La era digital trae consigo muchos retos y cambios, pero también enormes mejoras a corto y largo plazo para empresas de todos los tamaños. Uno de los procesos que sigue mejorando es el archivo digital de documentos. Las empresas confían más que nunca en el archivo seguro de sus documentos más importantes. Todas las empresas tienen documentos que deben archivarse.
Mientras tanto, la inteligencia artificial (IA) ha conquistado este campo y está cambiando cada día el flujo de trabajo de más y más empresas.
El uso de la IA puede acelerar y normalizar el archivo digital de documentos. Permite, facilita y simplifica el acceso y el uso de documentos importantes en todos los departamentos y ubicaciones.
¿Qué es el archivado digital?
La digitalización o archivo digital es la conversión de documentos de papel a formato electrónico.
La necesidad de archivar documentos obedece a dos razones principales:
- la información contenida podría ser necesaria en el futuro para el curso normal de los procesos comerciales de la empresa
- existen normas legales que obligan a conservar los documentos durante un periodo de tiempo determinado
Tradicionalmente, los documentos se crean en papel y se almacenan en la medida de lo posible. Los plazos de conservación oscilan entre unos días y años, en función de las necesidades o la importancia diaria de los documentos.
Para muchas empresas, "archivar documentos" significa almacenar papel en oficinas, sótanos y otras salas donde haya espacio disponible.
Sin embargo, la información en papel es difícil de encontrar. Sólo puede utilizarla una persona a la vez y hay que transportarla de un lugar a otro. Todo esto cuesta mucho tiempo y dinero. Además, el papel ocupa mucho espacio.
Retos del archivo digital:
Naturaleza y alcance del archivo
Los documentos que deben utilizarse con frecuencia forman el denominado archivo operativo. Estos documentos deben ser fáciles y rápidos de encontrar. Por otro lado, su uso frecuente y regular puede comprometer la integridad de los originales en papel, amenazando con la pérdida de información valiosa.
Los documentos que se conservan por imperativo legal rara vez se utilizan, pero pueden ser muy voluminosos (por ejemplo, la contabilidad). Su almacenamiento es un reto para las pequeñas organizaciones que no disponen del espacio físico necesario.
Pero archivar también es un problema para las grandes organizaciones. Allí, el volumen de documentos suele ser considerable y el espacio que ocupa el archivo es costoso.
Localización del contenido de los documentos en los archivos digitales
Un archivo digital no sólo es útil por razones de espacio. Cuando se escanean los documentos, se guardan como imagen o archivo PDF en el ordenador.
Para encontrar la información que buscas, los archivos tienen que estar indexados. Esto significa que los metadatos deben añadirse manualmente a cada documento. Los metadatos contienen la información que puede utilizarse para buscar el documento en el futuro.
Sin inteligencia artificial, se trata de un proceso largo y muy propenso a errores.
Escasez de cualificaciones
Sin personal especializado, instalaciones ni sistemas de gestión, archivar documentos puede ser un reto para cualquier organización.
Las grandes empresas, en particular, se enfrentan a menudo al problema de organizar y digitalizar su multitud de documentos diversos.
Con nuestro software de IA Konfuzio, no necesitará personal especializado para digitalizar sus documentos y archivarlos de forma estructurada. Nuestra avanzada inteligencia artificial se encarga de estos pasos por usted.
¿Cómo se digitalizan los documentos con IA?
El archivado digital es un depósito de material digital que una empresa desea conservar durante más tiempo. Almacena colecciones de información digital, como documentos e imágenes, en formato digital. Con ello se pretende facilitar el acceso a la información a largo plazo.
Un archivo digital puede ser una colección extensa con un sistema de almacenamiento multinivel o puede estar ubicado en un disco duro.
OCR Framework Konfuzio ofrece varios flujos de trabajo basados en IA que pueden integrarse en archivos digitales para reducir el trabajo manual en el control de todas las fases del procesamiento de documentos:
- Ordenar y clasificar los documentos entrantes tras escanearlos o enviarlos por correo electrónico
- Búsqueda de texto completo mediante reconocimiento de texto en todos los formatos de archivo pertinentes
- Conversión en un PDF/A archivable
- Asignación automática de documentos y distribución de tareas a su equipo
- Reduzca los errores que pueden producirse al transferir manualmente los datos de los documentos al sistema CRM o ERP.
Para archivar documentos mediante inteligencia artificial, proceda del siguiente modo:
Para ello, sólo tiene que integrar nuestro programa Konfuzio en su software y añadir sus documentos al cuadro de mandos de Konfuzio. Al cabo de poco tiempo, nuestro software habrá procesado sus documentos y los habrá convertido en documentos de texto editables. Así, a partir de ahora, todos los documentos son fácilmente localizables y están a su disposición, preparados para su posterior procesamiento.
Pero, ¿cómo crear un archivo digital para sus documentos?
