Mains tapant sur ordinateur portable ocr validation

Optimiser la gestion des documents avec l'OCR Validation

Janina Horn

Identité et Contrôle des documents est une tâche chronophage pour les entreprises de tous les secteurs. En raison des longs temps de traitement et de transformation, les expériences des clients sont alors souvent négatives.

Le processus d'OCR Validation vous permet non seulement de réduire les temps de traitement des documents, mais aussi de mettre de l'ordre et de la qualité dans la jungle des documents.

Découvrez dans cet article comment optimiser la gestion des documents de votre entreprise grâce à l'OCR Validation.  

définition de la validation ocr

Qu'est-ce que l'OCR Validation ?

L'OCR Validation peut être définie comme une étape d'extraction pure et simple d'informations contenues dans des documents, des e-mails ou d'autres documents. 

Lors de la validation et de la vérification OCR, il est possible d'utiliser des étapes manuelles, mais aussi automatiques, afin d'identifier les informations une fois reconnues par une Logiciel IDP de faire vérifier. 

Il est également possible de valider des informations de manière à ce qu'elles puissent être transférées en externe dans des processus ou des logiciels en aval, tels que ERP, CRM ou DMS. Les documents ou les fichiers sont ainsi attribués de manière à déclencher des workflows en aval et à leur fournir des informations.

L'OCR Validation devient particulièrement intéressante lorsque des informations sont déjà présentes dans les systèmes de base, qui peuvent enrichir ou valider les informations lues dans le document (extraction). 

Un exemple : 

On peut supposer qu'une facture contenant un numéro de TVA intracommunautaire peut être utilisée pour obtenir toutes les autres informations du créancier ou du débiteur, qui ont déjà été saisies manuellement dans le système (comptabilité financière), afin de disposer, en plus du numéro de TVA intracommunautaire, par exemple de l'adresse, du nom de l'entreprise ou de la personne de contact du créancier ou du débiteur. L'extraction ne doit pas lire ces informations de manière univoque. 

Cela permet non seulement d'accélérer l'extraction, mais aussi d'imbriquer les données extraites dans le document avec des données enrichies qui sont déjà contrôlées manuellement dans le système de base de votre entreprise.

Voici à quoi ressemble le processus complet de reconnaissance de texte OCR :

  1. Numérisation

  2. Reconnaissance de texte pur

  3. Reconnaissance d'informations spécialisées (extraction)

  4. Validation professionnelle (OCR Validation & OCR Verification)

  5. Transfert dans le système d'objectifs ou le processus de travail professionnel

Ainsi, vous pouvez utiliser l'OCR Validation pour, par exemple, vérifier vos Contrôle des documents d'optimiser.

ocr validation hand laptop

OCR Validation : Application

Vous pouvez utiliser la technique OCR pour valider des documents dans différents cas d'application, en fonction des besoins de votre entreprise.

  1. Cas d'utilisation

Supposons que vous receviez une facture fournisseur en tant qu'entreprise de production et que vous souhaitiez comparer cette facture fournisseur avec le bon de livraison de la commande. Dans de nombreux cas, les factures fournisseurs contiendront les données conformes à la GoB. De plus, elles contiendront des informations pertinentes qui décrivent les biens ou services commandés. Par exemple, les numéros d'article, les prix individuels ou les prix totaux peuvent être pertinents pour les comparer à la livraison, c'est-à-dire au bon de livraison ou à la commande que vous avez passée. 

L'OCR Validation peut aider à faire correspondre les informations d'un bon de livraison, par exemple la quantité reçue d'un article et son numéro d'article, avec les informations contenues dans la facture. 

Vous vous assurez ainsi de bénéficier d'un escompte en temps voulu tout en ne payant que la quantité livrée.

  1. Cas d'utilisation

Un autre cas d'application se situe dans la gestion des contrats qui peuvent se construire sur des décennies : il est souvent incertain avec quel partenaire quelles clauses d'exclusion ou quelles dispositions supplémentaires ont été incluses dans le contrat.  

Un logiciel IDP peut aider à traiter ces éléments contractuels de manière structurée et à les mettre à disposition. 

L'OCR Validation est l'étape suivante, qui aide à classer les informations d'un point de vue technique et à vérifier, par exemple, si les risques sont inclus dans les contrats et à rédiger de nouveaux contrats avec les partenaires contractuels concernés.  

  1. Cas d'utilisation

En particulier lors de l'accueil de nouveaux clients, il arrive souvent qu'un client envoie divers documents pour établir une relation contractuelle avec votre entreprise. 

Ainsi, outre les cartes d'identité, il est possible d'envoyer des extraits de compte, des décomptes de gestion ou encore d'anciens contrats. Dans un premier temps, les fichiers doivent être transférés dans le système de gestion des stocks. Dans un deuxième temps, il faut souvent vérifier si le contenu de ces documents est complet. 

Lors de la vérification du contenu, un document de plusieurs pages doit également être comparé à la carte d'identité, par exemple, afin de déterminer si le scan est complet.  

