Contrôle des documents avec l'IA : alléger la charge de travail de votre entreprise

Si vous vous faites assister par une IA dans le contrôle des documents, non seulement vous le rendez efficace, mais vous optimisez ainsi l'ensemble du flux de travail de la gestion des documents.

Le contrôle manuel des documents dans l'entreprise est l'un des facteurs qui prend énormément de temps dans le traitement des documents et qui non seulement épuise votre ressource la plus importante, à savoir les collaborateurs, mais qui est également très sujet aux erreurs.

Voici quelques exemples d'application du contrôle documentaire dans la vie quotidienne et professionnelle :

• Contrôle des documents des passagers sur les vols de la Lufthansa
• Onboarding des clients
• Crédit commercial

Dans cet article, vous découvrirez en quoi consiste le contrôle documentaire avec l'IA et comment vous pouvez l'utiliser dans votre entreprise.

Qu'est-ce que le contrôle des documents par Document AI ?

L'"IA documentaire", également appelée Document AI, désigne une technologie qui numérise et automatise la classification, la capture et la validation des documents.

Concrètement, cela signifie que toutes les informations pertinentes sont extraites automatiquement des documents et des pièces justificatives et transposées en données structurées. Pour ce faire, l'IA a recours à l'ensemble d'outils que vous lui avez préalablement enseignés.

Il en résulte les avantages suivants pour votre entreprise :

• Efficacité accrue : En éliminant les tâches manuelles de contrôle des documents, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur d'autres tâches.
• Meilleure précision : L'IA pour les documents peut réduire le risque d'erreur associé à la saisie manuelle des données, ce qui permet d'obtenir des données plus précises et de prendre de meilleures décisions.
• Amélioration de la conformité : L'IA dans les documents peut vous aider à garantir la conformité réglementaire en extrayant avec précision les données des documents et en les rendant facilement accessibles pour les audits et autres contrôles de conformité.
• Un meilleur aperçu : L'IA dans les documents aide votre entreprise à tirer des enseignements de grandes quantités de données en extrayant et en organisant les informations pertinentes de manière rapide et précise.
• Sécurité accrue : Document AI vous permet de protéger les données sensibles en stockant et en traitant les documents de manière sécurisée et en veillant à ce que seul le personnel autorisé ait accès aux données extraites.

Avec une IA documentaire, vous pouvez non seulement lire et numériser des documents, mais aussi les faire contrôler de manière adaptée aux spécifications individuelles de votre contrôle documentaire.

Comment fonctionne le contrôle des documents ?

Afin que le contrôle des documents puisse se dérouler le plus rapidement possible et sans erreur, différentes technologies sont utilisées, dont par ex :

• OCR (= Reconnaissance optique des caractères)
• Data parsing (= conversion des données dans des formats appropriés)
• Machine Learning (= apprentissage automatique)
• Computer Vision Technology (= vision artificielle, utilisée pour les images)

Sur la base des résultats de l'IA, le contenu du document est vérifié.

Il est préférable de ne pas être lié à des structures fixes. Utilisez une IA que vous façonnez vous-même et à laquelle vous pouvez apprendre quelles données du document sont pertinentes et lesquelles ne le sont pas. Vous rationalisez ainsi le flux de travail et optimisez la gestion des documents de manière individuelle pour votre logiciel ou vos processus.

Cas d'utilisation du contrôle des documents

Le contrôle des documents peut vérifier les documents différemment selon les cas d'utilisation et répondre ainsi aux exigences individuelles de chaque domaine.

Service de courrier numérique

Le site bureau de poste numérique assure une communication plus rapide grâce à l'automatisation. 

Lors du traitement manuel du courrier, tout dépend des collaborateurs. Si ces derniers ne travaillent pas efficacement ou sont surchargés, la distribution du courrier peut être compromise.

Si cet aspect manuel chronophage est remplacé par le contrôle des documents, c'est toute l'entreprise qui en profite.

Grâce à l'automatisation, le service courrier gagne en productivité, en transparence et en contrôle. Parallèlement, la suppression du traitement manuel du courrier permet de réduire la charge de travail des collaborateurs.

Le bureau de poste numérique peut être utilisé dans tous les secteurs d'activité dans les bureaux de poste.

Numérisation des documents d'archives

Le format papier complique le traitement des documents d'archives. De telles données ne sont pas ou très difficilement consultables sous forme papier et triées plus ou moins clairement dans des armoires de classement dans les archives, ce qui rend la recherche des informations nécessaires presque impossible. 

Mais une fois que les documents sont numérisés, les informations qu'ils contiennent peuvent être saisies automatiquement, par exemple par une recherche électronique en plein texte, extraites, validées et enfin mises à disposition dans des systèmes de workflow ou acheminées vers les applications préférées pour la gestion des documents. 

