15 outils pour la validation numérique des factures

Jan Schäfer

Chronophage, confus et source d'erreurs : les entreprises qui abordent le traitement de leurs factures manuellement doivent faire face à de nombreux défis. Dans ce cas, la solution est simple : il existe sur le marché de nombreux outils gratuits et peu coûteux pour la validation numérique des factures.

À quoi les fondateurs, les comptables et les directeurs doivent-ils faire attention lorsqu'ils choisissent le bon outil ? Et : comment les fournisseurs d'outils de traitement des factures peuvent-ils conférer une plus grande valeur ajoutée à leurs logiciels ? Nous présentons 15 programmes qui permettent de gérer efficacement la validation numérique des factures.

L'essentiel de la validation numérique des factures en bref

  • Une validation numérique des factures aide les entreprises à traiter, vérifier et archiver les factures entrantes.
  • Avec le bon logiciel, les entreprises gagnent du temps, font moins d'erreurs et documentent les processus de facturation de manière compréhensible.
  • Avec Konfuzio, les fournisseurs d'outils de traitement des factures optimisent et automatisent leurs logiciels de manière à ce que leurs clients bénéficient d'une valeur ajoutée nettement plus élevée. 
  • Avec Konfuzio, les moyennes et grandes entreprises créent leurs propres flux de travail pour les factures et les automatisent de manière intelligente. Testez gratuitement le logiciel d'IA dès maintenant!

Comment se déroule la validation numérique des factures

La validation numérique des factures comprend 6 étapes au total. Selon l'outil utilisé, il prend en charge un nombre différent de tâches pour les entreprises. Plus le logiciel couvre d'étapes, moins vous avez de travail dans la comptabilité :

1. réception de la facture

La validation numérique des factures commence dès que l'entreprise reçoit des factures, généralement par e-mail ou par courrier. 

2. numérisation et digitalisation

La comptabilité scanne les factures physiquespour les convertir au format numérique. Un logiciel saisit automatiquement les factures numériques et les stocke dans son système.

3. saisie automatique des données

Un logiciel avancé extrait automatiquement de la facture numérique les informations pertinentes telles que le numéro de facture, le montant et les coordonnées du fournisseur. Les programmes plus simples ne le peuvent pas. Dans ce cas, les entreprises doivent extraire elles-mêmes les données des factures.

4. vérification et validation

Un logiciel vérifie l'exactitude des données collectées et les compare aux enregistrements internes afin de s'assurer qu'il n'y a pas de divergences.

5. réservation

Après vérification, un outil enregistre la facture dans le système comptable. Le paiement de la facture est ainsi préparé.

6. validation du paiement

Selon la taille et la structure de l'entreprise ou de la comptabilité, chaque facture nécessite un processus de validation. Une fois la facture approuvée, le logiciel déclenche le paiement de la facture. Il marque la facture comme payée dans le système. 

avantages de la validation numérique des factures

Avantages de la validation numérique des factures

Un logiciel aide les entreprises à aborder le traitement numérique de leurs factures plus rapidement et sans erreur. Comment en profitent-elles dans la pratique ? 

Des délais de traitement plus rapides

La validation numérique des factures accélère considérablement le processus de validation, même pour les petites entreprises. Pour cela, un outil approprié crée des notifications automatiques et attribue les factures aux personnes compétentes. Cela réduit les temps d'attente et augmente l'efficacité. Si, par exemple, un petit fabricant qui vient d'entrer sur le marché avec son produit utilise un système de validation électronique des factures, le logiciel envoie automatiquement les factures fournisseurs entrantes au propriétaire. Celui-ci est ainsi en mesure de vérifier et d'approuver rapidement les factures. L'entreprise évite ainsi des retards inutiles.

Une communication et un suivi efficaces

Une validation numérique des factures permet une communication claire et un suivi aisé des processus d'approbation. Les mises à jour de statut et les commentaires sont directement visibles dans un logiciel. Les entreprises évitent ainsi les malentendus et clarifient rapidement les demandes. Par exemple, si une petite entreprise de commerce en ligne utilise une plateforme de contrôle numérique des factures, le propriétaire peut voir le statut de chaque facture et donner un feedback aux responsables tels que le directeur des achats ou le comptable. Cela favorise une communication interne fluide et permet de trouver rapidement des solutions en cas de désaccord.

Meilleur contrôle et transparence

L'approbation numérique des factures offre aux entreprises un meilleur contrôle de leurs dépenses. En effet : un logiciel enregistre toutes les activités d'approbation, ce qui permet un suivi détaillé de chaque facture. Par exemple, lorsqu'une petite entreprise familiale utilise un logiciel de validation numérique des factures, le directeur général est en mesure de surveiller tous les processus d'approbation et de s'assurer que les responsables traitent correctement toutes les factures. Cela permet une planification budgétaire précise et aide à éviter les coûts imprévus.

