ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches E-Rechnungsformat ab 2025?

Durch die Digitalisierung von Rechnungsprozessen können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch die Effizienz steigern und Fehler reduzieren. Zwei der bekanntesten Standards für elektronische Rechnungen in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. Doch was bedeuten diese Formate genau und worin unterscheiden sie sich?

Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht weiter verschärft, was insbesondere für Unternehmen von Bedeutung ist, die bisher auf Papier setzten. Dieser Blogpost wird diese Fragen deshalb ausführlich beantworten und Ihnen Unterstützung bieten, das passende Format für Ihre Anforderungen zu wählen.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Kalkulation, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Dieses ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ohne manuelle Eingriffe. Zu den Vorteilen gehören die schnelle Übermittlung, die Reduktion von Papier und Druckkosten sowie die Minimierung von Fehlern und Verzögerungen bei der Rechnungsstellung und -bearbeitung. E-Rechnungen erfüllen auch gesetzliche Anforderungen und erleichtern die Einhaltung von Steuervorschriften.

Damit das Finanzamt E-Rechnungen als gleichwertig zu einer Papierrechnung anerkennt, müssen bestimmte Richtlinien eingehalten werden:

• Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnungsstellung zustimmen.
• E-Rechnungen müssen in elektronischer Form, wie das “Portable Document Format”, ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden.
• Die darauf enthaltenen Daten und Informationen müssen von einem Menschen lesbar sein.
• Die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung muss garantiert sein, beispielsweise durch ein internes Kontrollverfahren oder andere Standards.
• Die Unversehrtheit der E-Rechnung muss sichergestellt sein.

Eingangsrechnung

Bei einer Eingangsrechnung, die Sie z.B. von einem Lieferanten erhalten, gilt Folgendes:

• Die Rechnung muss GoBD-konform sein.
• Das Original sollte entweder auf Papier abgeheftet oder vernichtet werden.
• Erhalten Sie die Rechnung bereits digital, müssen Sie diese in dem Dateiformat (XML-Datei, DOCX, TXT, usw.) abspeichern, in dem Sie sie erhalten haben.

Ausgangsrechnung

Stellen Sie selber Rechnungen, sind andere Punkte wichtig:

• Sie können Ihre Rechnungsstellung in Papier- oder digitaler Form versenden. Fordert der Kunde eine Papierrechnung, müssen Sie dem nachkommen.
• Einfacher ist es, die Rechnung in einer digitalen Version zu versenden und in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abzulegen.
• Je nach verwendeter Software können Sie Rechnungen direkt digital versenden, beispielsweise über eine entsprechende Schnittstelle (API).

Weitere Informationen zum “Application Programming Interface” von Konfuzio finden Sie hier.

Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist ein Standardformat für elektronische Rechnungen, das speziell für den Austausch von Forderungen mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Sie basiert auf der europäischen Norm EN-16931 und ist verpflichtend für alle Rechnungen an öffentliche Stellen seit dem 27. November 2020.

Die XRechnung ist rein XML-basiert, also eine XML-Datei, und enthält alle notwendigen Daten zur maschinellen Verarbeitung. Dieser Standard, bzw. diese Norm,  gewährleistet eine effiziente und sichere Verarbeitung elektronischer Rechnungen in Deutschland.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist ein hybrides Rechnungsformat, das XML-Daten mit einem PDF-Dokument kombiniert. Dadurch kann die Rechnung sowohl maschinell ausgelesen als auch von Menschen gelesen werden. ZUGFeRD unterstützt verschiedene Profile, um unterschiedliche Anforderungen und Komplexitätsstufen abzudecken, von “Basic” über “Comfort” bis hin zu “Extended”.

Das ZUGFeRD-Format bietet flexible Lösungen durch die Kombination von maschinenlesbaren XML-Daten und menschenlesbaren PDF-Dokumenten, was es besonders benutzerfreundlich macht.

Wofür kann das ZUGFeRD-Profil genutzt werden?

ZUGFeRD findet sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich Anwendung. Durch die Integration von XRechnung in ZUGFeRD kann eine einzige Rechnung sowohl für private als auch für öffentliche Auftraggeber erstellt und versendet werden. Diese Version vereinfacht den Rechnungsstellungsprozess und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.

Unterschiede: XRechnung und ZUGFeRD

Struktur und Datenformat:

• XRechnung – Rein XML-basiert (= XML-Datei), strikt an die europäische Norm EN-16931 gebunden, verpflichtender Standard für den öffentlichen Sektor.
• ZUGFeRD – Hybrides Format, kombiniert PDF und XML-Daten, flexibel mit verschiedenen Profilen für unterschiedliche Ansprüche.

Anwendungsbereiche:

• XRechnung – Hauptsächlich für die Abrechnung mit staatlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD – Geeignet für den B2B- und B2G-Bereich, sowohl für private Geschäfte als auch für öffentliche Stellen.

