Dokumentenmanagement optimieren mit OCR Validation

Identitäts- und Dokumentenprüfung ist eine zeitaufwendige Aufgabe für Unternehmen in  allen Branchen. Aufgrund der langen Be- und Verarbeitungszeiten kommt es dann häufig zu negativen Kundenerfahrungen.

Mit dem Prozess der OCR Validation verringern Sie nicht nur die Bearbeitungszeiten von Dokumenten, sondern schaffen auch Ordnung und Qualität im Dokumenten-Dschungel.

Wie Sie dank der OCR Validation das Dokumentenmanagement Ihres Unternehmens optimieren, erfahren Sie in diesem Artikel.  

Was ist OCR Validation?

OCR Validation kann als Schritt der reinen Extraktion von Informationen in Dokumenten, E-Mails oder anderen Dokumenten definiert werden. 

Bei der OCR Validierung und OCR Verification können manuelle, aber auch automatische Schritte genutzt werden, um einmal erkannte Informationen durch eine IDP Software überprüfen zu lassen. 

Es ist auch möglich, Informationen so zu validieren, dass diese extern in nachgelagerte Prozesse oder Softwares, wie ERP, CRM oder DMS übertragen werden können. Damit werden Dokumente bzw Dateien so attribuisiert, dass sie nachgelagerte Workflows anstoßen und diesen Informationen bereitstellen.

Besonders spannend wird die OCR Validation dann, wenn bereits Informationen in Stammsystemen vorliegen, die aus dem Dokument ausgelesene Informationen (Extraktion) anreichern oder validieren können. 

Ein Beispiel: 

Man kann annehmen dass eine Rechnung, die eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthält, genutzt werden kann, um alle weiteren Informationen des jeweiligen Kreditors oder Debitors, die bereits in dem System (FiBu) manuell eingepflegt wurden, zu nutzen, um neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer z.B die Adresse, den Firmennamen oder den Ansprechpartner des Kreditor oder Debitors bereits vorliegen zu haben. Dabei muss die Extraktion diese Information nicht eindeutig auslesen. 

Das ermöglicht nicht nur eine schnellere Extraktion, sondern auch eine Verzahnung von ausgelesenen Daten in dem Dokument mit angereicherten Daten, die bereits manuell kontrolliert in dem Stammsystem Ihres Unternehmens vorliegen.

Somit können Sie die OCR Validation nutzen, um z. B. Ihre Dokumentenprüfung zu optimieren.

OCR Validation: Anwendung

Die OCR Technik zur Validierung von Dokumenten können Sie für verschiedene Anwendungsfälle nutzen, je nachdem, was Ihr Unternehmen benötigt.

1. Anwendungsfall

Nehmen Sie an, dass Sie eine Eingangsrechnung als produzierendes Unternehmen erhalten und diese Eingangsrechnung mit dem Lieferschein der Bestellung abgleichen wollen. In vielen Fällen werden die Eingangsrechnungen die GoB-konformen Daten enthalten. Darüber hinaus werden relevante Informationen in den Tabellen enthalten sein, die die bestellte Ware oder Dienstleistung beschreiben. So können z.B Artikelnummern, Einzelpreise oder Gesamtpreise relevant sein, um diese mit der Lieferung, also dem Lieferschein oder der Bestellung, die von Ihnen aufgegeben wurde, abzugleichen. 

OCR Validation kann dabei helfen, die Informationen eines Lieferscheins, z. B. die erhaltene Menge eines Artikels und dessen Artikelnummer, mit den Informationen abzugleichen, die in der Rechnung enthalten sind. 

So stellen Sie sicher, dass Sie Skonto rechtzeitig ziehen und gleichzeitig nur die gelieferte Menge bezahlen.

2. Anwendungsfall

Ein weiterer Anwendungsfall liegt im Vertragsmanagement, das sich über Jahrzehnte aufbauen kann: häufig ist es ungewiss, mit welchem Partner welche Ausschlussklauseln oder welche Zusatzbestimmungen in dem Vertrag aufgenommen wurden.  

Eine IDP Software kann dabei helfen, diese Vertragsbestandteile strukturiert aufzuarbeiten und diese zur Verfügung zu stellen. 

Die OCR Validation ist der danach gelagerte Schritt, der dabei hilft, die Information fachlich einzuordnen und zu überprüfen, ob z. B. Risiken in Verträgen enthalten sind und solche Verträge mit den jeweiligen Vertragspartnern neu zu verfassen.  

3. Anwendungsfall

Besonders in der Aufnahme von Neukunden kommt es häufig dazu, dass ein Kunde diverse Dokumente einsendet um eine Vertragsbeziehung mit Ihrem Unternehmen aufzubauen. 

So können neben Personalausweisen, Kontoauszüge, betriebswirtschaftliche Abrechnungen oder auch Altverträge zugesendet werden. Im ersten Schritt müssen die Datein das Bestandssystem übertragen werden. Im zweiten Schritt muss aber häufig geprüft werden, ob diese Dokumente inhaltlich vollständig sind. 

Bei der Inhaltsprüfung muss ein mehrseitiges Dokument z. B. auch mit dem Personalausweis abgeglichen werden, um festzustellen, ob der Scan vollständig ist.  