L'OCR Validation peut aider à vérifier ces informations dès le téléchargement du fichier et à poser automatiquement au nouveau client les questions qui devraient sinon être posées manuellement, en lui signalant que les documents ne sont peut-être pas complets ou qu'il manque des informations. 

Souvent, cela permet également d'éviter les faux documents, comme par exemple une carte d'identité au lieu d'un CV.

  1. Cas d'utilisation

Les industries fortement réglementées emploient des services de conformité complets pour garantir diverses directives. Que ce soit pour un Marger et acquisitionLes entreprises qui ont fait l'objet d'un examen de diligence raisonnable Audit ou dans divers autres cas d'application visant à identifier les soupçons initiaux d'une éventuelle fraude, diverses heures de travail peuvent être automatisées.

Il ne s'agit pas de lire manuellement l'intégralité du stock, mais d'utiliser une IA avec validation en aval - l'OCR Validation, qui se charge déjà de ce contrôle et soumet les documents critiques aux personnes pour vérification.  

Bien entendu, il est également possible de procéder à une vérification complète. Ainsi, une combinaison homme-machine peut aider à ce que l'homme ne lise que les pages d'un document contractuel sur lesquelles des informations pertinentes ont déjà été trouvées. Cela permet non seulement de rationaliser le processus de vérification, mais aussi de maintenir la concentration de l'employé afin qu'il puisse trouver rapidement des informations réellement pertinentes dans les documents et identifier à temps d'éventuels soupçons initiaux de fraude.

Avantages

La vérification de documents par OCR fonctionne pour la vérification et la validation d'identité, par exemple pour les permis de conduire, les dates de naissance et autres procédures de vérification de l'authenticité des documents. 

L'extraction de données basée sur des algorithmes peut traiter des services de vérification de routine et indiquer les interventions humaines et les escalades. De cette manière, l'OCR peut améliorer les flux de travail des utilisateurs finaux et créer des expériences positives pour les clients.

L'OCR Validation offre également les avantages suivants :

  • Vérification rapide et sûre de l'identité
  • Saisie et extraction automatisées des données
  • Sécurité accrue grâce à de multiples contrôles de l'exactitude du document scanné
  • Amélioration de l'efficacité grâce à l'automatisation de nombreuses petites étapes de travail, telles que la saisie ou l'extraction manuelle des données
  • Réduction de la fréquence des erreurs grâce à l'utilisation de la RPA avec l'IA, la vision par ordinateur, l'OCR, le traitement du langage naturel et l'apprentissage automatique, ce qui permet également d'augmenter la vitesse de traitement et d'offrir une expérience positive aux utilisateurs finaux et aux clients.
  • Amélioration de l'expérience client grâce à un traitement rapide, par exemple pour la vérification des documents d'identité ou des contrats.
confucius et 3 images

Validation OCR en pratique : exemple Konfuzio

Konfuzio propose une application d'IA-OCR basée sur le cloud, que vous pouvez utiliser par exemple pour les polices d'assurance, les papiers du véhicule ou votre Boîte aux lettres électronique peuvent utiliser.

L'IA hybride, qui consiste en l'utilisation hybride de différentes technologies d'IA, permet d'accéder immédiatement au contexte complet d'un document de manière professionnelle. La validation par OCR peut ainsi être effectuée rapidement et efficacement.

Spécialement dans le domaine de la validation OCR, vous pouvez utiliser les fonctions suivantes :

  • Séparation de documents
  • Correction de la rotation latérale
  • Correction des contenus détectés
  • Amélioration continue du modèle grâce à Human in the Loop

Pour en savoir plus sur la manière dont les différentes fonctions peuvent être mises en œuvre dans l'application, consultez le Konfuzio Guide

Dans la pratique, l'efficacité de l'OCR Validation dépend de ses possibilités d'application. Pour que celles-ci ne soient pas limitées, Konfuzio offre les avantages suivants :

  • Pas de règles codées en dur
  • IA personnalisable
  • Pas de mise en page rigide
  • Évolutif

Possibilité de numériser des documents & des images

Conclusion : la validation OCR, une partie importante du contrôle des documents

L'OCR Validation est une étape importante dans le processus de validation des documents.

Remplacer ce processus manuel par une application OCR permet non seulement de rationaliser l'ensemble du processus, mais aussi de réduire au passage le taux d'erreurs et d'augmenter la productivité dans le domaine de la vérification et de la gestion des documents.

Une application OCR qui, comme Konfuzio, est soutenue par une IA, peut donner un coup de pouce à votre gestion documentaire. Non seulement elle apprend rapidement, mais elle peut être entraînée pour vos cas d'utilisation individuels et optimiser ainsi l'ensemble de votre contrôle documentaire.

Utilisez-vous déjà l'OCR Validation dans votre gestion documentaire ? N'hésitez pas à donner votre avis sur le sujet dans les commentaires !

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