Document Management System : Que doit pouvoir faire un DMS ?

Dans un monde numérique où un flot d'informations est produit chaque jour, la gestion efficace des documents est devenue une compétence nécessaire. Un système de gestion de documents (DMS) peut aider les entreprises à organiser, stocker et gérer leur flot d'informations.

Découvrez-le dans cet article de blog :

• Comment trouver un DMS adapté à votre entreprise.
• Comment automatiser les processus et les flux de travail.
• Important : lisez en outre tout ce qui concerne les dispositions légales en matière de protection des données et les extensions efficaces du DMS.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?

Un système de gestion de documents (DMS) est une application logicielle conçue pour organiser, stocker et gérer des documents et des informations dans un format numérique. Un DMS peut gérer et indexer des documents tels que des documents texte, des feuilles de calcul, des images, des vidéos et des e-mails, afin de faciliter leur recherche et leur consultation.

L'importance d'un DMS réside dans le fait qu'il aide les entreprises à gérer leurs documents de manière plus efficace, ce qui se traduit par une productivité accrue et une meilleure collaboration. Le stockage centralisé des documents permet aux employés d'accéder plus facilement aux informations et de les partager, ce qui améliore la collaboration et la prise de décision. En outre, un DMS peut améliorer la sécurité des documents en contrôlant les droits d'accès et le versionnement. Cela peut contribuer à prévenir la perte ou le vol d'informations confidentielles.

7 avantages d'un système de gestion documentaire pour votre entreprise

Voici quelques-uns des avantages que les entreprises peuvent attendre de l'utilisation de la GED :

1. Augmentation de l'efficacité : la GED permet aux entreprises de stocker et d'organiser les documents dans un référentiel central. Les collaborateurs peuvent accéder plus facilement aux documents dont ils ont besoin. Les documents ne doivent plus être recherchés manuellement, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs.
2. Gain de temps : un DMS organise automatiquement les documents et les classe par mots-clés. Cela facilite considérablement la recherche de documents, car les collaborateurs ne doivent plus chercher les fichiers manuellement.
3. Amélioration de la collaboration : un DMS permet à plusieurs utilisateurs d'accéder aux documents et de les modifier simultanément. Cela favorise la collaboration et améliore la communication au sein de l'entreprise.
4. Sécurité : un DMS garantit que les documents confidentiels sont conservés en toute sécurité et que seules les personnes autorisées peuvent y accéder. En mettant en place des protocoles de sécurité et des droits d'accès, les entreprises peuvent s'assurer que leurs documents sont en sécurité.
5. Réduction des coûts : Les entreprises doivent consacrer moins de temps et de ressources à la gestion manuelle des documents. Cela réduit les coûts de papier et l'espace nécessaire pour conserver les documents papier.
6. Conformité : de nombreuses entreprises doivent se conformer à certaines dispositions légales ou réglementaires. Un système de GED peut aider les entreprises à se conformer à ces réglementations en veillant à ce que les documents soient stockés et archivés de manière appropriée.
7. Évolutivité : la GED est une solution évolutive qui permet aux entreprises d'adapter leur gestion documentaire à l'évolution de leurs besoins. Les entreprises peuvent facilement faire évoluer leur solution DMS lorsqu'elles ont besoin de plus d'espace de stockage ou de fonctionnalités supplémentaires.

Liste de contrôle pour le choix d'un DMS

Pour déterminer si une plateforme est le bon choix, il est important de prêter attention à certains outils du système de gestion documentaire.

