Digitale Rechnungsprüfung

Die digitale Rechnungsprüfung ist ein wesentlicher Bestandteil der modernen Geschäftswelt, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Dieser Artikel beleuchtet die Vorteile, Schritte und besten Praktiken der digitalen Rechnungsprüfung und erklärt, wie fortschrittliche Softwarelösungen – wie Konfuzio – diesen Prozess unterstützen.

Was ist digitale Rechnungsprüfung?

Die digitale Rechnungsprüfung ist ein Vorgang, bei dem eingehende Rechnungen elektronisch

  • erfasst
  • verarbeitet
  • archiviert

werden und umfasst die Prüfung der Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie die Vorbereitung für die Buchhaltung. Durch den Einsatz von DMS (Dokumenten-Management-Systemen) und anderen digitalen Tools wird der Prozess automatisiert, was zu einer effizienteren Verwaltung führt.

Schlüsselkomponenten der digitalen Rechnungsprüfung

Automatische Erfassung und Klassifizierung

Rechnungen werden automatisch erfasst und mithilfe von Softwarelösungen wie OCR (Optical Character Recognition) digitalisiert. Diese Technologie ermöglicht es, Texte aus gescannten Dokumenten und Bildern zu extrahieren und in bearbeitbare und durchsuchbare Daten umzuwandeln.

Elektronische Archivierung

Nach der Digitalisierung werden die Rechnungen in einem elektronischen Archiv gespeichert und diese Form der Archivierung gewährleistet, dass alle Rechnungen sicher und dauerhaft gespeichert werden und leicht zugänglich sind und gesetzliche Vorgaben wie GoBD effizient und zuverlässig eingehalten werden können.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

  • Effizienzsteigerung – Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand, der mit der Rechnungsprüfung verbunden ist.
  • Kostenersparnis – Digitalisierung reduziert die Notwendigkeit physischer Speicherung und spart damit verbundene Kosten.
  • Schnellere Prozesse – Die schnelle Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen beschleunigt den gesamten Buchhaltungszyklus.
  • Verbesserte Genauigkeit – Reduziert das Risiko von Fehlern, die bei manueller Verarbeitung auftreten können.
  • Compliance: Digitale Archivierung sorgt für Compliance mit regulatorischen Anforderungen.

In diesem Artikel steht die digitale Rechnungsprüfung im Fokus. Die hier dargestellte Lösung ermöglicht es Rechnungen zu prüfen, Zahlungen freizugeben und gemäß GoBD elektronisch zu archivieren.

Eingangsrechnungen automatisert verarbeiten

Unternehmen jeder Größe profitieren durch eine digitale Rechnungsprüfung. Dies reduziert die täglichen Datei-, Papier- und Mailflut und optimiert den Prozess der Rechnungsprüfung durch künstliche Intelligenz (KI) und etablierten Workflows.

Wie funktioniert der Rechnungsworkflow?

  1. Rechnung digitalisieren
  2. Archivierung
  3. Intelligente Rechnungsauslesung mittels OCR Technologie mit Konfuzio
  4. Klassifizierung & Abgleich von Stammdaten
  5. Digitale Rechnungsprüfung
  6. Digitale Rechnungsfreigabe
  7. Buchung / Schnittstellen

Digitaler Rechnungseingang

Digitale Rechnungprüfung als Web Software ohne Installation.

Neben dem manuellen Upload von Dokumenten, können diese auch automatisch aus eingehenden E-Mails extrahiert oder aus verschiedensten Portalen, u.a. Amazon, digital abgerufen und automatisch importiert werden. Neben Eingangsrechnungen können zusätzlich Lieferscheine und Verträge verarbeitet werden.

Automatische Archivierung von Rechnungen

Jeder eingehende Beleg wird automatisch in einem nach GoBD konformen elektronischen Archiv revisionssicher abgelegt. Damit ist einer der Grundsteine gelegt, den Papierbeleg nicht mehr länger vorhalten zu müssen. Dieses beschleunigt dank Volltextrecherche ein schnelles Finden der gewünschten Belege und spart darüber hinaus Raum und Kosten des üblichen Papierarchivs.

OCR Rechnungserkennung mit Konfuzio

Mithilfe modernster Texterkennung und intelligenter Verfahren, liest das System relevante Rechnungsdaten zur Vorkontierung aus, um manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren. Zudem werden die zur Rechnungsprüfung benötigten Pflichtangaben in Rechnungen automatisch aufgenommen. Weitere Informationen zum Training der KI finden Sie unter OCR für Rechnungen trainieren.