Cela permet de renoncer à la saisie manuelle des données, d'accélérer le traitement des documents et de réduire les coûts de stockage des documents.

En matière d'archivage, il existe différentes directives qui varient selon le type de document. Ils doivent être conservés pendant six ou dix ans :

Délai de conservation de six ans :

• Bulletins de livraison
• Rappels et injonctions de payer
• Lettres commerciales
• Copies de lettres commerciales envoyées
• lettres commerciales reçues
• Rapports d'audit
• Déclarations de cession

Délai de conservation de dix ans :

• Bilans
• Rapports annuels
• Pièces comptables
• Documents bancaires
• Inventaires
• Documents d'importation

De plus, il y a DirectivesLes informations que vous devez conserver pendant les périodes de conservation sont les suivantes.

Il existe les domaines d'application suivants pour la numérisation des documents d'archives :

• Ressources humaines : Les archives documentaires automatisées peuvent être utilisées pour stocker et organiser les documents des employés tels que les CV, les candidatures, les évaluations de performance et les documents de formation.
• Le droit Les archives documentaires automatisées peuvent être utilisées pour stocker et organiser des documents juridiques tels que des contrats, des brevets et des dossiers judiciaires.
• les finances : Les archives documentaires automatisées peuvent être utilisées pour stocker et organiser des documents financiers tels que des factures, des reçus et des documents fiscaux.
• Soins de santé : Les archives documentaires automatisées peuvent être utilisées pour stocker et organiser les documents médicaux tels que les dossiers des patients, les plans de traitement et les documents d'assurance.
• Les autorités : Les archives documentaires automatisées peuvent être utilisées pour stocker et organiser des documents administratifs tels que les données de recensement, les documents d'inscription sur les listes électorales et les documents législatifs.

Extraction de l'écriture manuscrite

Pour la plupart des entreprises, la saisie de notes manuscrites est à la fois très laborieuse et source d'erreurs. Les formulaires remplis à la main sont plus fréquents qu'on ne le pense, en particulier dans les administrations, les établissements de santé, les institutions financières et les entreprises.

Pour numériser facilement l'écriture manuscrite, les technologies suivantes sont utilisées :

• Reconnaissance intelligente des caractères natifs (ICR)
• Reconnaissance optique des marques (OMR)
• Extraction intelligente de la valeur des clés

Avantages :

• Automatisation d'un processus de travail manuel qui prend du temps
• Un taux d'erreur plus faible
• Temps de traitement plus rapide

Extraction d'identifiants

Les preuves d'identité peuvent être des permis de conduire, des cartes d'identité, des passeports, des visas, des cartes d'assurance maladie, des codes à barres, des documents internationaux, des formulaires fiscaux, des formulaires de crédit ainsi que des dossiers personnels et médicaux. Quel que soit le secteur, la saisie manuelle de toutes les données est source d'erreurs et de monotonie.

Grâce à la vérification des documents, les ID peuvent être lues plus rapidement, vérifiées de manière plus fiable et utilisées facilement en ligne ou via une application.

Les cas d'application sont par exemple

• Accueil et anamnèse des patients dans le secteur de la santé
• Un onboarding efficace des nouveaux collaborateurs dans le processus de candidature
• Prestataires de services financiers

Avantages :

• Automatisation d'un processus monotone, sujet aux erreurs en cas de traitement manuel
• Procédure standardisée pour le contrôle des documents d'identité et donc grande précision dans la détection des tentatives de fraude
• De grandes quantités d'identifiants peuvent être rapidement vérifiées

Traitement des sinistres

Les réassureurs et les assureurs directs, mais aussi les courtiers et les pools, connaissent le traitement des sinistres comme un processus de traitement des sinistres pertinent pour le preneur d'assurance, mais critique pour la marge.

Au lieu de traiter et de contrôler manuellement les données, le contrôle numérique des documents intervient ici aussi. Il numérise les documents et vérifie s'il manque des données. Les données peuvent en outre être exportées vers tous types de systèmes. Ainsi, les demandes de toutes sortes peuvent être contrôlées et traitées rapidement et efficacement.

Traitement des crédits

Le contrôle des documents permet d'améliorer la productivité et la qualité du service lors du traitement des crédits. Cela est possible grâce au contrôle automatique de l'exhaustivité des documents et à la saisie des données correctes. Vous veillez ainsi à ce que l'expérience client ne pâtisse pas du traitement exigeant.

Le contrôle des documents peut être utilisé, par exemple, lors du traitement des demandes de crédit ou de l'onboarding des nouveaux collaborateurs.

