Professionelles Dokumentenmanagement mit DMS Workflow

Die Verarbeitung von Dokumenten ist seit Anbeginn jeglicher Geschäftsprozesse unerlässlich für die unternehmerische Tätigkeit. Die Organisation und Verarbeitung dieser bindet traditionell viele Ressourcen und sorgt für zahlreiche manuelle und repetitive Arbeitsabläufe. Die Lösung: Ein effektiver und intelligenter DMS Workflow. Dieser ist die Grundvoraussetzung für ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement, das nachhaltig für eine höhere Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse sorgt und gleichzeitig Mitarbeiter entlastet.

Besonders mit Blick auf immer weiter steigende Dokumentationspflichten und einen hohen Wettbewerbsdruck, stellen digitale DMS Lösungen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement sorgt für eine übersichtliche und transparente Datenspeicherung von Kunden- und Prozessinformationen. Durch den Einsatz von intelligenten DMS Workflows können zudem die Prozessgeschwindigkeit sowie Revisions- und Compliance-Sicherheit nachhaltig und verlässlich erhöht werden.

Alle Vorteile eines modernen Dokumentenmanagement auf einen Blick:

1. Digitalisierung von Kunden- und Prozessinformationen
2. Automatisierte und strukturierte Datenspeicherung
3. Automatisierte Weiterverarbeitung in internen und externen Prozessen
4. Digitale Kundenakten mit allen relevanten Informationen
5. Transparente Zusammenarbeit und Entlastung der Mitarbeiter

Was ist ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

DMS ist die Abkürzung für „Dokumentenmanagementsystem“. Dies stellt eine umfassende Lösung dar, um Dokumente digital zu erfassen, zu verwalten und zu archivieren. Ein DMS orgt für strukturierte Kunden- und Prozessakten und erleichtert nicht nur die Suche nach Dokumenten enorm – es erhöht auch deren Sicherheit und ermöglicht die weitere Verarbeitung in Workflows. Dazu speist ein DMS Daten und Informationen aus vielerlei Arten von Dokumenten in nachgeschaltete Systeme ein, die dort strukturiert gespeichert und intelligent weiterverarbeitet werden können.

Doch digitale Lösungen allein reichen nicht aus, um den Anforderungen einer modernen Geschäftswelt erfolgreich zu begegnen. Erst durch die Kombination mit Künstlicher Intelligenz werden aus einer Menge unstrukturierter Daten Informationen, die prozessoptimiert weiterverarbeitet werden können und so für maximale Effizienz in den Prozessen sorgen. Auf diese Weise kann über ein digitales Dokumentenmanagement eine ganzheitliche digitale Transformation realisiert werden.

Was ist ein DMS Workflow?

Ein DMS Workflow ist ein digitaler Arbeitsablauf, der automatisiert abläuft und so die Prozessgeschwindigkeit in Unternehmen maximiert. Auf diesem Weg soll das gemeinsame Arbeiten erleichtert und Prozesse möglichst effektiv gestaltet werden. Im Falle von einem Workflow im Dokumentenmanagement (DMS Workflow) beziehen sich diese Prozesse auf Abläufe, die die Verarbeitung von Dokumenten umfassen. Dabei können Daten erfasst und bewertet sowie entlang der Prozesskette automatisiert weitergegeben werden. Die relevanten Informationen der Dokumente werden ausgelesen, extrahiert und sinnvoll in interne Datenbanken übertragen. Zudem werden die Dokumente im Rahmen eines Workflows anhand definierter Parameter (Kategorie, Projekt, Kundennummer etc.) automatisch an die zuständigen Bearbeiter oder Gruppen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens weitergeleitet.

Die konsolidierten Daten dienen dabei nicht nur der effizienteren Abwicklung vieler Prozesse. Auch strategische Entscheidungen lassen sich auf der Basis qualifizierter Informationen treffen und so in der Qualität steigern. Dies sorgt neben schnellen Prozessen auch für zuverlässige Entscheidungen sowie für die Entlastung von Mitarbeitern und wirtschaftlichen Ressourcen. Außerdem können Kontroll- und Prüfmechanismen in einen DMS Workflow integriert werden, die die Sicherheit der Prozesse erhöhen und die Einhaltung von Compliance- und Regulatorik-Anforderungen erleichtert.

Vorteile eines DMS Workflows:

1. Höhere Prozessgeschwindigkeit
2. Effektive Dokumentenverfolgung
3. Hohe Compliance- und Regulatorik-Sicherheit
4. Geringere Fehlerquote
5. Entlastung der Mitarbeiter

Wie funktioniert ein DMS Workflow?

Ein DMS Workflow beginnt mit der digitalen Einlese eines papierhaften Dokuments. Alle relevanten Informationen werden durch eine intelligente OCR Software erkannt und ausgelesen. Die anschließende digitale Weitergabe und Verarbeitung der ausgelesenen Informationen ist die Grundfunktion der meisten Abläufe. Denn: Bei den meisten geschäftlichen Prozessen sind Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. involviert. Arbeiten, die bisher manuell und zeitaufwendig von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden müssen, können mit modernen DMS Lösungen vollständig auf elektronischem Weg erfolgen.

