Numérisation - Comment les entreprises choisissent le bon logiciel

La transformation numérique dans les entreprises englobe depuis longtemps bien plus que les programmes d'e-mail marketing et les outils de vidéoconférence. Les entreprises utilisent des logiciels dans presque tous les domaines pour faire progresser la numérisation et rendre ainsi les processus plus efficaces.

Le défi se situe à deux niveaux : D'une part, les entreprises doivent choisir les bons programmes. En d'autres termes, elles doivent choisir les outils qui leur permettront d'automatiser les processus et de prendre des décisions plus éclairées. D'autre part, les entreprises ne doivent pas intégrer trop de programmes dans leurs processus. Car : cela conduit rapidement à des problèmes de compatibilité et de vue d'ensemble.

Cette erreur est pourtant commise par de nombreuses entreprises. Ainsi, les entreprises comptant environ 1000 collaborateurs disposent rapidement de plus de 200 à 400 programmes différents - de la licence open source gratuite au système ERP complet (Sven Lackinger, Sastrify, 2023). Nous vous montrons comment vous pouvez mieux vous y prendre. Pour ce faire, nous vous expliquons dans quels domaines de l'entreprise vous pouvez automatiser efficacement les processus et comment choisir le bon logiciel de numérisation.

L'essentiel en bref

  • Les logiciels permettent une numérisation et une automatisation à grande échelle, ce qui permet aux entreprises de travailler de manière plus efficace, plus conviviale, plus flexible et plus compétitive.
  • Les entreprises devraient se concentrer sur leurs défis lorsqu'elles choisissent le bon logiciel et mettre en œuvre des applications sélectionnées après des tests approfondis.
  • Les domaines de travail appropriés pour commencer une numérisation avec un logiciel sont la comptabilité, la production, les RH, le traitement des données, les ventes et la gestion de projet, et bien d'autres encore.
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Avantages de la numérisation par logiciel

Avant d'aborder la pratique concrète, jetons d'abord un coup d'œil aux avantages que vous obtiendrez grâce à une numérisation globale via un logiciel. En bref, les entreprises travaillent de manière plus efficace, plus conviviale et sont donc plus compétitives. Comment cela se présente-t-il en détail ?

Augmentation de l'efficacité

En automatisant les processus, les entreprises exécutent les tâches plus rapidement et plus précisément. Par exemple, les entreprises utilisent une Logiciel OCRLe logiciel permet de classer les factures entrantes sans intervention manuelle, de lire, d'extraire et d'évaluer les informations pertinentes ainsi que les notes manuscrites. Enfin, le logiciel transmet les données analysées à des flux de travail connectés. 

Un bon exemple d'application pratique est l'automatisation des processus pour les bons de livraison.

Pour ce faire, le bon de livraison est d'abord transmis à l'API via une application mobile, un e-mail, un FTP ou une application web. Ensuite, la technologie OCR extrait le texte et les données du bon de livraison, les convertit en format numérique et les insère dans les champs correspondants d'une base de données numérique ou d'un système. Enfin, la technologie transmet automatiquement les bons de livraison aux personnes ou aux services concernés pour vérification et approbation. Cette automatisation permet aux entreprises de gagner du temps, de réduire les erreurs et de concevoir leurs processus de manière plus efficace.

Réduction des coûts

L'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources permet aux entreprises de réduire leurs coûts. Dans la pratique, un détaillant, par exemple, utilise donc un logiciel de gestion des stocks pour surveiller son stock de manière numérique. Tous les articles sont d'abord saisis dans le système, avec des informations pertinentes telles que le numéro d'article, la description, le prix et la quantité. Pour chaque article, le logiciel génère ensuite une étiquette avec un code-barres qui permet une identification rapide et précise. Le stock actuel de chaque article atterrit dans le système, ce qui permet au commerçant de surveiller le stock en temps réel. Le logiciel effectue alors des comptages réguliers pour vérifier l'exactitude du stock. 

Amélioration de l'expérience client 

La mise en œuvre de solutions numériques telles qu'une application permet aux clients d'accéder plus facilement aux services. Prenons l'exemple d'une compagnie aérienne qui propose une application mobile conviviale permettant aux passagers de réserver leurs vols, leurs sièges et de s'enregistrer en ligne. Cela offre aux clients commodité et flexibilité - et augmente ainsi leur satisfaction.

Un autre cas d'application est l'intégration de Les chatbots dans le service client, comme l'a fait la compagnie aérienne KLM.