Onboarding des clients

Grâce à un onboarding rapide, vous garantissez une expérience client satisfaisante. Ce type de contrôle des documents est particulièrement adapté aux banques et aux assurances, mais aussi à toutes sortes d'entreprises en contact avec les clients finaux, qui doivent d'abord examiner soigneusement les documents avant d'accepter les clients.

L'ouverture de comptes, le dépôt de documents numériques ou la classification de documents basée sur l'IA, par exemple, deviennent nettement plus efficaces.

Les avantages suivants découlent du contrôle des documents :

• Respect des exigences légales et standardisation pour les clients du monde entier
• Réduction significative des erreurs, telles qu'elles se produisent lors de la saisie manuelle des données
• Traitement et mise à disposition plus rapides des nouvelles données de compte, d'où une plus grande efficacité

Ressources humaines

Les ressources humaines doivent s'occuper de beaucoup de paperasse, surtout lors de l'intégration des nouveaux collaborateurs. Pour pouvoir se concentrer davantage sur une expérience positive des collaborateurs, les ressources humaines peuvent être optimisées grâce au contrôle des documents. 

Les domaines d'application sont par exemple

• Fonctions RH globales
• Recrutement
• Gestion des talents
• Onboarding
• Planification du personnel 
• Fiche de paie

Procure-to-Pay

Avec Procure-to-Pay (P2P), les systèmes d'une entreprise, de l'approvisionnement à la comptabilité, sont intégrés en un processus efficace et continu. 

Le contrôle des documents permet d'optimiser la sélection des biens et des services, la vérification et la validation des commandes, la réception des marchandises et la confirmation des commandes, ainsi que le traitement des factures et les paiements.

Les fonctions suivantes peuvent être utilisées à cet effet :

• Classification des documents : Grâce à l'IA, les documents peuvent être automatiquement classés et catégorisés en fonction de leur contenu, ce qui facilite leur organisation et leur gestion.
• Extraction de données : L'IA permet d'extraire des données de documents, par exemple des informations sur les fournisseurs, des détails de commandes et des factures, et de remplir les champs correspondants dans un système d'approvisionnement ou financier.
• Traitement des factures : L'IA peut être utilisée pour traiter automatiquement les factures, notamment pour les comparer aux commandes, vérifier leur exactitude et les transmettre pour approbation.
• Évaluation des risques : L'IA permet d'analyser les documents et d'identifier les risques potentiels, par exemple le non-respect des règles d'approvisionnement ou des conditions contractuelles.
• Automatisation des processus de travail : L'IA aide à automatiser l'acheminement des documents par un système d'approvisionnement ou financier, en déclenchant des actions et des notifications en fonction du contenu des documents et de l'état des processus.

Le logiciel iflow de Ritter Technologie GmbH en est un exemple. Avec Konfuzio, l'entreprise a mis en œuvre une application pour la vérification numérique des factures. Vous découvrirez ici comment cela fonctionne et comment le contrôle des documents est performant dans la pratique : Contrôle numérique des factures avec l'IA.

Traitement des factures

Lors du traitement des factures, il y a beaucoup de manipulations manuelles et donc des retards de paiement. Le contrôle des documents permet d'optimiser ce processus et vous permet non seulement de lire rapidement les données de facturation, mais aussi de les vérifier.

Conformité

Pour pouvoir se conformer aux réglementations en constante évolution en matière de protection et de sécurité des données, les entreprises doivent pouvoir garantir le respect des politiques et des procédures.

Le défi consiste ici à vérifier que les documents sont corrects sur le plan technique, juridique et formel. Cela peut par exemple ressembler à ceci

• Les documents ont-ils le même aspect après la mise à jour qu'avant ? 
• Remplissent-ils également tous les critères relatifs au contrôle de conformité dans la nouvelle version du logiciel ?

Pour maîtriser cette complexité, vous pouvez utiliser le contrôle des documents. Les documents sont validés par rapport à des ensembles de règles définis, comparés directement les uns aux autres et déterminés dans quelle mesure les modifications ont un impact sur la qualité du document final. Même les plus petites modifications sont détectées par le logiciel.

En outre, les données peuvent être extraites en toute sécurité par le contrôle des documents et transportées vers d'autres applications et systèmes de classement. Elles peuvent y être recherchées à tout moment, ce qui minimise en même temps le risque que des informations sensibles soient divulguées à des personnes externes.

Avantages de la vérification des documents avec l'IA

Avec la Document Validation UI (= validation des documents par IA), vous automatisez encore plus facilement vos processus commerciaux. Grâce à une fonction de feed-back intégrée, vous augmentez le traitement direct de vos documents tout en allégeant la charge de travail de vos collaborateurs.

