Digitale Rechnungsprüfung und Freigabe automatisieren

Die digitale Rechnungsprüfung umfasst drei Prüfungen, die in der Praxis meist in einem Arbeitsschritt zusammengefasst werden: die formale, die rechnerische und die sachliche Prüfung. Für die Automatisierung ist diese Unterscheidung wesentlich, denn die drei Prüfungen lassen sich unterschiedlich weit ohne menschliches Zutun erledigen.

Ein Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung: Eine Rechnung kommt als PDF, die Beträge stimmen, die Bestellnummer fehlt. Beim Einkauf fragt die Sachbearbeiterin nach; nach zwei Tagen zeigt sich, dass nur ein Teil der Lieferung angekommen ist. Die Erkennung war fehlerfrei; es fehlte der Bezug zur Bestellung.

Die formale und die rechnerische Prüfung laufen heute vollständig maschinell. Die sachliche Prüfung benötigt Informationen, die auf der Rechnung selbst nicht stehen.

Was die digitale Rechnungsprüfung prüft

Digitale Rechnungsprüfung bedeutet, eingehende Rechnungen elektronisch zu erfassen und maschinell auf Richtigkeit zu prüfen, bevor sie zur Zahlung freigegeben werden. Jede der drei Prüfungen beantwortet eine andere Frage:

• Formale Prüfung – Erfüllt das Dokument die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung? § 14 Absatz 4 UStG verlangt zehn Pflichtangaben. Dazu gehören Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer und das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt. Fehlt eine davon, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.
• Rechnerische Prüfung – Stimmen die Zahlen in sich? Einzelpositionen, Zwischensummen, Steuersätze, Endbetrag. Diese Arithmetik übernimmt Software vollständig. Wie Software die Einzelpositionen zusätzlich vorkontiert, zeigt unser Praxistest zur KI-Kontierung.
• Sachliche Prüfung – Entspricht die Rechnung der bestellten und gelieferten Leistung? Dafür braucht es den Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, den sogenannten Drei-Wege-Abgleich.

Die ersten beiden Prüfungen lassen sich am Dokument selbst erledigen. Für die dritte braucht es zwei weitere Belege: Der Drei-Wege-Abgleich stellt Bestellung, Wareneingang und Rechnung nebeneinander. Je Position prüft er, ob die in Rechnung gestellte Menge der gelieferten entspricht, der Einzelpreis dem vereinbarten und der Positionsbetrag dem Produkt aus beidem.

Hinterlegte Toleranzen für Preis- und Mengenabweichungen verhindern, dass jede Rundungsdifferenz eine Rückfrage auslöst. Bei Teillieferungen wird gegen den offenen Bestellrest geprüft, bei Rahmenverträgen gegen die Abrufmenge. Fehlt die gebuchte Wareneingangsmeldung, braucht es dennoch eine Person, die weiß, was angekommen ist.

Wie der Weg von der Eingangsrechnung zur Freigabe läuft

Von der Eingangsrechnung bis zur Freigabe durchläuft eine Rechnung sechs Stationen:

• Eingang – Rechnungen kommen als Papier, PDF-Anhang oder strukturierter Datensatz. Ein zentraler Eingangskanal ist die Voraussetzung für jede Automatisierung; ohne ihn liegen Rechnungen verstreut, bevor sie jemand prüft.
• Erkennung – Die Software liest die Felder aus dem Dokument. Bei Papier und Bild-PDF übernimmt das die OCR für Rechnungen, bei ZUGFeRD oder XRechnung liegen die Daten bereits strukturiert vor.
• Zuordnung – Die Rechnung wird einem Lieferanten, einer Bestellung und einer Kostenstelle zugeordnet. Hier entstehen Rückfragen, etwa weil Bestellnummern fehlen oder Lieferantenstammdaten mehrdeutig sind.
• Prüfung – Die drei Prüfungen aus dem vorigen Abschnitt, in dieser Reihenfolge.
• Freigabe – Die zuständige Person bestätigt die Zahlung. Bei vollständigem Drei-Wege-Abgleich unterhalb einer Wertgrenze entfällt dieser Schritt, in allen anderen Fällen läuft er über Vertretungsregeln.
• Archivierung – Nach § 14b Absatz 1 UStG müssen Unternehmen alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine 2026 ausgestellte Rechnung bleibt also bis Ende 2034 im Archiv – revisionssicher archiviert.

Bis Ende 2024 galten zehn Jahre; viele Prozessbeschreibungen nennen noch diesen Wert. Zwei Einschränkungen gehören zur neuen Frist. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt die Verkürzung nach § 27 Absatz 40 UStG erst für Rechnungen, deren alte Frist am 1. Januar 2026 noch lief. § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung bleibt unberührt; andere Aufbewahrungspflichten können länger laufen.

Woran die automatische Rechnungsprüfung in der Praxis scheitert

Der Anteil der Rechnungen, die in der automatischen Rechnungsprüfung ohne menschlichen Eingriff durchlaufen, heißt Quote der Dunkelverarbeitung. Diese Kennzahl misst, wie viel Arbeit wegfällt, und sagt damit mehr über den Prozess aus als die Erkennungsgenauigkeit.