Elle a lancé un chatbot appelé "BlueBot" (BB). BB est un service piloté par l'IA qui aide les clients à réserver des vols et à répondre à leurs questions. Techniquement, BB utilise l'apprentissage automatique et le traitement du langage naturel (NLP) pour comprendre le langage humain et y répondre. Par exemple, si un client demande : "À quelle heure part mon vol ?", BB analyse la question, accède aux données correspondantes et fournit une réponse précise. En outre, BB se charge également de tâches complexes comme la réservation d'un vol. Le client indique simplement ses dates de voyage et BB recherche dans la base de données de la compagnie aérienne les vols disponibles qui correspondent aux critères indiqués, puis réserve le vol.

Prise de décision plus rapide

Les outils d'analyse de données permettent aux entreprises de traiter de grandes quantités de données en temps réel. Cela aide les dirigeants à prendre des décisions rapides et éclairées. Dans la pratique, une entreprise financière, par exemple, utilise donc des outils pour analyser des données volumineuses. Le terme "big data" désigne des quantités extrêmement importantes de données provenant de différentes sources et qui ne peuvent pas être analysées par des méthodes traditionnelles. L'entreprise utilise donc des programmes qui identifient des modèles, des tendances et des corrélations dans ces grandes quantités de données. Résultat : elle analyse les données transactionnelles en temps réel. Cela permet de réagir immédiatement aux changements du marché et de mettre en œuvre des stratégies de trading rentables.

Meilleure sécurité des données

L'utilisation de logiciels de cryptage et d'autres mesures de sécurité protège les données de l'entreprise et empêche les fuites de données. Un exemple pratique est celui d'un hôpital qui utilise un logiciel de cryptage pour protéger les données des patients contre tout accès non autorisé. Pour ce faire, l'application entre d'abord toutes les données des patients dans le système, en collectant des informations pertinentes telles que le nom, l'âge, le sexe, les antécédents médicaux et d'autres données médicales. Pour chaque patient, elle crée ensuite un identifiant unique qui permet une identification rapide et précise. Le logiciel convertit ensuite les données du patient à l'aide d'un algorithme de cryptage dans un format qui ne peut être lu qu'avec une clé spéciale. Cette clé est conservée en toute sécurité et n'est mise à la disposition que des personnes autorisées. Ainsi, les données des patients sont en sécurité même si elles tombent entre de mauvaises mains. 

Flexibilité et évolutivité

Grâce au cloud computing, les entreprises sont en mesure d'étendre ou de réduire leurs ressources informatiques en fonction de leurs besoins, sans devoir mettre en place des infrastructures physiques coûteuses. Les entreprises peuvent se représenter le cloud computing comme un énorme disque dur en ligne. Au lieu de stocker des fichiers sur leur ordinateur, les entreprises les placent en ligne dans le "nuage". Elles peuvent ainsi accéder aux fichiers et aux applications de n'importe où, pour autant qu'elles disposent d'une connexion Internet. Cela signifie également que les entreprises sont beaucoup plus flexibles et évolutives. Dans la pratique, les start-ups, par exemple, utilisent les services de "cloud computing" pour héberger leur site web et leurs applications. Lorsque le nombre d'utilisateurs augmente, elles augmentent simplement les ressources dans le cloud pour répondre à l'accroissement de la demande, sans avoir à acquérir de coûteuses infrastructures de serveurs.

Une meilleure collaboration

Les outils de collaboration favorisent la communication et la collaboration, quel que soit l'endroit où se trouvent les collaborateurs. La productivité s'en trouve améliorée. Cette forme de logiciel pour la numérisation est aujourd'hui répandue dans presque toutes les entreprises. Ainsi, les entreprises ont recours à des programmes tels que Microsoft Teams pour mettre en relation les collaborateurs et les services de différents pays. Grâce à ces outils, ils collaborent de manière transparente, partagent des documents et organisent des vidéoconférences.

Analyse du marché et identification des tendances

L'analyse des données des médias sociaux et des évaluations des clients permet aux entreprises d'identifier les tendances actuelles du marché et d'adapter leurs produits et services en conséquence. Grâce à un logiciel, les entreprises analysent par exemple les données de Facebook et de LinkedIn afin d'identifier les tendances actuelles au sein du groupe cible. Elles adaptent leurs stratégies marketing sur la base de ces connaissances et mènent des campagnes plus ciblées.

La campagne annuelle Spotify Wrapped en est un bon exemple.

Spotify analyse les habitudes d'écoute de ses utilisateurs tout au long de l'année et crée ensuite des "rétrospectives annuelles" individuelles pour chaque utilisateur. Celles-ci contiennent des informations telles que les artistes les plus écoutés, les genres, les chansons et d'autres données intéressantes. Les utilisateurs partagent souvent ces statistiques personnalisées sur leurs réseaux sociaux, ce qui contribue à son tour à la notoriété de la marque Spotify et attire de nouveaux utilisateurs. Cette campagne montre comment l'analyse des données des médias sociaux contribue à créer des campagnes de marketing ciblées et attrayantes.