Die OCR Validation kann dabei helfen, diese Informationen bereits beim Upload der Datei zu prüfen und so mögliche Rückfragen, die  sonst erst manuell getätigt werden müssen, bereits automatisch dem Neukunden zu stellen und diesen darauf hinzuweisen, dass Dokumente möglicherweise nicht vollständig sind oder Informationen diesen fehlen. 

Häufig kann so auch vermieden werden, dass Falschdokumente, wie z. B. ein Personalausweis statt eines Lebenslaufes, vermieden werden.

4. Anwendungsfall

Stark regulierte Industrien beschäftigen umfassende Compliance Abteilungen, um diverse Richtlinien sicherzustellen. Sei es bei einem Marger and Acquisition, also bei einer du Due Diligence Prüfung, bei der Wirtschaftsprüfung oder bei diversen anderen Anwendungsfällen, die Anfangsverdachte zu einem möglichen Betrug identifizieren sollen, können diverse Arbeitsstunden automatisiert werden.

Es wird nicht der volle Bestand manuell gelesen, sondern mithilfe einer KI mit nachgelagerter Validierung – der OCR Validation, die diese Prüfung bereits übernimmt und Menschen kritische Dokumente zur Prüfung vorlegt.  

Natürlich kann darüber hinaus auch eine vollständige Prüfung erfolgen. So kann eine Mensch-Maschine-Kombination dabei helfen, dass der Mensch nur noch die Seiten eines Vertragsdokuments liest, auf dem bereits relevante Information gefunden wurden. Damit verschlanken Sie nicht nur den Prüfprozess, sondern erhalten auch die Konzentration des Mitarbeiters aufrecht, um tatsächlich relevante Informationen in den Dokumenten schnell zu finden und mögliche Anfangsverdachte von Betrug rechtzeitig zu identifizieren.

Vorteile

Die Dokumentenüberprüfung mit OCR funktioniert bei der Identitätsüberprüfung und -validierung, z. B. bei Führerscheinen, Geburtsdaten und anderen Verfahren zur Überprüfung der Dokumentenechtheit. 

Die auf Algorithmen basierende Datenextraktion kann Routineverifizierungsdienste verarbeiten und menschliche Eingriffe und Eskalationen anzeigen. Auf diese Weise kann OCR die Arbeitsabläufe der Endbenutzer verbessern und positive Kundenerfahrungen schaffen.

Folgende Vorteile bietet die OCR Validation außerdem:

• Schnelle und sichere Identitätsüberprüfung
• Automatisierte Dateneingabe und -extraktion
• Erhöhte Sicherheit durch vielfältige Kontrolle der Korrektheit des gescannten Dokuments
• Verbesserte Effizienz durch Automatisierung vieler kleiner Arbeitsschritte, wie z. B. manuelle Dateneingabe oder -extraktion
• Geringere Fehlerhäufigkeit durch die Verwendung von RPA mit KI, Computer Vision, OCR, natürlicher Sprachverarbeitung und maschinellem Lernen, was außerdem zu einer höheren Verarbeitungsgeschwindigkeit und einer positiven Erfahrung für Endbenutzer und Kunden führt
• Verbesserte Kundenerfahrung dank schneller Bearbeitung z. B. der Dokumentenprüfung von IDs oder Verträgen

OCR Validation in der Praxis: Beispiel Konfuzio

Konfuzio bietet eine cloudbasierte KI-OCR Anwendung, die Sie z. B. für Versicherungspolicen, Fahrzeugscheine oder Ihr E-Mail Postfach nutzen können.

Die Hybrid AI, bestehend aus der hybriden Nutzung verschiedener KI-Technologien, erschließt den kompletten Kontext eines Dokuments sofort fachlich. Damit kann die Validation mittels OCR schnell und effizient durchgeführt werden.

Speziell im Bereich OCR Validation können Sie folgende Funktionen nutzen:

• Trennen von Dokumenten
• Korrektur der Seitenrotation
• Korrektur der erkannten Inhalte
• Laufende Verbesserung des Modells durch Human in the Loop

Mehr dazu, wie sich die einzelnen Funktionen in der Anwendnung umsetzen lassen, erfahren Sie im Konfuzio Guide. 

OCR Validation ist in der Praxis nur so effizient wie ihre Anwendungsmöglichkeiten. Damit diesen keine Grenzen gesetzt sind, bietet Konfuzio folgende Vorteile:

• Keine hartcodierten Regeln
• Anpassbare KI
• Keine starren Layouts
• Skalierbar

Scans von Dokumenten & Bildern möglich

Fazit: OCR Validation als wichtiger Teil der Dokumentenprüfung

OCR Validation stellt einen wichtigen Abschnitt dar, den Dokumente auf ihrem Weg der Dokumentenprüfung gehen müssen.

Ersetzen Sie diesen manuellen Prozess durch eine OCR Anwendung, verschlanken Sie nicht nur den gesamten Prozess, sondern reduzieren nebenbei die Fehlerquote und erhöhen die Produktivität im Bereich der Dokumentenprüfung und -management.

Eine OCR Anwendung, die wie Konfuzio durch eine KI unterstützt wird, kann Ihrem Dokumentenmanagement einen Boost geben. Sie lernt nicht nur schnell, sondern kann für Ihre individuellen Anwendungsfälle trainiert werden und so Ihre gesamte Dokumentenprüfung optimieren.

Nutzen Sie bereits OCR Validation in Ihrem Dokumentenmanagement? Schreiben Sie Ihre Meinung zu dem Thema gerne in die Kommentare!