Die Dokumente werden automatisiert an die zuständigen Bearbeiter weitergeleitet – diese können die getroffenen Entscheidungen und erfolgten Abläufe prüfen oder bei Bedarf weitere Bearbeitungen vornehmen. Dabei wird nicht das Dokument selbst versendet, sondern nur der Link zum entsprechenden Pfad im Dokumentenmanagementsystem. Das hat den Vorteil, dass enormer Speicherplatz gespart wird und das Dokument während des Workflows für alle autorisierten Mitarbeiter zugänglich bleibt. Zudem können Berechtigungen erteilt und angepasst werden, sodass unautorisierte Zugriffe ausgeschlossen werden können.

Die nächsten Schritte machen eine intelligente Weiterbearbeitung der Daten aus. Ein Natural Language Processing Tool erkennt grundlegende Elemente wie Personen, Orte, Unternehmen und Zeitangaben. Diese Daten werden mit den Informationen aus dem Computer-Vision-Modell kombiniert, sodass zum Beispiel Zuordnungen für die Durchführung von neuen optimierten Prozessen vorgenommen werden können. Auch die Zuordnung basiert auf intelligenten OCR Lösungen, die Künstliche Intelligenz für die Verarbeitung nutzen.Nach der endgültigen Übertragung in die jeweiligen Zielsysteme können die Datensätze zusätzlich mit vorhandenen Informationen kombiniert und angereicht werden – etwa über eine API oder einen CSV-Download.

Wer profitiert besonders von einem DMS Workflow?

Unternehmen jeder Branche können von modernem Dokumentenmanagement und intelligenten Workflows profitieren. Prozesse können optimiert, Mitarbeiter entlastet und Ressourcen zielführender eingesetzt werden. Unternehmen mit einem großen Aufwand in der Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten können dabei besonders von der Technologie profitieren. Daher sind speziell Akteure des Versicherungs- und Bankensektors, aber auch Unternehmen aus den Bereichen Gesundheit und Bildung sowie öffentliche Verwaltungen große Profiteure einer solchen Prozessoptimierung und -automatisierung. Dennoch gibt es auch besonders hier noch großen Nachholbedarf.

Unternehmen, die besonders von DMS Workflows profitieren:

1. Banken und Finanzinstitute
2. Versicherungen
3. Öffentliche Verwaltungen
4. Gesundheits- und Bildungsinstitutionen
5. Unternehmen mit hohem Verwaltungsaufwand

Dokumentenmanagement mit Konfuzio:

Eine leistungsstarke Lösung für maschinelles Lernen und professionelles Dokumentenmanagement in Unternehmen ist Konfuzio. Der deutsche Hersteller intelligenter und zuverlässiger OCR Technologie stellt ein All-in-One-Werkzeug für das automatische Verarbeiten von Dokumenten zur Verfügung und liefert so einen zentralen Service für die digitale Transformation.

Das auf Deep Computer Vision basierende Modell wurde auf über 100.000 Dokumente trainiert. Die Software stellt die erforderlichen kognitiven Fähigkeiten wie Machine- und Deep Learning zur Verfügung, um Daten zu extrahieren, klassifizieren und qualifiziert an die nachgeschalteten Workflows zu übergeben. Elemente wie Tabellen, Absätze und Überschriften werden projektübergreifend und unabhängig von der Sprache erkannt. Für die Texterkennung durch OCR wählt Konfuzio abhängig von der Qualität des eingehenden Dokuments die geeignete Technologie. Sogar bei einer On-premise-Nutzung der Software können mit einem LSTM Deep Net sehr gute Ergebnisse erzielt werden. So extrahiert der Service von Konfuzio in Sekunden Text- und Bilddokumente. Seine OCR-Online-API erlaubt die nahtlose Anbindung und Integration dieser Funktionalitäten per REST- oder RPA-Roboter in die unternehmensspezifische Software. Eigene Geschäftsprozesse können auf diesem Weg auch mit den Funktionalitäten der Konfuzio-KI verknüpft werden. 

Ihre volle Leistung spielt die AI als Kern der Konfuzio-KI beim Transferlernen aus – also der Erkennung von Informationen in bestimmten Kontexten. So wird die Straße dem Zulieferer zugeordnet, die Rechnungsnummer der Rechnung und die Artikelnummer einem Rechnungsposten. Darüber hinaus kann die Software zum Beispiel auch zwischen der Adresse des Zulieferers und des Empfängers unterscheiden Ähnlich funktioniert Konfuzio auch bei Lieferscheinen, Zahlungsavisen oder anderen Dokumenten, wodurch sich manuelle und repetitive Tätigkeiten der Mitarbeiter erheblich reduzieren lassen.