Environnement de bureau sans papier

Les logiciels de numérisation de dossiers et de documents permettent aux entreprises de réduire leur espace de stockage physique sur le site de l'entreprise et de réaliser ainsi des économies. En outre, ils rendent les documents plus facilement accessibles aux collaborateurs. En effet : ceux-ci sont tout simplement disponibles en ligne pour tout le monde. C'est un avantage considérable et indispensable, surtout à l'heure du télétravail et du travail à distance. 

L'introduction du dossier électronique en est un exemple concret. L'e-dossier centralise toutes les informations relatives à une affaire en tant qu'alternative numérique au dossier papier, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts. Il est disponible sur chaque poste de travail et sur les appareils mobiles. Contrairement au dossier papier, plusieurs collaborateurs peuvent l'utiliser simultanément. Cela réduit la consommation de papier, préserve l'environnement, économise de l'espace et accélère considérablement le traitement des documents. 

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Comment les entreprises trouvent et déploient le bon logiciel pour une numérisation

Pour choisir le bon logiciel pour la numérisation, les entreprises devraient avant tout se concentrer sur leurs besoins et leurs défis. Pour disposer au final d'une collection d'outils efficace et soigneusement curée, nous recommandons les 5 étapes suivantes :

1. concrétiser la solution requise

Dans un premier temps, les entreprises devraient se demander si elles ont besoin d'une série d'outils hautement spécialisés ou d'une solution tout-en-un pour répondre à leurs besoins. Il n'y a pas de réponse toute faite à cette question. Pour les petites entreprises ou équipes, il est généralement judicieux de miser sur une solution qui couvre le plus grand nombre possible de processus à la fois. En effet, les collaborateurs y assument souvent plusieurs rôles et donc plusieurs tâches. De nombreux outils différents signifieraient donc que les collaborateurs doivent constamment passer d'un programme à l'autre. Les équipes hautement spécialisées sont souvent mieux servies par un outil adapté à leurs défis.

2. choisir des outils centrés sur l'utilisateur

Si les entreprises sont conscientes du type de logiciel dont elles ont besoin, elles devraient comparer leurs propres exigences avec les fonctions des outils lors du choix des programmes. Un atelier d'évaluation des besoins est utile à cet égard. L'objectif de l'atelier doit être de comprendre où le service concerné a besoin d'un outil et quelles optimisations et automatisations il souhaite obtenir.

Pour obtenir une image aussi globale que possible du potentiel des programmes, il convient d'impliquer non seulement les collaborateurs concernés, le management et la direction, mais aussi des experts en informatique et le responsable de la protection des données. Cela donne une sécurité supplémentaire au choix du logiciel.

3. évaluer les outils

Une fois que les entreprises ont choisi le bon logiciel pour la numérisation des processus, elles ne devraient pas commencer directement à l'implémenter. Il est conseillé de commencer par évaluer les nouveaux programmes en petites équipes. Ce faisant, les entreprises vérifient finalement si les outils sont aussi adaptés que prévu.

4. mettre en œuvre des outils

Une fois que les programmes se sont avérés appropriés, les entreprises les intègrent dans l'ensemble du service ou de l'entreprise. Pour introduire les outils le plus rapidement possible, il vaut souvent la peine de faire appel à des spécialistes externes. En règle générale, cela permet également d'accroître l'acceptation des nouvelles technologies numériques par les employés. Cela vaut surtout pour les collaborateurs plus âgés, qui sont généralement un peu sceptiques face aux changements numériques.

5. établir des règles d'utilisation

Pour que les collaborateurs ne se retrouvent pas seuls face aux nouveaux logiciels, les entreprises devraient établir des règles d'utilisation contraignantes. Cela permet de s'assurer que les collaborateurs savent comment les programmes peuvent les aider. Des formations expliquant aux équipes le fonctionnement et les avantages des programmes sont souvent utiles à cet égard. 

Vous avez des questions sur le choix ou l'implémentation de logiciels pour la numérisation dans votre entreprise ? Alors contactez maintenant notre équipe d'experts!

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6 domaines d'entreprise importants pour une numérisation avec des logiciels

L'objectif est clair :

Les entreprises veulent utiliser des logiciels pour automatiser les processus commerciaux, augmenter les ventes, réduire les coûts et ainsi augmenter les bénéfices.