1. Accès au cloud et des autorisations : L'accès en nuage permet d'accéder à tous les documents à partir de n'importe quel appareil. Il contribue également à réduire le risque de perte ou de suppression de données, tandis que les autorisations sont un bon moyen d'autoriser ou de restreindre l'accès aux documents pour différentes personnes.
2. une saisie efficace des documents à partir de plusieurs sources : Un SGD doit permettre la saisie de documents à partir de différentes sources telles que le courrier électronique, les scanners, les applications et les téléchargements en masse.
3. Travailler en équipe sur des documents grâce au contrôle des versions : grâce aux historiques des versions, les équipes coordonnent les modifications lorsqu'elles travaillent ensemble sur des documents, de sorte que tout le monde soit à jour et que les problèmes de communication soient moins nombreux.
4. Sécurité : veillez au cryptage 256 bits des documents, à la sauvegarde automatique des données, aux protocoles de contrôle sécurisés, à l'accès aux documents au niveau des droits et des rôles ainsi qu'à l'indexation automatique des documents et à la protection intégrée contre les virus et les logiciels malveillants.
5. Organisation intelligente : plus les utilisateurs ajoutent de documents à la base de données, plus leur gestion devient complexe. Prêtez attention aux fonctions de marquage, d'évaluation et autres catégorisations. Celles-ci aident les utilisateurs à trouver plus efficacement les fichiers dont ils ont besoin.
6. Indexation avancée : l'indexation des documents améliore la recherche de documents, le contrôle d'accès et la création de rapports. Parmi les fonctions DMS les plus populaires pour l'indexation des documents figurent l'indexation des métadonnées et la reconnaissance et l'indexation du contenu. L'indexation des versions et des révisions ainsi que la numérotation automatique des documents sont également importantes.
7. Pull Printing : pour les entreprises strictement réglementées, l'impression à la demande (bull printing), qui permet aux utilisateurs de n'imprimer des documents qu'après s'être authentifiés sur l'appareil, est utile. Les entreprises évitent ainsi que des documents soient volés ou que des foules se forment autour de l'appareil.
8. Convivialité : veillez à ce que les filtres de recherche soient définissables, à ce que l'importation des documents se fasse par glisser-déposer et à ce que le support client soit excellent.

Processus et flux de travail automatisés grâce à l'IA

Un système de gestion de documents (DMS) est un élément important pour les entreprises afin d'organiser et de gérer efficacement leurs documents. Toutefois, il existe des défis liés à la gestion des documents qu'un SGD seul ne peut pas résoudre. C'est là qu'intervient Konfuzio, une société d'extraction de données qui, grâce à l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) peut compléter et améliorer un DMS :

• Simple Rangement et recherche de documents : Konfuzio classifie et étiquette automatiquement les documents. Cela signifie que les utilisateurs peuvent trouver des documents rapidement et facilement en recherchant des tags ou des catégories spécifiques.
• Archivage de documentsKonfuzio catégorise et archive les documents automatiquement et conformément à la loi GoBD. Cela signifie que les utilisateurs peuvent créer des workflows qui permettent de traiter automatiquement les documents sur la base de règles et de procédures.
• Traitement collaboratif des documents : grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR), Konfuzio peut identifier et extraire automatiquement les données pertinentes. Les entreprises peuvent ainsi corriger automatiquement les documents afin d'éliminer les erreurs et d'améliorer la qualité des documents.
• Représentation des processus commerciaux numériques avec des workflows: Konfuzio peut créer automatiquement des workflows pour traiter automatiquement les documents sur la base de règles et de procédures. Cela permet de gagner du temps et d'augmenter l'efficacité.
• Optimisation des processus avec DMS : grâce à l'utilisation de l'apprentissage automatique et de l'IA, Konfuzio améliore la qualité des documents et réduit le temps de traitement. Cela permet d'automatiser le traitement des documents, ce qui se traduit par une efficacité et une productivité accrues.
• Low-Code Email Automation : Extrayez et classifiez automatiquement les données des e-mails. Ainsi, vous n'aurez plus jamais à rechercher manuellement des e-mails.
• Protection des données: identifier et classer automatiquement les données sensibles afin qu'elles soient protégées et stockées.

6 conseils pour la protection des données dans votre système de gestion documentaire

En 2019, le RGPD a renforcé la législation sur la protection des données dans toute l'Europe. Les informations sur la santé, l'orientation sexuelle, la religion, la solvabilité, les antécédents judiciaires et les opinions politiques des personnes sont particulièrement sensibles.

La GoBD, quant à elle, impose des exigences élevées au traitement des justificatifs et des données fiscales. L'archivage conforme à la loi signifie que les documents doivent être conservés de manière à ne pas être perdus et à pouvoir être retracés, c'est-à-dire qu'ils doivent être liés à l'opération commerciale. Vous pouvez répondre à ces exigences de conformité de manière plus efficace avec un système de GED.