Kompatibilität und Integration:

• XRechnung – Direkte maschinelle Verarbeitung, keine Lesbarkeit für den Menschen ohne zusätzliche Software.
• ZUGFeRD – Menschlich lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten, flexible Integration in bestehende Systeme.

Gemeinsamkeiten: XRechnung und ZUGFeRD

Beide Formate zielen darauf ab, den Rechnungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren. Sie reduzieren manuelle Eingriffe, minimieren Fehler und verbessern die Effizienz. Zudem erfüllen beide Formate die Anforderungen der europäischen Norm EN-16931, wodurch sie mit diesen Standards eine hohe Interoperabilität und Akzeptanz gewährleisten. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD sind in Deutschland weit verbreitet und werden von vielen Unternehmen verwendet.

Vorteile: E-Rechnungsformate

Beide Versionen bieten zahlreiche Vorteile:

• Kosteneinsparungen – Reduktion von Papier-, Druck- und Versandkosten.
• Effizienzsteigerung – Automatisierte Verarbeitung und schnellere Zahlungsabwicklung.
• Fehlerminimierung – Weniger manuelle Eingriffe und  geringeres Fehlerpotenzial.
• Rechtssicherheit – Einhaltung gesetzlicher Ansprüche und Steuerregelungen.
• Nachhaltigkeit – Weniger Papierverbrauch und somit umweltfreundliche Lösungen.

Kurz gesagt, nicht jede digitalisierte Rechnung ist eine E-Rechnung.

Der Unterschied liegt darin, dass eine E-Rechnung von Anfang an in einer elektronischen Form vorliegt, welches den gesetzlichen Anforderungen und Normen entspricht.

Unterschied: Elektronische oder digitalisierte Rechnung

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen dem Digitalisieren von Rechnungen und elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) zu verstehen. Eine digitalisierte Rechnung ist eine physische Rechnung, die eingescannt und in ein digitales Format umgewandelt wurde, wie eine PDF. Diese digitalisierte Rechnung kann dann in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert und verarbeitet werden. Eine E-Rechnung hingegen wird von Anfang an in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, das eine automatische und nahtlose Verarbeitung ermöglicht.

Konfuzio: Die Lösung für die digitale Transformation

Ein praktisches Beispiel für eine effektive Umsetzung der Digitalisierung ist die Nutzung von Konfuzio. Die intelligente Plattform bietet eine umfassende Lösung zur Automatisierung und Digitalisierung von Dokumentenprozessen. Mit Konfuzio können Unternehmen ihre Rechnungen effizient digitalisieren und automatisiert verarbeiten. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern gewährleistet auch die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen. Die Implementierung einer solchen KI-basierten Software trägt maßgeblich zur digitalen Transformation bei und positioniert Ihr Unternehmen für zukünftige Herausforderungen. Dadurch können Unternehmen flexibel auf die Anforderungen ihrer Geschäftspartner und öffentlichen Auftraggeber reagieren und sicherstellen, dass alle elektronischen Kaufbelege den aktuellen Normen entsprechen.

ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format ist für mich das richtige?

Die Wahl des passenden Formats hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab:

• Öffentliche Auftraggeber – Wenn Sie Rechnungen an öffentliche Stellen senden, ist die XRechnung verpflichtend.
• Private Unternehmen – Für den B2B-Bereich bietet ZUGFeRD durch seine Hybridstruktur mehr Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.
• Gemischte Empfänger – Wenn Sie sowohl an private als auch an öffentliche Auftraggeber Rechnungen senden, kann ZUGFeRD eine gute Wahl sein, da es beide Anforderungen abdeckt.

Sie sind sich dennoch unsicher? Nehmen Sie Kontakt zu unseren Experten auf und erkunden Sie gemeinsam Ihre Möglichkeiten, um für 2025 bestens vorbereitet zu sein.

Fazit und Ausblick auf 2025

Die Einführung elektronischer Rechnungen wie XRechnung und dem ZUGFeRD-Format stellen einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen dar. Mit Blick auf 2025 und die kommende E-Rechnungspflicht sollten Unternehmen den Unterschied zum IST-Zustand kennen und bereits jetzt die Weichen stellen, um ihre Prozesse entsprechend anzupassen und zu optimieren. Die Wahl des passenden Formats hängt dabei von den individuellen Anforderungen ab, wobei sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD zahlreiche Vorteile bieten, die den Übergang zu einem papierlosen Rechnungsstellen erleichtern.

Nutzen Sie Lösungen wie Konfuzio, um Ihre digitale Transformation voranzutreiben und sich für die Zukunft zu rüsten. Nehmen Sie dazu gerne Kontakt zu unseren Experten auf – diese bewerten Ihre Situation fachmännisch und können durch ihr Know-how die Umstellung in Ihrem Unternehmen erleichtern.

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