Maîtriser l'archivage légal de manière numérique et fiable

Au lieu d'espérer qu'un document important réapparaisse avant que le fisc ne le fasse, les entreprises feraient mieux de jouer la carte de la sécurité. C'est possible grâce à un archivage sécurisé qui répond à toutes les exigences légales.

Ne pas perdre la vue d'ensemble dans les méandres des paragraphes n'est pas une mince affaire. Mais il existe une solution à ce défi : grâce à un logiciel intelligent de gestion des documents, l'archivage conforme aux exigences de la révision est simple à mettre en œuvre et devient ainsi une question secondaire. Vous trouverez ici toutes les informations importantes à ce sujet.

Que signifie l'archivage avec protection de révision ?

L'archivage avec protection contre les révisions décrit le respect de différentes règles et normes de sécurité lors du stockage et de la gestion de documents commerciaux numériques. Contrairement aux documents analogiques, la sécurité de la révision doit répondre à des exigences plus strictes, car les facteurs décisifs que sont l'inaltérabilité, la disponibilité directe et la protection de l'accès ne sont pas nécessairement donnés sous forme numérique. Il en va généralement autrement pour les documents analogiques, par exemple par le biais d'un classement dans des archives accessibles, mais il s'agit néanmoins d'une solution peu pratique.

Depuis 2015, les GoBD constituent une base légale particulièrement importante pour la comptabilité électronique. Selon le secteur, la forme juridique et le type de document, d'autres règles et des délais de conservation individuels allant jusqu'à 10 ans s'appliquent. Un coup d'œil sur les deux notions de base permet de les définir plus précisément :

• Sécurité de révision : Cela signifie que les documents ne doivent pas être modifiés et que la documentation des procédures doit être transparente. Les pièces justificatives et les documents à conserver doivent pouvoir être consultés intégralement et à tout moment, afin de faciliter les contrôles comptables et fiscaux.
• Archivage : Il s'agit du classement sûr des documents, pour lequel les systèmes d'archivage et de gestion des documents (DMS) numériques sont devenus entre-temps le standard courant. Les supports de stockage doivent explicitement correspondre aux GoBD, même dans leurs modules individuels. La documentation spécifique au logiciel n'est généralement pas suffisante.

Prescriptions et conditions cadres

En Allemagne, le traitement des documents commerciaux importants et des données personnelles est régi par des lois étendues et parfois compliquées. L'archivage sécurisé doit garantir le respect de ces dispositions et nécessite donc leur prise en compte individuelle, même si elles sont parfois réparties de manière confuse dans plusieurs réglementations. En cas d'infraction, de lourdes amendes, voire des peines de prison, sont encourues.

• GoBD : Le site Gprincipes de la oLa gestion et la conservation régulières des documents de travail Bés, des registres et des documents sous forme électronique, ainsi que sur le syst DL'accès aux données définit des règles de base uniformes pour toutes les entreprises et tous les indépendants. Les principes les plus importants sont l'exhaustivité, la clarté, l'exactitude et la vérifiabilité. En outre, d'autres règles peuvent s'appliquer individuellement.
• Code de commerce : Il s'agit principalement de règles relatives à la transparence de la comptabilité. En gros, cela concerne en particulier la tenue et l'archivage compréhensibles des lettres et des livres de commerce ainsi que tout ce qui documente les opérations commerciales pertinentes de quelque nature que ce soit. Selon le type de document, les délais de conservation sont de six à dix ans (HGB § 238f + § 257).
• Code fiscal : L'obligation de conservation y est étendue de manière encore plus détaillée aux comptes, bilans et inventaires et replacée dans son contexte financier. En outre, elle règle la procédure d'un contrôle fiscal qui, en cas d'utilisation d'un SGD, exige la mise à disposition de données pertinentes exploitables par des machines. L'utilisation du système par l'administration fiscale doit également être rendue possible, le cas échéant (AO § 147)
• Droit fiscal est à son tour beaucoup plus complexe et détaillée que les textes de loi susmentionnés. En cas de doute sur l'interprétation, il faut donc toujours lui accorder la priorité. Dans de nombreux cas, seule la consultation d'un conseiller fiscal ou d'un avocat spécialisé peut offrir une sécurité totale.
• RGPD : Des règles particulières s'appliquent au traitement et à la conservation des données à caractère personnel. Celles-ci doivent en revanche être supprimées après avoir atteint leur objectif, sur lequel il doit être possible de s'informer à tout moment. Dans de nombreux cas, cela entraîne des conflits avec les délais de conservation, raison pour laquelle il est déconseillé de mélanger, ce qui pourrait être évité, les données à caractère personnel et les données à conserver.
• La conformité : La mise en œuvre de ces règles au sein de l'entreprise est une tâche exigeante qui doit être résolue tant sur le plan technique que sur celui de la communication. Un écueil fréquent est le traitement des e-mails professionnels, qui doivent également être archivés. Il est indispensable d'informer le personnel en conséquence, mais aussi d'utiliser des logiciels adaptés pour le traitement des données et la cybersécurité.