Réduction des coûts et de l'impact environnemental

Grâce à la validation numérique des factures, les entreprises minimisent les coûts liés au papier, aux imprimantes et aux heures de travail manuel. Cela permet aux petites entreprises de réaliser d'importantes économies tout en contribuant à la protection de l'environnement. Par exemple, si une start-up informatique passe au partage numérique des factures, elle réduit considérablement ses coûts de fournitures de bureau. En effet : les collaborateurs n'ont plus besoin d'imprimer les factures électroniques.

logiciel de validation des factures numériques critères de sélection

Comment les entreprises trouvent le bon logiciel pour le partage numérique des factures

Une chose est sûre : les entreprises économisent beaucoup de temps et d'énervement lorsqu'elles passent de la facturation manuelle à la validation numérique des factures. Mais comment trouver un logiciel adapté à leurs exigences et à leurs besoins ? En principe, les entreprises devraient vérifier les facteurs suivants lors du choix de l'outil :

Convivialité

Un logiciel de validation numérique des factures doit être intuitif et facile à comprendre, afin que les employés puissent l'utiliser sans avoir à suivre une formation complexe. Exemple pratique : une entreprise opte pour un logiciel de validation numérique des factures doté d'une interface utilisateur simple. Les collaborateurs se familiarisent ainsi rapidement avec le système et commencent à traiter les factures sans délai. Cela permet d'augmenter la productivité dès les premières applications.

Intégration avec les systèmes existants

Les entreprises devraient pouvoir intégrer un logiciel de manière transparente dans leur infrastructure informatique existante. Cela permet un flux de données fluide entre les différents services et systèmes, ce qui améliore la précision des données et l'efficacité du processus global. Par exemple, une entreprise de production intègre un logiciel de validation de factures numériques dans son système existant. Système ERP. Ainsi, le logiciel transmet automatiquement les informations de facturation à la comptabilité. Cela permet de minimiser les erreurs humaines et de supprimer une étape de travail.

Automatisation des flux de travail

Les workflows automatisés transmettent automatiquement les factures aux bonnes personnes pour approbation, sur la base de règles prédéfinies. Cela accélère considérablement le processus de validation. Grâce à un outil, une entreprise de logistique, par exemple, met en œuvre des workflows automatisés qui correspondent à ses procédures internes. De cette manière, le logiciel transmet automatiquement les factures à la personne responsable, en fonction du type de commande. Il en résulte une réduction drastique du temps de traitement des factures.

Sécurité et protection des données

Un logiciel de validation numérique des factures doit répondre à des normes de sécurité strictes afin de garantir la confidentialité et l'intégrité des données de facturation. A cet égard, c'est surtout la Protection des données est important. Celui-ci garantit que les informations commerciales sensibles, telles que les données personnelles, sont protégées.

Dans la pratique, le responsable de la conformité d'une start-up de la fintech, par exemple, choisit un outil de contrôle numérique des factures qui prend en charge le cryptage de bout en bout et l'authentification à plusieurs niveaux.

De cette manière, le logiciel transfère toutes les données de facturation de manière sécurisée et garantit que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux factures.

Évolutivité

Un logiciel doit être évolutif et pouvoir grandir avec l'entreprise. Il est important que le logiciel offre des performances optimales même si le nombre d'utilisateurs et de factures augmente, sans pour autant perdre en efficacité. Ainsi, si par exemple une start-up en pleine expansion doit traiter non plus 20 factures par mois mais 200 après un an d'activité, un logiciel évolutif le fera tout aussi rapidement et sans erreur. 

outils de validation numérique des factures

14 outils de partage de factures numériques pour les petites entreprises

Vous trouverez sur le marché d'innombrables outils pour la validation numérique des factures. Jetons d'abord un coup d'œil sur 5 applications disponibles gratuitement ou à un prix avantageux :

