ZUGFeRD vs. XFacture : quel format de facture électronique à partir de 2025 ?

Grâce à la Numérisation des processus de facturation permettent aux entreprises non seulement de réduire leurs coûts, mais aussi d'augmenter leur efficacité et de réduire les erreurs. Deux des normes les plus connues pour les factures électroniques en Allemagne sont XRechnung et ZUGFeRD. Mais que signifient exactement ces formats et en quoi se distinguent-ils ?

À partir de 2025, l'obligation d'émettre des factures électroniques sera encore renforcée, ce qui est particulièrement important pour les entreprises qui utilisaient jusqu'à présent le papier. Ce blog post répondra donc en détail à ces questions et vous aidera à choisir le format le plus adapté à vos besoins.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique (e-facture) est un calcul qui est établi, transmis et reçu dans un format électronique structuré. Celui-ci permet un traitement automatique et électronique de la facture sans intervention manuelle. Parmi les avantages, on peut citer la rapidité de transmission, la réduction des coûts de papier et d'impression ainsi que la minimisation des erreurs et des retards dans l'établissement et le traitement des factures. Les e-factures répondent également aux exigences légales et facilitent le respect des règles fiscales.

Pour que l'administration fiscale reconnaisse les e-factures comme équivalentes à une facture papier, certaines directives doivent être respectées :

• Le destinataire de la facture doit accepter la facturation électronique.
• Les e-factures doivent être présentées sous forme électronique, comme le "Portable Document Format", être délivré, envoyé, reçu et traité.
• Les données et informations qu'il contient doivent pouvoir être lues par un être humain.
• L'authenticité de l'origine de l'e-facture doit être garantie, par exemple par une procédure de contrôle interne ou d'autres normes.
• L'intégrité de l'e-facture doit être garantie.

Facture fournisseur

Dans le cas d'une facture fournisseur que vous recevez d'un fournisseur, par exemple, les règles suivantes s'appliquent :

• La facture doit être conforme à la norme GoBD.
• L'original doit être soit classé sur papier, soit détruit.
• Si vous recevez déjà la facture sous forme numérique, vous devez la sauvegarder dans le format de fichier (fichier XML, DOCX, TXT, etc.) dans lequel vous l'avez reçue.

Facture client

Si vous établissez vous-même des factures, d'autres points sont importants :

• Vous pouvez envoyer vos factures sous forme papier ou numérique. Si le client demande une facture papier, vous devez y donner suite.
• Il est plus simple d'envoyer une version numérique de la facture et de la stocker dans votre système de gestion de documents (DMS).
• Selon le logiciel utilisé, vous pouvez envoyer les factures directement sous forme numérique, par exemple via une interface correspondante (API).

Plus d'informations sur "Application Programming Interface" de Confucius, vous trouverez ici.

Qu'est-ce que XFacture?

La XFacture est un format standard de facture électronique spécialement conçu pour l'échange de créances avec les pouvoirs publics en Allemagne. Il est basé sur la norme européenne EN-16931 et est obligatoire pour toutes les factures adressées à des organismes publics depuis le 27 novembre 2020.

La XFacture est purement basée sur XML, c'est-à-dire un fichier XML, et contient toutes les données nécessaires au traitement automatique. Ce standard, ou plutôt cette norme, garantit un traitement efficace et sûr des factures électroniques en Allemagne.

Qu'est-ce que ZUGFeRD ?

ZUGFeRD est l'abréviation de "Zentraler User Guide des Forums elektronic Re facture Deutschland" (Allemagne). Il s'agit d'un format de facture hybride qui combine des données XML avec un document PDF. Ainsi, la facture peut être lue aussi bien par une machine que par un être humain. ZUGFeRD prend en charge différents profils afin de couvrir différentes exigences et différents niveaux de complexité, de "Basic" à "Comfort" et "Extended".

Le format ZUGFeRD offre des solutions flexibles en combinant des données XML lisibles par machine et des documents PDF lisibles par l'homme, ce qui le rend particulièrement convivial.

Dans quel but le profil ZUGFeRD peut-il être utilisé ?

ZUGFeRD est utilisé aussi bien dans le domaine B2B que B2G. L'intégration de XRechnung dans ZUGFeRD permet de créer et d'envoyer une seule facture aussi bien pour les clients privés que pour les clients publics. Cette version simplifie le processus de facturation et réduit considérablement la charge administrative.

Différences : XRechnung et ZUGFeRD

Structure et format des données :

• XFacture - Purement basé sur XML (= fichier XML), strictement lié à la norme européenne EN-16931, norme obligatoire pour le secteur public.
• ZUGFeRD - Format hybride, combinant des données PDF et XML, flexible avec différents profils pour répondre à différentes exigences.