Documents à archiver et délais de conservation

Il est particulièrement important pour les entreprises de connaître les documents à archiver concrètement ainsi que les délais de conservation correspondants. Le législateur accorde donc la plus grande attention aux documents fiscaux (Code des impôts § 147).

10 ans de conservation obligatoire

• Comptes annuels, bilans, comptes de profits et pertes
• Inventaire
• Livres et notes
• Carnets de route
• Factures entrantes et sortantes
• Pièces comptables
• Rapports de situation

6 ans de conservation

• lettres d'affaires et commerciales reçues
• les lettres d'affaires et commerciales envoyées
• Contrats
• Offres et confirmations de commande

D'autres obligations d'archivage peuvent s'ajouter individuellement. Il faut absolument tenir compte du fait que la correspondance professionnelle et les lettres se présentent souvent sous la forme d'e-mails. Ceux-ci doivent être conservés au même titre que la correspondance analogique. La numérisation de documents sous forme papier est autorisée. Ce n'est pas la présence de l'original qui est déterminante, mais l'impossibilité de le modifier.

Les grands principes - "Code of Practice

Afin de faciliter la vue d'ensemble de ces multiples réglementations et la mise en œuvre numérique de l'archivage avec protection contre la révision, l'Association des systèmes d'organisation et d'information (VOI) résume depuis 1996 les principes les plus importants dans un ouvrage standard. Ce "Code of Practice" est actualisé au fil des ans et aide à respecter les principales réglementations. Les points suivants sont particulièrement pertinents :

• Sécurité et inaltérabilité : Les documents doivent être archivés dès que possible et protégés contre la perte. Cela concerne également la prévention d'éventuelles modifications, par exemple lors de la numérisation du contenu.
• Intégralité : Pas de Le document ne doit pas être perdu lors de son acheminement vers les archives ou même dans les archives.
• Transparence et traçabilité : Les adaptations inévitables doivent être documentées de manière appropriée afin de permettre la restauration de l'état d'origine.
• Trouvabilité : Tous les documents doivent pouvoir être présentés dans un délai raisonnable en cas de contrôle fiscal.
• Autorisations : L'accès ne doit être possible qu'aux personnes autorisées - en particulier en ce qui concerne le RGPD.
• Migration des données : Le logiciel utilisé doit permettre une migration sécurisée sans perte de données.
• Délai de conservation : Tous les principes doivent être respectés pendant toute la durée de la conservation.

Exigences relatives aux logiciels d'archivage

L'utilisation d'une archive numérique n'est pas obligatoire, mais le respect de toutes les réglementations et la gestion de grandes quantités de documents prennent beaucoup de temps. Avec un DMS, tous les documents sont stockés et disponibles à un endroit central, ce qui facilite grandement l'archivage sécurisé. Les exigences posées à un tel logiciel portent bien entendu sur la mise en œuvre technique des principes juridiques, mais aussi sur une utilisation aussi sûre que possible.

• Utilisation du cloud : Cela permet de centraliser la disponibilité de documents uniformes et d'y accéder via le web. En outre, il est facile de mettre en place différents droits d'accès.
• Contrôle des versions : Si des adaptations sont nécessaires, il doit être possible à tout moment de retracer l'historique du document et de récupérer l'original.
• Prise en charge de diverses sources de donnéesLes documents à conserver peuvent arriver dans l'entreprise de différentes manières, par exemple par e-mail ou par courrier électronique. Postscan. Ceux-ci doivent être reliés de manière transparente afin d'éviter toute perte ou falsification.
• Étiquetage flexible : Une indexation et des mots-clés aussi polyvalents que possible améliorent la possibilité de retrouver les documents dans les archives. Les métadonnées, les tags et la numérotation automatisée facilitent également le travail en équipe, sans pour autant compromettre l'archivage conforme aux exigences de la révision.
• Interface utilisateur intuitive : Il n'est pas rare que des erreurs lourdes de conséquences se produisent en raison d'un manque de convivialité. Comme certaines personnes de l'entreprise y ont généralement accès, le classement des documents doit être aussi simple que possible. L'importation par glisser-déposer et les filtres de recherche individuels sont des outils utiles à cet égard.

