Automatizar la comprobación y la aprobación de facturas digitales

La verificación digital de facturas comprende tres tipos de comprobación que, en la práctica, suelen agruparse en un único paso: la comprobación formal, la aritmética y la de fondo. Esta distinción es fundamental para la automatización, ya que cada una de estas comprobaciones puede realizarse en mayor o menor medida sin intervención humana.

Un ejemplo de la contabilidad de acreedores: llega una factura en formato PDF, los importes son correctos, pero falta el número de pedido. La responsable del departamento de compras se pone en contacto con el proveedor; al cabo de dos días, se comprueba que solo ha llegado una parte del envío. El reconocimiento fue correcto; lo que faltaba era la referencia al pedido.

La comprobación formal y la comprobación aritmética se realizan hoy en día de forma totalmente automatizada. La comprobación de fondo requiere información que no figura en la propia factura.

Qué comprueba la auditoría de facturas digitales

La verificación digital de facturas consiste en registrar electrónicamente las facturas recibidas y comprobar automáticamente su exactitud antes de autorizar su pago. Cada una de las tres comprobaciones responde a una pregunta diferente:

• Comprobación formal: ¿cumple el documento los requisitos legales que debe cumplir una factura? Artículo 14, apartado 4, de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (UStG) exige diez datos obligatorios. Entre ellos se incluyen el nombre y la dirección de ambas partes, el número de identificación fiscal o el número de identificación a efectos del IVA, un número de factura consecutivo y el importe desglosado según los tipos impositivos. Si falta alguno de estos datos, la deducción del IVA soportado puede verse comprometida.
• Comprobación aritmética: ¿coinciden las cifras entre sí? Partidas individuales, subtotales, tipos impositivos, importe final. El software se encarga por completo de estos cálculos. En nuestro Prueba práctica sobre la asignación contable mediante IA.
• Comprobación del contenido: ¿se corresponde la factura con el servicio solicitado y prestado? Para ello es necesario realizar una conciliación entre el pedido y la entrada de mercancías, lo que se conoce como «conciliación a tres bandas».

Las dos primeras comprobaciones se pueden realizar en el propio documento. Para la tercera, se necesitan dos documentos adicionales: la conciliación a tres bandas compara el pedido, la entrada de mercancías y la factura. Para cada partida, comprueba si la cantidad facturada coincide con la entregada, si el precio unitario se ajusta al acordado y si el importe de la partida es el resultado de la multiplicación de ambos.

Las tolerancias establecidas para las desviaciones de precio y cantidad evitan que cada diferencia de redondeo dé lugar a una consulta. En el caso de las entregas parciales, la comprobación se realiza en función del saldo pendiente del pedido; en los contratos marco, en función de la cantidad solicitada. Si no se ha registrado el aviso de entrada de mercancías, se necesita, no obstante, una persona que sepa qué ha llegado.

Cómo es el proceso desde la recepción de la factura hasta su aprobación

Desde su recepción hasta su aprobación, una factura pasa por seis etapas:

• Entrada – Las facturas se reciben en papel, como archivo PDF adjunto o como conjunto de datos estructurados. Un canal centralizado de recepción es un requisito imprescindible para cualquier proceso de automatización; sin él, las facturas quedan dispersas antes de que alguien las revise.
• Reconocimiento – El software extrae los campos del documento. En el caso de los archivos PDF en formato papel o de imagen, esta tarea la realiza la OCR para facturas, en ZUGFeRD o XRechnung los datos ya están estructurados.
• Asignación – La factura se asigna a un proveedor, a un pedido y a un centro de coste. En este punto surgen dudas, por ejemplo, porque faltan números de pedido o porque los datos maestros de los proveedores son ambiguos.
• Examen – Las tres pruebas de la sección anterior, en este orden.
• Autorización – La persona responsable confirma el pago. Si se ha realizado una conciliación a tres bandas completa por debajo de un límite de valor, este paso no es necesario; en todos los demás casos, se rige por las normas de representación.
• Archivo – Según Artículo 14b, apartado 1, de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (UStG) Las empresas deben conservar todas las facturas recibidas ocho años conservar. El plazo comienza al finalizar el año natural en el que se emitió la factura. Por lo tanto, una factura emitida en 2026 permanecerá en el archivo hasta finales de 2034 – archivado de forma que cumpla con los requisitos de auditoría.

Hasta finales de 2024, el plazo era de diez años; muchas descripciones de procesos siguen indicando este valor. El nuevo plazo conlleva dos restricciones. En el caso de las entidades de crédito, las compañías de seguros y las entidades de valores, la reducción prevista en el artículo 27, apartado 40, de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (UStG) solo se aplica a las facturas cuyo plazo anterior aún estuviera vigente el 1 de enero de 2026. El artículo 147, apartado 3, del Código Tributario no se ve afectado; otras obligaciones de conservación pueden tener una duración más larga.

Por qué fracasa en la práctica la verificación automática de facturas

El porcentaje de facturas que se procesan en la verificación automática de facturas sin intervención humana se denomina Porcentaje de procesamiento en la oscuridad. Este indicador mide la cantidad de trabajo que se ahorra y, por lo tanto, aporta más información sobre el proceso que la precisión de detección.