Domaines d'application :

• XFacture - Principalement pour la facturation aux pouvoirs publics.
• ZUGFeRD - Convient pour les secteurs B2B et B2G, aussi bien pour les affaires privées que pour les organismes publics.

Compatibilité et intégration :

• XFacture - Traitement direct par la machine, pas de lisibilité pour l'homme sans logiciel supplémentaire.
• ZUGFeRD - PDF lisible par l'homme avec données XML intégrées, intégration flexible dans les systèmes existants.

Les points communs : XFacture et ZUGFeRD

Ces deux formats visent à numériser et à automatiser le processus de facturation. Ils réduisent les interventions manuelles, minimisent les erreurs et améliorent l'efficacité. En outre, les deux formats répondent aux exigences de la norme européenne EN-16931, ce qui garantit une interopérabilité et une acceptation élevées avec ces normes. Tant XRechnung que ZUGFeRD sont très répandus en Allemagne et sont utilisés par de nombreuses entreprises.

Les avantages : Formats de factures électroniques

Les deux versions offrent de nombreux avantages :

• Réduction des coûts - Réduction des coûts de papier, d'impression et d'expédition.
• Augmentation de l'efficacité - Traitement automatisé et traitement plus rapide des paiements.
• Minimisation des erreurs - Moins d'interventions manuelles et moins d'erreurs potentielles.
• Sécurité juridique - Respect des exigences légales et des réglementations fiscales.
• Durabilité - Moins de consommation de papier et donc des solutions plus écologiques.

En bref, toute facture numérisée n'est pas une e-facture.

La différence réside dans le fait qu'une e-facture se présente d'emblée sous une forme électronique qui répond aux exigences et aux normes légales.

Différence : facture électronique ou numérisée

Il est important de comprendre la différence entre la numérisation des factures et les factures électroniques (e-factures). Une facture numérisée est une facture physique qui a été scannée et convertie dans un format numérique, comme un PDF. Cette facture numérisée peut ensuite être stockée et traitée dans un système de gestion de documents (DMS). Une e-facture, en revanche, est créée dès le départ dans un format électronique structuré qui permet un traitement automatique et sans faille.

Confuzio : la solution pour la transformation numérique

Un exemple pratique de mise en œuvre efficace de la numérisation est l'utilisation de Confuzio. Cette plateforme intelligente offre une solution complète pour Automatisation et la numérisation des processus documentaires. Avec Confuzio, les entreprises peuvent numériser efficacement leurs factures et les traiter de manière automatisée. Cela permet non seulement d'économiser du temps et de l'argent, mais aussi de garantir le respect de toutes les normes en vigueur. les exigences légales. La mise en œuvre d'un tel logiciel basé sur l'IA contribue de manière significative à la transformation numérique et positionne votre entreprise pour les défis futurs. Cela permet aux entreprises de réagir de manière flexible aux exigences de leurs partenaires commerciaux et des pouvoirs publics et de garantir que tous les justificatifs d'achat électroniques sont conformes aux normes actuelles.

ZUGFeRD ou XFacture : quel est le format qui me convient le mieux ?

Le choix du format approprié dépend de vos besoins spécifiques :

• Pouvoirs publics - Si vous envoyez des factures à des organismes publics, la XFacture est obligatoire.
• Entreprises privées - Pour le secteur B2B, ZUGFeRD offre plus de flexibilité et de facilité d'utilisation grâce à sa structure hybride.
• Récepteurs mixtes - Si vous envoyez des factures à la fois à des clients privés et à des clients publics, ZUGFeRD peut être un bon choix, car il couvre les deux exigences.

Vous n'êtes cependant pas sûr ? Prenez Contact et explorez ensemble les possibilités qui s'offrent à vous pour être prêt en 2025.

Conclusion et perspectives pour 2025

L'introduction de factures électroniques telles que XRechnung et le format ZUGFeRD représente une étape importante vers la mise en place d'un système de facturation électronique. Numérisation et l'augmentation de l'efficacité de la comptabilité. En vue de 2025 et de la prochaine obligation de facturation électronique, les entreprises devraient connaître la différence avec la situation actuelle et poser dès maintenant les jalons pour adapter et optimiser leurs processus en conséquence. Le choix du format approprié dépend alors des exigences individuelles, XRechnung et ZUGFeRD offrant tous deux de nombreux avantages qui facilitent la transition vers un service de facturation sans papier.

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