Pasos para crear un archivo digital
A grandes rasgos, las fases de creación de un archivo digital para una organización pueden describirse del siguiente modo:
- Definición del ámbito del archivo (tipos de información y documentos)
- Definición de los atributos de clasificación de los documentos
- Determinación de las características más importantes para describir cada documento
- Asignación de derechos de acceso a cada documento
- Adquisición e instalación de software de AI adecuado para el archivo de documentos.
- Nuestra AI Software Konfuzio se encarga de todos los pasos posteriores de forma totalmente automática tras la integración en su propio software. No necesita un sistema de gestión de documentos adicional.
Debido al rápido desarrollo y obsolescencia de la tecnología, la integridad y legibilidad de los archivos digitales son cruciales. Esto requiere medidas técnicas y organizativas que garanticen la conservación de la información.
Sin embargo, los archivos en papel tienen algunas ventajas. Como el papel se descompone lentamente, la legibilidad a largo plazo está garantizada. La integridad de los documentos puede verificarse fácilmente.
Además, la lectura de textos en papel no requiere ningún equipo o máquina especial, como ordenadores u otros dispositivos de lectura.
La solución para crear un archivo electrónico mediante el escaneado y la digitalización requiere lo siguiente:
- Conversión de archivos a un formato de almacenamiento a largo plazo que no desaparezca rápidamente y pueda utilizarse durante un largo periodo de tiempo.
- Almacenar en un soporte que pueda utilizarse durante mucho tiempo
- Indexación (introducción de información archivada en una base de datos)
- Verificación de la validez y exactitud de la información
- Garantizar la integridad a largo plazo
La finalidad de estos requisitos es preservar el valor y la autenticidad de su información.
¿Qué documentos pueden procesarse automáticamente?
- Facturas
- Contratos
- Nómina
- Aviso de pago
- Estados financieros
- Expedientes personales
- Archivos de construcción
Ventajas del archivado de documentos asistido por IA
Edición de
El escaneado electrónico de documentos y su almacenamiento en forma de fotos o archivos PDF tiene una gran desventaja. Los datos individuales de estos documentos no pueden seguir procesándose y no son editables.
Con la IA, todo el contenido de los documentos capturados se puede leer y poner a disposición en forma de texto que permita realizar búsquedas. También es posible el tratamiento automático del contenido de los documentos. Los datos se introducen automáticamente en los sistemas, se generan respuestas automáticas o se activan otros procesos empresariales.
Además, el archivo digitalizado está disponible en cualquier momento y se puede acceder a él en línea. En tiempos de globalización, trabajo a distancia y horarios flexibles, esto vale su peso en oro.
Protección de datos
Las normativas de seguridad y protección de datos pueden cumplirse a la perfección mediante el archivado de documentos asistido por IA, haciendo que la información sea accesible de forma selectiva a grupos individuales de personas.
La IA permite el tratamiento automatizado de datos, por lo que la criba de documentos no tiene que hacerla necesariamente el personal.
Períodos de conservación
La obligación legal que establece los periodos de conservación de los documentos en papel exige que las empresas conserven los documentos en papel durante un determinado periodo mínimo de tiempo. La normativa GDPR estipula que los datos personales solo pueden conservarse durante el tiempo que sea necesario.
Un archivo digital con inteligencia artificial puede controlar el archivado automático, el cifrado y la destrucción completa de documentos en el momento oportuno.
Conclusión
Con el software de IA, las empresas automatizan una serie de tediosos flujos de trabajo manuales. Pueden organizar sus documentos en papel acumulados caóticamente en un archivo digital seguro y fácil de usar.
La IA ayuda a empresas de todos los tamaños a mejorar la forma en que sus equipos trabajan juntos, marcando un nuevo ritmo para su negocio.
Nuestro software Konfuzio le permite archivar digitalmente sus documentos de forma rápida sin tener que adquirir software de archivo adicional. Esto se debe a que nuestro software puede instalarse en sus programas existentes.
Ahorre tiempo, recursos y dinero pasándose al archivado digital.
PREGUNTAS FRECUENTES
El archivado digital es la conversión de documentos en papel en documentos digitales.
Si los documentos no están ya disponibles digitalmente, se escanean con un escáner estándar o un smartphone y se envían a Konfuzio. De este modo, pueden enviarse a Konfuzio facturas, albaranes, pedidos, etc, Aviso de pagolos contratos de seguros y muchos otros documentos pueden procesarse automáticamente o presentarse automáticamente a los empleados para su comprobación.
Al procesar los documentos, es importante almacenarlos correctamente en el archivo para poder encontrarlos después fácil y rápidamente. La IA reconoce tanto el tipo de documento como la información que contiene, como el remitente, la fecha o los números de transacción. A partir de esta información reconocida automáticamente, el documento puede nombrarse y asignarse automáticamente. Este reconocimiento mediante IA, junto con el OCR, facilita la búsqueda del documento deseado en cuestión de segundos o incluso su procesamiento automático.
Foto de Taza de Pareja de Pexels
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