En los proyectos que acompañamos, siempre se repiten las mismas tres causas:

• Faltan las referencias de los pedidos – Sin número de pedido no se puede realizar la comparación de tres vías.
• Datos maestros de proveedores no uniformes – El hecho de que un mismo proveedor pueda aparecer con varias grafías impide la asignación, incluso cuando se reconocen todos los campos.
• Contratos marco y entregas parciales – Solo se puede verificar una factura correspondiente a una parte del pedido en relación con un pedido global si alguien ha configurado la regla correspondiente.

La precisión en el reconocimiento se considera un cuello de botella y suele ser un requisito en las licitaciones y se muestra en las demostraciones. Sin embargo, en los proyectos que vemos, la automatización rara vez fracasa por una lectura errónea de un importe, sino más bien por un proceso que no proporciona los datos de referencia.

De ahí se deriva el orden a seguir en un proyecto de automatización: primero hay que aclarar los datos maestros y los requisitos de los pedidos, y después seleccionar el software.

En este proceso, Konfuzio se encarga de la identificación, la asignación y la comparación con los datos del pedido, y transmite los campos verificados, junto con el valor de confianza y la referencia, al sistema principal.

En este artículo se aborda qué herramienta es la más adecuada para ello —un programa de facturación, un sistema de gestión documental, una plataforma IDP o un módulo ERP— y cómo se pueden identificar las interfaces flexibles: Herramientas para la aprobación de facturas digitales.

Qué cambia con la obligatoriedad de la factura electrónica

Definición y ámbito de aplicación

El artículo 14, apartado 1, tercera frase, de la Ley alemana del Impuesto sobre el Valor Añadido (UStG) define la factura electrónica como aquella que „se emite, se transmite y se recibe en un formato electrónico estructurado y que permite su tratamiento electrónico“. El formato debe, por tanto, o bien cumplir con la norma europea establecida en la Directiva 2014/55/UE o deberá acordarse entre el emisor y el destinatario. Esta segunda variante solo es válida si los datos obligatorios pueden extraerse de ella en un formato conforme a las normas o interoperable. De este modo, se mantiene abierta la posibilidad de utilizar procedimientos EDI ya establecidos.

De conformidad con el apartado 2, segunda frase, punto 1, la obligación se aplica a las prestaciones entre empresarios. El requisito es que ambos estén establecidos en el territorio nacional o en uno de los territorios mencionados en el artículo 1, apartado 3, de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (UStG).

Plazos transitorios para la expedición

Las empresas ya están obligadas a recibir este tipo de facturas. En cuanto a su emisión, se establece un sistema escalonado Artículo 27, apartado 38, de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (UStG) los plazos de transición:

• Hasta el 31 de diciembre de 2026 – El papel y, con el consentimiento del destinatario, los formatos electrónicos no conformes con la normativa seguirán siendo admisibles para las operaciones realizadas a partir del 31 de diciembre de 2024, para todas las empresas y sin límite de volumen de negocio.
• Hasta el 31 de diciembre de 2027, con una facturación máxima del año anterior de 800.000 euros – La excepción se prorroga para los expositores cuyo volumen de negocio total en el año natural anterior no haya superado dicho límite.
• Hasta el 31 de diciembre de 2027 en EDI – La excepción se aplica también a la transmisión mediante intercambio electrónico de datos (EDI), en este caso independientemente del volumen de negocio.

Repercusiones para el examen

En cuanto a la comprobación, apenas hay cambios. XRechnung es un formato exclusivamente XML. ZUGFeRD es híbrido: un archivo PDF con XML incrustado, legible tanto para personas como para máquinas. El XML contiene un número variable de campos en función del perfil; según los Explicaciones del Ministerio Federal de Hacienda A partir de la versión 2.0.1, XRechnung y ZUGFeRD cumplen la norma EN 16931, con la excepción de los perfiles ZUGFeRD MINIMUM y BASIC-WL.

Los campos están estructurados, por lo que no es necesario realizarlos. La validación se mantiene: el software comprueba también en este caso si el XML se ajusta al esquema y a las reglas de negocio de la norma, incluidos los totales. Los formatos también prevén un campo específico para el número de pedido, que es la causa más frecuente de facturas pendientes. Tampoco se indica en ese campo si se ha prestado el servicio; sigue siendo necesaria la comprobación sustantiva.

Además, el correo recibido sigue siendo de diversa índole. Esto afecta a las operaciones entre empresarios nacionales; las facturas extranjeras y las operaciones exentas de IVA según el artículo 4, apartados 8 a 29, de la Ley del IVA (UStG) siguen recibiéndose en formato PDF o en papel. Quien la Digitalización de facturas en papel ... porque, a partir de ahora, todo llega de forma estructurada, la obligación se interpreta de forma demasiado amplia.

Conclusión

La comprobación formal y la comprobación aritmética se realizan de forma automática. El grado de automatización viene determinado por la comprobación sustantiva, y esta depende de los datos del pedido y de los datos maestros, no de la calidad del reconocimiento. Como último paso de este proceso, la validación digital de la factura solo puede ser tan rápida como la comprobación previa.

Por eso, un proyecto de automatización comienza con la medición de la tasa de tramitación en negro y con la pregunta de por qué se atascan el resto de las facturas. Estas causas se repiten y pueden identificarse antes de seleccionar un software.

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