Verificación de facturas digitales

La verificación digital de facturas es una parte esencial del mundo empresarial moderno, que permite a las empresas optimizar y digitalizar sus procesos contables. Este artículo destaca las ventajas, los pasos y las mejores prácticas de la verificación digital de facturas y explica cómo las soluciones de software avanzadas, como Konfuzio, apoyan este proceso.

¿Qué es la verificación digital de facturas?

La verificación digital de facturas es un proceso en el que las facturas recibidas se comprueban electrónicamente.

  • grabado
  • procesado
  • archivado

e incluye la comprobación de la exactitud fáctica y matemática de las facturas y su preparación para la contabilidad. El proceso se automatiza mediante el uso de DMS (sistemas de gestión de documentos) y otras herramientas digitales, lo que redunda en una administración más eficiente.

Componentes clave de la verificación de facturas digitales

Registro y clasificación automáticos

Las facturas se capturan y digitalizan automáticamente mediante soluciones informáticas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esta tecnología permite extraer texto de documentos e imágenes escaneados y convertirlo en datos editables y que permiten realizar búsquedas.

Archivo electrónico

Tras la digitalización, las facturas se almacenan en un archivo electrónico. Esta forma de archivado garantiza que todas las facturas se guardan de forma segura y permanente, que se puede acceder a ellas fácilmente y que se pueden cumplir los requisitos legales, como la GoBD, de forma eficaz y fiable.

Ventajas de la verificación digital de facturas

  • Mayor eficacia: los procesos automatizados reducen el esfuerzo manual asociado a la verificación de facturas.
  • Ahorro de costes: la digitalización reduce la necesidad de almacenamiento físico y ahorra los costes asociados.
  • Procesos más rápidos - El rápido procesamiento y archivo de las facturas acelera todo el ciclo contable.
  • Mayor precisión: reduce el riesgo de errores que pueden producirse con el procesamiento manual.
  • Cumplimiento: el archivado digital garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos.

Este artículo se centra en la verificación digital de facturas. La solución que aquí se presenta permite comprobar facturas, autorizar pagos y archivarlas electrónicamente de conformidad con la normativa GoBD.

Procese automáticamente las facturas recibidas

Empresas de todos los tamaños se benefician de la verificación digital de facturas. Esto reduce la sobrecarga diaria de archivos, papel y correo y optimiza el proceso de verificación de facturas mediante inteligencia artificial (IA) y flujos de trabajo establecidos.

¿Cómo funciona el flujo de facturas?

  1. Digitalizar factura
  2. Archivo
  3. Lectura inteligente de facturas mediante tecnología OCR con Konfuzio
  4. Clasificación y correspondencia de datos maestros
  5. Verificación de facturas digitales
  6. Aprobación digital de facturas
  7. Reservas / Interfaces

Recepción digital de facturas

Verificación de facturas digitales como software web sin instalación.

Además de la carga manual de documentos, éstos también pueden extraerse automáticamente de los correos electrónicos entrantes o recuperarse digitalmente de diversos portales, incluido Amazon, e importarse automáticamente. Además de las facturas recibidas, también pueden procesarse albaranes y contratos.

Archivo automático de facturas

Todos los recibos entrantes se almacenan automáticamente en un archivo electrónico conforme a GoBD a prueba de auditorías. Esto sienta las bases para no tener que seguir guardando recibos en papel. Gracias a las búsquedas de texto completo, se agiliza el proceso de encontrar rápidamente los documentos necesarios y, además, se ahorra el espacio y los costes del archivo habitual en papel.

Reconocimiento de facturas OCR con Konfuzio

Mediante el reconocimiento de texto de última generación y procesos inteligentes, el sistema lee los datos pertinentes de las facturas para su preasignación, con el fin de minimizar las actividades manuales. Además, la información obligatoria requerida para la verificación de facturas se incluye automáticamente en las facturas. Más información sobre la formación en IA en OCR para facturas tren

Digitalizar facturas

Completar los recibos con los datos contables existentes

¿Es una factura o una nota de crédito? ¿Existe ya un número de proveedor en DATEV o en otro sistema de terceros? El programa se encarga de esta comparación por usted.

Correcciones digitales de facturas

En caso necesario, los datos de los documentos pueden completarse o corregirse para garantizar un tratamiento posterior y una verificación de facturas automatizados y sin problemas.

Verificación digital de facturas incluso en situaciones complejas

Incluso los escenarios de comprobación más complejos son fáciles de planificar mediante listas de distribución inteligentemente configurables. Sustituciones en vacaciones, comprobaciones paralelas, consulta de "verificadores externos ad hoc", aprobación de pagos por separado opcional y correos electrónicos de recordatorio incluidos. Todas las comprobaciones y aprobaciones pueden realizarse en cualquier momento y lugar. Naturalmente, también en dispositivos móviles.

Importar facturas en Dynamics 365 Business Central y Datev

Todos los datos de los documentos se exportan fácilmente a DATEV o Dynamics 365 Business Central a través de interfaces. Dependiendo de la interfaz, también incluye imágenes de documentos y registros de auditoría.

Digitalizar de forma sencilla la tramitación de facturas

Le ayudaremos con la configuración básica y la puesta en marcha del software para digitalizar el procesamiento de facturas. El equipo, altamente cualificado y con muchos años de experiencia en proyectos, estará a su lado y estará encantado de asesorarle sobre las mejores prácticas para garantizar que la introducción de la digitalización del procesamiento de facturas en su empresa sea un éxito.

¿Qué hay que tener en cuenta al digitalizar las facturas?

¿Dónde se guardan las facturas?

Sus facturas y otros datos se almacenan en nuestro propio centro de datos con certificación ISO, situado en Alemania (Oberhausen), en cumplimiento de la normativa GoBD. Además del centro de datos, los procesos también están certificados y cumplen las normas de seguridad más estrictas en materia de protección y seguridad de datos. La duplicación de facturas, datos y otros documentos en servidores redundantes varias veces al día y las copias de seguridad diarias de todos los datos protegen contra la pérdida de datos y documentos, y completan en su beneficio la integración de sistemas de terceros y el archivado a prueba de auditorías.

¿Qué es una factura recibida?

Una factura recibida es una factura enviada por un proveedor (vendedor) que debe comprobarse en la empresa, asignarse a una cuenta en contabilidad y pagarse. La tramitación de facturas es un proceso complejo que debe gestionarse de conformidad con la legislación para que las empresas no sufran ningún perjuicio. El software simplifica este complejo proceso de tramitación de facturas.

¿La factura tiene que ser digital?

No importa si las facturas se reciben en papel, como documento PDF, por correo electrónico o en un formato digital como ZUGFeRD o XRechnung, ya que el sistema ofrece un soporte óptimo a la hora de introducir y procesar los documentos para su contabilización y garantiza una contabilidad eficiente y sin errores.

¿Se puede utilizar el programa también para digitalizar albaranes?

Sí, además de las notas de crédito y las facturas, los contratos y los albaranes también pueden almacenarse digitalmente con fines contables.

¿Existe un servicio de asistencia en alemán?

Sí.

¿Cuáles son las tendencias futuras en la verificación digital de facturas??

A medida que la tecnología siga desarrollándose, la verificación digital de facturas experimentará continuas innovaciones en el futuro y la inteligencia artificial y el aprendizaje automático se integrarán cada vez más y de forma más intensiva en el proceso con el fin no solo de aumentar significativamente la precisión de la verificación, sino también de incrementar sucesivamente el nivel de automatización. Además, la tramitación de facturas en papel será sustituida completa y exclusivamente por XRechnung a partir del 1 de enero de 2025.

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