OutilDescriptionPrincipales fonctionsExemple d'utilisation
LexwareLexware est un logiciel comptable et financier destiné aux petites entreprises et aux indépendants. Outre les fonctions comptables, Lexware propose un système de partage numérique des factures particulièrement convivial et bien intégré à la plateforme.- Modèles de factures personnalisables avec logo d'entreprise- Suivi automatique du statut des factures et des paiements reçus- Validation numérique et options de paiement en ligne pour les clientsUne petite entreprise de conseil utilise Lexware pour la validation numérique de ses factures. La possibilité de surveiller l'état des paiements en temps réel accélère le traitement des paiements. Les clients peuvent en outre payer les factures en ligne, ce qui permet d'améliorer la gestion de la trésorerie.
WaveWave est un logiciel de comptabilité gratuit qui convient particulièrement aux indépendants et aux petites entreprises. Outre les fonctions comptables, Wave offre également la possibilité de partager des factures numériques.- Création de factures avec marque individuelle- Envoi de factures par e-mail- Suivi des factures ouvertes et des paiements reçusUn petit studio de design web utilise Wave pour le partage numérique des factures. L'interface utilisateur claire permet au studio d'envoyer des factures efficacement dès le début, sans faire d'erreurs. Il en résulte un traitement rapide des paiements et donc plus de temps pour les projets de design.
InvoicelyInvoicely est un logiciel de facturation convivial avec des tarifs abordables, qui convient bien aux petites entreprises et aux professions libérales. Il permet aux entreprises de gérer l'ensemble du processus de facturation en ligne.- Modèles de factures personnalisables- Options de paiement en ligne pour les clients- Fonction de validation numérique et de signatureUne petite entreprise de marketing utilise Invoicely pour la validation numérique de ses factures. La facilité de personnalisation des modèles de factures et la possibilité de signer numériquement les factures accélèrent le processus de facturation et garantissent l'exactitude des transactions.
SlickPieSlickPie est un logiciel de comptabilité gratuit pour les petites entreprises. Il offre des fonctions comptables de base ainsi que la possibilité de partager et de gérer des factures numériques.- Création automatique de factures récurrentes- Options de paiement en ligne pour les clients- Suivi des dépenses et des recettesUne petite entreprise de commerce en ligne utilise SlickPie pour la validation numérique des factures. La création automatique de factures récurrentes minimise le temps de préparation des factures, tandis que les options de paiement en ligne permettent d'accélérer les encaissements.
AND COAND CO est une plateforme complète pour les indépendants et les petites entreprises. Elle offre non seulement des fonctions de facturation, mais aussi des fonctions de gestion de projet et de saisie des temps. Il existe une version gratuite avec des fonctions limitées et des plans premium à prix avantageux.- Création et personnalisation de modèles de factures- Suivi automatique des dépenses et des recettes- Validation numérique et options de paiement en ligneUn directeur informatique indépendant utilise AND CO pour la validation numérique de ses factures et la gestion de ses projets. L'intégration transparente des fonctions de facturation avec la gestion du temps et le suivi des dépenses l'aide à garder une vue d'ensemble de tous les aspects de ses projets et à travailler efficacement.
DatevDatev est un logiciel de comptabilité bien connu des entreprises et des conseillers fiscaux.- Modèles de factures personnalisables aux couleurs de l'entreprise - Signature électronique pour une validité juridique - Intégration avec le logiciel de comptabilité pour un transfert de données sans failleUne entreprise de taille moyenne utilise Datev pour la validation numérique des factures afin de s'assurer que toutes les factures sont légalement valables et intégrées de manière transparente dans la comptabilité.
iflowiflow est un logiciel basé sur le cloud pour le traitement électronique des factures et les processus de validation.- Saisie automatique des factures entrantes - Workflow pour la validation et l'approbation numériques des factures - Archivage des factures conformément aux exigences légalesUne petite agence de marketing utilise iflow pour automatiser l'ensemble du processus de facturation. Les factures entrantes sont automatiquement saisies et validées numériquement, ce qui permet une gestion efficace de la comptabilité.
FastBillFastbill est un logiciel de comptabilité intuitif pour les indépendants et les petites entreprises.- Création de factures et d'offres professionnelles- Rappels automatiques pour les factures impayées - Gestion des dépenses et des justificatifsUn freelance utilise FastBill pour créer et envoyer ses factures de manière numérique. Les rappels automatiques pour les factures impayées l'aident à suivre les paiements.
ZervantZervant est un logiciel de facturation facile à utiliser pour les petites entreprises et les professions libérales.- Création de factures en quelques clics - Option de création de factures récurrentes - Notifications automatiques en cas de retard de paiementUne petite entreprise de restauration utilise Zervant pour envoyer des factures récurrentes à ses clients réguliers. Les notifications automatiques aident l'entreprise à recevoir les paiements à temps.
SevDeskSevDesk est un logiciel de comptabilité basé sur le cloud qui offre de nombreuses fonctions de création et de validation de factures.- Création de factures professionnelles avec un design personnalisé - Gestion des factures entrantes et des dépenses - Intégration d'options de paiement en ligne pour les clientsUne petite entreprise de commerce en ligne utilise SevDesk pour créer et envoyer des factures pour ses produits. Les options de paiement en ligne facilitent le paiement rapide des clients.
DebitoorDebitor est un logiciel de comptabilité simple destiné aux petites entreprises et aux indépendants.- Création rapide de factures et d'offres - Gestion des données clients et des informations sur les produits - Suivi aisé des factures ouvertesUn designer graphique indépendant utilise Debitoor pour créer rapidement des factures pour ses clients. Le suivi facile des factures ouvertes l'aide à garder une vue d'ensemble de ses finances.
RW EasyRW Easy est un logiciel de comptabilité spécialement conçu pour les petites entreprises et les professions libérales.- Interface utilisateur claire pour une utilisation simple - Gestion des données clients et fournisseurs - Archivage des factures pour répondre aux exigences légalesUn petit restaurant familial utilise RW Easy pour créer et stocker ses factures sous forme numérique. La simplicité d'utilisation permet à l'équipe du restaurant de gérer le processus de facturation en douceur.
Butler ComptabilitéBuchutler est un logiciel de comptabilité convivial qui met l'accent sur la simplicité d'utilisation.- Création de factures et d'offres en quelques clics - Comptabilisation automatique des factures entrantes - Options de paiement en ligne intégrées pour les clientsUn petit fleuriste utilise ComptabilitéButler pour créer et envoyer des factures pour les commandes de ses clients. L'enregistrement automatique des factures entrantes permet de gagner du temps dans la tenue des comptes.
FastInvoiceFastInvoice est un logiciel de facturation convivial pour les professions libérales et les petites entreprises.- Création de factures professionnelles avec un branding personnalisé - Rappels automatiques pour les factures impayées - Options de paiement en ligne pour les clientsUn graphiste indépendant utilise FastInvoice pour créer et envoyer des factures pour les projets de ses clients. Les rappels automatiques pour les factures impayées l'aident à suivre les paiements.