En outre, vous bénéficiez des avantages suivants lorsque vous faites appel à une IA pour la vérification et la gestion de vos documents :

• Contrôle sélectif a posteriori : possibilité de consulter les documents et de les corriger manuellement si nécessaire, par exemple si des données ou des indications ont été modifiées.
• Apprentissage continu par l'utilisation : l'IA apprend des corrections manuelles et les applique directement au document suivant.
• Un ensemble d'outils complet pour tous les utilisateurs : vos collaborateurs peuvent accéder à d'autres outils, par exemple séparer, trier ou faire pivoter des pages, même s'ils ne disposent pas de connaissances techniques.

Contrôle des documents par le logiciel IDP avec Konfuzio 

Konfuzio est un logiciel IDP qui va au-delà de la simple reconnaissance de texte et offre également des services de vérification de documents. Le traitement intelligent de documents (=IDP) consiste principalement en l'application OCR basée sur l'IA.

La pièce maîtresse est l'IA optique-sémantique (Hybrid AI), que vous pouvez facilement personnaliser via l'interface utilisateur Konfuzio. Elle combine l'OCR (reconnaissance optique des caractères), le NLP (traitement du langage naturel) et le CV (deep learning pour la vision par ordinateur).

Le contrôle des documents peut être appliqué, par exemple, aux types de documents suivants :

• Factures
• Polices d'assurance
• Cartes grises
• Autres Formulaires

Konfuzio s'adresse avant tout aux intégrateurs de systèmes, aux consultants et aux entreprises de différents secteurs. Les nombreuses intégrations et les fonctions intuitives garantissent un démarrage en douceur dans votre entreprise. Vous pouvez également choisir entre une solution basée sur le cloud ou sur site.

Fonctions

Dans le contrôle des documents, Konfuzio propose par exemple les fonctions suivantes :

• Modèle de données entièrement personnalisable en configurant les champs sans programmation
• Validation de l'extraction de données et feedback de l'IA pour un apprentissage continu de l'IA
• Catégorisation automatique des documentsDéfinir ses propres catégories et types de documents, par exemple en attribuant des mots-clés et en catégorisant les documents.
• Fractionnement de documents en séparant, divisant et faisant pivoter automatiquement des lots de documents, par exemple adapté aux dossiers numériques et aux numérisations volumineuses
• Amélioration constante de l'IA grâce au feedback humain

Celles-ci s'intègrent parfaitement dans votre flux de travail, avec les autres fonctions de gestion des documents : 

• Traitement intelligent des documents
• Gestion des entrées pour le traitement de votre courrier et de la réception des e-mails
• Grâce à la classification des documents, une classement automatique par catégories 
• Extraction d'e-mails avec pièces jointes, par exemple Commandes ou confirmations de voyage
• Préparation pour DMS/ECM et Archives de documents 
• Fonctions d'indexation et de recherche sophistiquées pour stocker, traiter et récupérer facilement et automatiquement des documents
• Une documentation logicielle particulièrement accessible

Intégrations

Les intégrations sont importantes pour que le contrôle des documents soutienne votre entreprise de manière transparente et efficace.

Les intégrations suivantes de Konfuzio soutiennent l'application du contrôle documentaire dans votre entreprise :

• API REST pour l'OCR en ligne avec l'IA
• RPA pour une automatisation intelligente des documents
• Web UI pour la formation sans code
• Extraction de documents avec le SDK Python

Konfuzio met également à disposition les interfaces suivantes :

• Google Docs
• Microsoft Teams
• Microsoft Excel Power Query
• Airtable
• Nombreux autres systèmes RPA, ERP ou CRM

Contrôle des documents et logiciel IDP pour une gestion documentaire complète

Konfuzio combine une gestion efficace des documents avec un contrôle individuel des documents. Concrètement, cela se traduit dans la pratique par l'application suivante :

• Pas de règles codées en dur
• IA personnalisable
• Pas de mise en page rigide
• Évolutif
• Possibilité de numériser des documents & des images

Conclusion : le contrôle des documents avec l'IA est simple et efficace !

Sans assistance, le contrôle des documents nécessite de nombreuses capacités dans votre entreprise. Et même dans ce cas, l'efficacité et l'absence d'erreurs ne sont pas garanties.

C'est pourquoi vous devriez vous faire aider par un logiciel adapté. Avec Konfuzio, vous disposez d'une application complète de gestion des documents qui s'occupe non seulement de la catégorisation de vos données, mais qui facilite également la vérification des documents grâce à l'IA.

Une IA à apprentissage rapide, que vous pouvez entraîner pour vos cas d'application individuels, est le gamechanger pour optimiser votre contrôle de documents.

Comment votre contrôle documentaire a-t-il été organisé jusqu'à présent ? Est-il peut-être temps de demander de l'aide ? N'hésitez pas à poser vos questions et à donner votre avis dans les commentaires !