Pour que tous les critères puissent être remplis sans faille et sans erreur, l'utilisation d'un logiciel intelligent tout-en-un s'impose.

Avantages de l'archivage intelligent et sécurisé avec Konfuzio

Konfuzio est la solution complète pour la gestion automatisée des documents, qui répond à toutes ces exigences et permet en outre des fonctionnalités uniques grâce à l'intelligence artificielle. Le respect des directives GoBD, DSGVO et autres - c'est-à-dire de tous les critères d'archivage sécurisé - ne constitue que la base d'une optimisation polyvalente des processus. Les entreprises ajoutent ainsi de nombreux avantages aux systèmes DMS classiques.

Automatiser la sécurité de la révision

Grâce à l'utilisation flexible de différentes techniques d'IA, Konfuzio peut comprendre, classer et traiter les documents de manière automatisée. Le logiciel reconnaît alors s'il s'agit de documents à conserver et peut ensuite appliquer les règles correspondantes pour un archivage conforme à la révision. Pour des documents spécifiques, l'IA peut être entraînée afin d'atteindre une précision maximale et de prévenir les erreurs humaines.

Flux de travail personnalisés

En outre, il est possible de définir des procédures et des flux de travail personnalisés afin, par exemple, de mettre en œuvre des directives de conformité individuelles, de gagner du temps et d'augmenter l'efficacité générale de l'archivage. De plus, des instances de contrôle individuelles peuvent être mises en œuvre pour garantir qu'un document arrive au bon endroit d'archivage.

Archivage du courrier

Grâce à l'intégration avec divers fournisseurs de numérisation externe, Konfuzio permet d'obtenir des images numériques haute résolution du courrier entrant, qui résistent non seulement à tout contrôle fiscal, mais qui peuvent également être lues automatiquement et archivées de manière à garantir la sécurité des audits.

Low-Code Automation pour les e-mails

De même, l'extraction de données et la classification des E-mails et des pièces jointes est facile à réaliser. Ils peuvent ainsi être trouvés et recherchés à tout moment, indépendamment des lieux de stockage tels que les programmes de messagerie ou les systèmes de fichiers.

Sécurité maximale des données

Qu'il s'agisse d'une exploitation dans le cloud ou dans le propre centre de calcul, les critères de GoBD et de DSGVO sont remplis à tout moment en matière d'archivage protégé contre les révisions. Les données sensibles peuvent être classées de manière automatisée et sont soumises à la plus haute protection des données. L'échange de données avec des clients externes s'effectue exclusivement sous forme cryptée HTTPS et TLS.

Conclusion

Pour les entreprises, l'archivage conforme aux exigences de révision est une affaire nécessaire mais compliquée, soumise à de multiples exigences. Celles-ci sont fixées dans divers textes de loi tels que la GoBD, le code du commerce ou le code fiscal. En principe, la conservation transparente, durable et inchangée des documents commerciaux importants est prescrite. Les principes les plus importants, tels que la sécurité, l'exhaustivité et la facilité de recherche, sont consignés dans le "Code of Practice" du VOI.

Pour que le respect de toutes les exigences soit possible à tout moment et de manière efficace, des solutions numériques de gestion des documents sont nécessaires. Lors de la mise en œuvre technique avec un DMS, les fonctionnalités étendues pour un classement centralisé et traçable sont déterminantes. En outre, l'intelligence artificielle permet d'atteindre un degré d'automatisation maximal et d'éviter les erreurs manuelles. Ces avantages trouvent leur plein épanouissement dans le logiciel de gestion de documents Konfuzio, qui est protégé contre les révisions.

Vous souhaitez en savoir plus sur le potentiel de l'intelligence artificielle pour l'archivage sécurisé et la gestion de documents ? N'hésitez pas à prendre contact avec nous Contact à nous.