La gestion documentaire classique peut être remplacée par des DMS Worfklows intelligents

Gestion professionnelle des documents avec DMS Workflow

Christopher Klee

Depuis le début de tout processus commercial, le traitement des documents est indispensable à l'activité de l'entreprise. Traditionnellement, l'organisation et le traitement de ces derniers mobilisent de nombreuses ressources et génèrent de nombreux processus de travail manuels et répétitifs. La solution : un flux de travail DMS efficace et intelligent. Celui-ci est la condition de base pour une gestion des documents performante qui assure durablement une plus grande rapidité des processus commerciaux tout en soulageant les collaborateurs.

Les solutions de GED numériques représentent un avantage concurrentiel décisif, notamment en raison des obligations de documentation toujours plus nombreuses et de la forte pression concurrentielle. Une gestion documentaire performante assure un stockage clair et transparent des informations sur les clients et les processus. L'utilisation de flux de travail DMS intelligents permet en outre d'augmenter durablement et de manière fiable la vitesse des processus ainsi que la sécurité de l'audit et de la conformité.

Tous les avantages d'une gestion moderne des documents en un coup d'œil :

  1. Numérisation des informations sur les clients et les processus
  2. Stockage automatisé et structuré des données
  3. Traitement ultérieur automatisé dans les processus internes et externes
  4. Dossiers numériques des clients avec toutes les informations pertinentes
  5. Une collaboration transparente et un allègement de la charge de travail des collaborateurs

Qu'est-ce qu'un système moderne de gestion des documents (DMS) ?

DMS est l'abréviation de "Système de gestion des documents". Il s'agit d'une solution complète permettant de saisir, de gérer et d'archiver des documents sous forme numérique. Un DMS garantit des dossiers structurés de clients et de processus et facilite non seulement énormément la recherche de documents, mais il augmente également leur sécurité et permet leur traitement ultérieur dans des flux de travail. Pour ce faire, un DMS alimente les systèmes en aval en données et informations issues de nombreux types de documents, qui y sont stockées de manière structurée et peuvent être traitées de manière intelligente.

Mais les solutions numériques seules ne suffisent pas pour répondre avec succès aux exigences d'un monde des affaires moderne. Ce n'est qu'en les combinant avec l'intelligence artificielle qu'une quantité de données non structurées devient des informations qui peuvent être traitées de manière optimisée et qui garantissent ainsi une efficacité maximale dans les processus. De cette manière, une transformation numérique globale peut être réalisée par le biais d'une gestion numérique des documents.

Qu'est-ce qu'un flux de travail DMS ?

Un workflow DMS est un flux de travail numérique qui se déroule de manière automatisée et qui maximise ainsi la vitesse des processus dans les entreprises. De cette manière, le travail en commun doit être facilité et les processus doivent être conçus de la manière la plus efficace possible. Dans le cas d'un flux de travail de gestion documentaire (DMS Workflow), ces processus se réfèrent à des procédures qui comprennent le traitement de documents. Les données peuvent être saisies et évaluées et transmises de manière automatisée tout au long de la chaîne de processus. Les informations pertinentes des documents sont lues, extraites et transférées de manière judicieuse dans des bases de données internes. De plus, dans le cadre d'un workflow, les documents sont automatiquement transmis aux responsables ou aux groupes compétents, au sein ou en dehors de l'entreprise, sur la base de paramètres définis (catégorie, projet, numéro de client, etc.).

Les données consolidées ne servent pas seulement à rendre plus efficaces de nombreux processus. Elles permettent également de prendre des décisions stratégiques sur la base d'informations qualifiées et d'améliorer ainsi la qualité. Outre des processus rapides, cela permet également de prendre des décisions fiables et de décharger les collaborateurs et les ressources économiques. En outre, des mécanismes de contrôle et de vérification peuvent être intégrés dans un flux de travail GED, ce qui augmente la sécurité des processus et facilite le respect des exigences de conformité et de réglementation.

Avantages d'un flux de travail DMS :

  1. Vitesse de processus plus élevée
  2. Suivi efficace des documents
  3. Haute sécurité en matière de conformité et de réglementation
  4. Un taux d'erreur plus faible
  5. Alléger la charge de travail des employés
DMS Workflow s'imbriquent comme des roues dentées

Comment fonctionne un flux de travail DMS ?

