ZUGFeRD vs. XRechnung: ¿Qué formato de factura electrónica a partir de 2025?

A través de la Digitalización de los procesos de facturación las empresas no sólo pueden ahorrar costes, sino también aumentar la eficiencia y reducir los errores. Dos de los estándares más conocidos para las facturas electrónicas en Alemania son XRechnung y ZUGFeRD. Pero, ¿qué significan exactamente estos formatos y en qué se diferencian?

A partir de 2025, la obligación de facturación electrónica se endurecerá aún más, lo que es especialmente importante para las empresas que antes dependían del papel. Por ello, esta entrada del blog responderá detalladamente a estas preguntas y le ofrecerá ayuda para elegir el formato adecuado a sus necesidades.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica (e-factura) es un cálculo que se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado. Esto permite que la factura se procese automática y electrónicamente sin intervención manual. Las ventajas son la rapidez de transmisión, la reducción de los costes de papel e impresión y la minimización de errores y retrasos en la facturación y tramitación. Las facturas electrónicas también cumplen los requisitos legales y facilitan el cumplimiento de la normativa fiscal.

Para que la Agencia Tributaria reconozca las facturas electrónicas como equivalentes a una factura en papel, deben cumplirse determinadas directrices:

• El destinatario de la factura debe aceptar la facturación electrónica.
• Las facturas electrónicas deben presentarse en formato electrónico, como el "Portable Documento Format", puede emitirse, enviarse, recibirse y procesarse.
• Los datos y la información que contiene deben poder ser leídos por un ser humano.
• Debe garantizarse la autenticidad del origen de la factura electrónica, por ejemplo mediante un procedimiento de control interno u otras normas.
• Debe garantizarse la integridad de la factura electrónica.

Factura recibida

Lo siguiente se aplica a una factura recibida de un proveedor, por ejemplo:

• La factura debe ser conforme a GoBD.
• El original debe archivarse en papel o destruirse.
• Si ya ha recibido la factura digitalmente, debe guardarla en el formato de archivo (archivo XML, DOCX, TXT, etc.) en el que la recibió.

Factura de salida

Si factura usted mismo, otros puntos son importantes:

• Puede enviar sus facturas en papel o en formato digital. Si el cliente solicita una factura en papel, debes cumplirlo.
• Es más fácil enviar la factura en versión digital y almacenarla en su sistema de gestión de documentos (SGD).
• Dependiendo del software utilizado, puede enviar las facturas directamente en formato digital, por ejemplo a través de una interfaz correspondiente (API).

Más información sobre el "Applicación Programación Interfaz" de Konfuzio encontrará aquí.

¿Qué es la XFactura?

XRechnung es un formato estándar para facturas electrónicas especialmente desarrollado para el intercambio de cuentas por cobrar con clientes públicos en Alemania. Se basa en la norma europea EN-16931 y es obligatorio para todas las facturas a organismos públicos desde el 27 de noviembre de 2020.

El XRechnung está basado exclusivamente en XML, es decir, en un archivo XML, y contiene todos los datos necesarios para su procesamiento automático. Esta norma garantiza una tramitación eficaz y segura de las facturas electrónicas en Alemania.

¿Qué es ZUGFeRD?

ZUGFeRD son las siglas de "Zentral User Guía de la Forums electronic Rfactura Deutschland". Se trata de un formato de factura híbrido que combina datos XML con un documento PDF. Esto significa que la factura puede ser leída tanto por máquinas como por humanos. ZUGFeRD admite varios perfiles para cubrir distintos requisitos y niveles de complejidad, desde "Básico" hasta "Confort" y "Ampliado".

El formato ZUGFeRD ofrece soluciones flexibles al combinar datos XML legibles por máquinas y documentos PDF legibles por humanos, lo que lo hace especialmente fácil de usar.

¿Para qué puede utilizarse el perfil ZUGFeRD?

ZUGFeRD se utiliza tanto en el sector B2B como en el B2G. Al integrar XRechnung en ZUGFeRD, se puede crear y enviar una única factura tanto para clientes privados como públicos. Esta versión simplifica el proceso de facturación y reduce significativamente la carga administrativa.

Diferencias: XRechnung y ZUGFeRD

Estructura y formato de los datos:

• XFactura - Basado puramente en XML (= archivo XML), estrictamente vinculado a la norma europea EN-16931, norma obligatoria para la sector público.
• ZUGFeRD - Formato híbrido, combina datos PDF y XML, flexible con distintos perfiles para diferentes requisitos.