Conseil n° 1 : utiliser un cryptage conforme à la loi

Si votre entreprise est située dans la zone DACH, vous devriez utiliser un DMS allemand. Les solutions cloud en particulier, qui traversent le grand étang, ne répondent souvent pas aux exigences de la GoBD et du RGPD. En effet, les autorités américaines s'assurent par la loi l'accès à toutes les données hébergées aux États-Unis.

Outre le cryptage des documents dans le DMS, il est important que le logiciel enregistre en arrière-plan tous les processus documentaires. Les modifications sont ainsi traçables, les versions récupérables et l'intégrité des données est assurée. L'idéal est que votre GED soit intégrée à l'ERP (Enterprise Ressource Planning). Vous pouvez ainsi travailler plus rapidement et de manière transversale.

Conseil 2 : Taguer et classer ses données

Étant donné que les personnes concernées demandent parfois la restitution ou l'effacement de leurs données, il convient de créer des documents dans un système de gestion des documents avec le nom de la personne concernée. mots-clés. En outre, il est possible d'établir un lien avec les transactions commerciales, les liens avec les objectifs et les consentements. Après la classification, vos données sont disponibles à différents niveaux de protection. Vous pouvez ainsi retrouver rapidement les données nécessitant une protection particulière.

Astuce 3 : Définir des autorisations pour différents groupes de collaborateurs

Les collaborateurs devraient avoir autant d'accès que nécessaire et aussi peu que possible. Les profils d'accès pour les groupes d'utilisateurs sont utiles à cet égard, afin d'éviter de devoir créer un profil distinct pour chaque collaborateur. Par exemple, les membres du personnel ont besoin d'un accès en écriture aux données de base du personnel, alors qu'un accès en lecture seule est suffisant pour les apprentis.

Conseil n° 4 : établissez un concept sûr avec votre délégué à la protection des données

Vous devez y définir qui a accès aux données sensibles, qui peut les supprimer ou les modifier, ou quand la finalité du traitement n'est plus valable et quand les données doivent être supprimées. Vous devez également définir les processus relatifs au stockage et au traitement des données à caractère personnel.

Astuce 5 : Scanner des documents papier conformément à la GoBD

Les logiciels modernes comme Lexware offrent une assistance spéciale pour la conformité GoBD des factures entrantes. Scannez FacturesLes documents peuvent être archivés dans un format électronique. Vos documents sont ainsi protégés contre les révisions. Cela signifie que les informations sont retrouvées, traçables, non modifiables et archivées de manière infalsifiable.

Conseil n° 6 : mettre en place des workflows pour l'assurance qualité

Certains logiciels DMS permettent à certains types de documents de suivre un flux de traitement. Vous pouvez par exemple demander aux destinataires des documents de confirmer qu'ils ont lu et compris la formation à la sécurité. Vous disposez ainsi d'un processus d'assurance qualité ayant valeur de preuve.

Extensions add-in pour systèmes de gestion de documents

Voici quelques applications qui peuvent compléter un SGD :

1. DocuSign : un moyen rapide et simple de signer et d'approuver des documents par voie électronique. Il est généralement intégré dans un DMS afin d'intégrer de manière transparente les processus de signature électronique dans le flux de travail des documents.
2. Konfuzio, ABBYY FlexiCapture, Kofax ou des solutions IDP similaires : Ces logiciels permettent aux utilisateurs d'extraire automatiquement des données de documents papier ou de documents numérisés et de les convertir en formats numériques. Les données extraites peuvent ensuite être importées dans le DMS et classées automatiquement par catégories.
3. Microsoft Teams : une plateforme sécurisée et collaborative pour les équipes afin de partager des documents, de travailler ensemble sur des documents et de mener des discussions en temps réel.
4. Slack : un outil de communication qui aide les équipes à partager rapidement et facilement des documents et des informations et à travailler ensemble sur des projets.
5. Trello : un outil visuel de gestion de projet qui aide les équipes à gérer les tâches, à fixer des délais et à suivre les progrès.
6. Evernote : un outil de prise de notes qui aide les utilisateurs à organiser et à stocker des notes, des idées et des informations.

Ces apps peuvent contribuer à étendre les fonctionnalités d'un DMS et à améliorer la collaboration et la productivité des utilisateurs. L'intégration de ces apps dans un SGD offre un moyen transparent et efficace de partager, de modifier et de gérer des documents.