Un flux de travail DMS commence par la lecture numérique d'un document papier. Toutes les informations pertinentes sont reconnues et lues par un logiciel OCR intelligent. La transmission et le traitement numériques ultérieurs des informations lues constituent la fonction de base de la plupart des processus. En effet : la plupart des processus commerciaux impliquent des documents tels que des confirmations de commande, des factures, etc. Les travaux qui, jusqu'à présent, devaient être traités manuellement et de manière chronophage par plusieurs collaborateurs, peuvent être effectués entièrement par voie électronique grâce aux solutions modernes de GED.

Les documents sont transmis automatiquement aux personnes concernées, qui peuvent vérifier les décisions prises et les processus mis en place ou procéder à d'autres traitements si nécessaire. Ce n'est pas le document lui-même qui est envoyé, mais uniquement le lien vers le chemin correspondant dans le système de gestion des documents. Cela présente l'avantage d'économiser un espace de stockage énorme et de laisser le document accessible à tous les collaborateurs autorisés pendant le flux de travail. En outre, il est possible d'accorder et d'adapter les autorisations, ce qui permet d'exclure les accès non autorisés.

Les étapes suivantes consistent en un traitement ultérieur intelligent des données. Un outil de traitement du langage naturel reconnaît des éléments de base tels que les personnes, les lieux, les entreprises et les données temporelles. Ces données sont combinées avec les informations issues du modèle de vision par ordinateur, ce qui permet par exemple d'effectuer des affectations pour la mise en œuvre de nouveaux processus optimisés. Après le transfert final dans les systèmes cibles respectifs, les ensembles de données peuvent être combinés avec des informations existantes et présentés, par exemple via une API ou un téléchargement CSV.

Qui profite particulièrement d'un flux de travail DMS ?

Les entreprises de tous les secteurs peuvent profiter d'une gestion documentaire moderne et de flux de travail intelligents. Les processus peuvent être optimisés, la charge de travail des collaborateurs allégée et les ressources utilisées de manière plus ciblée. Les entreprises qui consacrent beaucoup de temps au traitement et à l'archivage des documents peuvent particulièrement profiter de cette technologie. C'est pourquoi les acteurs du secteur des assurances et des banques, mais aussi les entreprises des domaines de la santé et de l'éducation ainsi que les administrations publiques sont de grands bénéficiaires d'une telle optimisation et automatisation des processus. Cependant, il reste encore beaucoup à faire dans ce domaine. Besoin de rattrapage.

Les entreprises qui profitent particulièrement des workflows DMS :

  1. Banques et institutions financières
  2. Assurances
  3. Administrations publiques
  4. Institutions de santé et de formation
  5. Entreprises à forte charge administrative

Gestion des documents avec Konfuzio :

Konfuzio est une solution puissante pour l'apprentissage automatique et la gestion professionnelle des documents dans les entreprises. Le fabricant allemand de technologie OCR intelligente et fiable présente une Outil tout-en-un pour le traitement automatique des documents et fournit ainsi un service central pour la transformation numérique.

Le modèle basé sur la vision informatique profonde a été entraîné sur plus de 100.000 documents. Il fournit les capacités cognitives nécessaires, comme l'apprentissage machine et l'apprentissage profond, pour extraire les données, les classer et les transmettre de manière qualifiée aux flux de travail en aval. Les éléments tels que les tableaux, les paragraphes et les titres sont reconnus dans tous les projets et indépendamment de la langue. Pour la reconnaissance de texte par OCR, Konfuzio choisit la technologie appropriée en fonction de la qualité du document entrant. Même en cas d'utilisation sur site du logiciel, il est possible d'obtenir de très bons résultats avec un LSTM Deep Net. Ainsi, le service de Konfuzio extrait des documents texte et image en quelques secondes. Son API OCR en ligne permet de connecter et d'intégrer ces fonctionnalités de manière transparente dans le logiciel spécifique de l'entreprise via un robot REST ou RPA. Les processus commerciaux propres peuvent également être reliés de cette manière aux fonctionnalités de l'IA de Konfuzio. 

L'IA au cœur de l'IA Konfuzio donne sa pleine mesure lors de l'apprentissage par transfert, c'est-à-dire la reconnaissance d'informations dans des contextes spécifiques. Ainsi, la rue est attribuée au fournisseur, le numéro de facture à l'entreprise, etc. Facture et le numéro d'article à un poste de facturation. En outre, le logiciel peut également faire la distinction entre l'adresse du fournisseur et celle du destinataire. Bulletins de livraison, Avis de paiement ou d'autres documents, ce qui permet de réduire considérablement les tâches manuelles et répétitives des employés.

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