Dans quels domaines peuvent-ils commencer ? Les 6 domaines de travail suivants se prêtent particulièrement bien à un démarrage de l'automatisation :

Comptabilité

La numérisation de la comptabilité signifie que les entreprises automatisent numériquement les processus liés au papier. De cette manière, elles traitent les tâches administratives telles que les contrats, la documentation et les factures pratiquement sans intervention humaine. Pour cela, il est essentiel de disposer d'une logiciel OCR puissantIl s'agit d'un logiciel qui reconnaît et traite le plus grand nombre possible de polices et de langues.

Production

Les systèmes d'automatisation et de contrôle de la production sont des composants clés pour que les entreprises puissent travailler de la manière la plus adaptable et la plus agile possible dans l'industrie 4.0. Ils permettent aux installations et aux appareils de production de réagir rapidement et efficacement aux changements. C'est particulièrement important à une époque où la pénurie de main-d'œuvre qualifiée est importante. En effet : les entreprises ne remplacent certes pas les employés avec des systèmes d'automatisation et de commande, mais elles leur enlèvent beaucoup de travail. Cela signifie que les fabricants se contentent de moins de personnel ou peuvent utiliser le personnel existant pour des tâches plus complexes et stratégiques. En fin de compte, cela rend les entreprises plus compétitives.

Ressources humaines

La numérisation dans la gestion des ressources humaines englobe toutes les procédures de dématérialisation ou de dématérialisation des processus RH et des méthodes de travail à l'aide de logiciels spécialisés. Dans la pratique, les entreprises rationalisent ainsi le processus de candidature des nouveaux collaborateurs, gèrent les données des collaborateurs de manière centralisée et automatisent les tâches administratives telles que la saisie des temps et les demandes de congés. En d'autres termes, les entreprises examinent automatiquement les candidatures, génèrent des contrats d'embauche et mettent à la disposition de leur personnel une plateforme sur laquelle ils peuvent poser des congés et enregistrer leurs heures de travail.

Traitement des données

Pour accélérer le traitement des données, les entreprises font appel à des systèmes de traitement automatisé des données. Ceux-ci analysent de grandes quantités de données structurées et non structuréesLes systèmes de gestion des ventes permettent d'identifier des modèles et des tendances et de générer des rapports selon des critères spécifiques. Les entreprises utilisent ces systèmes, par exemple, pour examiner l'historique des données de vente et prendre ainsi de meilleures décisions pour le développement de nouveaux produits ou la conquête de nouveaux marchés.

Distribution

Un logiciel de vente apporte un soutien essentiel au personnel de vente dans ses activités quotidiennes. Une application personnalisée fournit des prospects aux commerciaux, envoie des e-mails de suivi et suit les activités de vente. Dans la pratique, les solutions numériques permettent par exemple à un logiciel de générer des leads de qualité en analysant automatiquement les bases de données et les informations marketing. Les commerciaux peuvent ensuite consulter les informations relatives à ces prospects dans le logiciel, y compris les coordonnées et les interactions passées.

Gestion de projet

Les outils de gestion de projet attribuent automatiquement des tâches aux responsables, surveillent l'avancement et envoient des rappels pour les échéances. Dans la pratique, les équipes utilisant un logiciel approprié définissent par exemple des objectifs de projet, attribuent des tâches aux collaborateurs responsables, surveillent les délais et veillent ainsi à ce que les projets soient achevés dans les temps.

Possibilités d'utilisation de logiciels illimitées

Dans la pratique, les possibilités de numérisation à l'aide de logiciels sont presque illimitées. Outre les domaines de travail mentionnés, les entreprises peuvent utiliser des applications numériques dans d'autres segments tels que le marketing, la recherche et le développement, l'informatique, le droit et la conformité, la communication, les achats et la gestion de la qualité. Dans ce contexte, l'utilisation d'un logiciel global ne se limite à aucun secteur spécifique. Les applications numériques conviennent aussi bien à l'économie qu'au secteur public. Les entreprises utilisent donc par exemple des logiciels d'automatisation complexes dans les secteurs de la santé, du commerce de détail, du commerce électronique, de la logistique et du transport, ainsi que dans l'administration et l'enseignement.

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Dans la pratique, Konfuzio vous permet d'optimiser et d'automatiser de nombreuses étapes de travail quotidiennes. Cela rationalise les processus, réduit le taux d'erreur et permet de se concentrer sur des décisions commerciales fondées. En fin de compte, Konfuzio est un partenaire hautement spécialisé qui rend les moyennes entreprises et les grands groupes plus flexibles, plus évolutifs, plus conviviaux et plus compétitifs.

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