In den Projekten, die wir begleiten, sind es immer wieder dieselben drei Ursachen:

• Fehlende Bestellbezüge – Ohne Bestellnummer kein Drei-Wege-Abgleich.
• Uneinheitliche Lieferantenstammdaten – Derselbe Lieferant unter mehreren Schreibweisen verhindert die Zuordnung, selbst bei vollständig erkannten Feldern.
• Rahmenverträge und Teillieferungen – Eine Rechnung über eine Teilmenge lässt sich gegen eine Gesamtbestellung nur prüfen, wenn jemand die Regel dafür hinterlegt hat.

Die Erkennungsgenauigkeit gilt als Engpass und wird in Ausschreibungen abgefragt und in Demos vorgeführt. In den Projekten, die wir sehen, scheitert die Automatisierung aber seltener an einem falsch gelesenen Betrag als an einem Prozess, der die Bezugsdaten nicht bereitstellt.

Daraus ergibt sich die Reihenfolge für ein Automatisierungsprojekt: zuerst Stammdaten und Bestellpflicht klären, dann die Software auswählen.

Konfuzio übernimmt in diesem Ablauf die Erkennung, die Zuordnung und den Abgleich gegen Bestelldaten und gibt die geprüften Felder mit Konfidenzwert und Fundstelle an das führende System weiter.

Welches Werkzeug dafür passt – Faktura-Programm, Dokumentenmanagementsystem, IDP-Plattform oder ERP-Modul – und woran sich flexible Schnittstellen erkennen lassen, behandelt der Beitrag zu Tools für die digitale Rechnungsfreigabe.

Was die E-Rechnungspflicht ändert

Definition und Geltungsbereich

§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG definiert die elektronische Rechnung als Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Das Format muss dabei entweder der europäischen Norm nach Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein. Diese zweite Variante gilt nur, wenn sich die Pflichtangaben daraus in ein normkonformes oder interoperables Format extrahieren lassen. Sie hält den Weg für etablierte EDI-Verfahren offen.

Nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 greift die Pflicht bei Leistungen zwischen Unternehmern. Voraussetzung ist, dass beide im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind.

Übergangsfristen für das Ausstellen

Empfangen müssen Unternehmen solche Rechnungen bereits. Für das Ausstellen staffelt § 27 Absatz 38 UStG die Übergangsfristen:

• Bis 31. Dezember 2026 – Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, nicht normkonforme elektronische Formate bleiben für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 zulässig, für alle Unternehmen und ohne Umsatzgrenze.
• Bis 31. Dezember 2027 bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz – Die Ausnahme verlängert sich für Aussteller, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr diese Grenze nicht überschritten hat.
• Bis 31. Dezember 2027 bei EDI – Die Ausnahme gilt außerdem für die Übermittlung per elektronischem Datenaustausch (EDI), hier unabhängig vom Umsatz.

Folgen für die Prüfung

Für die Prüfung ändert sich wenig. XRechnung ist ein reines XML-Format. ZUGFeRD ist hybrid: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML, lesbar für Menschen wie Maschinen. Das XML trägt je nach Profil unterschiedlich viele Felder; nach den Erläuterungen des Bundesfinanzministeriums erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Norm EN 16931 – mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Die Felder liegen strukturiert vor, die Erkennung entfällt. Die Validierung bleibt: Ob das XML dem Schema und den Geschäftsregeln der Norm entspricht, darunter die Summen, prüft die Software auch hier. Die Formate sehen auch ein eigenes Feld für die Bestellnummer vor – den häufigsten Grund für liegengebliebene Rechnungen. Ob die Leistung geliefert wurde, steht auch dort nicht; die sachliche Prüfung bleibt nötig.

Zudem bleibt der Posteingang gemischt. Betroffen sind Umsätze zwischen inländischen Unternehmern; Auslandsrechnungen und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG kommen weiter als PDF oder Papier. Wer die Digitalisierung von Papierrechnungen einstellt, weil ab jetzt alles strukturiert ankommt, legt die Pflicht zu weit aus.

Fazit

Die formale und die rechnerische Prüfung laufen maschinell. Über den Automatisierungsgrad entscheidet die sachliche Prüfung – und sie hängt an Bestelldaten und Stammdaten, nicht an der Erkennungsqualität. Als letzter Schritt dieses Wegs ist die digitale Rechnungsfreigabe nur so schnell wie die Prüfung davor.

Ein Automatisierungsprojekt beginnt deshalb mit der Messung der Dunkelverarbeitungsquote und der Frage, woran die übrigen Rechnungen hängen bleiben. Diese Ursachen wiederholen sich und lassen sich benennen, bevor eine Software ausgewählt wird.

Sie möchten wissen, welcher Anteil Ihrer Eingangsrechnungen ohne manuellen Eingriff verarbeitet werden kann? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Unsere Experten geben eine unverbindliche Ersteinschätzung.