Organiser et automatiser la boîte aux lettres électronique commune

Chaque jour, d'innombrables e-mails arrivent dans les différentes boîtes aux lettres et pratiquement aucune entreprise n'est en mesure de classer efficacement et rapidement le flux croissant d'e-mails, d'y répondre et de les affecter au processus commercial correspondant. Conséquence : un traitement lent et confus des e-mails entrave les temps de réaction, la capacité de vos collaborateurs à fournir des renseignements et déçoit les attentes de vos clients.

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des clients préfèrent un contact personnel avec le client

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des clients attendent qu'on s'occupe d'eux personnellement

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taux d'ouverture plus élevé d'un e-mail grâce à la personnalisation 

Sources : Chambre de commerce et d'industrie d'Erfurt & SuperOffice

Comment fonctionne l'organisation de la boîte aux lettres électronique commune ?

Une combinaison de Robotic Process Automation (RPA) et d'IA organise la boîte aux lettres de votre équipe commune grâce à l'analyse sémantique, reconnaît et extrait les données des textes ou des documents joints et crée des réponses automatiques. Vos e-mails sont traités automatiquement en quelques secondes et vous déchargez vos collaborateurs des tâches de routine qui prennent du temps. Les cas d'application les plus divers sont ainsi pris en charge, comme par exemple la réception numérique de factures, les commandes par e-mail ou les demandes d'assistance à la clientèle comme les changements d'adresse.

1. l'homme soutient l'IA pour une automatisation optimale

Les nouveaux flux de travail sont appris avec l'aide de l'homme. L'homme décide quelles étapes sont nécessaires pour quel type d'e-mail et soutient ainsi l'IA sur la voie d'une amélioration constante & automatique de la précision.

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2. lien entre l'IA et la RPA

connect konfuzio with power automate

Notre expert connecte pour vous notre IA à une solution RPA comme Power Automate. Nous proposons gratuitement l'application IA Konfuzio comme connecteur personnalisé. À partir de là, l'IA apprend à chaque e-mail entrant.

3. organiser des flux de travail pour la boîte aux lettres commune

Des workflows supplémentaires (p. ex. la classification des e-mails) sont repris automatiquement dès que l'IA est sûre de la séquence d'étapes nécessaire après la formation. Les éventuels cas particuliers ou les e-mails qui ne peuvent pas être classés automatiquement restent dans la boîte aux lettres commune pour être traités manuellement.

Power Automate flow

4. L'API Konfuzio lit les e-mails et les pièces jointes

Reconnaissance de l'écriture manuscrite dans les documents

L'IA Konfuzio traite et comprend aussi bien le texte de l'e-mail lui-même que celui des fichiers joints grâce au module OCR. Ainsi, même les documents scannés sont rendus lisibles par la machine. Même dans le cas de l'écriture manuscrite, la technologie d'apprentissage en profondeur permet d'atteindre un niveau d'automatisation plus élevé.

5. réponse automatique par e-mail pour vérifier les données lues

L'extraction des données permet une individualisation. Les données extraites sont transférées dans un formulaire pour vérification et envoyées directement à l'expéditeur dans un e-mail de réponse. Celui-ci peut alors confirmer l'exactitude ou ajouter des modifications par un simple clic.

email personnalisé

Les applications de l'IA se trouvent dans divers processus

Organiser les factures numériques entrantes dans la boîte aux lettres électronique

Le défi

Une Facture passe par de nombreux points de traitement, de sa réception dans la boîte aux lettres électronique à son paiement - surtout dans les grandes entreprises. L'affectation des factures au bon service et à la personne compétente, les processus de validation et le transfert dans les systèmes ERP ne sont que quelques-unes des étapes liées au traitement des factures. Plus ce processus est long, plus il prend du temps.

Solution

Grâce à une organisation intelligente de la boîte aux lettres, les factures électroniques ou les pièces jointes à une facture sont automatiquement reconnues. La lecture des contenus, tels que le numéro de facture, l'auteur de la facture et le destinataire de la prestation, permet de déterminer la suite à donner à la facture. La personne responsable est automatiquement affectée au traitement et les données sont mises à disposition pour le transfert dans les systèmes ERP. Le temps de traitement est considérablement réduit grâce à la suppression des tâches manuelles.

Gérer intelligemment les commandes dans la boîte aux lettres électronique

Le défi

Dans la plupart des cas, les commandes sont traitées directement dans les systèmes internes de l'entreprise lorsqu'il existe une boutique en ligne. Cependant, si des questions sont posées sur l'expédition et la livraison ou sur la commande elle-même, cela nécessite un traitement manuel via la boîte aux lettres électronique. La lecture des e-mails, l'attribution à la bonne commande dans le système CRM et la réponse à la demande constituent des obstacles au traitement le plus rapide possible de la commande.

Solution

Pour répondre le plus rapidement possible à l'état des commandes et des expéditions ou aux demandes individuelles concernant les commandes, les entreprises utilisent la comparaison automatique des données du courrier électronique et du système CRM. Une attribution automatique de la commande est effectuée, une réponse directe est créée et le temps de traitement des demandes est ainsi réduit. Les remboursements, les modifications ou les demandes de statut peuvent ainsi être traités le plus rapidement possible et augmenter la satisfaction des clients.

Répondre individuellement aux demandes des clients dans la boîte aux lettres électronique

Le défi

En raison d'un bon développement commercial et de changements de processus, de nombreuses entreprises, même dans les sociétés nationales européennes, se retrouvent avec un backlog de milliers d'e-mails dans les boîtes aux lettres centrales. Cette quantité de demandes de clients ne peut pas être traitée manuellement assez rapidement en raison du manque de ressources en temps et en personnel - d'autant plus qu'elle augmente chaque jour.

Solution

La solution d'analyse, de classification et de distribution automatisées des e-mails permet d'obtenir un temps de réaction rapide et une meilleure qualité du service client. C'est surtout grâce à une réponse individualisée aux clients que les attentes d'un bon support sont satisfaites. Les données extraites des e-mails et des pièces jointes sont utilisées pour générer des e-mails de réponse automatiques et répondre directement et personnellement aux demandes des clients.

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