Ámbitos de aplicación:

• XFactura - Principalmente para facturar a clientes gubernamentales.
• ZUGFeRD - Adecuado para los sectores B2B y B2G, tanto para empresas privadas como para organismos públicos.

Compatibilidad e integración:

• XFactura - Procesamiento directo por máquina, sin legibilidad humana sin software adicional.
• ZUGFeRD - PDF legible por humanos con datos XML incrustados, integración flexible en los sistemas existentes.

Similitudes: XRechnung y ZUGFeRD

Ambos formatos pretenden digitalizar y automatizar el proceso de facturación. Reducen la intervención manual, minimizan los errores y mejoran la eficiencia. Además, ambos formatos cumplen los requisitos de la norma europea EN-16931, lo que garantiza un alto nivel de interoperabilidad y aceptación con estas normas. Tanto XRechnung como ZUGFeRD están muy extendidos en Alemania y son utilizados por numerosas empresas.

Ventajas: Formatos de factura electrónica

Ambas versiones ofrecen numerosas ventajas:

• Ahorro de costes - Reducción de los costes de papel, impresión y franqueo.
• Aumento de la eficacia - Procesamiento automatizado y tramitación más rápida de los pagos.
• Minimización de errores - Menos intervención manual y menos posibilidad de errores.
• Seguridad jurídica - Cumplimiento de los requisitos legales y la normativa fiscal.
• Sostenibilidad - Menos consumo de papel y, por tanto, soluciones respetuosas con el medio ambiente.

En resumen, no toda factura digitalizada es una factura electrónica.

La diferencia radica en que una factura electrónica está disponible desde el principio en formato electrónico, lo que cumple los requisitos y normas legales.

Diferencia: factura electrónica o digitalizada

Es importante entender la diferencia entre facturas digitalizadas y facturas electrónicas (e-facturas). Una factura digitalizada es una factura física que se ha escaneado y convertido a un formato digital, como un PDF. Esta factura digitalizada puede almacenarse y procesarse en un sistema de gestión documental (SGD). Una factura electrónica, en cambio, se crea desde el principio en un formato electrónico estructurado que permite un tratamiento automático y sin fisuras.

Konfuzio: La solución para la transformación digital

Un ejemplo práctico de la aplicación eficaz de la digitalización es el uso de Konfuzio. La plataforma inteligente ofrece una solución integral para Automatización y digitalización de los procesos documentales. Con Konfuzio, las empresas pueden digitalizar eficazmente y procesar automáticamente sus facturas. Esto no sólo ahorra tiempo y costes, sino que también garantiza el cumplimiento de todos los requisitos legales. La implantación de este tipo de software basado en IA contribuye de forma significativa a la transformación digital y posiciona a su empresa ante los retos del futuro. Esto permite a las empresas responder con flexibilidad a los requisitos de sus socios comerciales y clientes públicos y garantizar que todos los documentos electrónicos de compra cumplen las normas vigentes.

ZUGFeRD o XRechnung: ¿qué formato me conviene más?

La elección del formato adecuado depende de sus necesidades específicas:

• Clientes públicos - Si envía facturas a las autoridades públicas, la XRechnung es obligatoria.
• Empresas privadas - Para el sector B2B, ZUGFeRD ofrece más flexibilidad y facilidad de uso gracias a su estructura híbrida.
• Receptores mixtos - Si envías facturas tanto a clientes privados como públicos, ZUGFeRD puede ser una buena opción ya que cubre ambas necesidades.

¿Aún no está seguro? Visite Contacto a nuestros expertos y exploremos juntos sus opciones para estar óptimamente preparados para 2025.

Conclusión y perspectivas para 2025

La introducción de facturas electrónicas como XRechnung y el formato ZUGFeRD representan un paso importante en la dirección de Digitalización y aumentar la eficiencia en la contabilidad. Con la vista puesta en 2025 y en la próxima obligación de facturación electrónica, las empresas deben ser conscientes de la diferencia con la situación actual y fijar ahora el rumbo para adaptar y optimizar sus procesos en consecuencia. La elección del formato adecuado depende de las necesidades individuales, y tanto XRechnung como ZUGFeRD ofrecen numerosas ventajas que facilitan la transición a un centro de facturación sin papel.

Utilice soluciones como Konfuzio para optimizar su transformación digital y prepárese para el futuro. No dude en ponerse en contacto con nuestros expertos: evaluarán su situación profesionalmente y podrán utilizar su experiencia para facilitar el cambio en su empresa.

PREGUNTAS FRECUENTES