Konfuzio - Validation numérique des factures pour les grandes entreprises

Les moyennes et grandes entreprises ont besoin de plus que des fonctions de base dans un logiciel de facturation. Souvent, elles traitent d'innombrables factures par jour. Cela signifie qu'elles doivent être en mesure, grâce à un logiciel, de créer et d'automatiser leurs propres workflows de validation. Ce n'est qu'ainsi qu'elles peuvent minimiser le travail nécessaire à la validation numérique des factures. 

Cela vaut également pour les fournisseurs d'outils de Traitement des factures. Pour que leurs clients puissent traiter efficacement leurs factures avec cet outil, ils doivent proposer des processus aussi souples que possible, qui puissent être adaptés et contrôlés. 

Le logiciel d'intelligence artificielle de Konfuzio optimise et automatise l'ensemble du flux de facturation :

Saisie de la facture

Konfuzio saisit et importe automatiquement les factures entrantes. Il peut s'agir de factures reçues par e-mail ou de factures provenant de différents portails, comme Amazon par exemple.

Classification des documents

Si nécessaire, Konfuzio trie les factures saisies en les classant en différents types. Les entreprises sont par exemple en mesure de créer des catégories de factures telles que les factures fournisseurs ou les notes de crédit. De cette manière, elles précisent le pilotage du processus de traitement.

Saisie des données

Konfuzio extrait automatiquement toutes les informations pertinentes dans la facture. Dans ce processus, vous indiquez quelles données - comme l'adresse du fournisseur, le numéro de facture et le montant - vous souhaitez saisir. Il est également possible d'effectuer une comparaison automatisée avec DATEV ou d'autres systèmes tiers, par exemple pour attribuer des numéros de fournisseurs déjà existants à des factures.

Pour cela, Konfuzio Reconnaissance optique des caractères (OCR) est utilisée. L'OCR est une technologie qui transforme les textes imprimés ou manuscrits en texte lisible par une machine. Pour ce faire, elle scanne l'image ou le texte, identifie les lettres, les chiffres et les symboles et les convertit en caractères électroniques. Cela permet d'éditer, de rechercher, de stocker et de traiter des informations numériques.

Vérification et validation

L'OCR est non seulement capable d'extraire les données numériques des documents, mais aussi de vérifier l'exactitude des données capturées et de les comparer aux enregistrements internes pour s'assurer qu'il n'y a pas de divergences. Vous vous épargnez ainsi une étape de travail cruciale qui, dans les applications sans IA, nécessite un contrôle manuel. 

Validation de la facture

Konfuzio valide automatiquement les factures. Ce n'est qu'en cas de besoin - comme par exemple des montants de facture élevés - que vous pouvez imposer au logiciel de présenter la facture prête à être payée à un responsable et d'obtenir son approbation.

Archivage et comptabilisation

Après la validation numérique des factures, Konfuzio archive automatiquement les factures. Si vous le souhaitez, l'IA classe les documents entrants, par exemple dans votre GoBD électronique conforme aux exigences de la révision. De cette manière, vous ne réglez pas seulement vos créances à temps et sans erreur, mais vous rendez l'ensemble du processus de paiement transparent et compréhensible - indispensable pour une conformité irréprochable.

Si nécessaire : exportation et intégration des données

Si certaines factures ne doivent pas seulement être archivées, mais aussi transmises à d'autres systèmes d'entreprise ou intégrées dans d'autres flux de travail, Konfuzio offre la possibilité d'exporter les fichiers dans le format souhaité et de les transmettre ensuite.

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