numérique est un stockage de matériel numérique qu'une entreprise souhaite conserver sur une longue période. Il stocke des collections d'informations numériques telles que des documents et des images dans un format numérique. Cela a pour but de permettre un accès à long terme aux informations. 

Une archive numérique peut être une vaste collection avec un système de stockage à plusieurs niveaux ou se trouver sur un disque dur. 

L'OCR Framework Konfuzio offre divers workflows basés sur l'IA qui peuvent être intégrés dans les archives numériques afin de réduire le travail manuel de contrôle à travers toutes les phases du traitement des documents : 

  • Tri et classification des documents entrants après numérisation ou par e-mail
  • Recherche plein texte grâce à la reconnaissance de texte dans tous les formats de fichiers pertinents
  • Conversion en PDF/A archivable
  • Attribution automatique des documents et répartition des tâches à votre équipe
  • Réduction des erreurs qui peuvent survenir lors du transfert manuel des données des documents vers le système CRM ou ERP.

Pour archiver des documents à l'aide de l'intelligence artificielle, procédez comme suit :
Pour ce faire, il vous suffit d'intégrer notre logiciel Konfuzio dans votre logiciel et d'ajouter vos documents dans le tableau de bord de Konfuzio. En peu de temps, notre logiciel a traité vos documents et les a transformés en documents texte éditables. Ainsi, tous les documents sont dès à présent à votre disposition, faciles à trouver et préparés pour un traitement ultérieur.

Mais comment créer des archives numériques pour vos documents ?

Étapes de la création d'une archive numérique

Dans l'ensemble, les phases de création d'une archive numérique pour une organisation peuvent être décrites comme suit :

  1. Définition de l'étendue des archives (types d'informations et de documents)

  2. Définition des attributs de classification des documents

  3. Détermination des caractéristiques principales pour la description de chaque document

  4. Attribution de droits d'accès pour chaque document

  5. l'achat et l'installation d'un logiciel d'intelligence artificielle approprié pour l'archivage des documents.

  6. Notre site Logiciel d'intelligence artificielle Konfuzio Après l'intégration dans votre propre logiciel, toutes les autres étapes sont entièrement automatisées. Vous n'avez pas besoin d'un système de gestion de documents supplémentaire.

En raison de l'évolution rapide et de l'obsolescence de la technologie, l'intégrité et la lisibilité des archives numériques sont d'une importance capitale. Cela nécessite des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la préservation des informations. 

Les archives papier présentent toutefois quelques avantages. Le papier se dégradant lentement, la lisibilité à long terme est garantie. L'intégrité des documents peut être facilement démontrée. 

En outre, la lecture de textes sur papier ne nécessite pas d'équipement ou de machines spécifiques, tels que des ordinateurs ou d'autres appareils de lecture. 

La solution pour constituer des archives électroniques par numérisation et digitalisation nécessite les éléments suivants :

  1. Conversion de fichiers dans un format de stockage à long terme qui ne disparaît pas rapidement et peut être utilisé sur une longue période.
  2. Stockage sur un support utilisable pendant longtemps
  3. Indexation (entrée d'informations archivées dans une base de données)
  4. vérification de la validité et de l'exactitude des informations
  5. Assurer l'intégrité à long terme

Le but de ces exigences est de préserver la valeur et l'authenticité de vos informations. 

Quels documents peuvent être traités de manière automatisée ?

  1. Factures
  2. Contrats
  3. Fiches de paie
  4. Avis de paiement
  5. Comptes annuels
  6. Dossiers personnels
  7. Dossiers de construction

Avantages de l'archivage de documents assisté par IA

Traitement

La numérisation électronique de documents et leur enregistrement sous forme de photos ou de fichiers PDF présentent un inconvénient majeur. Les données individuelles de ces documents ne peuvent pas être traitées ultérieurement et ne peuvent pas être éditées. 

L'IA permet de lire tous les contenus des documents saisis et de les mettre à disposition sous forme de texte pouvant faire l'objet de recherches. Il est également possible de traiter automatiquement le contenu des documents. Les données sont alors saisies automatiquement dans les systèmes, des réponses automatiques sont générées ou d'autres processus commerciaux sont déclenchés.

De plus, les archives numérisées sont disponibles à tout moment et peuvent être consultées en ligne. À l'heure de la mondialisation, du travail à distance et des horaires de travail flexibles, cela vaut de l'or.

Protection des données

Les règles de sécurité et de protection des données peuvent être parfaitement respectées grâce à l'archivage de documents assisté par IA, en rendant les informations sélectivement accessibles à certains groupes de personnes. 

L'IA permet un traitement automatisé des données, le tri des documents ne devant pas nécessairement être effectué par du personnel. 

Délais de conservation

L'obligation légale qui fixe les délais de conservation des documents papier oblige les entreprises à conserver les documents papier pendant une durée minimale déterminée. Les dispositions du RGPD prévoient que les données à caractère personnel ne peuvent être conservées que pendant la durée nécessaire. 

Une archive numérique dotée d'une intelligence artificielle peut gérer l'archivage automatique, le cryptage et la destruction complète des documents en temps voulu. 

Conclusion

Grâce aux logiciels d'IA, les entreprises automatisent toute une série de processus de travail manuels et fastidieux. Elles peuvent ainsi organiser leurs documents papier accumulés de manière chaotique dans des archives numériques sécurisées et faciles à utiliser.

L'IA aide les entreprises de toutes tailles à améliorer la collaboration entre leurs équipes et à donner ainsi un nouveau rythme à leur activité.

Notre logiciel Konfuzio vous permet ainsi d'archiver rapidement vos documents sous forme numérique, sans devoir acheter de logiciel d'archivage supplémentaire. En effet, notre logiciel peut être installé dans vos programmes existants.

Économisez du temps, des ressources et de l'argent en passant à l'archivage numérique.

FAQ

Qu'est-ce que l'archivage numérique ?

L'archivage numérique est la transformation de documents papier en documents numériques. 

Quels documents peuvent être archivés numériquement

Si les documents ne sont pas déjà disponibles sous forme numérique, ils sont scannés à l'aide d'un scanner ou d'un smartphone courant et envoyés à Konfuzio. Ainsi, les factures, les bons de livraison, les commandes, Avis de paiementLes documents peuvent être traités automatiquement, les contrats d'assurance et de nombreux autres documents peuvent être présentés automatiquement aux collaborateurs pour contrôle.

Quels sont les avantages de l'archivage numérique ? avec l'IA ?

Lors du traitement de documents, il est important de les classer correctement dans les archives afin de pouvoir les retrouver facilement et rapidement par la suite. L'IA reconnaît aussi bien le type de document que les informations qu'il contient, comme l'expéditeur, la date ou les numéros de processus. Sur la base de ces informations reconnues automatiquement, le document peut être nommé et attribué automatiquement. Grâce à cette reconnaissance IA et à l'OCR, il est plus facile de trouver le document souhaité en quelques secondes ou même de le traiter automatiquement.

Photo de Cup of Couple de Pexels

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