Rechnungen Digitalisieren

Belege durch bestehende Daten der Buchhaltung ergänzen

Handelt es sich um eine Rechnung oder Gutschrift? Gibt es bereits eine Lieferantennummer in DATEV oder einem anderen Drittsystemen? Diesen Abgleich übernimmt die Software für Sie.

Digitale Korrekturen von Rechnungen

Sollte es mal erforderlich sein, können Belegdaten ergänzt oder korrigiert werden, um eine reibungsfreie, automatisierte Weiterverarbeitung und Rechnungsprüfung zu gewährleisten.

Digitale Rechnungsprüfung selbst für komplexe Prüfszenarien

Durch intelligent einzustellende Verteiler werden auch komplexe Prüfszenarien einfach abgebildet. Urlaubsvertretungen, paralleles Prüfen, Konsultieren „externer Adhoc-Prüfer“, optionale separate Zahlungsfreigabe und Erinnerungs-Mails inklusive. Jede Prüfung und Freigabe kann zu jeder Zeit und an jedem Ort erfolgen. Selbstverständlich auch auf mobilen Endgeräten.

In Dynamics 365 Business Central und Datev Rechnungen importieren

Sämtliche Belegdaten werden einfach und per Schnittstellen an DATEV oder Dynamics 365 Business Central exportiert. Abhängig von der Schnittstelle auch inkl. Belegbilder und Prüfverlauf.

Rechnungsverarbeitung einfach digitalisieren

Sie werden bei der Grundeinrichtung und Inbetriebnahme der Software zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung unterstützt. Dabei steht Ihnen das hoch qualifizierte Team mit langjähriger Projekterfahrung zur Seite und berät Sie gerne zu Best-Practice-Szenarien, damit Ihre Einführung die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung im Unternehmen zum Erfolg wird.

Was gilt es bei der Digitalisierung von Rechnungen zu bedenken?

Wo werden die Rechnungen gespeichert?

Ihre Rechnungen und anderen Daten werden im eigenen ISO-zertifizierten und in Deutschland lokalisierten Rechenzentrum (Oberhausen) GoBD konform gespeichert. Neben dem Rechenzentrum sind auch die Prozesse zertifiziert und erfüllen höchste Sicherheitsansprüche in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit. Eine mehrfach täglich durchgeführte Spiegelung der Rechnungen, Daten und weiteren Dokumente auf redundante Server und die tägliche Sicherung aller Daten schützt vor Daten- und Dokumentenverlust und rundet die Integration von Drittsystemen sowie eine revisionssichere Archivierung zu Ihrem Vorteil ab.

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung ist eine von Zuliefern gesendete Rechnung (Kreditor), die im Unternehmen geprüft, in der Buchhaltung kontiert und bezahlt werden müssen. Die Rechnungsverarbeitung ist ein komplexer Prozess, der rechtskonform abgewickelt werden muss, damit Unternehmen keine Nachteile entstehen. Diesen komplexen Prozess der Rechnungsverarbeitung vereinfacht die Software.

Muss die Rechnung digital vorliegen?

Es ist unerheblich, ob Rechnungen in Papierform, als PDF-Dokument, per E-Mail oder in einem digitalen Format wie ZUGFeRD oder XRechnung eingehen, denn das System unterstützt bei der Erfassung und bei der weiteren Verarbeitung der Belege für die Buchhaltung optimal und sorgt für eine effiziente und fehlerfreie Buchführung.

Kann die Software auch zur Digitalisierung von Lieferscheinen verwendet werden?

Ja, neben Gutschriften und Rechnungen können auch Verträge und Lieferscheine für die Buchhaltung digital hinterlegt werden.

Gibt es einen deutschsprachigen Support?

Ja.

Was sind zukünftige Trends in der digitalen Rechnungsprüfung?

Mit der fortschreitenden Entwicklung der Technologie wird die digitale Rechnungsprüfung auch zukünftig kontinuierlich Innovationen erleben und künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden zunehmend und immer intensiver in den Prozess integriert, um nicht nur die Genauigkeit der Prüfung signifikant zu erhöhen und auch den Automatisierungsgrad sukzessive weiter zu steigern. Zusätzlich dazu wird die Verarbeitung von Papierrechnungen ab dem 1. Januar 2025 vollständig und ausschließlich durch die XRechnung ersetzt.

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Avatar von Maximilian Schneider

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